План презентации

1. ОСОБЕННОСТИФИНАНСОВО-АДМИНИСТРАТИВНОГО УЧЕТА В РАМКАХ ПАРТНЕРСТВА МЕЖДУ ПРООН/МПУУСР И ГОРОДСКИМИ СОВЕТАМИМУНИЦИПАЛЬНАЯ ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ И УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ ПРООН/Украина

2. План презентации 1. Особенности совместного финансирования 2. Правила осуществления закупок 3. Процедура осуществления платежей и отчетность 4. Возможные причины задержки платежей и их предотвращение 5. Финансовая отчетность по реализации проектов

3. Совместное финансирование проектов развития • Заключение Договора о совместном финансировании между муниципалитетом и ПРООН. Перед заключением Договора в конце года на сессии муниципалитет принимает решение о выделении денег для реализации проектов в следующем году. Задача МОП – направить в проект письмо с принятым решением о выделенной сумме на проекты развития, а также внести информацию по муниципалитету в шаблон Договора (шаблон Договора есть на диске в раздаточных материалах) с графиком выплат и также передать его в офис проекта • Внесение суммы, определенной в Договоре, в годовой рабочий план проекта • Утверждение годового рабочего плана Муниципальной Программы Управления и Устойчивого Развития и внесение его в финансовую систему Атлас • Перечисление муниципалитетом денежных средств на счет ПРООН согласно Договора (с учетом 7% на администрирование).Задача МОП– предоставить информацию в проект о перечислении денег

4. Совместное финансирование проектов развития (продолжение) • Заключение Договоров между ПРООН и организациями на реализацию проектов развития согласно общего Договора о сотрудничестве. Задача МОП – согласование проектов Договоров с руководством организаций • Бюджетная ревизия для внесения поступивших средств на счет проекта • Перечисление организации первого платежа по проекту. Задача МОП – передавать в офис проекта подписанные Договора с организациями • Отчет организации по первому этапу.Задача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов (пример заполнения приложения С на диске в раздаточных материалах)

5. Совместное финансирование проектов развития (продолжение) • Принятие отчета и перечисление второго платежа по проекту. Задача МОП – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего транша • Отчет организации по второму этапу. Задача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов • Принятие отчета и перечисление третьего платежа по проекту. Задача МОП – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего транша • Предоставление платежного документа в проект, подтверждающего осуществление окончательных расчетов с исполнителем работ по проекту. Задача МОП – проконтролировать передачу документов в офис проекта

6. ЗАКУПКИ (товары и услуги) • Официальный курс ООН изменяется ежемесячно (информацию можно получить в офисе проекта) • Если счет выставлен от Субъекта Предпринимательской Деятельности, необходимо предоставить свидетельство о регистрации СПД и свидетельство • c видом деятельности СПД, а также контактный телефон • Контракт (если необходимо) оформляется в Бизнес - Центре Центрального офиса ПРООН • ПЛАТЕЛЬЩИК- Представительство ООН в Украине

7. ЗАКУПКИ до USD 100. Товары (услуги) до USD 100 могут покупаться за наличные. Есть отдельные правила по платежам за наличные, где указано подробно, что можно покупать (пример: канцтовары для МОП; затраты, возникшие при организации мероприятий; таблички для проектов и другие) Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: счет детализация счета, если, например, организационные услуги на проведение мероприятия или транспортные свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон; Задача МОП- предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: кассовый чек или счет или накладная со штампом «оплачено» или квитанция к приходному кассовому ордеру 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров).Покупки за наличные должны быть ограниченными. Везде, где возможно, необходимо осуществлять оплату с помощью банковского перечисления.

8. Товары и услуги стоимостью от USD 100 дo USD 1000 оплачиваются только с помощью банковского перечисления согласно счета Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: счет детализация счета (в случае организационных услуг на проведение мероприятия или транспортных расходов) свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон Задача МОП- предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров) налоговая накладная оригинал счета.

9. Товары и услуги стоимостью от USD 1,000 дo USD 2,500 При такой стоимости необходимы 3 альтернативных предложения-счета от разных поставщиков. Оплата только с помощью банковского перечисления Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: • счет от компании, у которой в ценовом предложении лучшее соотношение цена-качество • детализация счета (в случае организационных услуг на проведение мероприятия или транспортных расходов) • регистрационные документы компании или свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон • 2 альтернативные ценовые предложения от двух других компаний Задача МОП- предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: • 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров) • налоговая накладная • оригинал счета

10. Товары и услуги стоимостью от USD 2,500 до USD 30,000 Для приобретения товаров/услуг в этом ценовом диапазоне задачей МОП является - предоставление детальной спецификации товаров или услуг, которые необходимо приобрести, не менее, чем за 1 месяц до планируемой даты получения товаров/услуг После этого проект оформляет пакет документов для подачи в Центральный офис ПРООН. Объявление вывешивается на веб-сайте ПРООН минимум на 14 дней По истечении этого срока осуществляется оценка полученных предложений от поставщиков товаров/услуг, основываясь на спецификации, плане поставки и ценах и с последующим заключением договора или подписании так называемого Заказа на Покупку, созданного в системе Атлас сотрудником отдела по закупкам в Бизнес - Центре

11. Товары и услуги стоимостью свыше USD 30,000 приобретение товаров или услуг в этом ценовом диапазоне осуществляется Бизнес - Центром при содействии проекта. Для всех закупок более $ 30,000 проект обращается к Менеджеру по закупкам по крайней мере за 3-4 недели.

12. Процедура прохождения платежей Примечание: Данный график составлен без учета непредвиденных обстоятельств (отсутствие на месте руководства, неполадки в системе Атлас и другие)

13. Особенности процедуры прохождения платежей по проектам

14. Основные причины задержки платежей и причины их предотвращения

15. СПИСОК ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТЧЕТА О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ОЧЕРЕДНОГО ТРАНША 1. Письмо-обращение от организации. 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела Поддержки. 3. Приложение С – промежуточный отчет об использовании выделенных средств - заполненное, подписанное и заверенное печатью. 4. Копии тендерной документации (объявление про проведение тендера, копии как минимум трех предложений, протокол заседания тендерного комитета по выбору исполнителя работ). 5. Копия договора с исполнителем работ. 6. Копия платежного документа, подтверждающего оплату. 7. Акт выполненных работ (на ту часть, которая уже выполнена). 8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть согласно Договора (если таковая предполагалась).

16. Особенности отчетности для получения последнего транша 1. Письмо-обращение от организации. 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела Поддержки. 3. Приложение Д – окончательный отчет по реализации проекта - заполненное, подписанное и заверенное печатью. 4. Акт(ы) выполненных работ на всю сумму Договора с учетом доли организации(если таковая предполагалась). 5. Копия платежного документа (документов), подтверждающих оплату. 6. Копия Акта принятия в эксплуатацию объекта. 7. Общественный аудит и протокол об утверждении общественного аудита. 8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть согласно Договора (если таковая предполагалась). 9. Отчет о совместном оценивании. После получения последнего транша Вы предоставляете в офис: платежное поручение, подтверждающее проплату оставшихся денег исполнителю работ.

17. Вопросы?

18. Спасибо за внимание!