Développement d’indicateurs de management des ressources humaines Absentéisme, Turn-over & Satisfaction au travail

1. Développement d’indicateurs de management des ressources humainesAbsentéisme, Turn-over & Satisfaction au travail Dr Cécile Paillé, Dr Leïla Moret, Emmanuelle Anthoine, Pr Pierre Lombrail PIMESP, CHU de Nantes Dr Catherine Pourin, Sophie Tricaud, Dr Philippe Michel Comité de Coordination de l’Evaluation Clinique et de la Qualité en Aquitaine (CCECQA), Bordeaux 13èmes JIQHS – Paris – 28/11/11

2. Présentation du projet

3. Missions • Appel à projets relatif au programme d’expérimentation des indicateurs de qualité en établissements de santé pour 2010-2012 • Circulaire DHOS/E2/DREES/OSAM/2009/224 du 17/07/09 • Consortium CLARTE • PIMESP (CHU de Nantes), CCECQA et pôle IMER (Hospices Civils de Lyon) • Missions • Expérimenter et valider des indicateurs de qualité et de sécurité des soins hospitaliers, en vue de leur généralisation • Proposer des modalités d’utilisation nationale et des outils d’accompagnement des indicateurs développés • Identifier des actions d’amélioration de la qualité au niveau national • Mener des études complémentaires JIQHS – Paris - 28/11/11 3

4. Indicateurs sélectionnés • Management des RH, ‘Qualité de vie au travail’ • Absentéisme des professionnels de santé • Turn-over des professionnels de santé • Satisfaction des personnels au travail • Sécurité des patients • Patient SafetyIndicators (PSI) • Culture de sécurité des soins chez les professionnels de santé • Réadmissions hospitalières PIMESP - CHU de Nantes CCECQA - Bordeaux JIQHS – Paris - 28/11/11 4

5. Indicateurs managériaux

6. Indicateurs managériaux des RH • Structure • Moyens humains (effectifs, descripteurs) • Processus ou de pratiques managériales • Capacité managériale à mobiliser les ressources nécessaires à la production des soins, à les fidéliser et à les rendre productifs • Résultats d’une politique managériale • Efficience • Efficacité • Mesures auprès des personnes • Mesures issues du SI

7. Une stratégie d’approche en évolution • D’une approche statique… • De gestion d’effectifs / de personnels • En terme de moyens • …Vers une approche dynamique • De gestion des ressources humaines • En terme de « ressources personnelle d’un individu » contributive à faire évoluer et changer une organisation JIQHS – Paris - 28/11/11 7

8. Une disponibilité des informations encore limitée • Des sources d’information existantes … • Structure : SAE, bilan social, rapport de branche …. • Processus : AE Certification HAS, projet d'établissement, …. • Résultats : recueils interne restant à promouvoir et attendus • …Fortement limitées par les systèmes d’information • Accès et possibilité d’extraction des données • Structuration et qualité des données • Bases de données distinctes entre personnel non-médical (PNM) et personnel médical (PM) JIQHS – Paris - 28/11/11 8

9. Méthodologie de développement des indicateurs

10. Indicateurs Abs. et T-O Expérience du projet PATH-OMS (PIMESP du CHU de Nantes) Revue de la littérature scientifique et spécialisée (GRH) Articulation avec les réflexions initiées sur l’absentéisme DGOS (axe RH d’Hospi Diag) Projet PHARES: pratiques hospitalières en matière d’absentéisme dans le secteur hospitalier public en Pays de la Loire (lancé en 2009) Constitution d’un groupe opérationnel RH Composition: DRH, directeur des soins, ergonome, médecin du travail, référent informatique, expert universitaire, équipe CLARTE du CHU de Nantes Réflexion et proposition de définitions et cahiers des charges actualisés Définition des indicateurs, stratification, variables d’interprétation 4 réunions de travail entre avril et septembre 2011 JIQHS – Paris - 28/11/11 10

11. Saphora-Job Méthode de validation (2000) Identification du concept et génération d’items Revue littérature, groupe de travail, avis experts Questionnaire élaboré de novo en langue française Validation des caractéristiques métrologiques Echantillon de 783 répondants (66% participation) Traitement statistique (Analyses factorielles, MTMM, MES) Revue de littérature et actualisation (2011) Contexte La satisfaction au travail a un impact sur la performance et la qualité des soins Concept très étudié mais toujours sujet à discussion Evolution conceptuelle non accompagnée d’une évolution des outils Saphora-Job Echelle mixte, outil généraliste adaptée au secteur de la santé Approprié à l’ensemble du personnel travaillant dans le secteur JIQHS – Paris - 28/11/11 11

12. Validation des travaux CLARTE RH • COPIL GRH CLARTE • Composition: Ministère, HAS, ANAP, ATIH, CNG, ANACT, ARACT, AGRH, experts universitaires, Fédérations hospitalières, DRH des ES du panel • Validation de contenu • Validité de contenu des indicateurs et de la version actualisée de l’outil Saphora-Job • 2 rencontres (mai et juin 2011) JIQHS – Paris - 28/11/11 12

13. Indicateurs Abs. sélectionnés (1) Absentéisme global du personnel non médical (PNM) Indisponibilité du PNM de l’ES (hors congés réglementaires) correspondant à la non présence des agents sur leur poste de travail Construction de l’indicateur: ((Nb total de jours d’absence du PNM tous motifs d’absence confondus) / (Effectif ETP travaillé moyen x 365)) x 100 Absentéisme global prévisible du PNM Jours d’absence relatifs aux motifs d’absence prévisibles Formation, congé maternité,… Absentéisme global non prévisible du PNM Jours d’absence relatifs aux motifs d’absence non prévisibles Maladie ordinaire, accident du travail, … Inciter les ES à initier des pratiques managériales d’anticipation des absences JIQHS – Paris - 28/11/11 13

14. Absentéisme pour maladie ordinaire de courte durée Nombre moyen de périodes d’arrêts de courte durée pour maladie ordinaire (< 6 jours) par ETP NB: Chaque prolongation faisant suite à un arrêt initial comptabilisée comme nouvel arrêt Indicateurs Abs. sélectionnés (2) JIQHS – Paris - 28/11/11 14

15. Rotation du PNM Ensemble des départs et arrivées d’agent dans l’ES sur la période considérée Construction de l’indicateur: ((Somme du nb d’arrivées d’agent dans l’ES et du nb de départs d’agent hors de l’ES, au cours de l’année considérée / 2) / (Effectif physique moyen rémunéré du PNM)) x 100 Tous motifs de départ et d’entrée listés dans le bilan social Départs volontaires du PNM Départs hors de l’ES à l’initiative des agents Construction de l’indicateur: (Nb total de départs volontaires hors de l’ES du PNM / Effectif physique moyen rémunéré du PNM) x 100 Indicateurs T-O sélectionnés JIQHS – Paris - 28/11/11 15

16. Indicateurs Abs. & T-O • Population concernée: Personnel salarié de l’ES hors intérim (ensemble des filières de soins) • En CDI et CDD hors motif de remplacement dans les ES privés • Titulaires, stagiaires et contractuels sur postes permanents, CDI dans les ES publics • Recueil rétrospectif sur l’année N-1 (2010) • 1 indicateur pour l’ensemble du PNM • 5 sous-indicateurs : IDE/AS/MK/Manip. Radio. / ASHQ JIQHS – Paris - 28/11/11 16

17. Questionnaire Saphora-Job Dimensions explorées de la satisfaction au travail Organisation contenu et temps de travail Possibilités réalisation et développement professionnel Rémunération Qualité relations de travail avec l’encadrement Information et connaissance sur le droit du travail Reconnaissance au travail Relations et implications de la direction Dimensions complémentaires Engagement organisationnel Intention de partir Absentéisme attitudinal fréquence*durée JIQHS – Paris - 28/11/11 17

18. Modalités d’expérimentation des indicateurs

19. Indicateurs Abs. & T-O • Test préalable du recueil des indicateurs • Conduit en octobre 2011 par 7 ES volontaires du panel • Ajustements en cours sur les formulaires de saisie en ligne et guides de recueil • Lancement du recueil dans le panel d’ES CLARTE le 24 novembre • Echantillon • 122 ES pour l’absentéisme / 119 ES pour le turn-over • Recueil des données sur 2 mois • Extraction et saisie des données par chaque ES, sur la plate-forme sécurisée de saisie en ligne du réseau Qualisanté 44 • Assistance méthodologique (mail et hotline tel) assurée par l’équipe Clarté du CHU de Nantes JIQHS – Paris - 28/11/11 19

20. Bilan de la phase de test (Indicateurs Abs. & T-O) • 7 ES participants (1 CHU, 1 CLCC, 2 ES privés, 2 CH, 1 structure d’HAD) • Pertinence des indicateurs soulignée par plusieurs ES • Principales difficultés rencontrées par les ES • Des données indisponibles dans les ES • Périodes d’arrêt pour maladie ordinaire de courte durée, • Jours d’absence pour motifs de représentation syndicale… • Des motifs d’absence différents selon le type d’ES (public/ privé) • Intitulés parfois différents des catégories professionnelles dans les ES • Faisabilité du recueil • Absence de SIRH global dans certains ES: récupération de données dans divers supports (informatisé et papier) et nécessité d’un retraitement des données • Investissement en temps ++ pour le 1er recueil souligné par plusieurs ES => Prise en compte des remarques des ES • Ajustement des guides de recueil et formulaires de saisie • Ajout de modalités de réponse pour certaines variables (ND/NC) JIQHS – Paris - 28/11/11 20

21. Echantillon de validation(Saphora-Job) • Population et échantillon • Issue du panel CLARTE • 98 établissements de santé MCO et HAD • Tous les types de professionnels de santé • Exhaustif si moins de 200 professionnels • Tirage au sort aléatoire simple si plus de 200 JIQHS – Paris - 28/11/11 21

22. Modalités de collecte(Saphora-Job) • Procédure de formation et de communication • Kit de communication interne fourni aux ES • Formation du référent établissement • Modalité d’enquête • Recueil par plateforme internet • Remplissage du questionnaire selon 3 modalités au choix de l’ES: • Recueil papier • Recueil internet collectif • Recueil internet individuel  • M1 et test-retest • 20 février au 30 mars 2012 • Autorisation CNIL JIQHS – Paris - 28/11/11 22

23. Conclusion Mise à disposition d’indicateurs validés Mise en place d’une coordination nationale d’échanges de pratiques Elaboration de recommandations pour une utilisation interne aux fins d’amélioration des pratiques de GRH et d’organisation du travail Elaboration de recommandations pour une généralisation éventuelle des indicateurs Réponse aux attentes des établissements et aux obligations réglementaires d’évaluation de la qualité de vie au travail des personnels Outiller le management des RH en ES JIQHS – Paris - 28/11/11 23

24. Merci de votre attention Site internet du projet: www.clarte-sante.fr JIQHS – Paris - 28/11/11 24