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Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune

Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune. Direction de la rénovation cadastrale. Le 5 décembre 2008. Ordre du jour . Accueil Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres

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Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune

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Presentation Transcript

  1. Rencontre des Prestataires de servicesMinistère des Ressources naturelles et de la Faune Direction de la rénovation cadastrale • Le 5 décembre 2008

  2. Ordre du jour • Accueil • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres • Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services • Traitement des chemins publics • Varia

  3. Rappels • Mars 2006 • Début des travaux de révision du mode de réalisation de la rénovation cadastrale • Juin 2006 • Publication du rapport du Vérificateur général du Québec • Décembre 2006 et Janvier 2007 • Consultation des fournisseurs • Juin 2007 • Publication du rapport « Un plan pour compléter la réforme du cadastre québécois » • Plus de trente-cinq mesures sont retenues dont quatorze concernent la rénovation cadastrale

  4. Rappels (suite) • Février 2007 • Publication du rapport de la Commission de l’administration publique (CAP) • Été 2007 • Début des travaux de mise en œuvre de certaines mesures • Avril et mai 2008 • Consultation des fournisseurs au sujet du nouveau processus de rénovation cadastrale • Juin 2008 • Publication du rapport de la Commission de l’administration publique (CAP) • Octobre 2008 • Mise en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes publics et de la réglementation afférente

  5. Le nouveau processus de rénovation cadastrale • Prend en compte les mesures • Optimiser le processus de rénovation cadastrale • Accroître la collaboration entre le prestataire de services et les grands propriétaires (GPR) • Assouplir les règles de prévalidation

  6. Les nouveaux documents d’appel d’offres • Prennent en compte les mesures • Définir de nouvelles règles de gestion et de qualification des fournisseurs • Adapter les échéanciers à la taille des mandats • Ils considèrent également les préoccupations exprimées par le Vérificateur général et la Commission de l’administration publique • Ils intègrent les changements apportés par • la Loi sur les contrats des organismes publics • la réglementation afférente

  7. Les autres mesures retenues • Elles seront considérées dans le cadre d’un nouveau projet • Élaboration d’une stratégie régionale de rénovation • Procéder à l’analyse préliminaire des territoires à rénover • Fixer la nature et l’étendue des travaux à réaliser au devis • Moduler l’importance de l’expertise locale

  8. Ordre du jour • Accueil • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres • Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services • Traitement des chemins publics • Varia

  9. Plan de la présentation • Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Les travaux en cours et à venir • Vos questions

  10. J 0 Démarrage J 0 Processus Proposé (printemps 2008)* Démarrage Processus actuel L1V1 – J 110 L1V1 – J 120 Livraison 1 Livraison 1 L1VF – J 130 20 % 20 % Livraison 8 (Facultative) L8V1 – J 260 L8V1 – J 260 Livraison 8 L8VF – J 270 20 % 20 % Livraison 6 L2V1 – J 360 Livraison 2 L2VF – J 400 Livraison 3 20 ou 40 % L3V1 – J 435 Envoi des DAT – J 455 Envoi des DAT Livraison 6 90 jours 20 % Réception AT – J 545 Livraison 3 L3V1 – J 550 Réception des AT L3VCP – J 555 Consult. des prop. Envoi des DAT C.P. – J 615 L3VF – J 635 L3ACC – J 635 20 % 20 % Livraison 4 Consult. des prop. L5V1 – J 705 C. P. - J 700 Livraison 5 L5VF – J 710 Livraison 4 L7V1 – J 725 10 % L7VF – J 760 Livraison 7 L5V1 – J 790 Livraison 5 L5VF – J 795 L7V1 – J 800 10 % 10 % L7VF – J 850 Livraison 7 * Basé sur une taille de mandat identique 10 %

  11. Rétrospectivedes rencontres du printemps 2008 Ce que vous nous avez dit et Ce que nous avons fait

  12. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Livraison 8 • La L8 demeure obligatoire mais à une date flexible entre la L1 et la L3V1 • Date flexible entre la L1 et la L3V1 Livraison 2 • Maintien de la L2 mais abolition du PMP • Abandon complet de la L2

  13. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Livraison 3 • Échéancier adapté à la taille des mandats • Délai de réalisation trop court • Boni à l’acceptation, en recevabilité, de la L3V1 qui consiste essentiellement au report des contrôles de l’ancienne L2, menant aux DAT

  14. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Livraison 3 • Le contenu du plan de travail ne doit pas être plus complexe que le PMP. De plus, ce document ne doit pas être diffusé • Le plan de travail demeure un nouveau BL obligatoire pour visualiser notamment la couche des anciens lots, les lignes de lots bornées et l’actif informationnel. Étant la propriété du Ministère, ce BL sera conservé pour les besoins ultérieurs (SIC) mais ne sera pas diffusé

  15. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Plan accompagnant l’avis de consultation • Les opinions sont partagées, certains sont d’accord, d’autres pas • Maintien du plan avec mention de mise en garde évidente (ex.: SANS AUCUNE VALEUR LÉGALE) • Contenu de l’avis de consultation revu dans le but d’amenuiser les inconvénients

  16. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Plan accompagnant l’avis de consultation Avantages: • Validation de tous les codes de rénovation • Tous les propriétaires seront présumés avoir vu le résultat de la rénovation sur leur propriété • Augmentation du % de participation pertinente • Diminution du % de participation non pertinente • Information plus exhaustive (pas seulement descriptive) • Dans le thème «On a des plans pour vous » • Possibilité pour le propriétaire de comparer le résultat fourni avec l’avis de modification (avant/après)

  17. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Collaboration des GPR • 30 jours de délai de réponse • 25 jours ouvrables de délai de réponse

  18. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position • L1: 20 % • L8: 20 % • L2 (FAL seulement): 20 % • L3: • Recevabilité: 10 % • Acceptabilité: 10 % • L5: 10 % • L7: 10 % Répartition des versements • L1: 20 % • L8: 25 % • L3 DAT: 25 % • L3 CP: 10 % • L5: 10 % • L7: 10 %

  19. Vos commentaires À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position • Trop court Les échéanciers • Voir la nouvelle proposition • Permettre le démarrage du M2 après la L8 • Accepté

  20. Plan de la présentation • Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Les travaux en cours et à venir • Vos questions

  21. J 0 Démarrage Processus Final * Processus proposé J 0 Démarrage L1V1 – J 120 Livraison 1 L1V1 – J 120 Livraison 1 20 % 20 % L8V1 – J 375 Livraison 8 L8V1 – J 260 Livraison 8 25 % 20 % Livraison 6 Livraison 6 Livraison 3 Livraison 3 L3V1 – J 475 Envoi des DAT – J 515 L3V1 – J 435 Envoi des DAT Envoi des DAT – J 455 Envoi des DAT 35 jours 25 % Réception AT – J 550 90 jours 20 % Réception des AT L3VCP – J 610 Réception AT – J 545 Réception des AT L3VCP – J 555 Consult. des prop. C.P. – J 660 Consult. des prop. L3ACC – J 670 C.P. – J 615 10 % L3ACC – J 635 Livraison 4 20 % L5V1 – J 755 Livraison 4 Livraison 5 L5VF – J 760 L5V1 – J 705 L7V1 – J 770 Livraison 5 L5VF – J 710 10 % L7VF – J 815 L7V1 – J 725 Livraison 7 10 % L7VF – J 760 Livraison 7 10 % 10 % * Basé sur une taille de mandat identique

  22. DAT envoyée ACC Pour DAT ACC ? ACC ? ACC ? ACC ? ACC ? ACC ? ACC ? Demande Chgt. Éch. Démarrage Livraison 3 Livraison 1 NON Contrôles Contrôles OUI NON Contrôles L3 NON Livraison 6 OUI NON OUI Acceptation de la L3 (REC) Rapport / Paiement 20 % Réception des AT OUI Envoi DAT Livraison 8 NON Décision Paiement 25 % Contrôles Déclencheur CP OUI Consultation des propriétaires Contrôles NON Réception FRAFA/production plan synthèse OUI Rapport / Paiement 25 % Rapport / Paiement 10 % NON Décision Production FAM OUI Rapport et paiement 10 % OUI Livraison 7 Livraison 4 Analyse Réponse Contrôles NON ou après changements Livraison 5 Responsabilité fournisseur NON Contrôles OUI Responsabilité DRC Rapport / Paiement 10 % Décision DRC NON Fin du mandat Version décembre 2008 OUI

  23. Les principaux changements en résumé • La livraison 8 devient obligatoire • Abandon de la L2 dans sa forme actuelle • Abandon du PMP • Le plan de travail devient un bien livrable obligatoire • Les contrôles qui faisaient partie de l’ancienne L2 seront fait en L3 • Prévalidation possible entre les versions de la L3 • Réorganisation du processus de contrôle de la L3 • Délai d’attente de la réponse des avis techniques • Les avis techniques deviendront une étape d’acceptation de la L3 • Intégration d’un plan à l’avis de consultation • La consultation des propriétaires est un contrôle de qualité, fait partie de la L3 et devient sous la responsabilité du SAR • Intégration d’un plan à l’avis de modification • Modernisation et uniformisation de la production et du contrôle des avis de modification • Réduction du temps moyen de réalisation d’un mandat d’environ 30 jours

  24. Plan de la présentation • Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Les travaux en cours et à venir • Vos questions

  25. Travaux à venir • Septembre à fin décembre 2008 • Développement informatique • Rédaction des nouvelles Instructions • Hiver 2009 • Implantation • Avril 2009 • Lancement des contrats avec le nouveau processus

  26. Plan de la présentation • Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Les travaux en cours et à venir • Vos questions

  27. Vos questions…

  28. Ordre du jour • Accueil • Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale • Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres • Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services • Traitement des chemins publics • Varia

  29. Plan de la présentation • Le nouveau contexte réglementaire • Les modalités d’appel d’offres • Les échéanciers • Les travaux à venir • Vos questions

  30. L’adoption d’une nouvelle réglementation • Loi sur les contrats des organismes publics • But: unifier et harmoniser les conditions des contrats • Administration gouvernementale • Réseau de la santé et des services sociaux • Réseau de l’éducation Afin que les fournisseurs puissent bénéficier de normes similaires qu’ils fassent affaires avec un ministère, une commission scolaire ou un établissement hospitalier.

  31. L’adoption d’une nouvelle réglementation • Entrée en vigueur au 1er octobre 2008 des trois règlements découlant de la loi • Règlement sur les contrats d’approvisionnement • Fournisseurs • Règlement sur les contrats de construction • Entrepreneurs • Règlement sur les contrats de services • Prestataires de services

  32. Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) • Points importants qui nous touchent • Mode d’adjudication privilégié: appel d’offres public • Marge de manœuvre importante aux dirigeants d’organismes • Seuil des appels d’offres: 100 000 $ • En bas du seuil: considérer l’appel d’offres, la régionalisation et l’alternance des contractants • Mécanisme de suivi et de contrôle sur l’ensemble des contrats

  33. Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) • Article 10 • L’organisme public doit recourir à la procédure d’appel d’offres public pour la conclusion des contrats de services comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal prévu • L’organisme public doit considérer le recours à l’appel d’offres public régionalisé

  34. Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) • Article 11 • L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement • Article 12 • Un organisme ne peut scinder ses contrats pour se soustraire à l’obligation de recourir à l’appel d’offres public

  35. Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) • Article 13 • Cinq conditions pouvant mener à la conclusion d’un contrat de gré à gré pour une dépense égale ou supérieure au seuil • Article 14 • Procédures possibles pour l’adjudication ou l’attribution d’un contrat en bas du seuil

  36. Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) • Article 17 • Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature • Pour un contrat dont la dépense est supérieure au seuil, une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit être autorisée par le dirigeant de l’organisme public

  37. Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) • Article 22 • Un organisme public doit publier les renseignements relatifs aux contrats qu’il a conclus, comportant une dépense supérieure à 25 000 $

  38. Règlement sur les contrats de services des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1, r.2) • Le règlement vient établir les modalités d’application de la loi • L’appel d’offres public • Les documents d’appel d’offres • Les modalités propres aux différents types de contrats de services • Les conditions préalables à la conclusion des contrats • La publication des renseignements • Les conditions de gestion des contrats

  39. Les politiques de gestion • Les politiques de gestion visent à donner des lignes directrices à suivre ou définir des cadres de gestion (SCT) • Politiques de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes • Politiques de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction

  40. Modalités ministérielles pour l’octroi des contrats • Le Ministère édicte ses choix et orientations en conformité avec la loi, les règlements et les politiques de gestion du Secrétariat du Conseil du trésor.

  41. Plan de la présentation • Le nouveau contexte réglementaire • Les modalités d’appel d’offres • Les échéanciers • Les travaux à venir • Vos questions

  42. Modalités d’appels d’offres • Procédure d’appel d’offres • Dans le SEAO • Appel d’offres public provincial • Pondération des critères variable • Maintien des types d’appel d’offres avec et sans prix • Rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas) • Qualité seulement • Ouverture publique des soumissions • Publication des résultats de l’ouverture (4 jours suivant l’ouverture) • Publication des résultats de l’adjudication (15 jours suivant l’adjudication)

  43. SEAO (www.seao.ca) • Le SEAO est une application Web par laquelle des donneurs d’ouvrage du Québec publient de façon électronique des avis de marchés publics afin que les fournisseurs puissent consulter les avis, prévisualiser gratuitement les documents d’appel d’offres et commander ces derniers

  44. SEAO (www.seao.ca) • S’abonner : • Abonnement (paiement mensuel) ou inscription (sans frais) • Différence au niveau des commandes de documents • Les deux types permettent l’accès à tous les projets et la consultation des documents cinq fois maximum • Il est essentiel d’être inscrit ou abonné au site pour effectuer des achats • Il y a des frais pour les documents dans les deux cas

  45. SEAO (www.seao.ca) • Frais • Inscription sans abonnement • Aucun frais mensuel • Frais de 45 $ à chaque commande • Abonnement au SEAO • Frais mensuel de 17,95 $ • Abonnement au constructo.ca • Frais mensuel de 39,95$

  46. Qualifications pour soumissionner • Arpenteur-géomètre faisant affaires seul sous son propre nom • Une société professionnelle d’arpenteurs-géomètres conforme au Règlement sur l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre en société • Un regroupement de l’un ou l’autre L’implication de chacune des parties constituantes dans la réalisation des travaux doit être démontrée

  47. Qualifications pour soumissionner • Un soumissionnaire devra avoir: • Les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires • Un établissement situé au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau • Satisfaire toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres

  48. Sous-traitance • Ouvert à tous les aspects de la réalisation • La réalisation demeure sous la responsabilité de l’adjudicataire • Le sous-traitant ne peut à son tour confier en sous-traitance les travaux sous sa responsabilité • Toujours sous la supervision d’un arpenteur-géomètre • Un même sous-traitant peut-être présenté dans plus d’une soumission • Le sous-traitant doit avoir un établissement au Québec

  49. Personnel • Tous les travaux relevant de l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre doivent être réalisés par un arpenteur-géomètre ou sous sa supervision immédiate • C’est le cas de l’expert foncier qui doit agir en autorité sur le personnel affecté aux calculs et à l’analyse foncière et exercer une supervision immédiate des travaux • Chargé de contrat et expert foncier sont membres en règle de l’OAGQ

  50. Critères de sélection • Approche préconisée • Expérience du chargé de projet • Expérience de l’expert foncier • Organisation du prestataire de services • Travaux réalisés par l’expert foncier • Actif informationnel

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