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研究生学位材料 立卷整理规范

研究生学位材料 立卷整理规范. 整理步骤. 第一步 : 组卷 第二步：敲页码 第三步：案卷输入 第四步：打印 第五步：装订 必要设备：去订器、号码机、电钻、锥子、蜡线、 标签、夹子、封面、封底、打印机、电脑（可上网）. 第一步 : 组卷. 一、按学位名册中姓名顺序将学位材料和论文进行排序并编档号（缺材料的不给档号） 二、学位材料卷内文件排列顺序 1. 审批表 2. 评阅意见书 3. 学位证书复印件 ( 中文在前，英文在后 ). 研究生档案组卷要求.

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研究生学位材料 立卷整理规范

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Presentation Transcript

  1. 研究生学位材料立卷整理规范

  2. 整理步骤 • 第一步: 组卷 • 第二步：敲页码 • 第三步：案卷输入 • 第四步：打印 • 第五步：装订 • 必要设备：去订器、号码机、电钻、锥子、蜡线、 标签、夹子、封面、封底、打印机、电脑（可上网）

  3. 第一步: 组卷 一、按学位名册中姓名顺序将学位材料和论文进行排序并编档号（缺材料的不给档号） 二、学位材料卷内文件排列顺序 • 1.审批表 • 2.评阅意见书 • 3.学位证书复印件 (中文在前，英文在后)

  4. 研究生档案组卷要求 组卷时要检查审批表中有无研究生成绩单、评阅意见书、答辩决议、学位评定委员会办公室章等。 档号按学位名册姓名顺序编并同时标注在学位名册上，材料不齐的不给档号直接跳过，退给学院秘书进行补齐，待完整后再用后续档号接上。 初始档号由档案馆负责人提供。档号编写时应注意年份等信息，避免漏号、错号。

  5. 第二步：敲页码 • 审批表封面为第一页， • 每卷起始页码为001，依次敲页码， • 无论单双面，只要有书写文字，均应敲页码。 • 页码位置在每页材料非装订线一侧上角。(正面敲右上角、反面左上角）

  6. 第三步：案卷输入 • 登录档案管理系统http://192.168.250.32/login.asp 1.输入用户名和密码 2.点击“研究生教育—论文（JX12）”档案 表 3.添加案卷

  7. 登陆页面 用户名和密码一致 为各学院简称的第一个字母组合

  8. 点击“研究生教育—论文（JX12）”档案表

  9. 点击“添加案卷”

  10. 点击“选择类目”

  11. 一级类目选择“研究生教育（JX12）”二级类目选择“答辩材料（JX1214）”三级类目为各学院简称一级类目选择“研究生教育（JX12）”二级类目选择“答辩材料（JX1214）”三级类目为各学院简称

  12. 输入必要选项后，点击“添加”，则完成输入

  13. JX1214“添加案卷”输入实例 如若修改内容后，需点击“保存”

  14. 研究生学位审批材料(JX1214)案卷级必输项目

  15. 第四步：打印案卷封面 • 卷内文件目录、备考表由档案馆网站（http://web.tongji.edu.cn/~archives/dagz_ywzd.htm）下载。 • 备考表中立卷人为研究生秘书，检查人为档案馆相关负责人（在移交时填写）。 • 案卷目录（最后打印），向档案馆移交前打印。

  16. 点击“打印当前”

  17. 1.打印封面： 选择“案卷封面I”，“打印所有案卷”，字体为中

  18. 第五步：装订 1、装订前去掉所有材料上的金属物，保证材料整齐、没有破损，采用“三点一线”的装订方式。 2、排列顺序：封面、卷内文件目录、审批表、评阅意见书、学位证书复印件、备考表、封底。 3、装订要整齐、牢固，注意不脱页。

  19. 研究生论文整理和打印要求 • 1、论文一般不再装订。 • 2、打印标签JX1212-案卷号， • 如2-2009-JX1212-1234。 • 3、档号标签贴在左上角。 • 4、论文档号要与答辩材料档号一一对应。

  20. 研究生论文材料的输入 一级类目选择“研究生教育（JX12）”二级类目选择“论文（JX1212）”三级类目为各学院简称

  21. JX1212“添加案卷”输入实例

  22. 研究生论文(JX1212)案卷级必输项目

  23. 打印案卷目录 1.打印JX1214案卷移交目录，选择“案卷目录”，打印字体为“较小” 2.打印JX1212案卷移交目录，选择“案卷目录（论文、书刊）”，打印字体为“较小” 3.每完成一批即打印“案卷目录”

  24. JX1214案卷目录实例

  25. JX1212案卷目录实例

  26. 王毓灵 • TEL：65988571 • MSN：lalahu1987@hotmail.com

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