SAGER

1. Gribskov Kommune SAGER

2. Gribskov Kommune Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne Sager • Hvad er IKKE en sag? • Forskellig materiale som eksemelvis • Brochurer • Reklamer • Kursusmateriale • Orienteringsmaterialer fra andre • Trykt materiale

3. Gribskov Kommune Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne Sager • Hvad er en sag? • En sag er en samling af informationer, der ligger til grund for en beslutning/behandlingeller sagt på en anden måde • Alle de dokumenter, der indgår i sagsbehandling af et nærmere afgrænset emne, udgør en sag(sagsdannelse)

4. Gribskov Kommune Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne Sager • Hvad er en sag? • En sag er en samling af informationer, der ligger til grund for en beslutning/behandlingeller sagt på en anden måde • Alle de dokumenter, der indgår i sagsbehandling af et nærmere afgrænset emne, udgør en sag(sagsdannelse)

5. Gribskov Kommune Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne Sager • Hvad skal journaliseres? • Ind- og udgående breve, mails • Interne og offentlige notater (notatpligt – offentlighedslovens § 6) • Interne mails som vedrører noget indholdsmæssigt og/eller (væsentlige) processkridt eller -beslutninger • Orienteringsmateriale, hvis det indgår i en sagsbehandling

6. Gribskov Kommune Hvad skal ligge på sager til gennemsyn for udvalg Sager • En fysisk sag består af • et sagsomslag i grønt kraftig karton • udtræk/print af ”sagsforklæde” • et opslag af plastik • Hvad skal ligge i sagen til gennemsyn • Alle de dokumenter, som er journaliseret på sagen • Hvis en sag (= et afgrænset emne) indeholder flere temaer, så bør de dokumenter, som knytter sig til det, som behandles på dagsorden lægges forrest i sagen i et omslag

7. Gribskov Kommune Hvad er formålet med at sagens dokumenter skal ligge til gennemsyn? Sager • SLU og udvalg skal have stillet det oplysnings-materiale til rådighed, som er nødvendig for at træffe en beslutning på forsvarligt grundlag (indfrielse af officialsmaksimen = grundsætning om myndigheders pligt til af egen drift at belyse/undersøge en sag tilstrækkelig) • Da den nærmere dokumentation for sagsfremstilling/indstilling i dagsorden og evt. bilag til dagsorden ofte ligger i sagens øvrige materiale, skal sagens dokumenter ligge til gennemsyn

8. Gribskov Kommune Sagen til gennemsyn - forretningsorden Sager • I forretningsorden for SLU står fælgende i § 3, stk. 3: • ”Når et sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse – medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne – være tilgængeligt for medlemmerne af Sammenlægningsudvalget mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl. 18-20.00. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Det fornødne sagsmateriale og en sagsfortegnelse er tilgængelig for medlemmer på en præcis angiven adresse ud af de kommunale administrations-kontorer.” • Tilsvarende gælder for udvalgene

9. Gribskov Kommune Prodcedure for sager til gennemsyn Sager • Samtidig med der er deadline for at dagsordenpunkterne sendes til behandling, skal de pågældende fysiske sager afleveres i SLU-sekretariatet. Seneste aflevering er på 8. dagen ført mødets afholdelse. • Ved aflevering af de fysiske sager indlægges i sagen et omslag hvori punktets bilag ligger i udprintet form. Alle bilag skal foreligge elektronisk på sagen i pdf-format (se vejleding). Ved bilag i pdf-format vil disse også kunne ses via www.gribskov.dk

10. Gribskov Kommune Prodcedure for sager til gennemsyn Sager • Dagsordenredaktører (SLU-sekretariatsmedarbejder) sikrer at alle fysiske sager der er til behandling på det pågældende møde foreligger på gennemsynsstedet. Dette sker senest dagen efter dagsordenen er udsendt. For udvalgsmøder der holdes i Helsinge er gennemsynsstedet udvalgsværelse 4. For møder der afholdes i Gilleleje er gennemsynsstedet skabet uden for byrådssalen. • Efter mødeafholdelse sendes alle fysiske sager, sammen med protokollen tilbage til SLU-sekretariatet. Herfra tilbagesendes den fysiske sag til den pågældende sagsbehandler.