Решение в области корпоративного документооборота « Outlook Docflow »

1. Решение в области корпоративного документооборота«Outlook Docflow»   Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru  тел. +7 (495) 644-24-13

2. Коротко Надстройка над Outlook (Exchange),добавляющая в инструмент для работы с почтой, задачами и календарями функции централизованной системы документооборота корпоративного уровня Outlook Docflow – это Microsoft Office 2003 System Microsoft Outlook 2000/ XP/ 2003/ 2007 Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

3. Назначение решения Автоматизация коллективной работы с информацией для организаций с полностью или частично устоявшимися бизнес-процессами: • Документооборот (внутренние документопотоки организации); • Делопроизводство (регистрация, контроль исполнения); • Автоматизация сложных процессов взаимодействия при подготовке, согласовании и утверждении документов; • Хранилище документов. Дополнительные возможные варианты использования Help desk – легкая версия Документооборот системы управления качеством Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

4. Функциональность Автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства, • регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки); • постановка документов на контроль и отслеживание их исполнения; • отслеживание хода исполнения поручений; Организация потока работ (workflow) в Компании с осуществлением контроля за движением и исполнением документов; Автоматическая передача функций согласования и утверждения. Автоматизация работы с документами Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

5. Функциональность Контроль исполнения • Контроль доставки и прочтения задания; • Автоматические напоминания о необходимости выполнения задания; • Контроль выполнения задания; • Мониторинг задания (инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием, с поручениями, поставленными на основе его задания); • Автоматический контроль сроков исполнения; • Анализ истории выполнения заданий; • Контроль качества исполнения (система позволяет принимать или отклонять исполнение). Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

6. Функциональность • Гибкая маршрутизация документов; • Унификация и фиксация маршрутов согласованияи утверждение документов; • Унификация и фиксация шаблонов документов и номенклатуры дел; • Создание и модификация многоуровневого классификатора для хранилища документов. Оптимизация и стандартизация документопотоков Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

7. Функциональность Управление документами и взаимодействием • Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей • Подготовка и печать журналов, оперативных и аналитических отчетов • Интеллектуальные уведомления о движении документов • Работа с разными источниками входящих документов (бумажный документ, факс, email и т.д.); возможность подключения средств распознавания текста • Поиск документов по содержанию и любому из полей регистрационной карточки (полнотекстовый, с учетом морфологии) Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

8. Состав решения Компоненты решения • Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота • Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX • Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook) • Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов • Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов. Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

9. Состав решения Модуль «Outlook Docflow» -разработка компании BIX - представляет собой набор компонентов, работающих в рамках стандартных продуктов Microsoft Ключевым компонентом является Серверный Агент (BIX Srv),который позволяет: • Автоматически контролировать сроки, проставленные на карточке документа • Контролировать маршрут и правила перехода по статусам • Контролировать права доступа, изменяемые в соответствии с текущим статусом документа Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

10. Архитектура решения Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

11. Пример внедренияраспределенной системы Представлена архитектура системы, разработанной по заказу администрации одной из российских областей Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

12. Примеры процесса Примеры построения систем и внешний вид программы можно увидеть в следующих презентациях: • Система управления документопотоками; • Система автоматизации задач делопроизводства; • Система контроля исполнения поручений; • Система автоматизациипроцесса обслуживания заявок; • Система управления заявками «Help Desk» • ... и другие презентации доступны по адресуhttp://www.bix.ru/products/odf.html Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

13. Преимущества решения 1. Уникальная функциональность, технологичность решения • Работа в режиме offline – возможность работать на ноутбуке вне офиса и синхронизировать выполненные действия и принятые решения с центральной базой документов; • Графический редактор маршрутов на основе Microsoft Visio; • Безопасность, интегрированная с Windows, на уровне отдельного документа; • Работа в распределенной среде (производится синхронизация баз документов, в том числе в условиях невысокого качества каналов связи); • Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО). Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

14. Преимущества решения 2. Низкая стоимость владения (TCO): • Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО; • Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников и технического персонала работы с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота); • Тесная интеграция в информационную инфраструктуру, а не автономная работа системы; • Большие возможности масштабирования, бесплатные клиентские лицензии; • Бизнес-процессы управляются пользователями (через Visio)без привлечения IT специалистов. Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

15. Преимущества решения 3. Перспективность, минимальные риски • Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код(передача полной технической документации и исходных кодов); • Открытость и большие интеграционные возможности(на текущий момент есть опыт интеграции с следующим ПО:EFAS, Microsoft Axapta, Project Server, Symantec WinFax и др.); • Система базируется на продуктах Microsoft лидера мирового рынка ПО(широкий быстроразвивающийся рынок смежного ПО, широкий рынок специалистов); • Соответствие строгой и целенаправленной корпоративной политике в области IT (гомогенность, однородность информационных систем). Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

16. Технические характеристики Программные требования Microsoft Windows Server 2000-2003 Microsoft Exchange Server 2000-2003 Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300,64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы) Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

17. Окомпании BIX - высокотехнологичная российская компания, присутствующая на рынке с 2000 года Компания BIX занимается внедрением бизнес-ориентированного программного обеспечения. • СУ 155 • ГазЭкспорт • СанИнтербрю • РЕСО-Гарантия • ГУТА-Страхование • ИНКОМ-Недвижимость • JT International • Reemstma • СладКо • АКБ "ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК“ • ИД "Советский Спорт" Среди компаний, успешно эксплуатирующих наши решения, широко известны: Стратегия компании BIX – помогать своим заказчикам получать максимальную отдачу от используемых в бизнесе ИТ-систем. И получать отдачу не путем добавления новых подсистем и дополнительных инвестиций в ИТ, а путем придерживания взвешенной и дальновидной политики развития Корпоративной Информационной Системы Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

18. Спасибо!!!Вопросы? Для получения • дополнительной информации • доступа к демонстрационному серверу • консультаций и организации презентации системы обращайтесь:   Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru  тел. +7 (495) 644-24-13