1 / 70

UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERING PLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006

UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERING PLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006. Formål:. Utstyrsregistreringsrutinene fungerer ikke Utstyrsregisteret er ikke fullstendig. Balanseregnskapet til UiB viser gal verdi på eiendelene.

sundari
Download Presentation

UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERING PLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERINGPLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006

  2. Formål: • Utstyrsregistreringsrutinene fungerer ikke • Utstyrsregisteret er ikke fullstendig. Balanseregnskapet til UiB viser gal verdi på eiendelene. • I 2006 skal det offisielle regnskapet til UiB presenteres etter periodiseringsprinsippet. Derfor må vi være ajour hver måned i 2006. • Forenkling av rutinene • Formålet med kurset: • Informere om konsekvensene av den nye rutinen. • Diskutere og avklare ulike vurderinger som må foretas ved anleggsregistrering av anlegg og utstyr.

  3. Hvorfor utstyrsregistrering og aktivering? • Krav om fullstendig utstyrsregister • Økonomireglementer (30.000,-) • Eiendeler skal være registrert i et utstyrsregister. • Registrere endringer, flytting, salg, kassasjon. • Periodiseringsprosjektet • Endring i regnskapsprinsipp. • Det har blitt utarbeidet åpningsbalanse pr 1/1-2005. • Investeringer foretatt i 2005 har blitt aktivert.

  4. Innføre rutiner for aktivering og avskrivning fom 1/1-2005 • Startet opp med å aktivere alle aktiva fom 1/1.2005 • Problemstilling • Rutinen har vært tungvint og lite rasjonell. • Kassasjonsrutinene har ikke fungert • Utstyrsregisteret er ikke fullstendig, mangler opplysninger om plassering, tellekort nr. etc. på en del utstyr. • Opplæringen har ikke vært god nok. • Regnskapet etter periodiseringsprinsippet har ikke vært ajour hver måned/hvert tertial

  5. Planer for 2006 (2007) • I 2006 skal vi rapportere etter periodiseringsprinsippet hver måned. Dette innebærer at utstyrsmodulen må lukkes ca. 8. i påfølgende måned. • Endringer i rutinene i 2006. • Utstyrsregistreringsskjemaet 5,31 blir erstattet med nye felter i Basware • Dette innebærer endring i attestasjonsrutinene i Basware • Fortsatt manuell rutine (skjema) for: • Salg av utstyr • Kassasjon • Flytting av utstyr • Omposteringer • Endring av rutiner (Baswareløsning) skjer i uke 12.

  6. Disposisjon for kurset • Hva går ny rutine ut på. Baswareløsning • Definisjoner • Gjennomgang av veiledningstabell for vurdering av aktivering/utgiftsføring • Praktiske problemstillinger • 2007

  7. Gammelt flytskjema Bestiller Leverandør Vareleveranse Faktura Fakturamottak for innskanning Konterer Utstyresregistrator Anviser Utstyrsregistrering Betaler

  8. Nytt flytskjema Bestiller Leverandør • INFO OM: • Bestilling / ordrebekreftelse • Plassering av utstyr • Hvem er mottaker av utstyret på UiB. Fakturamottak for innskanning Utstyrsregistrator / Konterer Anviser Betaler

  9. Registrering i BasWare • Alle faktura som føres i 4000 serien i Basware skal også utstyrsregistreres i BasWare. • 5 (7) nye felter på konteringslinjen • FA-Utstyrsgruppenavn • FA-Gruppenummer • FA-Utstyrsgruppe • FA-Beskrivelse • FA-Tellekortnummer • FA-Serienummer • FA-Eiersted • Disse nye feltene i Basware erstatter det gamle utstyrsregistreringsskjemaet 5.31

  10. Nye felter på konteringslinjen 0 xdj5y2 Obligatorisk for art: 4721, 4722, 4732. Skal også fylles ut hvis krav/mulig for andre artskonti Obligatorisk for alle arter i 4000 serien

  11. Aktivanøkkel • FA-Utstyrsgruppenavn • Obligatorisk for alle føringer på arter i 4000 serien • Henter opp navn på utstyr vha. plukkliste • Gruppenummer og utstyrsgruppe kommer automatisk

  12. Beskrivelse • FA-beskrivelse • Obligatorisk for alle føringer på arter i 4xxx serien • Informasjon om plassering av utstyret

  13. Tellekortnummer • FA-Tellekortnummer • Benyttes kun for utstyr som skal tyverimerkes • Obligatorisk for følgende artskonti: 4721, 4722, 4732 • Settes lik nummer på merkelapp for tyverimerking. • Feltet krever sju - 7- siffer. I eksempelet her 0183469

  14. Serienummer • FA-Serienummer • Benyttes for utstyr som har serienummer. • Obligatorisk for følgende artskonti: 4721, 4722, 4732 • Settes lik serienummer på utstyret. • Skal også fylles ut om andre artskonto blir brukt og det er serienummer • på utstyret.

  15. Kontroll Ved lagring blir konteringslinjen rød om man ikke har fylt ut alle felter som er obligatoriske for den enkelte art

  16. Kontroll 2 Ved å føre pekeren over det røde feltet får man opp en forklaring som forteller hva som mangler ved konteringen I dette tilfellet mangler Tellekortnummer og Serienummer siden art 4721 (Datautstyr, kjøp) er brukt

  17. Ulike definisjoner Definisjoner: • Anleggsmidler: • Er eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten. • Avskrivning: • Men avskrivning mener vi en systematisk periodisering av et anleggsmiddel som følge av at normalt forbruk reduserer anleggsmidlets fremtidige inntjeningsevne. • Anskaffelseskost: • Som hovedregel skal alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet skal kunne tas i bruk, aktiveres. Slike utgifter kan være, tinglysingsgebyr, dokumentavgift, frakt- og monteringskostnader. Disse skal aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen • Husk også å aktiver momsfaktura på import. • Hvis momsfradrag skal nettobeløp føres.

  18. Ulike definisjoner forts Definisjoner: • Utstyrets levetid: • Vurderes ut fra utstyrets levetid hvis normalt vedlikehold gjennomføres på utstyret. • Standardheving: • Ved påkostning som fører til varige forbedringer/standardheving skal ma foreta en vurdering av om utstyret vil få vesentlig forlenget levetid, hvis ja skal dette aktiveres.

  19. Utstyrets alder Anskaffelseskost Restverdi Avskrivning (pr år) Ved direkte kostnadsføring vil hele kostnaden ved kjøp av traktor komme i anskaffelsesåret. I resten av traktorens levetid vil kostnaden være lik kr 0,- Eks. avskrivning av anlegg/utstyrPeriodiseringsprinsipp/direkte kostnadsføring • Eksempelet viser kostnadsføring etter periodiseringsprinsippet: • Traktor kjøpt til kr 100.000,- i år 0. • Traktor har i dette eksempelet en avskrivning på 5 år. • Hvert år vil da avskrivningene være kr 20.000,-, noe som tilsvarer verditap. • I regnskapet vil det vise en kostnad på kr 20.000,- pr år inntil traktoren er avskrevet etter 5 år.

  20. Tyverimerking Perforering for merkepasta Tellekortnummer. Ved registrering av tellekortnr i Basware skal det registreres inn sju siffer. Her blir det da 0183469 Anskaffelsesår = året kostnaden har kommet Eiersted For utstyr der det ikke er plass til tellekortsjablong, bruk vannfast tusj og skriv tellekortnummeret direkte på utstyret.

  21. Tyverimerking For lett omsettelig utstyr som det ikke er krav om tellekortnummer skal eg likevel benytte tellekortsjablong. Husk her å strek over tellekortnummeret, dette for å vise at utstyret ikke er registrert i anleggsmodulen. Det samme gjøres med utstyr som er fra 2004 eller tidligere og ikke allerede er merket.

  22. Type anleggsmiddel • Maskiner og verktøy • Skip • Biler og andre transportmidler • Inventar • Teknisk vitenskaplig utstyr • Kontormaskiner • IKT/audiovisuelt utstyr • Kunst • Bøker • Dataprogrammer/lisenser

  23. Maskiner/verktøy Aktivering ved: • Innkjøpspris over kr 30.000,- for en maskin eller utstyr. • Integrert del av et annet produkt eller maskinparken og disse sammen utgjør en helhet. • Delfaktura • Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelsestidspunkt. Konteres på artskonto 4731 eller 4734 hvis aktivering. Levetid på 5 år hvis kontering på 4734 Levetid på 10 år hvis kontering på 4731 Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4731 og 4734

  24. Maskiner/verktøy forts. Hovedregel for direkte kostnadsføring: • Innkjøpspris under kr 30.000,- for en maskin eller verktøy. • Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold • 6624 Service / vedlikehold, maskiner / verktøy • 6502 Maskiner / verktøy, kjøp Tyverimerking: • Alt som regnskapsføres på 4731 og 4734 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. • Lett omsettelige maskiner / verktøy som ikke er ført på 4731 eller 4734 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekort (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrsregistreres i anleggsmodulen.

  25. Biler og andre transportmidler Aktivering ved: • Innkjøpspris vil normalt overstige kr 30.000,- og investeringer i nye transportmidler skal derfor aktiveres og utstyrsregistreres. • Dersom det er snakk om varige forbedringer og bilen som følge av påkostningen får en standardheving i forhold til anskaffelsestidspunktet skal kostnaden aktiveres og utstyrsregistreres. Konteres på artskonto 4742 Levetid på 7 år. Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4742.

  26. Biler og andre transportmidler forts. Påkostninger/vedlikehold: • Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold • 6629 Service / vedlikehold, anleggsmidler Normalt vil alle påkostninger / vedlikehold på slike transportmidler utgiftsføres. Kjøp av ekstrautstyr, eks. nytt lasteplan på lastebil, vil kunne være en påkostning, men her må en vesentlighetsvurdering foretas.

  27. Inventar Aktivering ved: • Innkjøp av inventar for over kr 30.000,- i et enkeltinnkjøp. • Delfaktura / restfaktura på innkjøp av inventar på under kr 30.000,- skal likevel aktiveres. Eks: kjøp av inventar for kr 42.000,-. Første faktura kr 25.000,-. Andre faktura kr 17.000,- Disse skal begge konteres på 4733 og utstyrsregistreres, dette da totalprisen er over kr 30.000,- Konteres på artskonto 4733 Levetid på 10 år. Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4733

  28. Inventar forts. Påkostninger/vedlikehold: • Påkostninger / vedlikehold av kontorinnredninger og andre innredninger vil normalt utgiftsføres. • Dette skal konteres på artskonto: • 6540 Inventar, kjøp • 6628 Service/vedlikehold, inventar • MEN: Påkostninger / vedlikehold av f.eks. laboratorieinnredning som fører til en standardheving ift anskaffelsestidspunktet, eller gir laboratoriet lenger levetid enn ved daglig vedlikehold, skal aktiveres og utstyrsregistreres. Tyverimerking: • Inventar skal som hovedregel ikke tyverimerkes

  29. Teknisk / vitenskaplig utstyr Aktivering ved: • Innkjøpspris over kr 30.000,- for et utstyr. • Integrert del av et annet produkt eller samling av apparat og disse sammen utgjør en helhet . F. eks hvis hele eller større deler av poolen av en type utstyr fornyes på samme tid. • Delfaktura • Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelstidspunkt. Konteres på artskonto 4711, 4712 eller 4713 hvis aktivering. Levetid på 4 år hvis kontering på 4712 Levetid på 8 år hvis kontering på 4711 Levetid på 12 år hvis kontering på 4713 Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4711, 4712 og 4713.

  30. Teknisk / vitenskaplig utstyr forts. Hovedregel for direkte kostnadsføring: • Innkjøpspris under kr 30.000,- for et utstyr. • Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold • 6500 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp • 6501 Tekn./vitensk utstyr til utgravning/feltarbeid • (6630) Serviceavtaler, tekn./vitensk. utstyr • 6631 Øvrig vedlikehold, tekn./vitensk. Utstyr Tyverimerking: • Alt som regnskapsførest på 4711, 4712 og 4713 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. • Lett omsettelige maskiner / verktøy som ikke er ført på 4711, 4712 eller 4713 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekort (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrsregistreres i anleggsmodulen.

  31. Kontormaskiner Aktivering ved: • Innkjøpspris over kr 30.000,- for en kontormaskin. • Integrert del av et annet produkt eller samling av apparat og disse sammen utgjør en helhet . • Delfaktura • Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelsestidspunkt. Konteres på artskonto 4732 hvis aktivering. Levetid på 3 år. Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4732.

  32. Kontormaskiner forts. Hovedregel for direkte kostnadsføring: • Innkjøpspris under kr 30.000,- for en kontormaskin. • Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold • 6541 Kjøp kontormaskiner • 6625 Serviceavtaler, kontormaskiner • 6626 Øvrig vedlikehold, kontormaskiner Tyverimerking: • Alt som regnskapsføres på 4732 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. • Lett omsettelige maskiner / verktøy som ikke er ført på 4732 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekort (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrsregistreres i anleggsmodulen.

  33. IKT / audiovisuelt utstyr Aktivering ved: • IKT/audiovisuelt utstyr skal i hovedregel vurderes som en gruppe og aktiveres uansett beløp. Konteres på artskonto: • Art 4721 Datautstyr, kjøp • Art 4722 Audiovisuelt utstyr, kjøp • Art 4724 Tele- og annet komm. utstyr, kjøp Eksempel på IKT/audiovisuelt utstyr som alltid skal aktiveres: • PC • Dataskjerm • Server • Printer • Skanner • Kommunikasjonsutstyr • Kamera • Telefonsentral

  34. IKT / audiovisuelt utstyr forts I Levetid: • 4721 Datautstyr, kjøp 3 år • 4722 Audiovisuelt utstyr, kjøp 3 år • 4724 Tele- og annet komm. utstyr, kjøp 5 år Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4721, 4722 og 4724 Tyverimerking: • Alt som regnskapsføres på 4721 og 4722 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. • Ved bruk av 4724 skal utstyret merkes hvis mulig.

  35. IKT / audiovisuelt utstyr forts. II Hovedregel for direkte kostnadsføring: • Ved mindre kjøp som kabler, mus, tastatur, annet datatilbehør, mobiltelefoner eller tilbehør til audiovisuelt utstyr skal dette ikke aktiveres. • 6800 Kontorrekvisita • 6802 Datarekvisita • 6803 Audiovisuelt rekvisita • 6900 Telefon/telefax • 6901 Mobiltelefon MEN: Dersom slik tilbehør kjøpes inn sammen med IKT/audiovisuelt utstyr, skal dette ikke skilles ut som egen post, men aktiveres sammen med utstyret. • Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold • (6621) Serviceavtaler, datautstyr og programvarer/lisenser • 6622 Øvrig vedlikehold, datautstyr og programvarer/lisenser • 6623 Service/vedlikehold, audiovisuelt utstyr

  36. Kunst Aktivering ved: • Kunst som koster mer enn kr 30.000,- pr stk. • Gaver. Hvordan vurdere gavers verdi er under behandling. Hovedregel for direkte kostnadsføring: • Kunst som koster mindre enn kr 30.000,- pr stk. Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 6585. Kunst vil ikke generere avskrivninger. Registrering av kunst vil komme fram som en balansepost og kan ut fra balanseposten vise UiBs samlede verdier. Tyverimerking: • Det må opprettes egne regler for tyverimerking av kunst.

  37. Bøker Aktivering ved: • Alle bøker/faglitteratur som er anskaffet med tanke på å ha i biblioteksform skal konteres og regnskapsføres på artskonto: • 6580 Tidsskrifter, biblioteksformål • 6582 Bøker, biblioteksformål • 6583 Elektroniske bøker, biblioteksformål Bøker/faglitteratur blir ikke overført til anleggsmodulen for avskrivning.

  38. Bøker forts. Påkostninger/vedlikehold: • Andre bøker og faglitteratur som kjøpes sporadisk ved institutter og avdelinger, utgiftsføres som vanlig på: • 6840 Aviser, tidsskrifter • 6844 Bøker • 6846 Elektroniske bøker Tyverimerking: • UB’s regler

  39. Dataprogrammer/lisenser Aktivering ved: • Programvare (herunder bruksrettigheter til programvarer/lisenser, dersom innkjøpspris inkl. eksterne konsulenttjenester for en enkel programvare/lisens koster mer enn kr. 30.000,- . • Med programvare forstås alle administrative systemer, herunder økonomisystem, personalsystem, tekniske systemer, fagsystemer m.m. • Hovedregelen sier at kun eksternt anskaffet programvare med eventuelle tilhørende eksterne konsulenttjenester tilknyttet implementering skal balanseføres. • Evt. kostnader ifm egenutviklet programvare, balanseføres som regel ikke. • Sjekk veiledningstabell hvis det er snakk om større prosjekt/tiltak i egen regi. Konteres på artskonto 4723 hvis aktivering. Levetid på 5 år.

  40. Dataprogrammer/lisenser forts. I Hovedregel for direkte kostnadsføring: • Innkjøpspris under kr 30.000,- for en programvare/lisens. • Årlige service- og vedlikeholdsavtaler og bruksrettigheter. • Årlige lisenser/bruksrettigheter skal ikke aktiveres, da dette er kostnader som er tidsbegrenset over en periode. Disse kostnadsføres direkte, og blir følgt opp sentralt. • Øvrig vedlikehold. • Oppgradering av programvare skal i hovedregel behandles som vedlikehold. Kostnadsføres på: • 7600 Dataprogrammer/lisenser, kjøp • 6621 Serviceavtaler, datautstyr og programvare/lisenser • 6622 Øvrig vedlikehold, datautstyr og programvarer/lisenser

  41. Dataprogrammer/lisenser forts. II Utstyrsregistrering: • Alt som regnskapsføres på 4723 Tyverimerking: • Ingen tyverimerking

  42. Avskrivningstid Pr dags dato følger avskrivningstid de ulike kategoriene. • Maskiner og verktøy 5, 10 el. 15 år • Biler og andre transportmidler 7 år • Inventar 10 år • Teknisk vitenskaplig utstyr 4, 8 el. 12 år • Kontormaskiner 3 år • Datautstyr 3 år • Audiovisuelt utstyr 3 år • Tele- og annet kommunikasjonsutstyr 5 år • Dataprogrammer/lisenser 5 år • Det er ikke mulighet for å avvike fra disse avskrivningstidene.

  43. Ved kontering Er dette tilleggsutstyr som må regnes som en del av utstyret? Hvis JA: konter hele fakturaen på 4xxx-serien, en linje. Hvis NEI: konter det som ikke er en del av utstyret på 6xxx-serien. • Et utstyr pr konteringslinje der det er krav om dette. • Bruk beløp inkl. mva. • Netto beløp hvis mva-fradrag. Som hovedregel skal alle kostnader som påløper for at et utstyr skal kunne tas i bruk, kostnadsføres. I dette tilfellet er kabler nødvendig for å kunne ta i bruk utstyret.

  44. Konteringsrutiner mva og toll Ved kontering av mva og toll skal de ulike enhetene benytte samme art som ved kontering av utstyret. Når det gjelder utstyr som skal utstyrsregistreres skal en benytte samme 4xxx art på merverdiavgiften som på utstyret. Dette skal utstyrsregistreres som alt annet utstyr, men i beskrivelsesfeltet brukes følgende kommentar: Mva + fakturanummer (fakturanummer mva gjelder). Ved momsføring på 4xxx serien er det manuelle hovedboksføringer som blir foretatt, husk å levere inn ”gammalt” 5.31 registreringsskjema. For avgiftspliktig virksomhet, les ”Rutiner for bruk av Universitetes tollkreditt hos tollvesenet ved innførsel av varer fra utlandet” Se på intranett under: • Administrasjon • Økonomi • Regnskap • Bilagshåndtering • Tollregning

  45. Ikke plassert, artskonto 4799 Det er opprettet en artskonto, artskonto 4799 ikke plassert utstyr. Denne artskontoen skal kun benyttes unntaksvis. Denne er ment brukt ved innkjøp av store kvanta utstyr, hvor en ser at det ikke er mulig å innhente nødvendig informasjon før kontering må gjennomføres. Det er konterer selv som har ansvar å følge opp føringer som blir gjort på denne artskonto. Føringer som blir gjort på 4799 SKAL omposteres omgående når nødvendig informasjon er innhentet. Skal være ”ren” pr tertial. I beskrivelsesfeltet på konteringslinjen henvises til arten utstyret skulle ha vært ført på. Utstyrsregistrering som gjelder føringer på 4799 skal leveres inn på ”gammelt” skjema, 5.31 Registreringsskjema. Prøveprosjekt: Fungerer ikke rutinene omkring bruk av artskonto 4799 vil denne bli lukket.

  46. DISCOVERER • Utstyrsregisteret skal til enhver tid være oppdatert. • Ved endringer som påvirker utstyrsregisteret er det viktig å henvise til aktivanummer. • Endring: • Salg • Flytting • Ompostering • Kassasjon

  47. A61 - DISCOVERER Ved bruk av endringsskjema er det viktig å henvise til aktivanummer på utstyret som flyttes. Aktivanummeret finner man i Discoverer rapporten: A61 – Anleggsmodulen(Utstyr)

  48. UTSTYR REGISTRERT PÅ STEDKODE Velg stedkode fra – til og man ender opp med en rapport som viser alt av utstyr som er registrert i utstyrsregisteret på denne stedkoden. Ved å flytte forskjellige kolonneropp til feltet sideelementer kan man enkelt søke seg fram til aktuelt fakturanummer/tellekortnummer og derfra finne riktig aktivanummer.

  49. FAKTURANUMMER Ved å velge aktuelt fakturanummer fra listen får man opp de registreringene som er gjort på den valgte kombinasjonen sted/fakturanummer

  50. TELLEKORTNUMMER Ved å velge aktuelt tellekortnummer fra listen får man opp de registreringene som er gjort på den valgte kombinasjonen sted/tellekortnummer

More Related