Magyarországi Református Egyház

Magyarországi Református Egyház Elektronikus irattár központi iktató rendszer bemutatása

Tartalomjegyzék, tematika • LP és MRE kapcsolata • Sikerek • Felhasználók • Elektronikus irattár elmélete • Iktató rendszer bemutatása • Élő kattintások • Levelezés • Szkennelés • Visszakeresés • Biztonság, rendelkezésre állás • Egymást nem látják • Professzionális üzemeltetés (Református Informatikai Csoport) • Bevezetés • Ütemezés • Árak • Opciók Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

MRE és a LightPort Kft. • LightPort Kft. bemutatása • Alapítás: 2003 • Tevékenységi területek • Hír, állami, üzleti portál fejlesztés • WebShop rendszerek • Webes ügyviteli rendszerek (Elektronikus iktató, CRM) • SLA Sentinel • Direkt üzleti fejlesztések (java /.net) • Előnyök • Megbízhatóság • Rugalmasság • Jó ár/érték arány • Közös projektek, SW rendszerek • Portál • Iktató rendszer • Törzskönyvi rendszer Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer felhasználási statisztika Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer tapasztalatok • Statisztika • 2006 óta folyamatos működés • 150 000 iktatott dokumentum • 1 000 000 oldal iktatott dokumentum • 21 szervezeti egység, 83 felhasználó • Erősségek • Rendelkezésre állás • Magas szintű adatvédelem • Rendszeres mentés • Költséghatékonyság • Szervezetek önálló működésének kiemelt támogatása Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer üzemeltetése • Üzemeltetés felelősei • Református Informatikai Csoport (Debrecen) • LightPort Kft. • Református Informatikai Csoport feladata • HW erőforrások biztosítása • HW monitoring • Operációs rendszer működtetése • Mentés biztosítása • LightPort Kft feladatai • Felhasználói támogatás • Funkcionális hiba elhárítás • Funkcionális igények kezelése • Iktató rendszer • Kiszolgáló SW eszközök frissítésének támogatása • SW Rendszerek felügyelete • SW Rendszerek üzemeltetése • Mentés támogatása • SLA felügyelet Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Alapfogalmak • Ügyvitel: a hivatalon belüli ügyintézés szervezett rendje. Információs folyamatok összessége. Magába foglalja az ügyvitelszervezést és az ügyiratkezelést • Ügyirat: szervezetekhez, intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos levél. • Ügyintéző: az ügy intézésre kijelölt személy. • Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. • Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatókönyvet, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. • Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szervezet működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál. Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Általános célok • Önálló szervezetek kiemelt támogatása • Külön felhasználók • Elszeparált tárterületek, • Elszeparált dokumentumok, • Elválasztott feladatok • Iktatott dokumentumok kezelése • Főszámos, alszámos dokumentumok • Előzmények • Évváltások • Iktatott dokumentumok visszakereshetősége • Tárgy • Partner • Idő • Riportok készítése Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Az iktató rendszer célja • Hatékonyság és könnyű kezelhetőség • Funkciók: • Iktatás, adatrögzítés • Nyilvántartás, • Feladatkezelés • Keresés, • Kimutatások és ellenőrzési feladatok • Ügyek/ügyiratok állapotáról szóló kimutatások • Ügymenetet és áttekinthetőbbé tétele • Továbbfejleszthetőség, integrálási lehetőség biztosítása Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Rendszerszintű elvárások Legfontosabb sarokpontok: • Függelmi viszonyok megvalósítása • Partner karbantartás • Adatok központi tárolása • Naplók • Elektronikus iktatókönyvek • Riportok, statisztikák • Egységes jogosultság kezelés Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Előnyök • Gyors elérhetőség • Tetszőleges internetes kapcsolattal rendelkező helyről • Platform függetlenség • Jelenlegi futás környezet • Szabványos HTML alapú kliens felület • Egységes kliens oldali felületek • Szerver oldali előnyök • Robosztus, skálázható, dinamikus terhelés megosztás • Rugalmasság, könnyű fejleszthetőség • Package felépítésű xml állományok • Webes menedzsment felülettel Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Integrációk • Levelező rendszerek • MS Outlook (2000, 2003-2007, 2010 32/64bit) • Thunderbird • Lapolvasó eszközök • Általános (USB-s) szkennerek (twain driver) Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Megjelenési felületek • Éles iktató rendszer • http://iktato.reformatus.hu/ • Éles adatok kezelése • Teszt rendszer • http://iktato.dev.lprt.hu • Oktatások megvalósítása • Tesztelési, gyakorlásilehetőség Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Esettanulmányok • Törzsadatok karbantartása • Partner törzsadatok karbantartása • Felhasználók karbantartása • Helyettesítések kezelése • Mappa készítése • Iktatókönyvek • Főszámos dokumentum iktatása • Alszámos dokumentum iktatása • Feladatlap / feladat készítése • Feladatlapok Feladatok kezelése Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Integrált alkalmazások • Szkenner integráció • Alkalmazás telepítése • Alkalmazás paraméterezése • Szkennelés (felület által biztosított lehetőségek) • Szkennelt dokumentum iktatása • Outlook integráció • Alkalmazás telepítése • Alkalmazás paraméterezése • Kiválasztott levél iktatása Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Megvalósított folyamatok Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer terjesztés • Célunk • rendszerünk felhasználóinak kiszolgálása, • minél több elégedett felhasználó • Az iktató rendszert 2006 óta folyamatosan terjesztjük • Jelen széleskörű ismertetés is egy nagy lehetőség számunkra • Sarokpontok: • Rendelkezésre állás • Magas szintű adatvédelem • Rendszeres mentés • Költséghatékonyság • Szervezetek adatainak biztonságos elkülönített kezelése • Támogató szervezetek • Református Informatikai Csoport • LightPort Kft. Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer bevezetése • Rendelkezésre álló erőforrások • HW környezet • Felhasználói támogatás (szupport) • Internet elérés • Megbízhatóság, felhasználói tapasztalatok, • 2006 óta folyamatosan működő rendszer, a Zsinati Iroda ajánlásával • Szükséges információk • Szervezeti egység azonosítása • Felhasználók és szerepköreik azonosítása • Iktató könyvek azonosítása • Oktatási igények azonosítása • Bevezetés tervezett időpontja • Bevezetés időzítése: bevezetés akár 2012-04-01-től • Vezetői döntés (rendszer bevezetésének elhatározása) • T (szükséges információk rendelkezésre állása) • T+7 munkanap szervezetek, felhasználók, iktató könyvek konfigurálása • (T+9 munkanap rendszer felhasználói oktatása) • T+10 munkanap rendszer használatának megkezdése Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Ajánlat • Az alábbiakban ismertetett kedvezményes áron vállaljuk rendszerünk bevezetését. • Az alábbiakban szereplő árak nettó árak. • Amennyiben +1 szervezetet hoznak, abban az esetben 20% kedvezményt biztosítunk, így akár 30% kedvezménnyel érheti el szolgáltatásunkat. • Oktatások megtartását nagyobb csoportokban is vállaljuk.

Köszönjük figyelmüket! Várjuk kérdéseiket. Dringó Béla Bodor Gergő A rendszer bevezetésével kapcsolatos igényeket Várhegyi Eszter fogadja. • Elérhetőségei: varhegyi.eszter@lightport.hu, tel.: 30/268-4742 A rendszerrel használatával kapcsolatos kérdéseiket (esetleges hibajelentéseket) az alábbi elérhetőségeinkre várjuk (a kommunikáció alapvető formájának az email-t szeretnénk javasolni): • Balázs Gábor, balazs.gabor@lightport.hu, tel.: 30/554-2095 • Várhegyi Eszter, varhegyi.eszter@lightport.hu, tel.: 30/268-4742 A rendszer funkcionalitásával kapcsolatos észrevételeket Országos szinten a Golány Ernőné (email: zsinat.tanacsos@zsinatiiroda.hu) gyűjti. Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Magyarországi Református Egyház