Introduktionsmøde med KU’s nye rådgivere 23. sept. 2009 kl. 13

1. Introduktionsmødemed KU’s nye rådgivere23. sept. 2009 kl. 13

3. Dagsorden • Velkomst v/ Sven Bo Madsen • Københavns Universitet • UBST’s organisation vedr. vedligeholdelse • Rådgiveres præsentation • KU’s organisation vedr. vedligeholdelse • Overordnet struktur vedr. udvendig og indvendig vedligeholdelse • Årscyklus for vedligeholdelse på KU • Bygningssyn 2010 • Økonomihåndtering på vedligeholdelsessager • Tegninger og Byggeweb • Hvad nu?

4. Campus Service Frederiksberg Campus Service Nord Campus Service Søndre Campus Service City Campus Service Sund

5. Campus Plan & Byg

6. Sekretariatet Sekretariatsgruppen Planlægning af byggesager Peter Hancke Planlægning af vedligeholdelse og bygningssyn Sven Bo Madsen Økonomi i.f.m. bygge- og vedligeh. sager Margit Olsen Hatice Arik Charlotte Riis Bentzen Bygningsregister Ingrid Andersen Stefan Tousgaard

7. Bygningsgruppen BYG Campusbyggechef NØRRE Campus 470.000 m2 CITY Campus 153.000 m2 SØNDRE Campus 142.000 m2 FREDERIKSBERG Campus 187.000 m2 Campusansvarlig: Lars Martin Einar Bo Lars Ole Anette P. KUA SUND NØRRE FÆLLED ØSTERVOLD INDREBY LIFETåstrupNødeboDjurslandHørsholm Drifts- område 4 Drifts- område 1 Drifts- område 2 Drifts- område 5 Drifts- område 3 Drifts- område 4 Ingeniør vedligehold: Ebbe (Sven Bo) Saqib ½ Annette N. ½ Annette N. Arkitekt vedligehold: Maja + Birgit Anette F. ½ Peter ½ Peter

8. Skift til UBST

9. KU’s rådgivere fra d. 15. sep. 2009 Område 1 CITY Arkitekt: Rørbæk og Møller Arkitekter ApS Ingeniør: EKJ rådgivende ingeniører as Område 2 SØNDRE Arkitekt: Hou & Partnere A/S Ingeniør: Alectia A/S Område 3 SUND Arkitekt: Arkitektfirma C.F. Møller Ingeniør: EKJ rådgivende ingeniører as Område 4 NAT/FARMA Arkitekt: Dissing + Weitling arkitektfirma a/s Ingeniør: EKJ rådgivende ingeniører as Område 5 LIFE Arkitekt: Rørbæk og Møller Arkitekter ApS Ingeniør: Alectia A/S

10. Organisation og roller vedr. vedligeholdelse på KU Campus service CITY Campus service SØNDRE • Deltagelse i bygningssyn • Oplæg til vedligeh. planer • Krav til drifts- mæssige forhold • Lokal koordinering • Information af brugere UBST Campus service SUND • Adm. af udv. bygningssyn • Planlægn. af udv. vedligeh. Campus service NORD del Øster Vold Campus Plan & Byg Campus service NORD del Nørre Fælled • Adm. af bygningssyn • Vedligeh. planlægning • Kontakt til UBST • Udarb. af budget • Udarb. af samlede vedligeh. planer • Indgåelse af rådg. aftaler • Tilrettelæggelse og godk. af projekter og projekt- ændringer • Økonomistyring og regnskab Campus service Frederiksberg Rådgivere • Ansvar for opgavens løsning og udførelse

11. Årscyklus Godk. budget Indv. bygn. syn udgives Planlægn. af indv. vedligeh. Planlægn. af udv. vedligeh. Udmelding af udv. vedligeh. Indv. bygn. syn Opstartmøder m. rådgivere Udarb. af budgetforslag Årlig redeg. om bygn. vedl. til KU’s ledelse Udv. bygn. syn

12. Bygningssyn - Udvendigt syn - Gennemføres hvert andet år (lige år) • - UBST gennemfører med egen synsrådgiver • - BYG og driften deltager • - Resultat i UBST’s synsdatabase på ekstern server - Indvendigt syn • - Gennemføres hvert år; dog ingeniørsyn i ”tørre” bygninger og arkitektsyn hvert andet år • - Gennemføres med KU’s rammeaftale • rådgivere • - BYG og driften deltager • - Resultat som pdf-dokumenter findes på Byggeweb og • G:\BYG\Vedligeholdelse\Bygningssyn (intern KU)

13. Bygningssyn, indvendigt Prio. 3 - udvendig Prio. 2 - udvendig Prio. 1 - udvendig Prio. 3 - indvendig Prio. 2 - indvendig Prio. 1 - indvendig

14. Midler til vedligeholdelse Bidrag fra UBST til udvendig vedl. Bidrag fra UBST til indvendig vedl. KU bevilling

15. Indvendig vedligeholdelse KU:Rådgiver:- Fordeling af midler - Planlægn. af projekter i samarb. m. driftsomr.- Opstartmøder m. rådgivere - Overdraget projekter- Sende rekvisition på start- honorar - Forbereder projekter / skriver opstartnotater- Godkende opstartnotater / revidere rekvisition - Projektering og udbud - Indstilling- Godkendelse af indstilling / revidere rekvisition - Gennemføre projekt

16. Udvendig vedligeholdelse UBST:- Udmelde projekterKU:Rådgiver:- Planlægn. af projekter i samarb. m. driftsomr.- Opstartmøder m. rådgivere - Overdraget projekter - Fremsender underskrevet tillægsaftale Herefter som ved indvendig vedligeholdelse

17. Finansieringskilder til vedligeholdelse på KU Midler til vedligeholdelse: 1. KU-bevilling 2. UBST-bevilling 3. UBST-indv. (UBST bidrag til lejers vedligeholdelse) Bygninger KU lejer af anden udlejer Bygninger KU ejer (donerede) Bygninger KU lejer af UBST Udvendig: Udlejer eller KU (afh. af lejekontrakt) Udvendig: UBST-bev. Udvendig: KU-bev. Indvendig: KU-bev. UBST-indv. Indvendig: KU-bev. Indvendig: KU-bev. Ca. 25.000m² Ca. 860.000m² Ca. 90.000m²

18. Økonomihåndtering Campus Plan & Byg Rådgiver Rekvisition Betalingsplan Godk. bet. plan Midler til ”KU-konto” Entreprenør fakturaer Rådgiver godkender og betaler entreprenørfakturaer Honorar fakturaer KU godkender og betaler honorarfakturaer

19. BVF Bygge- og vedligeholdelsesfakturering

20. VFS Vedligeholdelsesfakturerings- system

21. Tegninger og Byggeweb KU’s bygningstegninger ligger på Byggeweb Hvor der ikke foreligger digitale tegninger, vil de blive etableret i.f.m. byggeprojekter Rådgivere anmoder KU (SBM) om adgang til Byggeweb

22. ”Hvad nu?” • Kommende møder: • Informationsmøde om Bygningssyn 2010 • (d. 1. okt. kl. 13.00, Campus Plan & Byg) • Informationsmøde om økonomihåndtering • Lokale møder i driftsområderne for at lære hinanden at kende samt ”hvordan gør vi her?” • Opstartmøder med nye projekter (primært udvendig vedligeholdelse)

23. Bilag • Kontaktpersoner vedrørende vedligeholdelse på KU • Ydelsesbeskrivelse vedr. henholdsvis UBST’s og KU’s opgaver • Tillæg til Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand, projektrådgivning • Roller og ansvar ved gennemførelse af vedligeholdelsesopgaver • Roller og ansvar ved gennemførelse af byggeopgaver (Brugerønsker) • Statusmøder