Biežāk konstatētās kļūdas Eiropas Savienības struktūrfondu projektu iepirkumos

1. Biežāk konstatētās kļūdas Eiropas Savienības struktūrfondu projektu iepirkumos Imants Klāvs Valsts reģionālās attīstības aģentūra Projektu ieviešanas un uzraudzības departamenta Projektu vadītājs 2011.gada 23.septembris

2. Eiropas Savienības fonda projekta iepirkumu pārbaudes tiesiskais pamats un veidi I MK 14.09.2010. noteikumu Nr.843 „Noteikumi par darbības programmas „Infrastruktūra un pakalpojumi” papildinājuma 3.6.2.1.aktivitāti „Atbalsts novadu pašvaldību kompleksai attīstībai”” 9.13. un 9.15.apakšpunkts. VRAA nodrošina gan projekta iepirkuma plāna izskatīšanu, gan projektu īstenošanas uzraudzību un kontroli, kuras ietvaros veic iepirkumu pēcpārbaudi.

3. Eiropas Savienības fonda projekta iepirkumu pārbaudes tiesiskais pamats un veidi II • MK 30.08.2011. noteikumi Nr.674 „Grozījumi Ministru kabineta 2007.gada 26.jūnija noteikumos Nr.419 „Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un šo fondu ieviešanu”. • No 02.01.2012. VRAA nodrošinās arī iepirkuma pirmspārbaudi: • iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudi; • iepirkuma norises pirmspārbaudi.

4. Projektu īstenošanā konstatētās neatbilstības Korekti veikts iepirkums būtisks priekšnoteikums izmaksu attiecināšanai, kā arī nodrošina ātrāku projekta darbību veikšanu. Veicot projektu īstenošanas uzraudzību līdz šim ir konstatēti 29 neatbilstību gadījumi, no kuriem 22 gadījumi pilnībā vai daļēji radušies iepirkumu pārkāpumu rezultātā. Finanšu ministrijas izstrādātās vadlīnijas „Vadlīnijas par finanšu korekciju piemērošanu Eiropas Savienības fondu finansētajos projektos” (skatīt 2.pielikumu). Pieejamas šeit: http://www.esfondi.lv/page.php?id=613

5. Projektu ieviešanā konstatētie raksturīgākie iepirkumu pārkāpumi I Iepirkuma priekšmeta nepamatota sadalīšana, kuras rezultātā konstatē neatbilstību publicitātes procedūrām (finanšu korekcija 100% apmērā no iepirkuma līguma summas). Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa, nepareizi piemērojot sarunu procedūru (finanšu korekcija 25% vai 100% apmērā no iepirkuma līguma summas). Iepirkuma procedūrā ir iekļauti nelikumīgi pretendentu atlases un/vai vērtēšanas kritēriji (finanšu korekcija 100% apmērā no iepirkuma līguma summas, ja kāds no pretendentiem tiek izslēgts ar nodomu, var piemērot 10% vai 25% - vērtē pārkāpuma sekas).

6. Projektu ieviešanā konstatētie raksturīgākie iepirkumu pārkāpumi II • Nepareiza iepirkuma dokumentācijā noteikto prasību piemērošana (finanšu korekcija 25%, 10% vai 5% apmērā no iepirkuma līguma summas atkarībā no pārkāpuma būtiskuma). • Būtiskas pārmaiņas iepirkuma līgumā (finanšu korekcija 25% apmērā no iepirkuma līguma summas).

7. Iepirkuma priekšmeta nepamatota sadalīšana I Publisko iepirkumu likuma 9.panta ceturtajā daļā noteikts aizliegums iepirkuma priekšmetu dalīt daļās, lai izvairītos no attiecīgās iepirkuma procedūras piemērošanas: • plānojot iepirkumu, jāņem vērā visi projekta ietvaros paredzētie iepirkumi, ieskaitot projekta sagatavošanas izmaksas; • Publisko iepirkumu likums nenosauc konkrētus kritērijus, pēc kādiem pasūtītājam ir jāvadās, lemjot par iepirkumu apvienošanu vai dalīšanu, bet uzsver, ka pasūtītājam jāizvērtē preču funkcionālā vai tehniskā līdzība, piegādes termiņi, kā arī iespējamo pretendentu loks;

8. Iepirkuma priekšmeta nepamatota sadalīšana II • Publisko iepirkumu likuma 9.panta sestajā un septītajā daļā paredzēta iespēja iepirkumiem, kuru priekšmetu var sadalīt daļās un kuru līgumcena ir mazāka par Ministru kabineta noteiktajām līgumcenu robežām, pasūtītājs ir tiesīgs piemērot tādus iepirkuma procedūru nosacījumus vai veikt iepirkumu, kas attiektos uz šo daļu paredzamo līgumcenu atbilstoši šā likuma 8. vai 8.1 pantam, ja attiecīgo daļu kopējā paredzamā līgumcena ir mazāka par 20 procentiem no visu daļu kopējās paredzamās līgumcenas.

9. Iepirkuma priekšmeta nepamatota sadalīšana III • Pasūtītājam atkārtoti jāizvērtē iepirkuma nepamatotas sadalīšanas risks šādos gadījumos: • ja darbu izpildes laikā radusies nepieciešamība veikt iepriekš neplānotus darbus, kurus nevar uzskatīt pa neparedzētiem papildu darbiem Publisko iepirkumu likuma 63.panta ceturtās daļas 1.punkta izpratnē; • ja projektā iekļauj jaunu iepriekš neparedzētu aktivitāšu veikšanu.

10. Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa, nepareizi piemērojot sarunu procedūru I Sarunu procedūra atbilstoši Publisko iepirkumu likuma 63.panta pirmās daļas 3.punktam: • neparedzamu ārkārtas apstākļu rezultātā, pasūtītājam jāpierāda šādu apstākļu iestāšanos, sarunu procedūra jāveic uzreiz, lai novērstu (tikai) ārkārtas apstākļu sekas (uz ārkārtas apstākļiem nevar atsaukties gadījumos, kad no to iestāšanās brīža līdz līguma noslēgšanai ir pagājuši vairāki mēneši).

11. Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa, nepareizi piemērojot sarunu procedūru II • Sarunu procedūra atbilstoši Publisko iepirkumu likuma 63.panta ceturtās daļas 1.punktam: • radušies neparedzētu apstākļu dēļ, ja pasūtītājam ir nepieciešami papildu būvdarbi vai pakalpojumi, kuri sākotnēji netika iekļauti līgumā vai būvniecības projektā, bet kuri neparedzamu apstākļu dēļ kļuvuši nepieciešami iepriekš noslēgtā līguma izpildei, un tiek ievēroti šādi nosacījumi: • kopējā līgumcena papildu iepirkuma līgumos nepārsniedz 50 procentus no iepriekš noslēgtā līguma līgumcenas (nosakot paredzamo papildu darbu līgumcenu ņem vērā tikai papildu darbu apjomu un to izmaksas, neatņemot izslēdzamo darbu izmaksas); • nepieciešamos papildu būvdarbus veic vai pakalpojumus sniedz iepriekš noslēgtā līguma izpildītājs;

12. Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa, nepareizi piemērojot sarunu procedūru III • papildu būvdarbus vai pakalpojumus nevar: • tehniski nodalīt no iepriekš noslēgtajā līgumā paredzētajiem būvdarbiem vai pakalpojumiem vai • ekonomiski nodalīt no iepriekš noslēgtajā līgumā paredzētajiem būvdarbiem vai pakalpojumiem, neradot ievērojamas grūtības pasūtītājam, vai • arī papildu būvdarbi vai pakalpojumi ir būtiski nepieciešami iepriekš noslēgtā līguma izpildei, kaut arī tos iespējams nodalīt no šajā līgumā paredzēto būvdarbu izpildes vai pakalpojumu sniegšanas.

13. Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa, nepareizi piemērojot sarunu procedūru IV Papildu darbu veikšanai ir nepieciešams saskaņojums ar VRAA par papildu apjomu iekļaušanu projektā (projekta grozījumi), kā arī, ja paredzamā līgumcena pārsniedz 120’000 latu, saskaņojums ar Iepirkumu uzraudzības biroju. Pirms veikt procedūru ir nepieciešams iesniegt precizētu iepirkuma plānu un pamatojumu procedūras izvēlei: • vēršam uzmanību, ka atsauce uz Publisko iepirkumu likumā 63.panta ceturtās daļas 1.punktā nosauktajiem nosacījumiem vai to vienkārša citēšana nav uzskatāma par pietiekamu pierādījumu;

14. Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa, nepareizi piemērojot sarunu procedūru V • izvēlēties vienu pamatojumu, piemēram, tehnisku iemeslu dēļ darbus nevar nodalīt (izvēlieties vairākus pamatojumus tikai gadījumos, ja darbu raksturs ir dažāds) un to detalizēti pamatojiet. • Būtiski iepirkuma procedūru veikt savlaicīgi pirms faktiskās darbu veikšanas.

15. Iepirkuma procedūrā ir iekļauti nelikumīgi pretendentu atlases un/vai vērtēšanas kritēriji I Gadījumi, kad atsevišķi pretendenti ir atturēti no pretendēšanas uz iepirkumu paziņojumā par līgumu vai iepirkuma dokumentācijā dēļ nelikumīgi iekļautiem ierobežojumiem. Tipiskākie pārkāpumu gadījumi: • prasība par reģistrēšanos noteiktos Latvijas Republikas reģistros (piemēram, iepirkuma dokumentācijā tiek prasīts iesniegt Latvijas Republikas Būvkomersanta reģistrācijas apliecību, tādējādi diskriminējot ārvalstu pretendentus); • iepirkuma dokumentācijā izvirzītās prasības attiecībā uz pretendentam nepieciešamo pieredzi

16. Iepirkuma procedūrā ir iekļauti nelikumīgi pretendentu atlases un/vai vērtēšanas kritēriji II neatbilst Publisko iepirkumu likuma 42.panta otrās daļas 1.un 2.punktam (tiek nepamatoti ierobežots termiņš pretendenta pieredzei, nosakot to īsāku par 3 gadiem, vai pretendenta personāla pieredzei, nosakot to īsāku par 5 gadiem); • prasības pretendenta saimnieciskajam un finansiālajam stāvoklim, piemēram, pretendenta vidējam apgrozījumam pēdējo trīs gadu laikā 3 reizes jāpārsniedz piedāvāto līgumcenu (nevar vairs izvirzīt prasības pretendenta apgrozījumam 3 reizes, prasībai ir jābūt samērīgai un pasūtītājam ir jāspēj pamatot prasības izvēli).

17. Nepareiza iepirkuma dokumentācijā noteikto prasību piemērošana Pasūtītājs „atkāpjas” no iepirkuma procedūras dokumentācijā sākotnēji izvirzītajām prasībām, piemēram, pasūtītājs nolemj, ka konkrēta dokumenta (sertifikāta, pieredzi apliecinoša dokumenta u.c.) iesniegšana nav tik nozīmīga un faktiski atzīst par uzvarētāju izvirzītajām prasībām neatbilstošu piedāvājumu. Pasūtītājam, izstrādājot iepirkuma dokumentāciju un nevis vērtējot piedāvājumus, rūpīgi jāizvērtē vai pretendentiem ir nepieciešams iesniegt visus uzskaitītos dokumentus un vai pretendenta pieredzei patiešām ir jābūt tādai kā izriet no izvirzītajām prasībām.

18. Būtiskas pārmaiņas iepirkuma līgumā I Pasūtītājs nav tiesīgs līguma izpildes laikā grozīt paziņojumā par līgumu (uzaicinājumā iesniegt piedāvājumu) noteiktās būtiskās prasības, ja vien šāda iespēja, kā arī precīzi nosacījumi nav atrunāti paziņojumā par līgumu (uzaicinājumā iesniegt piedāvājumu) (EKT lieta C-496/99). Jebkurus būtiskus līguma piešķiršanas nosacījumu grozījumus jāuzskata par līdzvērtīgiem jauna līguma noslēgšanai, kam jāpiemēro jauna iepirkuma procedūra.

19. Būtiskas pārmaiņas iepirkuma līgumā II • Par būtiskiem līguma piešķiršanas nosacījumu grozījumiem uzskatāmi tādi grozījumi: • kuri, ja tie būtu iekļauti paziņojumā (uzaicinājumā), varētu radīt iespēju pretendentiem iesniegt būtiski atšķirīgu piedāvājumu; • kuri, ja tie būtu iekļauti paziņojumā (uzaicinājumā), varētu mainīt ieinteresēto uzņēmēju loku; • kuri varētu mainīt līguma ekonomisko līdzsvaru par labu pasūtītājam vai tā līguma partnerim.

20. Būtiskas pārmaiņas iepirkuma līgumā III Piemēri: • izslēdzot noteiktus būvdarbus no tehniskās specifikācijas, pārvērtējot visus piedāvājumus par uzvarētāju tiktu atzīts cits pretendents ar otru zemāko cenu, jo tieši izslēgtajos darbos tā piedāvājums ir bijis dārgāks salīdzinājumā ar esošo uzvarētāju; • tiek mainīts iepirkuma līgums, kas skar iepirkuma nosacījumus, kas tikuši vērtēti saimnieciski izdevīgākā piedāvājuma noteikšanas procesā, piemēram, darbu izpildes termiņš; • pēc līguma noslēgšanas tiek veikta piesaistīto apakšuzņēmēju nomaiņa,uz kura spējām pretendents balstījās iepirkumā,

21. Būtiskas pārmaiņas iepirkuma līgumā IV • bez saskaņojuma un/vai jaunā apakšuzņēmēja atbilstības Publisko iepirkumu likuma 39.pantā noteiktajām prasībām pārbaudes; • pēc līguma noslēgšanas tiek būtiski mainīta līguma samaksas kārtība (sākotnēji samaksa pēc darbu pabeigšanas, vēlāk paredz avansa izmaksu). • Līguma grozīšanas nosacījumi ir pieņemami, ja: • tie precīzi identificē apstākļus un nosacījumus, pie kuriem var tikt izdarītas līguma korekcijas; • ir pietiekami skaidri, lai ļautu piegādātājiem interpretēt tos līdzīgā veidā.

22. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas I Prasība par finanšu rezerves iekļaušanu pretendenta finanšu piedāvājumā MK 19.12,2006. noteikumu Nr.1014 „Noteikumi par Latvijas būvnormatīvu LBN 501-06 „Būvizmaksu noteikšanas kārtība”” 3.pielikums un 22.punkts: • pasūtītāja finanšu rezervi neparedzētiem darbiem un izdevumiem iekļauj pasūtītāja būvniecības koptāmē, bet finanšu rezervi neiekļauj pretendenta piedāvājumā; • pretendenta cenu piedāvājumā iekļauj būvdarbu izmaksas, pamatojoties uz iepirkuma procedūras dokumentācijā norādītajiem darbu apjomiem, ierēķinot šajās izmaksās arī iespējamos riskus;

23. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas II • nav pamatoti iekļaut piedāvājumā pasūtītāja noteiktu rezervi konkrētā apmērā, kuras izmantošana nav iepriekš paredzama. Līgumā var atrunāt samaksas veikšanu papildus līguma pamatsummai, neveicot jaunu iepirkuma procedūru, ja: • noteikts samaksas apmērs (piemēram, noteikts procents no līguma pamatsummas); • izmantojama tikai tādu papildu darbu izmaksu segšanai, kas jau sākotnēji tika iekļauti tehniskajās specifikācijās (darbu daudzumu sarakstos saskaņā ar tehnisko projektu) un

24. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas III par ko tika rīkota iepirkuma procedūra, bet kuru apjoms ir palielinājies, piemēram, nepilnību dēļ tehniskajā projektā; • vai arī tādu darbu izmaksu segšanai, kas darbu daudzumu sarakstos saskaņā ar tehnisko projektu netika paredzēti, taču kuru iestāšanos pasūtītājs ir prognozējis, tādēļ norādījis tos iepirkuma dokumentācijā un atrunājis to izmaksu aprēķināšanas principus gadījumā, ja tie iestāsies.

25. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas IV Aizliegums piedalīties iepirkuma procedūrā interešu konflikta dēļ Publisko iepirkumu likuma 11.panta ceturtā daļa nosaka, ka piegādātājs, kurš piedalījies kādā no iepriekšējiem attiecīgā iepirkuma projekta posmiem vai iepirkuma procedūras dokumentācijas izstrādāšanā, nav tiesīgs piedalīties nākamajos tā paša projekta posmosvai attiecīgajā iepirkuma procedūrā vienīgi tādā gadījumā, ja minētie apstākļi šim piegādātājam dod priekšrocības šajā iepirkuma procedūrā, tādējādi ierobežojot konkurenci.

26. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas V Publisko iepirkumu likuma 11.panta piektā daļa paredz, ka pasūtītājs, konstatējis šī panta ceturtajā daļā minētos apstākļus, pirms iespējamās kandidāta vai pretendenta noraidīšanas ļauj tam apliecināt, ka nav tādu apstākļu, kas šim kandidātam dod jebkādas priekšrocības attiecīgajā iepirkuma procedūrā. Līdz ar to automātiska pretendentu izslēgšana, kā arī šādu prasību izvirzīšana ir neatbilstoša Publisko iepirkumu likuma regulējumam.

27. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas VI Piedāvājuma noraidīšana noformējuma prasību neizpildes dēļ Piedāvājumu noformējuma prasību neievērošana lielākoties neietekmē iespēju novērtēt piedāvājumu atbilstību pasūtītāja noteiktajām prasībām un tā izdevīgumu atbilstoši piedāvājumu vērtēšanas kritērijiem, kā arī ne vienmēr šāda piedāvājumu vērtēšana rada vienlīdzīgas attieksmes pret pārējiem pretendentiem pārkāpumu. Attiecīgi, lemjot par neatbilstoši noformētu piedāvājumu noraidīšanu, pasūtītājam jāvērtē šādas noraidīšanas samērīgums.

28. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas VII Jāvērtē arī tajos gadījumos, kad iepirkuma dokumentācijā ir paredzēts, ka noformējuma trūkumu gadījumā, piedāvājums tiks noraidīts. Tā, piemēram, gadījumā, ja par piedāvājuma noformējuma trūkumu tiek uzskatīta neatbilstoši normatīvajiem aktiem noformēta dokumenta kopija, Publisko iepirkumu likuma 37.panta piektā daļa paredz tiesības pasūtītājam pieprasīt, lai pretendents uzrāda dokumenta oriģinālu vai iesniedz apliecinātu dokumenta kopiju.

29. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas VIII Iepirkuma līgums noslēgts, neievērojot publisko iepirkumu regulējošajos normatīvajos aktos noteikto nogaidīšanas termiņu vai aizliegumu slēgt līgumu Publisko iepirkumu likuma 67.panta ceturtā un piektā daļā paredz, ka iepirkuma līgumu vai vispārīgo vienošanos slēdz ne agrāk kā nākamajā darbdienā pēc nogaidīšanas termiņa beigām, ja Iepirkumu uzraudzības birojā nav iesniegts iesniegums par iepirkuma procedūras pārkāpumiem.

30. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas IX Nogaidīšanas termiņš ir: • 10 dienas pēc dienas, kad šā likuma 32.panta otrajā daļā minētā informācija nosūtīta visiem pretendentiem pa faksu vai elektroniski, izmantojot drošu elektronisko parakstu, vai nodota personiski, un papildus viena darbdiena; • 15 dienas pēc šā likuma 32.panta otrajā daļā minētās informācijas nosūtīšanas dienas, ja kaut vienam pretendentam tā nosūtīta pa pastu, un papildus viena darbdiena.

31. Citas iepirkumos konstatētās kļūdas X Publisko iepirkumu likuma 67.panta ceturtajā daļā noteiktais nogaidīšanas termiņš iepirkuma līguma slēgšanai nav maksimāli iespējamais, kas pasūtītājam ir jāievēro. Ja pasūtītājs vēlas noslēgt iepirkuma līgumu tieši 11.dienā pēc iepirkuma procedūras rezultātu paziņošanas, pasūtītājam jāvaicā piegādātājiem, vai tie nav iesnieguši iesniegumu par iespējamajiem iepirkuma procedūras pārkāpumiem, tā kā paļaušanās uz Iepirkumu uzraudzības biroja pienākumu informēt pasūtītāju par saņemtajiem iesniegumiem nav pietiekama (Latvijas Republikas Augstākās tiesas Senāta Administratīvo lietu departamenta 2010.gada 29.oktobra LĒMUMS lietā Nr.A42616409 (SKA – 862/2010)).

32. Paldies par uzmanību!