مدیریت و کنترل پروژه های نرم افزاری M S Project Tutorial

1. مدیریت و کنترل پروژه های نرم افزاری MS Project Tutorial مطالبی در باره نرم افزار MS Project مهندس رضا فهیمی

2. مقدمه • این متن براساس نرم افزار Ms-Pproject مایکروسافت نسخه 2007 تنظیم گردیده است لذا چنانچه از نسخه های دیگر این نرم افزار استفاده می شود متن و تصاویر با نرم افزار جدید بایستی مطابقت داده شود 2

3. تعریف پروژه جدید(New Project) • از منوی file/new صفحه مربوط به پروژه خالی باز خواهد شد. اطلاعات پروژه نظیر تاریخ شروع تاریخ پایان و همچنین نحوه زمان بندی را برنامه ریزی کنید. اولویت پروژه عددی است بین 0 تا 1000 که بسته به اولویت کم به سمت صفر و ا ولویت زیاد به سمت هزار تنظیم می شود.(برنامه همیشه بر روی 500 تنظیم شده است.) 3

4. گانت چارت Gantt Chart • از منوی View نمایش گانت را انتخاب کنید. • حالا یک صفحه گسترده دارید که می توانید اطلاعات خود را مبنی بر : تمامی فعالیت ها (نام، مدت زمان ، تاریخ شروع و پایان ، پیش نیاز) را به همراه سایر فیلدها وارد نمائید. • نحوه وارد نمودن اطلاعات به دو صورت : وارد نمودن در صفحه گسترده به صورت مستقیم و یا با دابل کلیک کردن بر روی فعالیت ها به همراه باز شدن صفحه اختصاصی هر فعالیت وارد نمائید. • در ستون predecessor (پیشینه یا پیش نیاز) بایستی شماره فعالیت قبلی مورد نیاز فعالیت فعلی را وارد نمائید. • تقریبا نمایش گانت چارت شما کامل شده است. 4

5. با دبل کلیک روی هر فعالیت می توانید اطلاعات مربوط به هر فعالیت را وارد نمائید 5

6. اضافه نمودن فعالیت و نقطه عطف در پروژه • در منوی view روی گانت چارت کلیک نمائید • در محل task name نام فعالیت مورد نظر را وارد نمائید کلید tab را بزنید (مایکروسافت پروجکت زمان حدسی 1 روز را برای آن فعالیت وارد می نماید) • شما می توانید در ستون duration یا طول مدت فعالیت زمان هر فعالیت را به ماه ، هفته ، روز ، ساعت و یا دقیقه تغییر دهید. (در حالت ا ولیه تمامی زمان ها به روز می باشد) (شکل زیر) • برای اضافه کردن نقطه عطف زمان را صفر وارد نمائید (شکل زیر) • نکته : با دابل کلیک بر روی هر فعالیت اطلاعات فوق قابل تصحیح می باشند 6

7. گروه بندی فعالیت ها 1 – وارد نمودن فعالیت ها 2 – می خواهیم فعالیت 4 و 5 را در یک گروه قرار دهیم - ابتدا از طریق new task / insert یک ردیف اضافه کرده و سپس group 1 را تایپ می نمائیم 3– حال می خواهیم فعالیت 4 و 5 را تحت group1 قرار دهیم. فعالیت های 4 و 5 را انتخاب و از منوی Project/option/outline-indent این کار را انجام می دهیم نکته : فعالیت 3 در نرم افزار نسخه 2013 در منوی task قرار دارد 7

8. ایجاد ارتباط بین فعالیت ها جدول ایجاد شده شامل شبکه ای از وظایف است که بایستی به هم مرتبط شوند برای این منظور بایستی درستون “Predecessors” برای هر فعالیت شماره فعالیت پیشین ذکر گردد. (فعالیت پیشین فعالیتی است که انجام فعالیت فعلی مرتبط با آن می باشد). در مثال زیر فعالیت 5 زمانی آغاز می شود که فعالیت 4 خاتمه یافته باشد.(FS=finish to start) 8

9. تخصیص منابع به فعالیت ها(Resources) • در منوی View ، Resource Sheet را انتخاب کنید. • در جدول تخصیص منابع در ستون Resource Name نام منبع که می تواند نیروی انسانی یا تجهیزات باشد را وارد می کنیم.(در ستون Type اگر منبع نیروی انسانی باشد کلمه work و در صورتی که تجهیزات باشد کلمه material و در صورتی که منبع مالی باشد cost انتخاب می شود) • در ستون Initialal حرف اول منبع بطور اتوماتیک ظاهر می شود. • در صورتیکه منابع ما تجهیزات باشد بایستی در ستون material نام تجهیزات ذکر گردد. • در ستون های std. Rate و ovt. Rate و cost /use قیمت های مورد نظر وارد می شود. 9

10. تخصیص منابع / ادامه • وقتی جدول منابع تکمیل شد از طریق منوی view صفحه gantt chart را انتخاب می کنیم. • بر روی هر فعالیت دابل کلیک کرده و در صفحه باز شده به هر فعالیت منابع خاص خود را تخصیص می دهیم. (اسلاید 5) 10

11. مسیر بحرانی • تحلیل مسیر بحرانی به مدیر پروژه در شناسائی فعالیت های که بایستی به عنوان بخشی از پروژه تکمیل شوند کمک می کند. • مسیر بحرانی به شناسائی کوتاهترین زمانی که برای اتمام پروژه نیاز است کمک می کند. • برای مشخص ساختن مسیر بحرانی ، پارامترهای زودترین زمان شروع (ES) دیرترین زمان شروع (LS) ، زودترین زمان پایان (EF) و دیرین زمان پایان فعالیت (LF) را برای تمام فعالیت ها مشخص می نمائیم. • برای تعین پارامترهای فوق در جدول Wbs راست کلیک وinsert column را اجرا و پارامترهای فوق را به جدول اضافه می کنیم. 11

12. 12

13. 13

14. نمایش مسیر بحرانی • برای نمایش مسیر بحرانی از طریق زیر عمل شود: • در منوی Guntt chart : • Gantt Chart /Gantt Chart wizard /critical مسیر بحرانی دنبال شود. در منوی Detailed Gantt : • View /More Views/Detailed Gantt/Apply. در این روش مسیر بحرانی با زمان های استراحت پروژه نمایش داده می شود. در حالت Network Diagram : • View /More Views/Network Diagram • اگر بخواهیم فقط مسیر بحرانی را نمایش دهیم بایستی : • Gantt Chart/filter/Critical. 14

15. 15

16. 16

17. 17

18. 18

19. محاسبه زمان سکون پروژه به منظور زمان بندی • برای مشاهده برنامه زمان بندی به همراه زمان های سکون پروژه می توان: • Views/ More views /Detailed Gantt view /View/Table/Schedule در این بخش زمان های سکون به صورت بار چارت های نازک که به سمت راست فعالیت ها کشیده شده اند ظاهر می شود. همچنین مدیر پروژه در این بخش قادر به مشاهده زمان های سکون آزاد و کل زمان های سکون پروژه می باشد و به منظور متعادل نمودن پروژه بایستی منابع پروژه به جابجا شود . 19

20. 20

21. ذخیره سازی پروژه در هنگام ذخیره سازی پروژه سیستم از شما سئوال می کند که : save with baseline/without baseline اگر شما save with baseline را انتخاب کنید یک نسخه از زمان بندی و سایر ملحقات پروژه ذخیره شده و هر گونه تغییری در آن نیز به صورت شفاف مشاهده خواهد شد. در صورتی ذخیره سازی از طریق save without baseline شما قادر به مشاهده تغییرات نخواهید بود. 21 21

22. انجام یک تمرین (مرحله به مرحله) جدول زیر شامل ده فعالیت به همراه فعالیت پیشین ، مسئولیت ها ، طول زمان و فازهای گروهی مرتبط می باشد 22

23. مرحله اول : تنظیمات 1 – فایل جدیدی با نام project 1 ایجاد می کنیم 2 – تاریخ شروع پروژه را Dec-02-2002 اعلام می نمائیم 23

24. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها لیست فعالیت های پروژه را در ستون Task Name وارد نمائید طول زمان هر فعالیت را در ستون Duration وارد نمائید تمامی فعالیت ها بایستی تحت نام گروه “System Testing Plan MCY-ADTT-ST-2002-01” قرار گیرند . برای هر فعالیت ، فعالیت قبلی ( (predecessors آن را ذکر نمائید در صورتی که این ستون را در جدول مشاهده نمی کنید آن را ایجاد نمائید برای تبدیل یک فعالیت به نقطه عطف بر روی آن دابل کلیک کرده ، بر روی کلید Advanced رفته و چک مارک “Mark Task as a Milestone” را فعال نمائید. 24

25. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه در ابتدای جدول یک سطر خالی ایجاد کرده و سرگروه “System Testing Plan MCY-ADTT-ST-2002-01” را وارد نمائید این سرگروه تمامی فعالیت های این پروژه را در بر می گیرد. 25

26. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه تمامی فعالیت هایی را که بایستی زیر گروه قرار گیرند انتخاب می کنیم. 26

27. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه بر روی option/outline-indent کلیک می کنیم 27

28. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه حال مراحل قبلی را برای فازهای Definition and Design تکرار نمائید 28

29. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه در ابتدای جدول یک سطر خالی ایجاد کرده و سرگروه “Definition Phase” را وارد نمائید 29

30. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه فعالیت هایی را که بایستی زیرمجموعه گروه جدید ایجاد شده باشد را انتخاب می کنیم. 30

31. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه بر روی option/outline-indent کلیک می کنیم 31

32. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه حالت نهایی به صورت جدول فوق در می آید . حال مراحل قبلی را برای سرگروه “Design” نیز عمل نمائید. 32

33. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه در محل مورد نظر یک ردیف به “Design Phase” اختصاص دهید لازم به ذکر است که فضای مورد نظر زیر مجموعه Definition Phase می باشد که بایستی با عملیات outdentیک مرحله به عقب برگردد. یعنی فاز جدید هم همردیف فاز قبلی است. 33

34. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه بر روی Project/outline/outdentکلیک می کنیم تا فعالیت را یک مرحله به عقب یعنی سمت چپ ببریم. 34

35. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه فعالیت هایی را که بایستی زیرمجموعه گروه جدید ایجاد شده باشد را انتخاب می کنیم. 35

36. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه حالت نهایی به صورت جدول فوق در می آید . 36

37. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه 37

38. مرحله دوم : اضافه کردن فعالیت ها/ادامه احتساب یک فعالیت به عنوان نقطه عطف 38

39. مرحله سوم: ایجاد جدول منابع 1 – از طریق منوی view/Resource sheet منابع این پروژه را که در جدول اول این مثال (اسلاید 22) آمده است را تخصیص می د هیم. 2 – در این جدول فقط در خصوص پارامترهای نام منبع , حروف اختصاری و شاخص قیمت مورد نظر است. 39

40. مرحله چهارم: تخصیص منابع 1 – در جدول Wbs بر روی هر فعالیت دابل کلیک می کنیم 2 – کلید Resource را انتخاب کرده و بر روی منبع خاص مورد نظر جهت ا رتباط با فعالیت انتخاب شده کلیک می کنیم. 3 – تخصیص را روی 100% قرارمی دهیم. و تأئید می کنیم. 4 – مراحل بالا را برای تمامی فعالیت های پروژه انجام می دهیم. 40

41. مرحله پنجم: تنظیمات مربوط به گانت چارت 1 – جهت نمایش منحنی گانت در یک صفحه (در حد امکان) بالای منحنی گانت راست کلیک کرده منوی شماره 1 ظاهر می شود 2 – بر روی networking Time کلیک می نمائیم (صفحه 2 ظاهر می شود) 3 – در این صفحه کلید Time Scale را فعال کرده و واحدهای شاخص اصلی را می توانیم به ماه و شاخص غیر اصلی را به هفته تغییر داده و تأئید می کنیم 41

42. مرحله ششم: نمایش مسیر بحرانی 1 – از منوی View/More View را انتخاب می کنیم 2 – از منو Detail Gantt را انتخاب می کنیم و تنظیمات لازم را بر روی چارت انجام می دهیم نمودار شبیه زیر ظاهر خواهد شد مسیر بحرانی (قرمز رنگ) 42 زمان استراحت یا گپ (شکل آبی) این بخش جزء مسیر بحرانی نیست.

43. مرحله هفتم: نمایش ستون های بیشتری در جدول 1 – ما می توانیم اطلاعات زیادتری را در جدول Wbs به نمایش بگذاریم برای این منظور بالای جدول راست کلیک کرده منوی شکل 1 ظاهر می شود بر روی این منو گزینه Insert Column را انتخاب می نمائیم. 2 – جدول شماره 2 باز شده گزینه مورد نظر را (مثلا cost) ا نتخاب می کنیم. پس از انجام مراحل همانطور که در شکل می بینیم ستونی در جدول Wbs تحت عنوان Cost ایجاد و نمایش داده می شود.البته این ستون بر اساس اطلاعاتی که در صفحه منابع داده شده است محاسبات را انجام و نمایش می دهد. 43

44. نمایی بهتر 44

45. مرحله هشتم – ذخیره سازی پروژه 1 – از منوی File/Save را انتخاب می کنیم. 2 – از بین د و گزینه : Save without a baseline Save with a baseline با توجه به توضیحات قبلی (اسلاید 21) گزینه مناسب را انتخاب و پروژه خود را ذخیره می نمائیم 45

46. پایان rezafahimi@yahoo.com 46