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PROCESO ADMINISTRATIVO. Johanna Brenke. Proceso Administrativo. Serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar. Fases del Proceso Administrativo.
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PROCESO ADMINISTRATIVO Johanna Brenke
Proceso Administrativo Serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
PLANEACIÓN 1era ETAPA
Planeación • Planear es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlo de manera adecuada. • Proceso mediante el cual se determinan los objetivos y cursos de acción que permitan el logro eficiente de los mismos.
Planeación • Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece objetivos.Joseph Massie. • Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
SITUACIÓN DESEADA (Objetivos) SITUACIÓN ACTUAL Planeación Propósitos • Proporcionar un sentido de dirección • Reduce los niveles de incertidumbre • Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. • Establece un sistema racional para la toma de decisiones. • Canalizar el uso de los recursos • Optimizar el uso de los recursos • Permite evaluar logro de los objetivos
Planeación • La planeación decide: • Cuándo • Dónde • Quién • Incluye elaborar: • Pronósticos • Establecer metas • Seleccionar los procedimientos para llevar a cabo las decisiones. ¿Qué Hay que hacer? (Fines) ¿Cómo debe Hacerse? (Medios)
Futuro Presente Adónde Pretendemos llegar Dónde estamos ahora Planeación Objetivos por alcanzar Situación Actual Planes Premisas
Principios de la Planeación • Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad. • Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos. • Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.
Principios de la Planeación • Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales. • Del cambio de Estrategia: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente.
Pasos de la Planeación • Fijar objetivos • Hacer al diagnóstico administrativo • Elaborar planes y programas
Tipos de Planes • Estratégicos • Tácticos • Operativos
Tipos de Planes • Estratégicos: Conjunto de objetivos aplicables a toda la organización.
Tipos de Planes • Tácticos: Conjunto de objetivos que permiten orientar el trabajo de una división de la organización hacia el logro de los objetivos corporativos.
Tipos de Planes • Operativos: Conjunto de objetivos que indican de manera detallada el como deben lograrse los objetivos de orden superior.
Herramientas de la Planeación • Presupuestos • Programas • Procedimientos • Reglas o reglamentos • Políticas
Herramientas de la Planeación • Presupuestos Plan a desarrollar en términos económicos o materiales, determinando el origen y asignación de recursos para lograr los objetivos.
Herramientas de la Planeación 2. Programas: Esquema que establece una secuencia de actividades para realizar objetivos en determinado tiempo. Planes extensos que reúnen un conjunto integrado de planes relacionados con asuntos diferentes entre sí.
Herramientas de la Planeación 3. Procedimientos: secuencias para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo.
Herramientas de la Planeación 4. Reglas o reglamentos: especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones
Herramientas de la Planeación 5. Políticas: guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones
Métodos de trabajo Métodos PROCEDIMIENTOS Ingreso/gasto en determinado período Dinero PRESUPUESTOS Correlación entre tiempo y actividades Tiempo PROGRAMAS Cómo deben comportarse las personas REGLAS Comportamiento Herramientas
Planificación Estratégica Proceso mediante el cuál quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente, su competitividad, para anticipar y decidir sobre el futuro de la institución.
Planificación Estratégica • ¿ Dónde queremos ir ? • ¿ Dónde estamos hoy ? • ¿ A dónde debemos ir ? • ¿A dónde podemos ir ? • ¿ Adónde iremos ? • ¿ Cómo estamos llegando a nuestras metas ?
Planificación Estratégica Componentes • Los Estrategas • El Direccionamiento • El Diagnóstico • Las Opciones • La Formulación Estratégica • La Auditoría Estratégica
Planificación Estratégica 1. Los Estrategas: Aquellas personas o funcionarios ubicados en la alta dirección de la empresa a quienes corresponde la definición de los objetivos y políticas de la organización.
Planificación Estratégica 2. El Direccionamiento: Lo integran los principios corporativos, la visión y misión de la organización.
Misión Organizacional Formulación explícita de los propósitos de la organización , así como la identificación de sus tareas y los actores principales en el logro de los objetivos de la organización. Expresa la razón de ser de la organización.
Misión Organizacional • Es una expresión del propósito de la Empresa, su alcance y el grado de excelencia requerido. • Debe ser una expresión general de la que se desea en relación a la Empresa
Misión Organizacional Características: • Debe definir lo que la organización es • Debe ser específica. • De carácter distintivo • Marco de evaluación para actividades presentes y futuras • Formulada en términos claros.
Misión Organizacional Componentes • Clientes • Productos o servicios • Mercados • Tecnología • Filosofía corporativa • Autoconcepto • Preocupación por la imagen pública • Calidad inspiradora.
¿Para qué existe la Organización? ¿Cuáles son los elementos diferenciales? ¿Cuál es su negocio? ¿Quiénes son nuestros clientes? MISIÓN ¿Cuáles son sus principios? ¿Cuáles son sus Objetivos? ¿Cuáles son los deberes y derechos de sus colaboradores? ¿Cuáles son sus productos en el mercado? ¿Cuál es su responsabilidad como ciudadano corporativo? Misión Organizacional
Visión Organizacional Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización espera ver en el futuro. Define el tipo de Organización que se quiere en el futuro
Visión Organizacional • Capacidad de imaginar uno o varios escenarios realistas que pueden ser cumplidos. • La Diferencia entre soñar y visionar reside en la dimensión de realismo que debe presentar la visión
Visión Organizacional Requisitos: • Imaginable • Flexible • Deseable • Viable • Localizable • Comunicable
Visión Organizacional Elementos: • Formulado por los líderes de la organización • Tiene dimensión de tiempo • Integradora • Amplia y detallada • Positiva y alentadora • Realista y posible • Consistente • Debe ser difundida interna y externamente • Compartida por el equipo de trabajo • Debe determinar el destino
Filosofía de la Organización Guía que orienta los proyectos, los procesos y las practicas de trabajo.
Filosofía de la Organización Elementos: • Los Objetivos y las metas • Deben ser claros • Expresarse mediante verbos infinitivos • Ser compatibles • Realistas • Medibles • Comprensibles • Los valores las creencias y los principios
Planificación Estratégica 3. El Diagnóstico Estratégico: El análisis de oportunidades y amenazas ha de conducir a la matriz DOFA, lo cual permite a la organización definir estrategias para aprovechar sus fortalezas, revisar y prevenir el efecto de sus debilidades, anticiparse y prepararse para las oportunidades y cauteloso ante las amenazas.
Planificación Estratégica • Auditoría Externa: • Proceso que busca determinar las Oportunidades y Amenazas que presenta el entorno a la organización. • OPORTUNIDADES:Eventos, hechos y tendencias en el entorno que podrían beneficiar en forma significativa a la organización. • AMENAZAS:Eventos del entorno potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futura de la organización.
Planificación Estratégica Auditoría Interna: Proceso que busca determinar las Fortalezas y Debilidades de la organización. • FORTALEZAS: Actividades y atributos internos de la organización que generan una ventaja competitiva. • DEBILIDADES: Actividades o atributos internos que limitan o inhiben el éxito general de la organización.
Matriz DOFA • Instrumento metodológico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables.
Matriz DOFA • Debilidades Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. • Oportunidades Son de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno. • Fortalezas Son de carácter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organización. • Amenazas Son de carácter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos.
