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1. Diseño para Seis Sigma ‘’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ P. Reyes / Agosto 2005

2. Introducción El proceso DMADV Fase 1: Definir Proyecto Fase 2: Medir requerimientos Herramientas: diagrama de afinidad y QFD Fase 3: Analizar Diseño Herramientas: Diseño de experimentos Fase 4: Generar Diseño Herramientas: Tolerancia estadística Herramientas: Confiabilidad Herramientas: AMEF y árbol de falla Herramientas: Tiempo de ciclo y DPU Paso 5: Verificar (Implementar) Diseño Contenido

3. Introducción

4. El cliente • Se requiere conocer muy bien las necesidades y preferencias del cliente • Se cree conocer al cliente mejor de lo que es real • A veces el cliente no sabe cuales son sus necesidades y preferencias • El conocimiento que se tiene del cliente es subjetivo, cualitativo, reducido e inexacto.

5. El proceso • Se requiere el conocimiento profundo de los procesos y las relaciones entre las variables y operaciones • Se creen conocer los procesos mejor de lo que es real • Se conoce el proceso de manera superficial o sea de forma cualitativa, reducida e inexacta • Muchos procesos son ineficientes, lentos y costosos

6. Seis Sigma • DMAIC se enfoca a mejorar los procesos y tecnologías actuales • 10-30% de defectos son originados por la operación • DFSS se enfoca a los nuevos productos y tecnologías • 70-90% de defectos son originados y/o pueden evitarse desde el Diseño

7. Diseño para Seis Sigma • Enfoque del Diseño tradicional: • Desarrollo del producto en tiempo y presupuesto; con base en un concepto, con la esperanza de que sea exitoso. A veces se hacen cambios en la producción, con alto costo. • Enfoque de Diseño para Seis Sigma: • Desarrollo del producto en tiempo y presupuesto, cumpliendo los CTS’s; con base en una oportunidad identificada, se crean los conceptos para satisfacer las necesidades del cliente. Los cambios se hacen en etapas tempranas, con bajo costo.

8. Portafolio de productos

9. Estrategia de productos

10. Tollgate 0 • La alta gerencia define la misión y objetivos del proyecto • Salidas : • Qué se desarrollará: ¿un producto, un servicio, un sistema, un proceso? • ¿Cuales son los objetivos específicos del proyecto ? • ¿Cuál es la fecha límite de lanzamiento? • ¿Cuál es la fecha ideal para el lanzamiento ? • ¿Cuál es el presupuesto asignado?

11. Tollgate 1

12. Pasos • Identificar oportunidades de mercado • Selección del mercado objetivo • Selección de la estrategia competitiva • Líder, seguidor, copiador, etc. • Identificar a los clientes • Identificar sus necesidades

13. Modelo DMADV • Definir: metas del proyecto y necesidades del cliente • Medir: Identificar necesidades del cliente y especificaciones • Analizar: Determinar y evaluar las opciones del diseño • Diseñar: Desarrollar los procesos y productos para cumplir los requerimientos del cliente • Verificar: Validar y verificar el diseño

14. Definir ProyectoActividades clave Definir Proyecto Definir Proyecto Medir Necesidades del cliente Analizar Conceptos de Diseño Verificar Diseño Diseñar Producto

15. Definición del proyecto • Propósito • Desarrollar el Project Charter • Desarrollar el plan de administración del proyecto • Desarrollar un plan de cambio organizacional • Metas y salidas • Desarrollar una definición clara del proyecto • Salidas • Project Charter • Plan del proyecto • Plan de cambio organizacional • Revisión del plan

16. Definición del proyecto • ¿Cuáles son los motivadores estrategicos del proyecto? • ¿Cuál es el problema que se está tratando de atender? • ¿Porqué no es adecuda una mejora o PDCA? • ¿Cuál es el alcance del proyecto?

17. Definición del proyecto • ¿Cuál el plazo de terminación? • ¿Qué recursos de equipo se requieren? • ¿Cuáles son los prinicipales riesgos asociados con el proyecto? • ¿Cómo podemos asegurar que la organización compre y soporte el cambio resultante del diseño?

18. Herramientas para la Definición del proyecto • Análisis de mercado • Herramientas de pronóstico • Análisis de valor del cliente • Pronóstico tecnológico y visión • Análisis competitivo • Análisis de proceso • Cartas de tendencia • Diagrama de Pareto • Cartas de administración de proceso

19. Herramientas para la Definición del proyecto • Planeación de proyectos y software • Actividades detalladad (Work Breakdown Structure) • Diagrama de PERT • Diagrama de Gantt • Alcance del proyecto • Dentro de alcance / Fuera de alcance

20. Definición del proyectoActividades clave 1.1 Desarrollar el Project Charter 1.2 Desarrollar el plan del proyecto 1.3 Desarrollar el plan de cambio organizacional 1.4 Identificar riesgos 1.5 Revisar requerimientos de la barrera (Toll Gate)

21. Definir ProyectoActividades clave Medir Necesidades del cliente Definir Proyecto Analizar Conceptos de Diseño Verificar Diseño Diseñar Producto 1.1 DesarrollarelProject Charter 1.2 Desarrollar Planes del proyecto 1.3 Desarrollar plan de cambio organiza- cional 1.4 Identificar Riesgos 1.5 Revisar requeri- mientos de Tollgate

22. Definir ProyectoActividades clave 1.1 Desarrollar El Charter 1.2 Desarrollar Planes del proyecto 1.3 Desarrollar plan de cambio organiza- cional 1.4 Identificar Riesgos 1.5 Revisar requeri- mientos deTollgate

23. Desarrollo del Project Charter • El Charter es un acuerdo entre el grupo directivo y el equipo del proyecto sobre lo que se espera del proyecto • El Charter • Clarifica lo que se espera del equipo • Mantiene al equipo enfocado • Mantener al equipo alineado con las prioridades de la organización • Transferir el proyecto del equipo directivo y promotores (sponsor) al equipo del proyecto

24. Elementos del Project Charter • Declaración del problema o retos del cliente • Declaración de la oportunidad en el mercado • Importancia • Expectativas / entregables • Alcance del proyecto • Programa • Recursos del equipo

25. Declaración del problema • Describe donde estamos ahora y atiende las siguientes preguntas: • ¿qué está mal o no está trabajando? • ¿Cuándo y donde ocurre el problema? • ¿Cuáles son los impactos con los clientes, negocio o empleados? • ¿cuál será el impacto de cambios en el mercado o negocio?

26. Declaración de la oportunidad • Describe la oportunidad de mercado y atiende las siguientes preguntas: • ¿quiénes son los clientes objetivo? • ¿Si se atiende el problema qué beneficios o o valor se agregan, se expanden los segmentos de mercado? • ¿Los clientes empezaran a comprar o incrementarán sus compras? • ¿Si se reducen los costos se puede ganar mercado?

27. Importancia • Describe por qué es importante realizar ahora el proyecto y atiende las siguientes preguntas: • ¿Por qué debe hacerse ahora el proyecto? • ¿Cómo se conecta el proyecto a las estrategias y objetivos a corto y largo plazo? • ¿Cuál es el programa principal del cual es parte el proyecto? • ¿Cómo contribuye el proyecto a la misión de la organización?

28. Expectativas / Entregables • Describe la meta del proyecto sin su solución específica y atiende las siguientes preguntas: • ¿Cuál es el producto del proyecto de diseño? • ¿Cuáles son los aspectos claves a atender en el proyecto (procesos, TI, tecnologías, gente, etc.? • ¿Cómo sabemos cuando el diseño está terminado? • ¿Cómo sabemos que el proyecto es exitoso (ppm, metas de satisfacción del cliente, utilidades, etc.)?

29. Alcance • Describe las fronteras del proyecto y atiende las siguientes preguntas: • ¿Cuáles son los puntos de inicio y fin? • ¿Qué partes del negocio se incluyen y cuáles no? • ¿Qué está fuera de los límites del proyecto? • ¿Cuáles son las restricciones al equipo (recursos, $)? • ¿Cuáles son los aspectos no negociables (tiempo de lanzamiento al mercado, etc.)

30. Programa • Describe las metas y fechas intermedias clave del proyecto y atiende las siguientes preguntas: • ¿Cuáles son las metas intermedias clave del proyecto? • ¿Qué fechas deben cumplirse y pro qué? • ¿Qué revisiones deben ser programadas y cuándo? • ¿Qué otras restricciones del negocio deben ser tomadas en cuanta para programar el proyecto?

31. Recursos del equipo • Preguntas clave a contestar : • ¿Quiénes son los miembros del equipo? • ¿Qué funciones de negocio o áreas de expertos se requieren y en que etapas? • ¿Cuánto tiempo dedica cada persona al proyecto y como manejará sus actividades normales? • ¿Cuáles son las responsabilidades de los miembros? • ¿Cómo se liga el proyecto a la gerencia media?

32. Definir los roles del equipo • Clarificar los roles en el proyecto tales como: • Equipo directivo • Promotor (sponsor) • Líder del proyecto • Miembros del equipo • Miembros adjuntos del equipo • Facilitador

33. El equipo directivo • Funciones: • Establecer dirección estratégica • Identificar motivadores del mercado para nuevos productos o servicios • Seleccionar proyectos de diseño claves y promotores • Asegurar el involucramiento del dueño del proceso • Aprobar Charters, coordinar / integrar proyectos • Revisión de avances • Aprobar soluciones recomendadas y fondos • Asegurar el soporte del sistema gerencial • Reconocer y comunicar esfuerzos

34. Rol del promotor (I) • Funciones: • Asegurar que el proyecto se ligue a las estrategias clave del negocio • Bosquejar el Project Charter • Seleccionar al líder del equipo y con el a los miembros del equipo y facilitador • Identificar otros recursos necesarios requeridos • Orientar al equipo en el proyecto junto al líder • Durante el proyecto • Revisar los avances frecuentemente • Proporcionar guía, dirección y soporte

35. Rol del promotor (II) • Durante el proyecto • Cuando sea necesario remover barreras para el éxito • Asegurar que los enlaces multifuncionales y multidisciplinarios funciones adecuadamente • Monitorear otras actividades para identificar duplicaciones o conflictos potenciales • Informar al equipo directivo y otros los avances y aprendizaje • Apoyar a la transición de responsabilidad del equipo de proyecto a la organización durante su implementación

36. Rol del promotor (III) • Después del proyecto • Celebrar la conclusión del proyecto • Asegurar que los diseños sean implementados • Asegurar que los resultados del proyecto sean cuantificados y documentados • Asegurar el monitoreo continuo de procesos y mediciones clave • Preservar y aplicar las lecciones aprendidas

37. Rol del líder del equipo (I) • Gerentes de proyecto senior experimentados y con habilidades multidisciplinarias • Autoridad sobre el personal involucrado en el proyecto • Responsabilidad directa para el éxito del proyecto • Concepto y método de Champion • Antes: • Project charter y recursos del equipo • Durante: Dirigir el proyecto • Después: Asegurar cierre del proyecto • Documentación completa y disponible a otros

38. Importancia del equipo multifuncional • Un factor crítico es incluir todas las funciones clave y habilidades representadas en el equipo • Verificar la composición del equipo para: • Representación multifuncional • Áreas de habilidades clave • Niveles de experiencia

39. Rol de miembros del equipo • Antes del proyecto • Prepararse para participar • Durante el desarrollo del proyecto • Lograr los objetivos y entregables del proyecto • Aportar su experiencia en la materia o tema • Comunicar aspectos que puedan afectar al equipo • Cumplir con metas y objetivos por función / área • Comunicación entre el equipo y las áreas funcionales • Rol de sublíder del equipo en su área de especialidad • Después del proyecto • Usar / entregar un producto mejorado

40. Rol del coach • Antes del proyecto • Revisar el Charter con promotor y líder del equipo • Durante el proyecto • Dirigir y guiar al equipo en métodos de diseño y herramientas • Ayudar al equipo en recolección de datos y su interpretación • Apoyar al líder del equipo con dinámicas de grupo • Apoyar a promotores y equipo a prepararse para revisiones • Después del proyecto • Dar soporte conforme sea necesario

41. Plantilla del Project Charter

42. Definir ProyectoActividades clave 1.2 Desarrollar Planes del proyecto 1.3 Desarrollar plan de cambio organiza- cional 1.4 Identificar Riesgos 1.5 Revisar requeri- mientos deTollgate 1.1 Desarrollar el Charter

43. Desarrollo de planes de proyecto • Los planes de proyecto del equipo deben incluir: • Programa del proyecto y metas intermedias • Plan de cambio organizacional • Plan de gestión de riesgos • Programa de revisiones

44. Asignación de tiempo en proyectos de diseño

45. Planes de administración de proyectos • Los proyectos complejos pueden requerir una administración más detallada • La administración de proyectos puede servir para: • A nivel detallado permite organizar las actividades diarias del equipo • A nivel de resumen de tareas, sirve para que la administración revise programas y metas • A nivel de metas intermedias, se puede revisar el avance del proyecto por los ejecutivos • Es buena idea usar software de apoyo como el Microsoft Project

46. Desarrollo de metas intermedias • Primero identificar metas intermedias clave • Representan puntos de decisión importantes • La terminación de cada fase del proceso de diseño es una meta intermedia • El equipo debe participar en el establecimiento de fechas de metas intermedias (10 a 15) • Una vez definidas las metas intermedias, agruparlas en una secuencia lógica • Usar Gantts, PERTs, diagramas de flechas para mostrar la relación entre metas intermedias, definir la ruta crítica y formar el programa del prpyecto

47. Desarrollo de una estructura de tareas • Después de las metas intermedias hacer una planeación detallada, listando las actividades que deben ser concluidas en el proyecto, incluyendo: • Tareas de trabajo • Actividades de coordinación • Actividades de comunicación • Reuniones • Reportes de avance y administración del programa • Revisiones de diseño

48. Establecer relaciones entre tareas • Usar las preguntas siguientes: • ¿ésta actividad da una salida requerida por otra? • ¿qué entradas requiere ésta actividad y de donde se obtienen? • ¿Puede la actividad A ser terminada independientemente de la actividad B? • ¿qué actividades deben completarse de manera que ésta actividad se complete? • ¿Dónde o cómo se usan las salidas de esta actividad?

49. Identificar la ruta crítica • Para estimar la fecha de terminación de cada meta intermedia, el equipo necesita estimar: • Las tareas que son necesarias • Los tiempos reales requeridos para las tareas • Los recursos disponibles para cada tarea • Entender las relaciones entre las tareas • Con la información anterior determinar la duración total de la meta intermedia y del proyecto

50. Controles de la administración del proyecto • Identificar los controles para las partes más vulnerables del proyecto, éstos deben: • Ajustar las necesidades del proyecto • Enfocarse en los pocos vitales • Ser revisados y acordados con el equipo • Ser probados y comprendidos antes que se requieran