Informasjonsseminaret 2007

1. Informasjonsseminaret 2007 Arne Simonsen Innledning til gruppearbeid om Oslo kommunes informasjonspolitikk

2. Målet • er å lage en veileder som skal være en hjelp for virksomhetene til å kunne anvende informasjonspolitikkens prinsipper i praksis. • Den skal kunne være et hjelpemiddel for informasjonsmedarbeiderne i det daglige arbeidet

3. Politikkdokumentet utdypes • Politikkdokument har 7 prinsipper og 3-6 utdypende punkter under hvert prinsipp • Veilederen skal gå lengre enn det i konkretisering og operasjonalisering av prinsippene, slik at den kan være et praktisk arbeidsredskap

4. Nytteverdi? • Hensikten med en informasjonspolitikk (som for en overordnet strategi) er at det operative informasjons- og kommunikasjonsarbeidet skal bli bedre. • Hvis den ikke bidrar til å gjøre informasjons-praksisen bedre, ut fra visse mål, verdier og prinsipper, kan den like gjerne legges i en skuff.

5. ”Treffer” innbyggerne • Det er det operative arbeidet – tiltakene –som ”treffer” innbyggerne, som brukere eller borgere, • enten det dreier seg om aktiv overføring av informasjon, dialog eller tilrettelegging for at folk selv kan skaffe seg informasjon etter behov.

6. ”Det viktigste er ikke å legge planer, men å huske hvor du har lagt dem.”

7. Nytten for deg • For deg som informasjonsmedarbeider ligger nytten av informasjonspolitikken – innad – blant annet i at du kan bruke den overfor din egen leder (ledelsen i din enhet) for å skape forståelse for hva du driver med

8. Du kan bruke dokumentet som et prov på at denne type arbeid er så betydningsfullt at kommunen faktisk har laget en egen politikk for det og har behandlet det i byråd og bystyre.

9. Lederansvaret • Spesielt kan du trekke fram prinsipp nummer 1 som slår fast at informasjon er et lederansvar, og be om at det drøftes i ledergruppen hva dette innebærer i praksis i din virksomhet.

10. Normer og retningslinjer • I gitte situasjoner kan det være godt for deg å ha et dokument som fastslår at informasjonsarbeidet skal foregå ut fra visse normer og retningslinjer.

11. Du har et fag • Innad kan informasjonspolitikk, dersom den blir gjort konkret nok, styrke oppfatningen blant andre fagfolk i din virksomhet av at du også har et fag.

12. Større tyngde • Med grunnlag i veilederen kan du få større tyngde i diskusjonene om opplegg og utførelse av informasjonsarbeidet innen alle fagområder i din virksomhet.

13. En tydelig praktisk veileder kan også veilede deg i ditt informasjonsarbeid • Den kan bidra til bedre samvirke mellom deg og dine kollegaer på tvers, • og bidra til å unngå småkongedømme på informasjonsfeltet (helhetsprinsippet)

14. Tar innbyggerne på alvor • Utad skal innbyggerne merke at Oslo kommune er en kommuniserende virksomhet som tar innbyggerne på alvor • Informasjonspolitikken skal bidra til klare felletrekk ved måten informasjons- og kommunikasjonsarbeidet i Oslo kommune blir utført på i alle deler av kommunen.

15. Slippe å oppleve • åpenhet i en enhet og lukkethet i en annen • god tilrettelegging av informasjon et sted og dårlig et annet • aktiv informasjon fra en virksomhet og tilnærmet taushet fra en annen

16. Fra politikk til handling • Det kan være et problem å gå fra en overordnet politikk med mål og prinsipper til konkrete handlinger, informasjonstiltak, som er representative for disse målene og prinsippene

17. Teori og praksis må henge sammen • Tiltakene må henge sammen med politikken. • Vi må med andre ord kunne konkretisere og operasjonalisere informasjonspolitikken.

18. Prinsippene må ses i sammenheng • Prinsippene i informasjonspolitikken må ses i sammenheng med hverandre. • Kjører du bare etter ett prinsipp, kan det føre galt av sted.

19. For eksempel må… • (ledelses og) linjeprinsippet balanseres mot helhetsprinsippet • Linjeprinsippet må ikke føre til at vi sektoriserer informasjonen så sterkt at den framtrer oppstykket og usammenhengende for innbyggerne i forhold til deres behov.

20. Samordnet på tvers • De kan i gitte situasjoner trenge informasjon som er samordnet på tvers, slik at den framstår helhetlig i forhold til deres problem eller behov.

21. Virkemiddel, ikke ”kakepynt” • Informasjon er et virkemiddel for å oppnå mål og resultater, • ikke en eller annen slags ”kakepynt” på toppen av det som eller gjøres av en kommunal virksomhet.

23. Prinsippene i informasjonspolitikken Konkretisering Operasjonalisering Praktiske tiltak som er representative for prinsippet

24. Kommunikasjonsprinsippet Informasjonsvirksomheten skal ta hensyn til både senders og mottakers behov Kommunikasjonen skal skje på mottakers premisser, og informasjon må gå begge veier både før og etter at beslutninger fattes

25. Konkretisering og operasjonalisering Dette innebærer at Statens vegvesen Buskerud må innhente kunnskap om publikums og berørte parters behov og ønsker. Dette kan skje gjennom kontaktmøter, brukerundersøkelser, meningsmålinger, medieovervåkning og aktivt samarbeid med berørte organisasjoner

26. Kommunikasjonsprinsippet ”SvB gir informasjon på mottakers premisser” • Stemmer overhodet ikke: 1 • Stemmer ganske dårlig: 5 • Stemmer delvis: 7 • Stemmer ganske bra: 2 • Stemmer helt: 1

27. Kommunikasjonsprinsippet ”Kommunikasjons på mottakernes premisser” • 7 av 16: Informasjonen er lukket. • Flere mener SvB bør lytte mer til signaler om behov og meninger utenfor etaten • 9 av 16: SvB er lite brukerorientert. Mer informasjon rettet mot ”mannen i gata”.

28. Flere svar: • 14 av 16 ønsker informasjon tidligere i beslutningsprosessen • De fleste ønsker seg mer og hyppigere informasjon • Flere etterlyser engasjement for distriktene

29. Flere svar: • 14 av 16 må av og til eller ofte selv ta initiativ for å få den informasjonen de trenger • Flere etterlyser mer oppsøkende informasjonsvirksomhet og uformell kontakt med SvB.

30. Konklusjon: SvB oppfyller ikke prinsippene i strategisk informasjonsplan. For å klare det, kreves tiltak for å: • Bli mer brukerorientert • Skape større åpenhet • Øke informasjonsaktiviteten

31. Tiltak • Utforme retningslinjer for ekstern informasjon for å sikre helhetlig, åpen og aktiv kommunikasjon med brukerne • Analysere de enkelte brukergruppenes spesifikke behov • Gjennomføre brukerundersøkelser rettet mot publikum

32. Tiltak • Gjennom kvalitetssikring overvåke at: • informasjonsansvaret ivaretas i all saksbehandling • det informeres til rett tid • informasjonen er mer brukervennlig

33. Konkret • Riktig adressering • Raskt ut med sakspapirer og informasjon • Flere rutinemessige møter • Aktivt vurdere respons på avisinnlegg og andre utspill • Belyse både negative og positive sider ved planer og tiltak • Gjenta viktig informasjon i flere kanaler

34. Konkret • Rapportere kontakt med brukerne og media til nærmeste overordnede og informasjonstjenesten • Aktivt vise interesse og tilstedeværelse i distriktene • Gi regelmessig informasjon eksternt, f.eks. gjennom en nyhetsbulletin (og Internett)

35. Linjeprinsippet • Informasjonsansvaret følger linjen i den forstand at den som har ansvar for å oppnå resultater på et bestemt saksområde, også har ansvar for • å vurdere hvilke informasjonsbehov som finnes hos målgruppene, • hvilke informasjonsutfordringer en står overfor, • og hvordan informasjon kan brukes som virkemiddel.

36. Dette innebærer at • Informasjonsarbeidet må planlegges som en integrert del av oppgaveløsningen der kompetanse- og ressursbehov vurderes, og innarbeides som en naturlig del av prosessen. • Dersom linjeprinsippet skal fungere, må linjelederne bidra aktivt til at informasjon blir utført som en naturlig del av oppgavene, med samme krav til kvalitet og resultatoppnåelse som de øvrige delene av arbeidet • Ingen saksbehandling skal være avsluttet før det er bestemt om, og eventuelt hvordan, det skal informeres om de aktuelle sakene.