Séminaire stratégique

1. Séminaire stratégique Mai 2014

2. Nos promesses à nos adhérents Etudes et recherches sur l’organisation des entreprises Nos finalités Échange d’expériences entre acteurs de l’organisation et du changement en entreprise Développement et promotion de la fonction organisation

3. Séquencement des réflexions Livrables du Séminaire • Vision de l’AFOPE (10 lignes) • Cartographie des processus complétée et pondérée. • V0 de responsabilité sur les processus • Description de 3 processus, dont modalités de pilotage • V0 de Plan d’actions avec priorisation et faisabilité • Préparation • Lecture par les participants du support du séminaire de 2012, SWOT et Cartographie des processus • Déroulé  • Confirmer et partager la vision / les orientations stratégiques • Convictions partagées - SWOT complété - Cartographie des processus complétée et pondérée • Nos processus • V0 de responsabilité de processus – 3 processus décrits avec modalités de pilotage et proposition d’actions • Notre promesse • Les 3 phrases qui nous permettent de décrire et vendre l’AFOPE dans une courte conversation • Notre plan d’actions • Une V0 de plan d’actions

4. SWOT enrichi

5. Carte des ProcessusVersion initiale • Concevoir et piloter la stratégie Concevoir le programme annuel • Piloter les activités • Pilotage • Animer le réseau d’adhérents • Trouver de nouveaux adhérents • Cœur de métier • Partager les expériences Organiser les réunions mensuelles Organiser la convention annuelle Organiser la journée AFOPE Animer les ateliers Animer les « bouteilles à la mer » • Proposer des formations • Réaliser des benchmarks • Produire des étudeset recherches • Promouvoir l’AFOPE • Promouvoir la fonction organisation • Créer et faire vivre des partenariats • Gérer le site web afope.org • Animer la vie sociale de l’association • Gérer les moyensde l’association • Support

6. Carte des Processusversion revue (proposition et questions) • Pilotage • Concevoir et piloter la stratégie • Concevoir le programme annuel • Piloter les activités Dans le pilotage? Développement Promouvoir l’AFOPE Trouver de nouveaux adhérents Animer le réseau d’adhérents Créer et faire vivre des partenariats • Cœur de métier (offre) • Partager les expériences Organiser les réunions mensuelles Organiser la convention annuelle Organiser la journée AFOPE Le parti-pris = ne pas mettre les livrables et donc ne pas mettre les études au même titre qu’on ne met pas les comptes rendus, les supports etc… Et produire des études Animer les « bouteilles à la mer » Animer les ateliers Animer les commissions Préconiser des cursus ? Proposer des formations ? Définir les compétences/connaissances indispensables de l'organisateur ? Attendre les résultats de la commission. Un type de livrable ? Promouvoir la fonction organisation • Proposer des formations • Réaliser des benchmarks • Support • Gérer le site web afope.org • Animer la vie sociale (AG) • Gérer les moyensde l’association

7. Carte des Processusles processus prioritaires(pondération des participants) 4 4 • Pilotage • Concevoir et piloter la stratégie • Concevoir le programme annuel • Piloter les activités 1 Développement Promouvoir l’AFOPE Trouver de nouveaux adhérents 6 Animer le réseau d’adhérents Créer et faire vivre des partenariats • Cœur de métier (offre) • Partager les expériences 6 Organiser les réunions mensuelles Organiser la convention annuelle Organiser la journée AFOPE 2 1 Animer les « bouteilles à la mer » Animer les ateliers Animer les commissions 1 Promouvoir la fonction organisation • Proposer des formations • Réaliser des benchmarks • Support • Gérer le site web afope.org • Animer la vie sociale (AG) • Gérer les moyensde l’association

8. Carte des Processusles responsabilité de processuspropositions à la volée, à voir en CA Olivier Sophie 4 4 • Pilotage • Concevoir et piloter la stratégie • Concevoir le programme annuel • Piloter les activités Denis Denis Christophe 1 Développement Promouvoir l’AFOPE Trouver de nouveaux adhérents 6 Animer le réseau d’adhérents Créer et faire vivre des partenariats • Cœur de métier (offre) Nicole • Partager les expériences 6 Organiser les réunions mensuelles Organiser la convention annuelle Organiser la journée AFOPE Thierry T 2 1 Animer les « bouteilles à la mer » Animer les ateliers Animer les commissions Daniel Michèle 1 Promouvoir la fonction organisation • Proposer des formations • Réaliser des benchmarks Thierry R • Support • Gérer le site web afope.org • Animer la vie sociale (AG) • Gérer les moyensde l’association Michel Michel Daniel Michèle Mathieu

9. Organiser les réunions mensuelles (1/3) • Finalité • Organiser les événements mensuels d’échange d’expérience dans le respect du programme annuel • Client • Adhérents, salariés des sociétés adhérentes, prospects en phase d’adhésions • Proposition : étudiants • Entrée • Programme annuel (date, lieu, sujet et animateur) • Proposition d’intervenants • Sortie • Evénements réalisés • Support de présentation publié sur le site • Compte rendu synthétique des interventions • Evaluation de satisfaction • Expression des attentes Nicole, Claude, Michèle

10. Organiser les réunions mensuelles (2/3) • Activités • Préparer les interventions (audio de calage entre intervenants) • Inviter à la réunion • Gérer la participation (relance etc.) • Organiser la logistique • Animer la réunion • Evaluer la satisfaction • Diffuser la connaissance • Pilotage

11. Organiser les réunions mensuelles (3/3) • Plan d’actions • Anticiper sur confirmation • sujets • intervenants • Lieu/animateurs • Assurer l’attractivité de la réunion • communiquer adhérents/réseau dans les sociétés adhérentes • Accroître de nombre de participants • save the date • Elargir le champ des contributeurs au témoignage (adhérents eux-mêmes et hors adhérents) Nicole, Claude, Michèle

12. Animer le réseau des adhérents • Clients • Segmentation • Localisation géographique • Plusieurs cercles • Interne (CA, actif, dormant, promoteurs …) • Réseau étendu vers DGRéseau étendu vers prospects Rôle du relais AFOPE dans son Entreprise Entreprise AFOPE Prospect Entreprise Daniel, Sabine, Michel

13. Animer le réseau des adhérents • Finalité • Adhérents : fidéliser • Associer les dormants : inciter à l’action/utilisation • Pivot entre AFOPE été Entreprise • Faciliter l’accès aux expériences d’entreprises diverses sur un thème donné • Prospects • Prospects • Faire connaître nos travaux et moyens d’échange • Donner à l’adhérent les moyens de jouer son rôle pivot • Fournir les moyens de communication / prospects Daniel, Sabine, Michel

14. Animer le réseau des adhérents • Objectif • Atteindre tous les clients & prospects • Où sont les clients ? Paris zone prioritaire mais ne pas oublier les régions • Entrés • Pourquoi s’investir à l’AFOPE (pourquoi je veux être membre) • Sollicitation sur sujet particulier • Invitation / autres process • Demande des autres process de partage d’expériences • Sorties • Annuaire des adhérents • Les pré-ocupations des autres membres • Traitement pertinent des sollicitations du réseau (rapidité, trouver les bons interlocuteurs, mise en relation) • Activité • Relais d’information • Mails, site web , point d’orgue Daniel, Sabine, Michel

15. Animer le réseau des adhérents • Actvités (suite) • Relais d’information (mail, site web, clin d’org, invitations ..) • Donner envie de communiquer aux clients du réseau • Donner envie de contribuer • organiser le parrainage • inviter aux événements (réunions, commissions …) • diffuser les listes de participants • Capitaliser sur les échanges au sein du réseau • les faire connaître et partager • donner accès aux compte rendu et publication • Indicateurs • Utilisation des moyens (accès we, participation, contribution …)… • Fidélisation • Prospection Daniel, Sabine, Michel

16. Animer le réseau des adhérents • Actions • Confirmer le mécanisme des bouteilles à la mer • Parrainage • Vendre l’intérêt du réseau segmenté par client • Faire parler des utilisateurs du réseau • interviews télévisuels internes (sur le site) de témoignage • … clin d’org • Clin d’org mensuel (dont vidéo, photo) • ‘seriousgames’ « l’apprenti organisateur » • Priorité : renforcer le lien entre les adhérents et rapprocher le conseil des adhérents (contacts réguliers et accès facilité) Daniel, Sabine, Michel

17. Piloter les activités • Finalités • Prendre les décisions sur la stratégie la tactique et les opérations de l’AFOPE • Client • Les adhréents de l’AFOPE • Entrées • Dossiers de décisions (si possible sur les indicateurs) • Tableau de bord • Sorties • Décisions • Plan d’action Denis, Sophie, Christophe

18. Piloter les activités • Activités • Conseil d’Administration • préparer (J-15) • revoir plans d’action, le tdb • recueillier les sujets • établir l’ordre du jour • animer • rester le temps • faciliter les débats • enregister les décisions • recueillir les sujets • faire le compte rendu (<J+7) • Séminaire stratégique (1 soirée et 1 jour par 2 ans • préparer, animer, faire le compte rendu • Assemblée Générales Denis, Sophie, Christophe

19. Piloter les activités • Actions • Modalités du CA • 2h/mois (sauf 7-8-10, 6 en call) • Désigner un porteur par action/sujet/dossier et inscrire dans le plan d’action • Clarifier et exercer les rôels (time keeper, animateur, rapporteur) • I seul document pour action, décision, information, sujets) • Flexibilisre les modalités (horaire, plateau repas, call … en fonction du contenu • Tableau de Bord et Indicateurs • CA • nb participants/nb membres • Budget • Adhérents • nb d’adhérents, nb sociétés • entre/sortie • enquête de satisfaction • Réunion mensuelle • Nb de participants (AFOPE, entreprise) • Site • Taux de fréquentation et d’utilisation Denis, Sophie, Christophe

20. Elevator Speech • L’AFOPE, c’est depuis plus de 50 ans un réseau de professionnels du monde de l’industrie et du service qui partagent leurs expériences dans le domaine de l’organisation. • Organiser, c’est optimiser la performance des activités, de leur management et de leur pilotage pour répondre aux défis de demain. • Nos adhérents apprécient particulièrement l’opportunité d’enrichissement de leurs compétences dans un climat de confiance entre pairs. • Tous les mois, des témoignages sont présentés et débattus sur un thème d’actualité lié aux enjeux des entreprises (ex: organisations apprenantes, lean management, fonctionnement transverse …) L’équipe

21. Plan d’actionsà utiliser en CA pour définir les actions prioritaires 1/4 L’équipe

22. Plan d’actionsà utiliser en CA pour définir les actions prioritaires 2/4

23. Plan d’actionsà utiliser en CA pour définir les actions prioritaires 3/4

24. Plan d’actionsà utiliser en CA pour définir les actions prioritaires 4/4