《 管理信息系统 》 课程 PPT 课件 版权所有：苏州奥纳管理咨询有限公司

1. 《管理信息系统》课程PPT课件 版权所有：苏州奥纳管理咨询有限公司

2. 第一讲 复习提纲一、理解以下概念或术语

3. 第一讲 复习提纲二、回答以下问题 1. 如何区分计算机，计算机软件和信息系统间的差别，以及数据和信息之间的差别？ 2. 在信息系统中，什么活动将原始数据转换成有用的信息，它们与反馈又有什么关系？ 3. 信息系统扫盲意味着什么？ 4. 如何理解信息系统的三维（组织，管理，技术）框架？ 5. 哪些问题与答案涉及到信息系统研究的技术与行为主线？ 6. 哪些主要学科对理解信息系统作出了贡献？ 7. 为什么主管人员应该学习信息系统知识？ 8. 组织与信息之间是什么关系，这种关系如何随时间改变？ 9. 什么是因特网，因特网如何改变了信息系统在组织中的角色？ 10．网络革命和电子商务间有什么关系？ 11。信息系统正在给组织带来哪些主要改变？ 12．信息系统如何正在改变管理过程？ 13．组织的信息工程意味着什么？ 14．在当今建立、运行和维护信息系统过程中主要的管理挑战是什么？

4. 第二讲 信息系统所扮演的战略角色内容提要和学习目标 • 内容提要：本讲介绍了信息系统在建立组织战略上扮演的关键角色，使用例证描绘了信息系统如何能被用来支持各个层面的战略以增强组织的竞争优势。 • 学习目标：学完本讲后，你应该能够：1。描绘组织中六类主要信息系统扮演的角色；2。理解各类信息系统间的关系；3。界定一个战略信息系统并解释为什么信息在当今被认为是一种战略资源；4。描绘信息系统如何能被用来支持商务活动中三个层面的战略；5。解释为什么战略信息系统难以建立和维持。

5. 第二讲 信息系统所扮演的战略角色 研讨之主要问题 一、信息系统分类框架 二、信息系统的六个主要类型 三、什么是战略信息系统？ 四、如何使用信息系统增强竞争优势？

6. 一、信息系统分类框架 由于组织中存在着不同的层次、专长和兴趣，所以组织需要不同类型的信息系统。没有一个单一系统能提供一个组织所需要的全部信息。图2.1以某种形式描绘了组织中信息系统的类型。在图中，组织首先被划分成战略、管理、知识和执行四个层次（横切），然后再分成销售和营销、制造、财务、会计及人力资源等领域。信息系统即根据这些不同的组织层次和领域来建立并服务于它们的需要（Anthony, 1965）。

7. 图2.1 信息系统的主要类型

8. 信息系统由服务于不同的组织层次而分类 • 执行层面系统 • 知识层面系统 • 中层管理层面系统 • 战略层面系统

9. 执行层面系统 • 执行层面系统帮助作业经理追踪组织的基本活动和交易状况，如销售、收据、现金存款、工资表、借贷决定，以及工厂的材料流等。这一层次系统的主要目的是回答组织的日常问题和追踪其交易流程。存货中有多少部件？威廉先生的工资付了没有？回答这些问题的系统一般应使信息易于检索、反映了当前的情况和准确。执行层面系统的例子可以包括一个从银行存款自动应答机上记录信息的系统或者一个追踪工厂现场雇员每天工时数的系统。

10. 知识层面系统 • 知识层面系统支持组织中的知识和数据工作者。这一层次系统的目的是帮助发现、组织和将新的知识整合进商务，以及帮助组织控制文书工作流程（Dhar and Stein, 1997）。知识层面系统，尤其是以工作站（workstations）和办公室系统出现的那些，是当今商务中成长最快的应用系统。

11. 中级管理层面系统（I） • 中级管理层面系统设计成服务于中层经理的监督、控制、决策和行政活动。这些系统回答的主要问题是：是否事情在健康地运行？管理层面系统典型地提供定期报告而不是作业的即时信息。一个例子可以是一个安置控制系统，报告公司各部门雇员总的搬家、租房和安家成本，没有那一块费用超越预算。

12. 中级管理层面系统（II） • 某些中级管理层面系统支持非日常决策（Keen and Morton, 1978）。它们趋向于关注非结构性决策，为此信息要求不总是很清楚。这些系统经常回答“what if”问题：如果在12月份销售额翻一番对于现行生产方案有何影响？如果工厂计划因故延误6个月我们的投资回报将会如何？回答这些问题经常需要来自于组织外部的新的数据，以及来自于组织内部但不能从现存执行层面系统获得的数据。

13. 战略层面系统 • 战略层面系统帮助高层经理处理和响应公司内外环境中与公司有关的战略问题和长期趋势。它们的主要目标是使得存在的组织能力与外部环境变化相匹配以回答诸如以下问题：5年内雇佣状况将会如何？长期行业成本趋势怎么样，我们公司如何与此适应？5年内我们应生产什么产品？

14. 信息系统由服务于不同的组织职能而分类 • 信息系统也能以职能专长来区分。主要的组织职能，如销售和营销、制造、财务、会计，及人力资源等，均有各自的信息系统来支持。在大型组织，这些主要职能的次级职能也有它们自己的信息系统。例如，制造职能可以有存货管理、过程控制、工厂维护、计算机辅助工程，和材料需求计划等系统。

15. 信息系统之服务层次与职能的交叉 • 一个典型组织对于其各个职能领域均配备有执行、知识、管理和战略系统。例如，销售职能一般有一个执行层面上的销售系统用于记录每天的销售数字和处理定单，一个知识层面的系统用于设计公司产品的营销展示，一个管理层面的系统用于跟踪每月各地区的销售数字和报告哪些地区的销售超越或落后于预定的水平，以及一个战略层面的系统用于预测未来5年内本公司产品的销售趋势。

16. 信息系统必须根据具体情况来构建 • 需要指出即使对于同样的职能领域，不同组织会有不同的信息系统。由于不存在在目标、结构和兴趣等方面完全一致的两个组织，信息系统必须根据具体情况来构建以适合各自的特点。不存在能满足所有组织的普适信息系统，因为每一个组织的工作较其它组织总会有某种程度上的不同。

17. 信息系统分类框架：小结 • 信息系统就此能根据职能专长或它们服务的组织层次来加以分类。贯穿本课程有许多支持各种职能的系统案例。有关职能系统更深入的分析资料可从Laudon and Laudon的Web地址获得。本讲在分析组织的关键应用系统时主要依据组织层次和（系统支持的）决策类型。表2.1列出了四类系统的英文概念定义。

19. 二、信息系统的六个主要类型 • 本节我们将讨论服务于各个组织层面的专门系统（见图2.2）及它们对于组织的价值。组织有战略层面的主管支持系统（ESS），管理层面的管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS），知识层面的知识工作系统（KWS）和办公室自动化系统（OAS），以及执行层面的交易处理系统（TPS）。每一个层面的系统再进而划分成为该层面主要职能服务的专有系统。这样，我们能看到在组织中发现的典型系统是用来为组织中各个层面的经理和工作人员服务，帮助他们完成销售和营销、制造、财务、会计，及人力资源等职能。

20. 图 2.2 组织内四个层次所需要的六种主要信息系统类型

21. 六类信息系统的特点 • 表2.2根据“输入” 、“处理” 、“输出”和“用户”这四个要素概括了上述六类信息系统的特点。必须说明的是各类系统所对应的用户关系不是绝对的，秘书所对应的系统是OAS，但是他（她）们可能从一个MIS获取需要的信息；中层经理所对应的系统是MIS和DSS，但有时他（她）们也需要从一个TPS检索数据。

23. 1. 交 易 处 理 系 统Transaction Processing Systems • 交易处理系统（TPS）是在组织作业层面起作用的基础商务信息系统。一个交易处理系统是一个计算机化的系统、履行和记录进行商务所必需的、每天遇到的日常交易。交易处理系统的例子有销售定单、旅馆定座、工资、雇员记录和装运等系统。 • 在作业层面，任务、资源和目标已被预先界定和高度结构化。例如，给予某位顾客欠款及欠款多少的决定是由一位低级主管（lower-level supervisor）根据预先界定的标准(predefined criteria) 作出的，所有必需被决定的是该顾客是否符合这些标准。

24. TPS 例子——一个工资系统 • 图 2.3 描绘了一个属于TPS的工资系统，该系统是在大多数公司中使用的典型的会计交易处理系统。一个工资系统维持工资流向的踪迹。该系统的主文件（master file）由称为数据要素的不同信息（如姓名、地址、雇员号等）所构成。数据由键盘输入系统，时时保持数据要素获得更新和准确。主文件中的要素由各种方式组合，形成管理层及政府机构所需要的报告及寄给雇员的付薪支票。这些TPS也能够产生出结合存在数据要素的其它报告。

25. 图 2.3 工资交易处理系统（Payroll TPS）活动示意

26. 各种典型TPS应用 • 图 2.4 描绘了其它典型TPS应用，包括TPS在五个不同领域内的应用：销售/营销，制造/生产，财务/会计，人力资源，以及对于某些特定行业适用的其它类型。在教材第一章中谈到的UPS包裹追踪系统是制造职能TPS的一个例子。UPS经营包裹传递服务，它的系统维持所有包裹装运交易流向的踪迹。

27. 图 2.4 交易处理系统典型应用示意

28. 所有组织都有这五种TPS • 所有组织都有这五种TPS（即使是人工系统）。交易处理系统对于一个商务常常是十分关键的，仅仅几个小时的失效会给一个公司以及也许与它连接的公司带来严重的后果。试想，如果包裹追踪系统失效会给UPS带来什后果？失去计算机化的定座系统，航空公司又该怎么办？ • 经理们需要使用TPS来监管公司内部作业及公司和外部环境的关系。交易处理系统也是其它类型系统主要的信息源泉。例如，图2.3 示意的工资系统与其它会计TPS一起向公司总（分类）帐系统提供数据，而后者的功能是维持公司的收入和支出记录及产生如收入陈述（income statements）和平衡表（balance sheets）等会计报告。

29. 2. 知识工作和办公室自动化系统KW and OA Systems • 知识工作系统（KWS）和办公室自动化系统（OAS）服务于组织知识层面的信息需求。知识工作系统的目标用户为组织的知识工作者，而办公室自动化系统的目标用户则为组织的数据工作者，虽然知识工作者也频繁地使用OAS。

30. 知 识 工 作 系 统 • 总体上讲，知识工作者是指那些持有正式的大学学位并常常是一个公认专业（如工程师、医生、律师和科学家等）的成员。他们的工作主要由创造新的信息和知识而构成。一个知识工作系统，例如一个科学或工程设计工作站，促进创造新的知识并确保新的知识和技能被恰当地整合进商务过程。一个KWS的例子是在香港新机场项目中采用的计算机辅助设计（CAD）系统，该案例已被描绘在教材第一章的“Window on Technology”中.

31. 办 公 室 自 动 化 系 统 • 数据工作者一般拥有较知识工作者稍低、非正规的教育程度，他们的工作趋向于处理大于创造信息。他们主要由秘书、簿记、文员以及使用、操控和传播信息的其他人员构成。一个办公室自动化系统是信息技术的一种应用，其特点是应用信息技术支持典型办公室的协调和交流活动，以此增长数据工作者的生产力。办公室自动化系统协调各种信息工作者、地区单位和职能部门、系统与客户、供应商和外部的其它组织交流，并作为一个情报交流中心促进信息和知识的流动。

32. OAS：文字处理系统和桌面印刷系统 • 典型的办公室自动化系统处理和管理文件（通过文字处理/桌面印刷/数字文档系统）、安排日程（通过电子日历系统）和进行交流（通过电子邮递、声音转输和声象会议系统）。文字处理系统（word processing）包括那些用以创造、编辑、格式化、储存和打印文件的软件和硬件。文字处理系统是信息技术在办公室工作中最为普遍的一种应用 ——因为产生文件本来就是办公室的根本工作。桌面印刷系统（desktop publishing）通过将文字处理软件的输出与设计、画图和排版等要素的结合来产生达到专业发表质量的文件（如北大方正排版系统）。

33. 知识工作系统例子——文件成像系统 • 文件成像系统（document imaging systems）是另一种使用广泛的知识工作系统。文件成像系统将文字和图像转换成能由计算机储存和读取的数字形式。图 2.5 描绘了由United Services Automobile Association（美国财产和伤亡事故保险商）使用的文件成像系统。

34. 图 2.5 USAA成像网络活动示意

35. USAA如何利用文件成像系统工作？ • USAA每天接收超过十万份信和邮件，其中包涵二十五万多项条款。USAA发展了能储存十五亿页纸的世界上最大的文件成像系统。政策部门将每天收到的邮件一一扫描后储存在光盘中，原件则扔掉。USAA国内的六个地区分部全部连通到它的成像网络。网络包括扫描仪、光学储存单元、主机、工作站、以及一个连通服务代表工作站和扫描仪工作站（位于公司邮件房）的局域网。服务代表能够从桌面计算机上在线检索和阅读客户文件。大约有二千人在使用该网络。用户相信该成像系统与基于纸张的系统相比节省了三分之一的工作时间，并节约了纸张和储存成本。同时，客户服务也获得改进，因为电子文件能极快地检索到（Lasher, Ives, and Jarvenpaa, 1991; “USAA Insuring Progress,” 1992）。

36. 3．管理信息系统Management Information Systems • 管理信息系统服务于组织中层管理层面的信息需求，给中层经理提供报告以及需要时也能让他们在线查阅组织当前和历史业绩状况与记录。这些系统典型地仅仅定向于内部而非环境或外部事件。MIS主要服务于中层管理层面的计划、控制和决策职能。这些系统一般依赖于基本交易处理系统所产生的数据。 • MIS对公司的基本作业状况进行概括和报告。它们将来自TPS的交易数据压缩并定期产生有关报告。图2.6显示了一个典型的MIS如何将来自于销售、生产和会计领域的交易数据转换成MIS文件及报告的情况。图2.7显示了来自于上述系统的一个样本报告。

37. 图 2.6 管理信息系统如何从TPS获得数据示意

38. 图 2.7 由图2.6 MIS产生的一个样本报告示意

39. 管理信息系统的特征 • MIS通常向经理们提供组织按周/月/年而不是每天编排的活动结果，而且报告的内容涉及到预先结构好的问题。这些系统一般缺乏灵活性和分析能力。它们的大多数使用如概括和比较等简单程序而不用复杂的数学模型或统计技术。表2.3描绘了典型管理信息系统的特征。 • 术语MIS可以用来泛指支持组织各个职能领域的所有信息系统（Davis and Olson, 1985）。然而，在本课程中我们用基于计算机的信息系统（CBIS）作为总称，而管理信息系统则指那些给中层经理们提供信息的系统。

41. 4．决策支持系统Decision-Support Systems • 决策支持系统（DSS）也服务于组织中层管理层面的信息需求。DSS帮助经理们作出那些半结构性、独特、或情况迅速变化、不易事先预料的决策。为了呼应变化了的条件，DSS本身一天中必须自运行数次以获得足够的响应能力。虽然DSS使用来自于TPS和MIS的内部信息，它们也常常搜集外部信息，如当前股票价格及竞争者产品价格等。表2.4显示了当代DSS不同于TPS和MIS的特征。

43. 决策支持系统的特征 • 十分明显，通过设计，DSS较其它系统有较强的分析能力，它们或者直接地构建有分析数据的各种模型，或者能将大量数据浓缩成使决策者可以分析利用的形式。由于DSS的这一特点，用户能够直接地利用它们进行工作，这些系统明确地含有“用户友好” (user-friendly) 软件. DSS具有互动功能, 用户能够变换假定, 提出新的问题和数据, 得到新的回答。图2.8显示了一个DSS的具体例子。

45. 一个决策支持系统的例子 • 图2.8 例子是一个美国大型金属公司下属子公司的海运预测(voyage-estimating)系统,该子公司的主要任务是为其母公司装运大批量货物如煤、石油、矿石和产成品。有关系统的财务考虑包括装运/时间成本（燃料、劳动、资本），各种货物的运费和港口费用。技术细节包括许多要素如装运能力、速度、港口距离、燃料和水的消耗，以及负载模式（不同仓口货物的安放）。该系统能回答如下问题：对于一个给定的客户装运方案及其运费率，使用哪一种船及费率能使盈利最大？对于一艘特定船只，什么是它既优化盈利又满足运输方案的最佳速度？对于一艘从马来西亚开往美国西海岸的船只而言，什么是它较好的负载模式？上述系统使用一台功能强大的桌面PC，提供一个附有菜单的系统，使得用户容易地输入数据并获得信息。

46. 5．主管支持系统Executive Support Systems • 高层经理使用称为主管支持系统（ESS）的那一类信息系统进行决策。ESS 服务于组织的战略层面，支助非结构性决策及创造一个普适的计算和沟通环境，而不是提供任何固定应用或专门能力。ESS 被设计成能综合外部事件（如新税法或竞争者状况）数据，但是它们也吸收来自内部 MIS 和 DSS的概括信息。这些系统过滤、压缩和追踪关键数据，强调减少高级主管用以获得有用信息的时间和努力。ESS 使用最先进的作图软件并能将出自于许多来源的图表和数据即时传送到一个高级经理或董事局的办公室。

47. 主管支持系统的特征 ★ 一个ESS能够帮助回答的问题可以是如下这些：我们应该进入哪一项商务？我们的竞争者正在干什么？什么新的兼并能够保护我们免于遭受周期性商务变化的淘汰？组织中哪些单元可以卖掉以筹集资金实施兼并？（Rockart and Treacy, 1982）。图2.9显示了一个ESS模型。

48. 图 2.9 一个典型主管支持系统模型示意

49. 一个主管支持系统的例子 • 图 2.8 模型包括具有菜单的工作站，互动作用的图表，以及沟通功能，这些能够帮助高级主管检索来自于组织内部系统和外部数据库（如Dow Jones News/Retrieval or the Gallup Poll）的历史和竞争数据。由于ESS的主要使用对象系对于计算机信息系统较少直接接触或经验的高级主管，故这些系统都设置了容易使用的图表界面。关于 DSS 和 ESS详细而先进的实际应用将在后续高级课程中展开。

50. 6．六类系统间的关系：整合 • 以上我们介绍了5种6类服务于不同组织层面的信息系统。图2.10描绘了这6类系统相互间的关系。典型地看，一个TPS是其它系统数据主供源，而ESS则相反，它们主要接受来自于较低层次系统的数据。其它类型系统相互间既接受、也输出有关数据。