SPORAZUM ZA DODELITEV NEPOVRATNIH SREDSTEV

1. SPORAZUM ZA DODELITEV NEPOVRATNIH SREDSTEV Delavnica za predstavnike sprejetih projektov KU1 Ljubljana, 3.7.2014

2. Vsebina sporazuma I – posebni pogoji II – splošni pogoji Priloga I – Opis projekta Priloga II – Proračun projekta Priloga III – Finančna in pogodbena pravila Priloga IV – Predloge za sporazume med upravičenci in udeleženci (če je potrebno) Priloga V – Pooblastilna (mandatna) pisma Priloga VI – Samo za (EVS) Informacijski obrazec o prostovoljcih

3. I. Posebni pogoji

4. I. Posebni pogoji • Člen I.1 - Predmet sporazuma • Člen I.2 - Začetek veljavnosti in trajanje sporazuma • Člen I.3 - Najvišji znesek in oblika nepovratnih sredstev: • prenos proračuna (samo med aktivnostmi iste vrste): • do 100 % sredstev, dodeljenih za proračunske kategorije na osnovi prispevkov na enoto • do 10 % sredstev, dodeljenih za proračunske kategorije na podlagi povračila upravičenih stroškov

5. I. Posebni pogoji • Člen I.4 - Določbe o poročanju in predplačilih • Običajno eno prvo predplačilo 80% dodeljenega zneska (za leto 2014 prilagojeno) • V kolikor so potrebni previdnostni ukrepi za zavarovanje izgube sredstev EU se predplačilo izvede: • Različno glede na okoliščine v obravnavanem primeru • Možno tudi ali en obrok med 60-80% • Možno tudi ali v dveh obrokih prvi 40-60% in drugi 20-40% Predplačilo se izvede v roku 30 dni od začetka veljavnosti sporazuma oz. po prejemu finančne garancije.

6. I. Posebni pogoji • Člen I.4.3 - Zaključno poročilo in izplačilo razlike • Zaključno poročilo se izvede do 60 dni po zaključki projekta v orodju za spremljanje mobilnosti – Mobilitytool + in kot je opredeljeno v Prilogi III. Sporazuma. • Zaključno poročilo se šteje kot zahtevek za izplačilo preostale razlike nepovratnih sredstev (oz izterjave). Po odobritvi zaključnega poročila, bo NA izplačala ustrezno razliko v roku 60 koledarskih dni (če ne pride do prekinitve plačilnih rokov).

7. I. Posebni pogoji • Člen I.4.5 - Nepredložitev dokumentov • NA pošlje uradni opomnik v roku 15 koledarskih dni po izteku roka. • Če koordinacijska org. še vedno ne predloži zahtevanih dokumentov v roku 30 koledarskih dni po opomniku, si NA pridržuje pravico, da odpove sporazum v skladu s členom in zahteva vračilo celotnega zneska predplačil.

8. I. Posebni pogoji • Člen I.4.6 -Jezik zahtevkov za izplačilo in poročanje • vsi zahtevki za plačila ter poročila bodo predloženi v slovenskem jeziku • Člen I.4.7 - Pretvorba stroškov, ki so nastali v drugi valuti, v evre • Vsa plačila NA bodo v evrih. • Če upravičenec vodi glavno knjigo v evrih, stroške v drugi valuti preračuna v evre v skladu s svojo običajno računovodsko prakso.

9. I. Posebni pogoji • Člen I.7 - Varovanje in varnost udeležencev • Upravičenci bodo vzpostavili učinkovite postopke in ureditve, da poskrbijo za varnost in varovanje udeležencev v njihovem projektu • Upravičenci bodo poskrbeli za zavarovanje upravičencev v mobilnosti na tujem. • Samo za EVS: V primeru Evropske prostovoljne službe koordinacijska org. zagotovi za vsakega udeleženca zavarovalno polico za EVS, ki jo nudi program Erasmus+ za celotno obdobje udeleženčevega bivanja v tujini.

10. I. Posebni pogoji • Ostalo: • Potrdilo YOUTHPASS – upravičenci so odgovorni za ocenjevanje in dolžni zagotoviti Youthpasspotrdilo vsem posameznim udeležencem, ki ga potrebujejo na koncu aktivnosti • Listina EVS - Če bo spremljanje s strani NA razkrilo slabosti, bo zadevni upravičenec sprejel in izvedel akcijski načrt v rokih, ki jih določi NA. V primeru odsotnosti zadostnih in pravočasnih popravnih ukrepov na strani zadevnega upravičenca lahko NA prekliče akreditacijo EVS v skladu z določbami v listini.

11. I. Posebni pogoji • Ostalo: • Koordinacijska org. mora izpolniti obrazec za informacije o prostovoljcih v evropski prostovoljni službi, ki je del Priloge VI za vsakega prostovoljca, ki sodeluje v projektu. • Koordinacijska org.pošlje izpolnjen obrazec NA takoj, ko je prostovoljec izbran, in ne kasneje kot 6 tednov pred odhodom prostovoljca,

12. II. Splošni pogoji – Del A in DEL b

13. II. Splošni pogoji – Del A SPLOŠNE OBVEZNOSTI IN VLOGE UPRAVIČENCEV • so skupno in solidarno odgovorni za izvedbo projekta v skladu s pogoji sporazuma; • so skupaj in posamično odgovorni za izpolnjevanje vseh svojih pravnih obveznosti; • bodo sklenili ustrezne interne dogovore za primerno izvajanje projekta…

14. II. Splošni pogoji – Del A SPLOŠNE OBVEZNOSTI IN VLOGE UPRAVIČENCEV Vsak posamezni upravičenec mora: • Koordinacijski org. takoj sporočiti kakršne koli spremembe, s katerimi je seznanjen in ki bi lahko vplivale na izvajanje projekta ali ga zadržale; • Koordinacijski org. nemudoma sporočiti kakršne koli spremembe pravnih, finančnih, tehničnih, organizacijskih ali lastniških okoliščin in kakršne koli spremembe svojega imena, naslova ali zakonitega zastopnika;

15. II. Splošni pogoji – Del A • Koordinacijski org.pravočasno posredovati: • vse podatke potrebne za pripravo poročil, računovodskih izkazov in drugih dokumentov, določenih v sporazumu; • vse potrebne dokumente v primeru revizij, pregledov, evalvacij in spremljanja v skladu s členoma II.20 in II.21; • kakršne koli druge informacije, ki jih je treba predložiti NA v skladu s sporazumom, razen če sporazum določa, da mora upravičenec te podatke posredovati neposredno NA.

16. II. Splošni pogoji – Del A Splošne obveznosti in vloga koordinacijske org.: • spremlja projekt, da se izvaja v skladu s sporazumom; • posreduje pri vsej komunikaciji med upravičenci in NA: • nemudoma posreduje kakršnekoli podatke s katerimi je seznanjena in ki bi lahko vplivale na izvajanje projekta ali ga zadržijo; • nosi odgovornost za posredovanje vseh dokumentov in informacij NA;

17. II. Splošni pogoji – Del A • sklene ustrezne dogovor za zagotavljanje kakršnih koli finančnih garancij po tem sporazumu; • pripravi zahtevke za plačilo v skladu s tem sporazumom; • zagotovi, da so ustrezna plačila drugim upravičencem izvedena brez neupravičenih zamud; • nosi odgovornost, da zagotovi vse potrebne dokumente v primeru pregledov in revizij pred izplačilom razlike ter v primeru evalvacij. Koordinacijska org. ne bo nobenega dela svojih nalog dodelil v podizvajanje drugim upravičencem ali katerim koli drugim osebam.

18. II. Splošni pogoji – Del A KOMUNIKACIJA MED STRANKAMA • Komunikacija poteka pisno (na papirju ali elektronsko) • Na vseh dopisih in sporočilih se navede številka sporazuma in kontaktni podatki • Uradna obvestila se pošljejo s priporočeno pošto s povratnico Za različne kategorije sporočil se uporabljajo različni datumi prejema sporočila. • V primeru, da upravičenec ne prevzeme uradnih obvestil, poslanih s strani NA s pošiljko s povratnico, rok za izpolnitev začne teči 15. dan po dnevu odposlanja pošiljke

19. II. Splošni pogoji – Del A ODŠKODNINSKA ODGOVORNOST • NA in Komisija nista odgovorni za kakršno koli škodo, ki jo povzroči ali utrpi kateri koli upravičenec, vključno s kakršno koli škodo, ki je povzročena tretjim osebam zaradi izvajanja projekta ali med njegovim izvajanjem. • Razen v primeru višje sile upravičenci NA povrnejo vso škodo, ki je nastala zaradi njih kot posledica izvajanja projekta ali ker projekt ni bil izveden ali je bil izveden slabo, delno ali z zamudo.

20. II. Splošni pogoji – Del A NAVZKRIŽJE INTERESOV • Upravičenci sprejmejo vse potrebne ukrepe, da preprečijo kakršne koli okoliščine, ki bi ogrožale delno ali objektivno izvajanje sporazuma iz razlogov, ki vključujejo ekonomski interes, politično ali nacionalno povezanost, družinske ali čustvene vezi ter kakršen koli drug deljeni interes (v nadaljevanju: navzkrižje interesov). • NA je treba nemudoma pisno obvestiti o vsaki okoliščini, ki pomeni navzkrižje interesov med izvajanjem sporazuma oz. bi lahko privedla do navzkrižja interesov med izvajanjem sporazuma.

21. II. Splošni pogoji – Del A OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV S STRANI NA IN KOMISIJE • NA vse osebne podatke, vključene v sporazum, obdeluje v skladu z določili nacionalne zakonodaje; • Take podatke obdeluje izključno za namene izvajanja, upravljanja in spremljanja sporazuma; • Upravičenci imajo pravico dostopati do svojih osebnih podatkov in do njihovega popravljanja.

22. II. Splošni pogoji – Del A OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV S STRANI UPRAVIČENCEV • Če morajo upravičenci za namene sporazuma obdelovati osebne podatke, lahko to počnejo samo pod nadzorom NA, zlasti kar zadeva namen obdelave, vrsto podatkov, ki se lahko obdelujejo, prejemnike podatkov in sredstva, ki jih imajo posamezniki, na katere se osebni podatki nanašajo, na voljo za uveljavljanje svojih pravic. • Dostop do podatkov, ki ga upravičenci odobrijo svojim zaposlenim, je omejen na obseg, ki je nujno potreben za izvajanje, upravljanje in spremljanje sporazuma. Upravičenci se zavezujejo, da bodo sprejeli ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe ob upoštevanju tveganj, ki so povezana z obdelavo podatkov, in narave zadevnih osebnih podatkov.

23. II. Splošni pogoji – Del A SPREMEMBE SPORAZUMA • Vsaka sprememba sporazuma se izvede v pisni obliki. • Namen oziroma učinek sprememb ne smejo biti spremembe sporazuma, ki bi vzbudile dvom o odločitvi o dodelitvi nepovratnih sredstev ali ki bi bile v nasprotju z načelom enake obravnave prijaviteljev za nepovratna sredstva. • Vsak zahtevek za spremembo mora biti ustrezno utemeljenin posredovan dovolj zgodaj - vsaj en mesec pred koncem obdobja izvajanja sporazuma.

24. II. Splošni pogoji – Del A VIŠJA SILA Pomeni katero koli nepredvidljivo in izjemno okoliščino ali dogodek, na katerega pogodbeni stranki ne moreta vplivati, ki posamezni pogodbeni stranki preprečuje izpolnitev katere koli obveznosti iz sporazuma, ki ga ni mogoče pripisati napaki ali malomarnosti • Pogodbena stranka, pri kateri nastopi višja sila, o tem nemudoma uradno obvesti drugo stranko, pri čemer navede njeno naravo, predvideno trajanje in predvidene posledice. • Pogodbeni stranki sprejmeta potrebne ukrepe, da omejita kakršno koli škodo zaradi višje sile. Po najboljših močeh zagotovita, da se izvajanje projekta čim prej nadaljuje.

25. II. Splošni pogoji – Del A ODPOVED SPORAZUMA • Sporazum lahko zaradi utemeljenih razlogov odpove: • koordinacijska org., • katerikoli od upravičencev ali • NA • Natančno je potrebno navesti razloge in datum začetka veljavnosti odpovedi – NA in koordinacijska organizacija na podlagi Sporazuma urejata postopek.

26. II. Splošni pogoji – Del A • Odpoved s strani NA: • Sprememba okoliščin (pravnih, finančnih itd) pri upravičencu… • Večje spremembe projekta (odpovedi upravičencev)… • Neizvajanje projekta… • Višja sila kadar je nadaljevanje izvajanja sporazuma onemogočeno • Kadar je nadaljevanje izvajanja onemogočeno… • Če je proti katerem od upravičencev uveden stečajni ali postopek ali postopek prisilne poravnave.., • Kršitev poklicnih pravil… • Goljufije, korupcija, sodelovanja v kriminalni združbi, pranja denarja ali druge nezakonite aktivnosti… • Podajanje lažnih informacij s strani upravičencev in povezanih subektov… • Idr.

27. II. Splošni pogoji – Del B UPRAVIČENI STROŠKI • Prispevki na enoto • Dejansko porabljene enote v pogodbenem obdobju • Potrebne za izvajanje oz. rezultat projekta • Število prepoznavno in preverljivo (podprto z evidencami in dokumenti) • Dejanski stroški

28. II. Splošni pogoji – Del B UPRAVIČENI STROŠKI Prispevki na enoto – vrste: Potovanje Podpora posameznikom (EVS) Organizacijska podpora Jezikovna podpora (EVS)

29. II. Splošni pogoji – Del B Prispevki na enoto – potovanje: • Izračun: število udeležencev * znesek za določeno razdaljo (pas oddaljenosti) • Sprožitveni dogodek: dogodek, ki dokazuje upravičenost do povračila • Dokazilo: • izjava/seznam udeležencev • vozovnica Dokument je dokaz za dogodek, ne vpliva na znesek dotacije.

30. II. Splošni pogoji – Del B Prispevki na enoto – podpora posameznikom – EVS • Izračun: število dni/mesecev * znesek na udeleženca v sprejemni državi • Sprožitveni dogodek: dejanska udeležba udeleženca na aktivnosti • Dokazilo: • podpisana izjava prostovoljca • potrdilo o nakazilu/prejemu podpore

31. II. Splošni pogoji – Del B Prispevki na enoto – organizacijska podpora Izračun: število udeležencev * znesek na enoto Sprožitveni dogodek: dejanski dogodek Dokazila: podpisana izjava prostovoljca

32. II. Splošni pogoji – Del B Prispevki na enoto – jezikovna podpora – EVS • Izračun: število prostovoljcev * prispevek na enoto • Sprožitveni dogodek: dejansko sodelovanje v jezikovni pripravi • Dokazila: • potrdilo o udeležbi na tečaju ali • račun za nakup učnega gradiva ali • podpisana izjava prostovoljca

33. II. Splošni pogoji – Del B Dejanski stroški Nastanejo upravičencu v pogodbenem obdobju Označeni v proračunu in potrebni za izvedbo projekta Določljivi in preverljivi ter zabeleženi v računovodskih izkazih upravičenca v skladu z zakonodajo Smotrni, utemeljeni in v skladu z zahtevami dobrega finančnega poslovodenja Niso vključeni v prispevke na enoto

34. II. Splošni pogoji – Del B Dejanski stroški – podpora za posebne potrebe Izračun: povračilo 100% upravičenih stroškov Upravičeni stroški: nepogrešljivi za omogočanje sodelovanja oseb s posebnimi potrebami in nastanejo poleg stroškov, ki jih krije prispevek na enoto Dokazila: računi

35. II. Splošni pogoji – Del B Dejanski stroški – izredni stroški • Izračun: povračilo 100% upravičenih stroškov • Upravičeni stroški: • stroški viz, dovoljenj za bivanje, cepljenj.. • stroški nastanitev udeležencev predhodnih načrtovalnih obiskov • stroški podpore okrepljenega mentorstva • stroški finančnih garancij … • Dokazila: računi

36. II. Splošni pogoji – Del B NEUPRAVIČENI STROŠKI Vsi stroški, ki ne izpolnjujejo pogojev iz predhodnih točk + Stroški odprtja in vodenja bančnega računa Stroški, ki jih prijavi upravičenec v okviru drugega projekta, ki prejema sredstva iz proračuna EU Tečajne izgube Prispevki v naravi s strani tretjih oseb Čezmerni izdatki DDV, kadar ga je mogoče povrniti v skladu z zakonodajo Dolgovane obresti, rezervacije za izgube, dvomljivi dolgovi….

37. II. Splošni pogoji – Del B PREGLEDI IN REVIZIJE Med izvajanjem sporazuma in do tri/pet let po datumu končnega plačila/vračila Hramba dokumentacije tudi v skladu z nacionalno zakonodajo Učinek ugotovitev revizije Periodično ocenjevanje prispevkov na enoto

38. II. Splošni pogoji – Del B DOLOČITEV KONČNEGA ZNESKA NEPOVRATNIH SREDSTEV • Glede na sprejeti projekt in Prilogo II. – Ocena proračuna • Celoten znesek, ki ga NA izplača upravičencem, ne sme v nobenih okoliščinah preseči najvišjega zneska. • Če ukrep ni izveden ali je izveden slabo, delno ali prepozno, NA zniža na začetku predvidena nepovratna sredstva glede na dejansko izvedbo projekta. • NA bo sporočila končni znesek nepovratnih sredstev z uradnim obvestilom, poslanim v roku 60 koledarskih dni – za pripombe je na voljo 30 dni.

39. Priloga III. – Finančna in pogodbena pravila

40. III. Finančna in pogodbena pravila ZMANJŠANJE NEPOVRATNIH SREDSTEV ZA SLABO, DELNO ALI PREPOZNO IZVEDBO • Se ugotavlja na podlagi: • zaključnega poročila, ki ga je oddal koordinator; • poročila posameznih oseb, ki so sodelovale v aktivnostih mobilnosti. • NA lahko upošteva tudi podatke, pridobljene iz drugega upoštevnega vira (NO, dokumentacija, ipd) • Samo za EVS: neupoštevanje akreditacije.

41. III. Finančna in pogodbena pravila • Zaključno poročilo se oceni v povezavi s poročili udeležencev mobilnosti • Zaključno poročilo se ocenjuje na podlagi meril za kakovost in se točkuje z največ 100 točkami. Če se zaključno poročilo oceni z manj kot 50 točkami, bo NA znižala končni znesek.

42. III. Finančna in pogodbena pravila OCENJEVANJE ZAKLJUČNEGA POROČILA Zmanjšanje nepovratnih sredstev se bo upoštevalo v končnem znesku in sicer v višini: • 25 %, če je ocena od vključno 41 do vključno 50 točk; • 50 %, če je ocena od vključno 26 do vključno 40 točk; • 75 %, če je ocena od vključno 0 do vključno 25 točk.

43. III. Finančna in pogodbena pravila OCENJEVANJE ZAKLJUČNEGA POROČILA Nabor meril za kakovost za neakreditiraneorganizacije: • obseg izvedbe aktivnosti v skladu z odobreno prijavo; • kakovosti učnih rezultatov in vplivu na udeležence; • vplivna sodelujoče organizacije; • kakovosti praktičnih dogovorov za podporo mobilnosti v smislu priprave, nadzora in podpore udeležencem med njihovo aktivnostjo mobilnosti; • kakovost dogovorov za priznavanje/potrjevanje učnih rezultatov udeležencev; • obseg, v katerem so bili zneski nepovratnih sredstev, ki pripadajo udeležencem mobilnosti, nakazani slednjim v skladu s pogodbenimi določili sporazuma med zadevnim upravičencem in udeležencem po predlogah iz Priloge IV sporazuma;

44. III. Finančna in pogodbena pravila Nabor meril za kakovost za prostovoljno službo: • obseg izvedbe aktivnosti v skladu z odobreno prijavo za nepovratna sredstva; • obseg, v katerem se je aktivnost izvedla, glede na zahteve v zvezi s kakovostjo in skladnostjo z Listinoevropske prostovoljne službe • obseg, v katerem so bili zneski nepovratnih sredstev, ki pripadajo udeležencem mobilnosti, slednjim nakazani v skladu s pogodbenimi določili sporazuma med upravičencem in udeležencem po predlogah iz Priloge IV sporazuma.