Microsoft Project 2010 bevezetési esettanulmány

1. Microsoft Project 2010 bevezetési esettanulmány Projektportfólió-menedzsment az MVM Csoportban Balázs István – MVM Zrt. 2013.10.17.

2. Tematika 1 Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítése 2 Működés 3 PPM eszköz bevezetése 4 Tapasztalatok

3. Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítéseElőzmények A megváltozott piaci események, valamint az MVM stratégiai programjainak finanszírozási igénye miatt a szabadon felhasználható fejlesztési forráskeret csökkent, a fejlesztési források elosztására kiemelt hangsúlyt kellett helyezni. • Finanszírozási lehetőségek és kihívások: A gazdasági környezet miatt szűkülő források Jelentős tőkeigényű fejlesztések finanszírozási igényei • Átalakított, egységes csoport irányítási struktúra • Csoportszinten egységes döntési rendszer vált szükségessé a fejlesztési források optimális felhasználása érdekében.

4. Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítéseElőzmények „Jó projekteket indítani!” Felsővezetői elvárások „Jót és jól!” • Egykapus forrásallokációs és döntési mechanizmus az indítandó beruházások kiválasztására • Stratégiai hozzájárulás követhetősége • Csoportszintű projekt koordináció a projektek teljes életciklusában • Nyomonkövetés és beavatkozási lehetőség az MVM Zrt. felsővezetés számára a források racionális felhasználása érdekében • Kiemelt projektek támogatása Portfóliómenedzsment Üzleti potenciál azonosítási képesség Kiinduló állapot Projektmenedzsment Projektmenedzsment „Projekteket jól vezetni!” Stabil gyakorlat – Nem terjedelem Üzletipotenciál megvalósítási képesség

5. Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítéseProjekt szakaszai Az eszköz bevezetését megelőzte a folyamati / szabályzati környezet kialakítása. Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítésének kezdete Folyamati élesindulás PPM eszköz élesindulás Körkapcsolás 2012 2014 2011 2013 Kezde-ményezés Folyamat / szervezet kialakítása Támogató eszközök bevezetése Portfóliótudatosságfejlesztése Finomhangolás • BPO kialakítása projekt (Expertive / AAM) • Módszertani támogatás • Szervezet felépítése • Szabályzati keretek megteremtése • Integráció a Csoport működésébe • MS Project 2010 (PPM) • SAP PS • PPM – SAP integráció • Hangsúlyos változáskezelés: HÍD projekt • Folyamat, működés folyamatos finomhangolása • Fókuszterületek erősítése • Szabályzati felülvizsgálat

6. MűködésFolyamat A folyamat-ciklus összehangolja a finanszírozási, kontrolling és projekt előrehaladás követésével kapcsolatos információkat, ezek együttesen befolyásolják egy projekt indításának esélyeit. Finanszírozási keretek alapján források top-down allokálása, igények bottomup tervezése Igények besorolása, további értékelési feladatok meghatározása, ütemezése Tervezés Kategorizálás Kitűzött célok, költségvetés, stb. teljesülésének értékelése projekt záráskor és a haszon realizáció időszakában Zárás és visszamérés Igények értékelése, rangsorolása, döntés projekt jóváhagyásról/elutasításról Értékelés, priorizálás, projektindítás Projektek és programok nyomonkövetése a tervezett célok függvényében. Monitoring

7. MűködésAlportfóliók A csoportszintű projektportfólióban minden alportfóliónak saját gazdája van, definiált hatáskörökkel és szabadságfokkal. Csoportszintű koordinátor (BPO) Területi koordinátor Társasági koordinátor Projektvezető Irányítási terület alportfólió 1 Társasági alportfólió 1 Programok Projektek Projektek Programok Projektek Projektek Programok Társasági alportfólió 2 Projektek Programok Projektek Programok Projektek Projektek Programok MVM Csoport fejlesztési portfólió Társaságialportfólió 3 Projektek Programok Projektek Programok Projektek Projektek Programok Irányítási terület alportfólió 2 Társasági alportfólió 4 Programok Projektek Projektek Programok Projektek Projektek Programok Társasági alportfólió n Programok Projektek Projektek Programok Projektek Projektek Programok

8. MűködésHol tartunk most? Az elmúlt másfél évben a portfóliómenedzsmenta vállalatirányítás szerves részévé vált. Résztvevők • A folyamati terjedelem a Csoport 22 társaságára terjed ki. • Több, mint 300 ember érintett a folyamatokban, használja az eszközöket. Projektek • 1200 projekt / igény szerepel a PPM nyilvántartásban. • 600 párhuzamosan futó projekt. • Kezelt beruházás volumen (2012): több 10 Mrd Ft / év. • Havonta ülésező felsővezetői fórum. Döntéshozók

9. PPM eszköz bevezetéseÜzleti elvárások Eszköz követelmények Eredmény 1 Egységes, naprakész projekt nyilvántartás 2 Transzparens értékelési és döntési folyamat leképezése 3 Költségvetési keretkezelés integrációja a beszerzéssel (SAP PS, SRM) Elemzési képesség (kategorizálás) 4 Priorizálás (projektek objektív összehasonlítása) 5 6 Portfólió riportok

10. PPM eszköz bevezetéseTerjedelem Az elsősorban tervezést támogató dobozos funkciókat fejlesztetett komponensek egészítik ki. Fejlesztés Dobozos • Project Server / Project Web Access • Sharepoint • Business Intelligence& Reporting • SAP integráció • Komplex workflow • Űrlap funkcionalitások

11. PPM eszköz bevezetéseIntegráció A PPM rendszer integráltan működik a csoportszinten bevezetett SAP-val és a pénzügyi tervező rendszer TM1-el. PPM Integráció feladatai PPM-benengedélyezett projektek és pénzügyi keretek SAP PS-be SAP-banaktív keretfigyelés a beszerzésekre Pénzügyi tényadatok PPM-be vissza TM1 SAP PS / BW

12. TapasztalatokBevezetési tapasztalatok A portfóliómenedzsment folyamat működtetése és a PPM alkalmazás bevezetése során azonosított tapasztalatokat felhasználjuk a működés finomhangolására, továbbfejlesztésére. Mit csinálnánk máshogy? Miben fejlődhetne az alkalmazás? • Folyamat hosszabb érlelése, gyakorlati használata az eszköz bevezetése előtt • Még nagyobb hangsúly a változáskezelésen, a portfólió tudatosság fejlesztésén (pl. HID projekt) • Egyszerűbb jobb • Sebesség, válaszidő • Workflow motor • Hozzáférési jogosultságok egyszerűsítése • Portfólió és projekt integráltságának további növelése

13. Köszönöm a figyelmet!

14. TapasztalatokMerre tovább? A legjobb projektek, pontos tervezéssel visszaméréssel Idő 2016 Fejlesztések visszamérése II. 2014 2013 Megtérülés alapú döntések, fejlesztések visszamérése I. 2012 Központi döntés- előkészítés és kontroll Projekt-portfóliómenedzsment fejlettség