OUR PROJECT ΤΟ ΠΡ O ΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :

1. «TRANSNATIONAL CONFERENCE QUALITY NETWORK» 50% EU SUBSIDY FROM LEONARDO DA VINCI «ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΟ ΔΙΚΤΥΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ» 50% ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟ LEONARDO DA VINCI OUR PROJECTΤΟ ΠΡOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :

2. Subsidizes National and Private bodies who wish to form a transnational network (from at least 3 EU countries) for the exchange of European expertise In order to encourage the development of Human Resources and promote European know-how Χρηματοδοτεί δημόσιους & Iδιωτικoύς Φορείς για δημιουργία διακρατικών δικτύων (από τουλάχιστον 3 χώρες) για ανταλλαγή Ευρωπαϊκής Εμπειρογνωμοσύνης Στα πλαίσια αυτά αναβάθμιση του Ανθρώπινου Δυναμικού & προώθηση της «Ευρώπης της γνώσης» LEONARDO DA VINCI EU PROGRAMME

3. TRANSFER OF KNOWLEDGE / EXPERIENCES REGARDING QUALITY STANDARDS IN CONFERENCECENTRES ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ SCOPEΣΤΟΧΟΣ

4. PARTNERSΕΤΑΙΡΟΙ • EDINBURGH INTΕRNATIONAL CONFERENCE CENTRE (ACTING AS EXPERT) • INNSBRUCK CONGRESS & MESSE (ACTING AS EXPERT) • TRAINING CENTRE NATIONAL BANK OF GREECE (LEADER) • HELEXPO • KIPRIOTIS – ΚOS / CONFERENCE CENTRE ΚΥΠΡΙΩΤΗΣ - ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΚΕΝΤΡΟ • ATHINAIS - ΠΟΛΥΧΩΡΟΣ ΑΘΗΝΑΪΣ • TRAINING CENTRE AGRICULTURAL BANK OF GREECE • HAPCO - ΣΕΠΟΣ • GNTO - ΕΟΤ

5. HAS CUMMULATIVE KNOW-HOW FROM 90 YEARS OF OPERATION 50.000 SEATS CAPACITY AND YEARLY 1600 EVENTS 800.000 VISITORS 16 MILL. € REVENUE ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΕΙ EΜΠΕΙΡΙΑ ΑΠΟ 90 ΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 50.000 ΘΕΣΕΙΣ ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΩΣ 1600 ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ 800.000 ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ 16 ΕΚ. € ΤΖΙΡΟ OUR NETWORKTO ΔΙΚΤΥΟ ΜΑΣ

6. QUALITY STANDARDS BENEFITS FROM OPERATING ACCORDING TO STANDARDS ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ TRANSFER OF KNOW-HOW FROM THE EXPERTS ON MΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΚΕΝΤΡΑ

7. SEMINARS FIELD VISITSTO THE EXPERTS’ PREMISES ON-THE-JOB OBSERVATION IMPLEMENTATION OF PLANS FOR EACH CENTRE TRAINING OF QUALITY COORDINATORS EVALUATION FINAL PRODUCTS ΣΕΜΙΝΑΡΙA ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΛΕΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΥΠΕΥΘ/ΝΟΥ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ WORK PACKAGES ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

8. WE CAN PRESENT SOME OF THE RESULTS FROM THE FIELD TRIPS TO THE EXPERTS’ PREMISES & THE EXCHANGE OF PERSONNEL BETWEEN THE MEMBERS OF THE NETWORK ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚA ΚΕΝΤΡΑ & ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ INTERMEDIATE RESULTSΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ

9. KNOW-HOW ON 7 SECTIONS POLICIES SALES AND MARKETING PRICING POLICIES PROCEDURES QUESTIONNAIRES EXTRA SERVICES HUMAN RESOURCES ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΕ 7 ΤΟΜΕΙΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ & MARKETING ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ POINTS OF KNOW-HOW FOR THE OPERATION OF CONFERENCE CENTRES ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ

10. The service wheel HR/TQM Finance and Admin Sales and Marketing The Client Event Planning Back of House Catering Front of House Technical Production

11. SUPPORT FROM GOVERNMENTAL and LOCAL IΝSTITUTIONS (free air tickets, meals and hotel rooms for promotion) SPECIAL LAWS TO SUPPORT BIG CONGRESSES eg. Austria: subsidy 4% of cost for big events) ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΑΠΟ ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ (δωρεάν αεροπορικά εισιτήρια, δείπνα & δωμάτια για προώθηση) ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΜΕΓΑΛΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (Αυστρία: επιδότηση 4% κόστους μεγάλων εκδηλώσεων) POLICIES FOR PROMOTING THE TOWN AS CONFERENCE DESTINATIONΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΗΣ ΩΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ

12. Research team for new clients Organize promotion visits & fam trips Focus on events for maximization revenues (long term vs short term) Use representatives abroad Promote the town as Conference Destination Ομάδα έρευνας για αναζήτηση νέων πελατών Οργάνωση εκδηλώσεων & εκπαιδευτικών ταξιδίων Πρόγραμμα πωλήσεων για μεγιστοποίηση εσόδων(μακροπρόθεσμο εν. βραχυπρόθεσμο) Γραφεία αντιπροσωπείαςστο εξωτερικό Προώθηση της πόλης ως Συνεδριακό Προορισμό SALES & MARKETING

13. CONTINUOUS FEEDBACK OF ALL PROCEDURES • THE CLIENT PIPELINE EVENT PLANNING EVENT MGT AFTER SALES SALES CLIENT FINANCE ADMIN

14. DEPOSITS BEFORE THE EVENT NO DISCOUNTS / OFFER CLIENTS FREE SERVICES OFFER FREE SERVICES FOR FUTURE EVENTS IN CASE OF COMPLAINTS COORDINATE SERVICES OFFERED BY THIRD PARTIES ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΟΧΙ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ / ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕAΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΑΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΕ ΠΑΡΑΠΟΝΑ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΡΙΤΩΝ PRICING POLICIESΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ

15. Daily meeting for the coordination of the day events Weekly meeting for the coordination of weekly events Use of specialized software Make economic results available to the personnel through the internal information system (MIS) Καθημερινή συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων της ημέρας Εβδομαδιαία συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων εβδομάδας Εξειδικευμένο software Κοινοποίηση οικονομικών αποτελεσμάτων στo προσωπικό μέσω εσωτερικού συστήματος πληροφόρησης (MIS) PROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

16. PROCEDURES ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ • stages of one event : • Sales / eventplanning /operations / follow-up Sales Event planning Follow-up Operations For International Association meetings: 2 to 4 years

17. Written detailed procedures (internal and/orISO & EFQM) Αναλυτική καταγραφή διαδικασιών (εσωτερικές διαδικασίες και/ή ISO & EFQM) ......... PROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

18. CUSTOMER The service blueprint for conference organisation Enquire Accept offer & make reservation Carry out first planning steps Provide information & receive reports Approve event blueprint Give speeches Meet with PM for feedback Approve final accounting Receive credit Liaise with PM Liaise with delegates Print & mail 1st announcement Line of interaction ONSTAGE Register delegates & collect payments Meet customer to thank him and give final reports Meet with customer to check details & report on progress Meet customer to give information & receive feedback Meet with customer & advise on planning CONTACT EMPLOYEE Check contents with customer Hand out conference material & questionnaires Line of Visibility Check availability Prepare & send offer Prepare & mail 2nd announcement Process & confirm delegate registrations, abstracts & hotel reservations Check flow of events & liaise with all parties involved Prepare final accounting, statistics, del. Lists, evaluation BACKSTAGE Liaise with suppliers/confiirm reservations Prepare & print final programme & book of abstracts Open conference account Close conference account & transfer credit to customer Prepare blueprint & check with operations dept. Contact suppliers & make reservations Monitor budget Line of Internal Interaction Reservation system PCO software EVENTS Room set-up Previous offers, standard documents Operations dept. Suppliers SUPPORT ACTIVITIES Event blueprint AV-check set-up Prepare registration documents Freelance staff Set-up registration desk

19. SECURITY masterplans (detailed instructions, training & cooperation with authorities) ΑΣΦΑΛΕΙΑ (Ειδικά σχέδια δράσης, ειδική εκπαίδευση & συνεργασία με αρμόδιες αρχές) ......... PROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

20. Questionnaires(qualitative & quantitative) Direct dispatch to CEO Questionnaire to the organizer of the event Follow–up communication in 2 weeks with special checklist Act upon clients comments Ερωτηματολόγια (ποιοτική & ποσοτική μέτρηση) Αποστολή τους στον Διευθύνοντα Σύμβουλο Ερωτηματολόγιο Οργανωτή Follow-up Επικοινωνία μετά από 2 εβδομάδες (χρήση checklist) Αξιοποίηση υποδείξεων πελατών CLIENT FEEDBACKΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ

21. QUANTITATIVE QUESTIONNAIREΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ 1=excellent, 2=good, 3=acceptable, 4=poor Sales process Flexibility in developing & implementing your plan 1 2 3 4     Ability to meet your expectations 1 2 3 4     Catering process Quality of food 1 2 3 4     Presentation of food 1 2 3 4     Value for money 1 2 3 4     Personnel …..

22. QUALITATIVE QUESTIONNAIREΠΟIOTIKH ΜΕΘΟΔΟΣ Please tell us what you experienced (positive & negative comments) Organization of the event (Service before the conference, registration process, service at registration desk) +: ………………………….. • : …………………………… • Congress centre • (Accessibility, Conference rooms, technical equipment, restaurants,etc) +: ………………………….. • : …………………………… • Conference program +: ………………………….. • : …………………………… • Hotel accommodation +: ………………………….. • : …………………………… • Does your company organize events? (what kind?) • ……………………………

23. Sales process Event planning Technical process Catering services Facilities of conference centre Personnel Post event process (accounts) Destination / Town General comments (e.g.will you return to our centre?) Πωλήσεις Διοργάνωση εκδήλωσης Τεχνική υποστήριξη Εστίαση Υποδομή Προσωπικό Μετά την εκδήλωση (π.χ λογαριασμοί) Προορισμός / Πόλη Γενικά σχόλια (π.χ. θα ξαναδιοργανώσετε εκδήλωση στο κέντρο μας? ) QUESTIONS RELATED TOΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ

24. Offer specialized technical services to the clients (creation of company videos, stage design etc.) Offer additional services to your clients Παροχή εξειδικευμένων τεχνικών υπηρεσιών στους πελάτες (Εταιρικά video, σκηνογραφικάκλπ) Παροχή πρόσθετων υπηρεσιών στους πελάτες SPECIALIZED SERVICESΕΙΔΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

25. Simple 3 level hierarchy - Top management - Team leaders - Operators Bonuses according to group and individual targets Continuous training & development Support suggestions for creating new services for the clients Απλή ιεραρχία 3 επιπέδων - Διοίκηση - Υπεύθυνος τομέα - Operators Bonus με βάση την επίτευξη ατομικών και ομαδικών στόχων Διαρκή εκπαίδευση & Ανάπτυξη προσωπικού Ενθάρρυνση προτάσεων για παροχή νέων υπηρεσιών στους πελάτες HUMAN RESOURCESΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ

26. Staff Feedback

27. “QUALITY HANDOUT” FOR OPERATION OF COΝFERENCE CENTRES ACCORDING TO QUALITY STANDARDS SELF – EVALUATING QUESTIONNAIRE ON QUALITY ISSUES «ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ FINAL PRODUCTSΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ

28. THE FINAL PRODUCTS OF THE NETWORK WILL BE AVAILABLE IN JUNE 2006 THE FINAL DISSEMINATION & THE PARTNERS’ INTERNET SITES ΤΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΤΟΝ ΙΟΥΝΙΟ ΤΟΥ 2006 ΤΕΛΙΚΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ & INTERNET SITES ΕΤΑΙΡΩΝ DISSEMINATIONΔΙΑΔΟΣΗ