附錄 D Access 應用說明

1. 附錄D Access應用說明 主從式資料庫系統 - 附錄D

2. 大 綱 D-1 建立資料表 D-2 查詢 D-3 表單 D-4 工具箱元件使用說明 D-5 報表設計 D-6 索引和關聯技巧 D-7 進階應用 D-8 查詢應用範例 D-9 表單、子表單進階應用 主從式資料庫系統 - 附錄D

3. D-1 建立資料表 • 資料表定義過程說明如下 • 1. 點取資料庫桌面→資料表→新增 • 2. 選取設計方法 • 資料工作表檢視：自動產生如Excel 工作底稿之表單 • 設計檢視：自行設計結構，本章以此模式為主要說明依據 • 資料表精靈：使用現成的資料表，再加以修改而成 • 匯入資料表：從其他資料庫匯入資料表 • 連結資料表：從其他資料庫連入資料表 主從式資料庫系統 - 附錄D

4. D-1 建立資料表(續) 圖 D-1 主從式資料庫系統 - 附錄D

5. 3. 設計檢視執行步驟 3.1出現畫面：欄位名稱、資料型態、敘述，請依序輸入相關資料 3.2 輸入欄位名稱，中英文皆可，不得使用Access和Basic之保留字。為了與MySQL相容起見，請盡量使用英文欄名 3.3 選取資料型態文字：用於一般識別性或說明用之資料 • 備忘：資料長度不定之文字型資料 • 數字：用於計數或計量之資料 • 日期/時間：時效性資料 主從式資料庫系統 - 附錄D

6. 3. 設計檢視執行步驟(續) • 貨幣：（也可用數字型欄位取代） • 自動編號：用於具有流水號性質之資料 • 是/否：用於識別邏輯性質之資料 • OLE物件：用於連結影像、聲音、圖片等資料 • 超連結：用於連結Internet 相關資料 • 查閱精靈：用於翻閱有固定值域之欄位資料，僅適用於文字、數字和是否型欄位 主從式資料庫系統 - 附錄D

7. 表D-1資料型態與屬性對照表 主從式資料庫系統 - 附錄D

8. 表D-1資料型態與屬性對照表使用符號說明 A．欄位大小 B．格式：用於設定資料之顯示方式 C．小數點位置：自動或0-15位 D．輸入遮罩：用於設定輸入資料之預設型態和條件 E．標題：用於標示欄位說明，未定義則以欄名取代 F．預設值：例如日期型之Date() G．驗證規則：用於資料輸入後之檢查條件 H．驗證說明文字：提示不合屬性G規定之說明文字 I．必須有資料：否(是) J．索引：否、是（可重複）、是（不可重複。 K. 輸入法：文字型欄位預設為中文輸入，可將它關閉 主從式資料庫系統 - 附錄D

9. D-1 建立資料表(續) ４．顯示格式與輸入遮罩 設定資料之顯示格式或輸入資料之提示格式。 ５．建立與修改索引 5.1 建立索引之方式有兩種 5.1.1定義欄位屬性並指定索引 5.1.2 在資料表設計模式下，開啟檢視-索引功能 • 在索引桌面之索引名稱處輸入索引名稱 • 在欄位名稱欄選入索引欄位，一個索引可配合一個以上之欄位 • 在排序方式欄設定排序方式:遞增或遞減 主從式資料庫系統 - 附錄D

10. D-1 建立資料表(續) 5.2 資料屬性為唯一者，可設定為主索引(PrimaryKey)。關聯式資料庫系統中多數資料表都需要指定主索引。 5.3 不用之索引，可在索引桌面上予以反白後刪除。 5.4定義畫面請參考圖D-2。 圖 D-2 主從式資料庫系統 - 附錄D

11. D-2查詢 • 查詢定義過程說明如下： １．選取查詢→新增模式 ２．選取對應設計方法－有下列數種設計方法 • 設計檢視 • 簡單查詢精靈 • 交叉式資料表精靈 • 尋找重複資料查詢精靈 • 尋找不吻合資料查詢精靈 ３．選入資料表/查詢（可複選）→關閉 主從式資料庫系統 - 附錄D

12. ４．顯示設計桌面 圖 D-3 主從式資料庫系統 - 附錄D

13. 查詢設計介面功能說明 • 上方資料表顯示區：用於提示選入之資料表，可在此設定暫時性關聯 • 欄位：用於選擇輸出欄位，也可以輸入運算型欄位運算式 • 資料表：指出欄位是來至於哪一個資料表 • 排序：用於指定對應欄位是否按指定順序輸出資料 • 顯示：用於指定對應欄位輸出資料時是否顯示，若同一欄位選出兩次，而第二次是用來當做比對條件的話，則該欄位應設為不顯示 • 準則：用於設定輸出資料之過濾條件，比對欄位可指定兩個以上，打在同一列上之條件，將以”AND”交集處理，打在不同列上之條件，將以”OR”聯集處理 主從式資料庫系統 - 附錄D

14. 資料小計處理 • 點取主功能表之【檢視】、【合計】 • 接著查詢介面會改成如圖D-4之格式 • 多出一個合計欄，預設值為【群組】，代表意義為資料需依對應欄位當群組來合計 • 可依需要將它改成其他統計類別：總計、平均… ，也可使用欄位運算式表示 圖 D-4 主從式資料庫系統 - 附錄D

15. 更新查詢介面 多出一個更新至欄位，此欄用來指定上方之欄位資料要更新成指定之新值 主從式資料庫系統 - 附錄D

16. 新增查詢介面 設定儲存資料的新資料表名稱 多出一個新增至欄位，此欄用來指定上方之欄位資料要更新至新資料表之對應欄位 主從式資料庫系統 - 附錄D

17. ５．查詢介面模式簡介及設計步驟 • 選取查詢－基本查詢格式 • 交叉資料表查詢－將一維紀錄依鍵值轉成二維表格型式 • 產生資料表查詢－將選出資料存至另一個資料表 • 更新查詢－將異動資料更新至主檔 • 新增查詢－將選出資料加至已存在資料表之後 • 刪除查詢－依條件刪除資料 主從式資料庫系統 - 附錄D

18. 5.1 選取查詢 • 拖入欄位，若拖入欄位清單上之*號欄，表需要顯示全部欄位 • 設定排序欄位及排序方式 • 設定欄位顯示否，當欄為用於設定第二個查詢準則時，須設為不顯示 • 設定查詢準則，用來設定查詢資料時之過濾條件 • 關閉→存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

19. 5.2 數值型欄位統計處理 • 選擇簡單查詢精靈 • 選入資料表 • 選入查詢欄及計算欄 • 下一步：選詳細資料或摘要 • 選入摘要-點選摘要選項(O) • 核取計算欄位之計算方式：合計、平均、最小、最大、及計次欄 • 確定→存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

20. 5.3 參數查詢 • 在準則欄輸入如 [請輸入客戶編號]之提示字元（需以[]夾住），即可執行參數查詢 • 查詢資料時，畫面會出現對話方框，等候使用者輸入查詢比對條件，然後依輸入字串來檢視及篩選資料 主從式資料庫系統 - 附錄D

21. 5.4 交叉資料表 • 查詢→新增→交叉資料表 • 選入資料表 • 下一步：選入列標題欄（可多選） • 下一步：選入欄標題欄 • 選入計算欄位，並選取計算函數： • Avg, Count, First, Last, Max, Min, StDev, Sum, Var. • 核取每列是否要做合計 • 下一步：存檔。 主從式資料庫系統 - 附錄D

22. 5.5 尋找重複資料查詢 • 選入資料表 • 下一步：選入需過濾重複資料之查詢欄 • 下一步：選入顯示欄位 • 下一步：存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

23. 5.6 尋找不吻合資料查詢精靈 • 選入比對資料表(需查詢不吻合資料，一般為子表) • 選入關聯資料表(一般為父表) • 下一步：設定關聯欄位 • 關聯欄大都是父子表欄名相同之欄位 • 也可指定不同名但屬性相同之欄位 • 下一步：選入屬於子表之欄位 • 下一步：存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

24. 5.7 產生資料表查詢 • 設計檢視→新增→選入資料表 • 選入資料表 • 點選查詢功能→產生資料表 • 輸入新資料表名：現用資料表或另一個資料庫 • 選用現用資料表，若不存在則系統會自動產生 • 選入查詢欄位→設查詢準則 • 下一步：存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

25. 5.8 新增查詢 • 設計檢視→新增→選入資料表 • 點選查詢→新增查詢 • 選入目的檔 • 選入查詢欄(必須屬於來源檔) • 設定新增至對應欄(屬於目的檔) • 設定查詢準則 • 存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

26. 5.9 刪除查詢 • 設計檢視→新增 • 選入資料表 • 點選查詢功能→刪除查詢 • 選入查詢欄位→設查詢準則 • 下一步：存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

27. 5.10 更新查詢 • 設計檢視→新增 • 選入資料表 • 點選查詢功能→更新查詢 • 選入查詢欄位 • 設定更新至欄位之對應運算式 • 下一步：存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

28. D-3 表單 • 表單設計過程 1.選取表單→新增模式 2.選取對應設計方法 • 設計檢視:配合工具箱自行選用工具鈕來設計表單 • 表單精靈: 自動產生表單(又分下列三種不同型式) • 自動產生表單:單欄式 • 自動產生表單:表格式 • 自動產生表單:資料工作表 • 圖表精靈:以圖表型式顯示分組資料 • 樞鈕分析精靈:以二維表格型式輸出資料 主從式資料庫系統 - 附錄D

29. 表單設計過程(續) 3. 設計檢視：設計介面如圖D-8 3.1選用資料表→確定 3.2出現設計桌面 3.3開啟工具箱（用途在另節說明） 3.4點選所需工具鈕 3.5.在桌面上適當處拖出一方框 3.6按滑鼠右鍵設定相關屬性:格式、資料、事件、其他、全部，屬性視窗如圖D-9 3.7重複3.4 – 3.6 加入其他所需的工具鈕 3.8存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

30. 表單設計過程(續) 圖 D- 8 主從式資料庫系統 - 附錄D

31. 表單設計過程(續) 圖 D- 9 主從式資料庫系統 - 附錄D

32. 自動產生表單 4. 表單精靈 4.1選用資料表 4.2選入處理欄位→下一步 4.3選擇配置方式(單欄式、表格式、資料工作表) →下一步 4.4選入背景圖→下一步（建議最好不加背景圖，因為很佔空間） 4.5存檔 5.自動產生表單 5.1如同表單精靈，前者須選入處理欄位，後者預設為全部欄位及預設背景 主從式資料庫系統 - 附錄D

33. 6. 圖表精靈 6.1 選用資料表→確定 6.2 選入處理欄位→下一步 6.3 選擇套用圖表→下一步 6.4 以長條圖為例: 6.4.1選入橫軸欄位(類別) 6.4.2選入縱軸欄位(數值欄) 6.5 設定是否要圖示列及顯示圖表說明。 6.6 下一步→完成→存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

34. 7. 樞鈕分析精靈 7.1 選用資料表→確定 7.2 顯示分析範例 7.3 選入欄位 7.4 選配欄位:列(R)對應欄、欄(C)對應欄、資料(D)對應欄。 7.5 設定格式選項:欄總計、列總計、自動設定表格型式… 7.6 完成→存檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

35. D-4 工具箱元件使用說明 • 工具箱元件 • 文字標籤（1） • 文字方塊（2） • 選項群組（3） • 又分成切換按鈕（4） • 選項按鈕（5） • 核取方塊（6）） • 下拉式清單（7） • 清單方塊（8） • 指令按鈕（9） • 影像（10） • 非結合物件框（11） • 結合物件框（12） • 分頁（13） • 索引標籤控制項（14） • 子表單／子報表（15） • 線條（16） • 方框（17） • 以及其他控制項（18） • 詳細圖示如圖D-10 主從式資料庫系統 - 附錄D

36. D-4 工具箱元件使用說明(續) 主從式資料庫系統 - 附錄D

37. D-4 工具箱元件使用說明(續) • 文字標籤：用於提示文字，不能和資料表欄位結合 • 文字方塊：用於資料輸入，可以和資料表欄位結合 拖出此物件時，桌面上會自動產生一對應之文字標籤物件，可用來識別物件抬頭名稱 主從式資料庫系統 - 附錄D

38. 郵寄方式 平信 掛號 限時專送 D-4 工具箱元件使用說明(續) 3. 選項群組：應用範例 3.1選取物件→在桌面拖出方框 3.2輸入各分項之標籤名 如平信／掛號／限時專送 3.3設定預設值：如平信 3.4設定各標籤之選項對應值 如平信設為１ 3.5選擇儲存方式 3.6選擇控制類型 選項按鈕／核取方塊／切換按鈕 主從式資料庫系統 - 附錄D

39. D-4 工具箱元件使用說明(續) 3.7 選擇樣式 3.8 設定選項群組按鈕及提示文字：如郵寄方式 3.9 完成 註：此類按鈕點取後傳回整數值，若要與文字型欄位(例如類別)結合，則需搭配巨集或程序來使用 a. 使用SetValue巨集指令 b. 在對應選項群組按鈕內之屬性 、 事件、OnMouseDown，指定該巨集來設定欄位值 主從式資料庫系統 - 附錄D

40. 4. 切換按鈕／選項群組／核取方塊 4.1 設定名稱 4.2 設定控制項資料來源 註：此三類別可用選項群組取代 主從式資料庫系統 - 附錄D

41. 5. 組合方塊（又稱下拉式清單） 5.1 選擇查閱資料來源 • 以資料表或查詢來選入資料 • 以自行鍵入值來選入資料 • 以下拉式清單方塊中選取值來尋找表單中之記錄 主從式資料庫系統 - 附錄D

42. 5. 組合方塊(又稱下拉式清單) 5.2 操作說明 5.2.1 以資料表或查詢來選入資料 • 下一步：選入資料表，如訂單 • 下一步：選入對應欄，如客戶編號 • 下一步：列示對應值 • 下一步：儲存選入值於此欄位，選入對應工作表之欄位，如客戶編號 • 設定標籤名 • 完成 主從式資料庫系統 - 附錄D

43. 5. 組合方塊(又稱下拉式清單)(續) 5.2.2 以自行鍵入值來選入資料 • 下一步：依序輸入值，如 A001/A002/A003 • 下一步：儲存值於對應欄 • 下一步：設標籤名 • 完成 5.2.3 以下拉式清單方塊中選取值尋找表單中之記錄 • 下一步：選入工作資料表對應欄，如客戶編號 • 下一步：顯示對應值，如A001/A002/A003 • 下一步：標籤名 • 完成 主從式資料庫系統 - 附錄D

44. 6. 清單方塊 • 與組合方塊類似 • 清單方塊之顯示列數受制於方塊大小，最少為一列 • 資料只能選取，不能輸入新值 主從式資料庫系統 - 附錄D

45. 7. 指令按鈕 7.1選擇類別：紀錄指引/紀錄操作/表單操作/報表操作/應用程式/雜項 7.2操作說明 7.2.1記錄指引 • 選取巨集指令：尋找下一筆/尋找紀錄/跳至下一筆/跳至前一筆/跳至第一筆/跳至最後一筆 主從式資料庫系統 - 附錄D

46. 7. 指令按鈕(續) • 下一步：選擇文字表示或圖示 • 下一步：設標籤提示文字 • 完成 7.2.2 記錄操作 • 選取巨集指令：列印紀錄/刪除紀錄/復原紀錄/新增紀錄/複製紀錄/儲存紀錄 • 其餘步驟與 7.2.1同 主從式資料庫系統 - 附錄D

47. 7. 指令按鈕(續) 7.2.3 表單操作 • 選取巨集指令：列印表單/列印現用的表單/更新表單資料/開啟表單/編輯表單篩選/應用表單篩選/關閉表單 • 其餘步驟與7.2.1同 7.2.4 報表操作 • 選取巨集指令：列印報表/郵件報表/傳送報表至檔案/預覽報表 • 其餘步驟與7.2.1同 註：表單與報表操作都會要求指定來源表單或報表檔 主從式資料庫系統 - 附錄D

48. 7. 指令按鈕(續) 7.2.5應用程式 • 選取巨集指令：執行MS Excel/執行MS Word/執行筆記本/執行應用程式/離開應用程式 • 選取應用程式之下一步，要求輸入指令名稱及路徑 • 其餘步驟與7.2.1同 7.2.6雜項 • 選取巨集指令：列印資料表→選取表單名稱/執行巨集→選取巨集名稱/執行查詢→選取查詢表單/電話撥號員 • 其餘步驟與7.2.1同 主從式資料庫系統 - 附錄D

49. 8. 雜項 8. 影像：要求輸入待連結之影像檔 9. 非結合物件框 9.1設定物件取得方式 • 建立新的：下拉式表單中選取一對應文件 • 由檔案建立：自行輸入來源檔 9.2接著啟動對應桌面 10. 結合物件框 由檢視→屬性來設定相關特性值 主從式資料庫系統 - 附錄D

50. 11. 分頁控制 11. 分頁 由檢視→屬性來設定相關特性值 12. 索引標籤控制項 由檢視→屬性來設定相關特性值 主從式資料庫系統 - 附錄D