Dematerializzazione stato dell’arte e possibili scenari

1. Dematerializzazionestato dell’arteepossibili scenari

2. Dematerializzazione Definizione • Sabatini Coletti on-line: parola non trovata • Gabrielli on-line: parola non trovata • Garzanti on-line: parola non trovata

3. Dematerializzazione Definizione • Treccani on-line:s. f. [der. di dematerializzare]. – Nel linguaggio economico-finanziario, trasformazione di un titolo di credito (obbligazioni, azioni, ecc.), precedentemente rappresentato da documenti su carta, in una pura scrittura contabile: si è proceduto alla d. dei titoli di stato.

4. Dematerializzazione Quali sinonimi • Risparmio economico (stampare quando strettamente necessario, eliminare fotocopie, ridurre i costi di trasmissione, ecc.)? • Informatizzazione di fasi del processo (approvazioni, integrazioni, ecc.)? • Riduzione del numero di documenti? • Passaggio da documento analogico a documento informatico? • Semplificazione/reingegnerizzazione del processo Di cosa parliamo • Gestione documentale (documenti amministrativi) • Strumenti di firma

5. Strumenti di firma (1/3) Firma digitale • Dispositivo locale • Smart card • Token USB • Dispositivo remoto (HSM) • Firma remota (con strumenti OTP) • Firma automatica

6. Strumenti di firma (2/3) Firma elettronica avanzata • CNS/CIE e futuro Documento unificato • Firma grafometrica • Username + password + PIN dispositivo (*) D:L. 13 maggio 2011 n. 70 e successive modificazioni Art. 10 comma 3bis“Per la realizzazione e il rilascio gratuito del documento unificato […] è autorizzata la spesa di 60 mln di € per l’anno 2013 e di 82 mln di € a decorrere dal 2014.” Documento unificato(*) Più di una semplice firma su tavoletta. Registra: • Ritmo, Velocità, Pressione, Accelerazione, Movimento

7. Strumenti di firma (3/3) Due semplici concetti • Ad ogni attore lo strumento di firma più idoneo • Ad ogni documento la firma di 'peso specifico' più adeguato

8. Dematerializzazione Ma attenzione!

9. Dematerializzazione Tecnologie abilitanti • Sistemi gestionali di Ateneo (U-GOV) • Sistema di gestione documentale (Titulus) • Strumenti di firma (ConFirma) • Strumenti di trasmissione (form on-line, PEC, mail) • Sistema di conservazione (Conserva) • Sistemi di voto elettronico (uVote)

10. Dematerializzazione Divisione documentale • Team composto da competenze (*) sui domini: • Gestione documentale • Firma digitale/elettronica • Conservazione • Voto elettronico (*) Una via di mezzo fra ChalesAtano (charl.atano@ho.la.soluzione.com), e Gianni Uru (g.uru@ho.la.soluzione.com)

11. Dematerializzazione Attività propedeutiche: • Analisi del processo (attori, sistemi, tipologie documentali) Obiettivi • Descrizione del processo • Semplificazione • Definizione dei metadati • Individuazione del formato del/dei file • Definizione delle modalità di archiviazione e conservazione

12. Dematerializzazione • Rendicontazioneazionimedicheda parte deglispecializzandi • Tesi on line • Usodella PEC (tecnologiavalidantenelproporresoluzionididematerializzazioneda e verso l’ateneo) • 13.1 Ricezioneattestatidimalattia • 13.2 Ricezione DURC • AlboUfficialediAteneo • Certificazioniche lo studentepuòrichiedere a favorediprivati o estero • Cicloattivo • Ciclopassivo • Gare • Concorsi • Strumentidiconsultazioneaimembridegliorganiaccademici • Missioni • Esami (Computer Based Testing) • Contrattidella PA • Fascicolodipersonale • (PTA, personaledocente, personale a contratto) • 1.1 Rendicontazioneattivitàdocente: registro, diario • 1.2 Rendicontazioneattivitàdocente/ricercatore: timesheet • Fascicolodistudente • Elezionistudentesche • Verbalizzazione on line esamidiprofitto e dilaurea • Fogliodicongedoelettronico • ESSE3-PA (decertificazioneneiconfrontidialtre PA) • Questionari on line per la valutazionedelladidattica • Pagamenti on line con cartadicredito • Mav on line • Confermatitoliintegrato con ANS

13. Fascicolo di studente Integrazione con ESSE3 • Apertura e chiusura automatica del fascicolo • Archiviazione ed eventuale conservazione di: • Domanda di immatricolazione • Verbali di esame • Foglio di congedo • Diploma supplement • Verbale di laurea • Tesi di laurea/dottorato • Consultabilità del fascicolo da parte dello studente e del personale di segreteria

14. Camicia del fascicolo

15. Domanda di immatricolazione

16. Verbale di esame

17. Documento firmato

18. Dematerializzazione • Rendicontazioneazionimedicheda parte deglispecializzandi • Tesi on line • Usodella PEC (tecnologiavalidantenelproporresoluzionididematerializzazioneda e verso l’ateneo) • 13.1 Ricezioneattestatidimalattia • 13.2 Ricezione DURC • AlboUfficialediAteneo • Certificazioniche lo studentepuòrichiedere a favorediprivati o estero • Cicloattivo • Ciclopassivo • Gare • Concorsi • Strumentidiconsultazioneaimembridegliorganiaccademici • Missioni • Esami (Computer Based Testing) • Contrattidella PA • Fascicolodipersonale • (PTA, personaledocente, personale a contratto) • 1.1 Rendicontazioneattivitàdocente: registro, diario • 1.2 Rendicontazioneattivitàdocente/ricercatore: timesheet • Fascicolodistudente • Elezionistudentesche • Verbalizzazione on line esamidiprofitto e dilaurea • Fogliodicongedoelettronico • ESSE3-PA (decertificazioneneiconfrontidialtre PA) • Questionari on line per la valutazionedelladidattica • Pagamenti on line con cartadicredito • Mav on line • Confermatitoliintegrato con ANS

19. Tesi di laurea/dottorato • Analisi del processo • Attori • studente • docente relatore / tutor • segreteria studenti • Sistemi • gestionale di segreteria studenti • sistemi antiplagio • documentale (fascicolo di studente) • conservazione sostitutiva • catalogo della ricerca (per le tesi di dottorato) • divulgazione (depositi istituzionali) • Deposito legale presso BNCF, BNCR, banca dati MIUR (*) • Documenti • Decreto nomina commissione • Domanda di conseguimento titolo • Tesi • Autorizzazione alla pubblicazione ed eventuale dichiarazione di embargo • Verbale di laurea/conseguimento titolo • Pergamena di laurea/conseguimento titolo (*) DM 8 febbraio 2013 n. 94 – art. 14 comma 3

20. Tesi di laurea/dottorato • Descrizione del processo • Assegnazione tesi • Presentazione e accettazione domanda di laurea/dottorato • Consegna di semilavorati e consolidamento della tesi • Verifiche antiplagio • Convocazione seduta di laurea • Verbalizzazione • Archiviazione, conservazione sostitutiva e divulgazione • Consegna diploma • Semplificazione • Ridurre i ping-pong inutili fra gli attori • Sburocratizzare (meno documenti) • Evitare il proliferare di versioni differenti della stessa tesi • Integrare i diversi sistemi coinvolti • Guidare ed organizzare il data entry • Individuare i tipi di firma più idonei • Definizione dei metadati • Utilizzo di standard archivistici

21. Tesi di laurea/dottorato • Definizione formato dei file • PDF/A o altri formati aperti ritenuti idonei alla conservazione • Definizione modalità di archiviazione, conservazione e diffusione • Individuare momento idoneo per l’archiviazione • Definizione accordo di versamento

22. Stato dell’arte • Integrazione: gruppo di lavoro CINECA 2.0 (coinvolti referenti di ESSE3, Confirma, Titulus, Conserva, U-GOV Ricerca, SURplus, SDL). • Metadati: gruppo di lavoro di definizione dei metadati • Firma: evoluzione di ConFirma verso nuove soluzioni di firma. • Conservazione sostitutiva: definizione accordo di versamento.

23. Paolo Vandelli p.vandelli@kion.it Charles Atano - Charl.atano@ho.la.soluzione.com Gianni Uru - g.uru@ho.la.soluzione.com Grazie per l’attenzione!

24. Tamara de Lempicka – “Donna che dorme” 1935