Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Übungsbetrieb und Vorlesungsscheine SS 2006

2. Agenda • Ziele der Übungen • Vorlesungsscheine • Projektteams • Rolle und Verantwortung der Projektleiter • Rolle und Verantwortung der Projektteammitglieder • Terminübersicht • Übungsaufgaben 1 – 5 • Jour fixe-Protokolle • Anforderungen an die Präsentationen • Dokumenten-Standards & Hilfen

3. Ziele der Übungen • Die Vorlesungsteilnehmer sollen • eigene Erfahrungen in der Projektarbeit (= Teamarbeit) und im Präsentieren von Projektergebnissen sammeln • das in der Vorlesung erlernte methodische Vorgehen praxisnah erproben und umsetzen • Projektatmosphäre live „erleben“ • Ziel der Übungen: im Team ein Projekt ... „erfinden“ (Kreativitätstechniken anwenden) ... definieren (Projektantrag ausarbeiten) ... planen (Projektplan erstellen) ... durchführen und controllen (Projektdurchführung und Projektcontrolling) ... erfolgreich abzuschließen (Projektabschluß) ... dokumentieren (Projektdokumentation) und ... präsentieren (Abschlußpräsentation)

4. BWL und Marketing Fachübung Umfang der Übungszeit: ca. 2 SWS mit Note Andere Fachbereiche Seminar- schein Umfang der Übungszeit: ca. 2 SWS ohne Note Vorlesungsscheine Informatik Kleines Projekt- praktikum Umfang der Übungszeit: ca. 6 SWS ohne Note

5. Projektteams • Bildung von Projektteams • In der 1. Vorlesung werden die Projektteams gebildet. Dabei wird eine fachbereichsübergreifende Besetzung angestrebt • Jeder Teilnehmer übernimmt für eine Aufgabe die Funktion des Projektleiters • Jedes Projektteam ist verpflichtet, alle fünf Übungsaufgaben vollständig zu lösen und termingerecht abzugeben. Verantwortung des jeweiligen PLs! • Nach der Genehmigung des Projektantrags (Vorlesung 3) ist bis zum Projektabschluß eine wöchentliche Projektstatussitzung (Jour fixe) mit Protokollerstellung durchzuführen. Die tatsächlichen Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind zu protokollieren und am Projektende mit den geschätzten Zeiten zu vergleichen.

6. Rolle und Verantwortung der Projektleiter • Organisation und Durchführung der Projektbesprechungen • Aufteilung der Arbeit an die Teammitglieder • Überwachung des planmäßigen Fortschritts • Bei Problemen direkten Kontakt mit dem Assistenten oder dem Dozentenaufnehmen • Erstellung der Jour fixe-Protokolle • Termingerechte und vollständige Abgabe der Lösungsdateien (spätestens vier Tage vor der nächsten Vorlesung – wg. Feedback durch den Dozenten) • An: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de • Cc: bardt@informatik.uni-wuerzburg.de • Präsentation (ppt-Vortrag; Dauer: max. 10 Minuten; max. 12 Folien) vorbereiten und in der Vorlesung halten • Eigenbewertung & Fremdbewertung der Präsentation (Fragebogen direkt nach dem Vortrag ausfüllen) • Videoanalyse über das eigene Präsentationsverhalten im Video-Lab, jeweils im direkten Anschluß an die Vorlesung

7. Rolle und Verantwortung der Teammitglieder • Aufgaben • Lösen der zugeteilten Teilaufgaben • Zeitnahe Information des Projektleiters über Probleme • Information des Projektleiters über die Ergebnisse • Bewertung der Präsentation des eigenen PLs (Team-Feedback-Fragebogen) • Teilnahme an den jour fixe-Besprechungen des Teams • Nach jeder Vorlesung übernimmt ein neues Teammitglied die Projektleitung

8. Aufgabe 1: Projektidee Das Team soll einen Vorschlag für ein innovatives und erfolgreiches Internet-Unternehmen erarbeiten • Vorgehen/Methodik anwenden • 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung • Kreativitätstechniken (Brainstorming und Umkehrungstechnik) • To-do-Liste • Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag • 6-Schritte-Methode 1. Zieldefinition 2. Erarbeitete Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertung der Alternativen 5. Commitment 6. Vereinbarung der nächsten Schritte • Erfahrungen in der Projektarbeit Aufgaben der Projektleiter • Vortrag erstellen:Idee-Team_x.ppt • Versand an Dozenten bis 4.5.2006 • Vortrag am 8.5.2006: nur PLs der Teams XXX

9. Aufgabe 2: Projektantrag (1) • Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen • Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch – zunächst Referenzmatrix bilden, dann Alternativenbewertung Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn • Beantworten Sie zu Ihrer Lösung (innovatives Internetunternehmen) folgende Businessplan-Fragen • Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? • Worin besteht der besondere Kundennutzen?Welche Vorteile haben Ihre Kunden? • Welches Alleinstellungsmerkmal hat hier neues Unternehmen? Durch was unterscheidet sich Ihre Firma von bereits existierenden? Was ist wirklich neu? • Wie groß ist das Marktpotential? • Erstellen Sie eine Interessenmatrix (potentielle Unterstützer / Gegner Ihres Projektes) • Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten.Ihr Internet-Unternehmen soll zum 10.7.2006 (Termin) online gehen

10. Aufgabe 2: Projektantrag (2) • Aufgaben des neuen Projektleiters • Erstellung des Projektantrages: (Datei: Antrag-Team_x.ppt) Abgabetermin: spätestens18.05.2006 für alle Teams • An: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de • CC: bardt@informatik.uni-wuerzburg.de • Präsentation in der nächsten Vorlesung (22.5.05): nur PLs der Teams 1, 6, 7 und 8

11. Aufgabe 2: Gliederungsvorschlag (3) • Nutzwertanalyse mit Präferenzmatrix • Businessplan-Informationen • Zielgruppe • Kundennutzen • Alleinstellungsmerkmal • Marktpotential • Der Projektantrag • Projektname (aussagekräftiger Name) • Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) • Projektziele (Meßbarkeit!) • Sachziele (Ergebnisse) 2. Terminziele 3. Kostenziele • Projektorganisation Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte • Ressourcen und Kosten • Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges • Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges • Nutzenbetrachtung • Interessenanalyse • Meilensteinplan • Projektrisiken • Erfahrungen in der Projektarbeit

12. Aufgabe 3: Projektplanung I (1) Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 10.07.2006 online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten! • Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform • Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete.Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; 26 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen. • Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp • Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen

13. Aufgabe 3: Projektplanung I (2) Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3): 11:00 Team 1 11:15 Team 2 11:30 Team 3 11:45 Team 4 12:00 Team 5 12:15 Team 6 12:30 Team 7 12:45 Team 8 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgaben-verteilung (APs) der Teammitglieder (in h) vorzulegen. Um den vorgegebenen Termin 10.7.2006 einzuhalten, ist nach Erstellung des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. • Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen • Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. • Bitte folgende Namenskonvention beachten: „P_n-Team_x.doc“ist das n-te Protokoll von Team x • Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation • Die Projektarbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfas-sungsformular (Projektabschluss/ Vorlagen/ Zeiterfassung) zu erfassen • Von jedem Teammitglied ist die Datei „Team_x-Nachname.xls“ anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai bis Juli 2006 zu füllen • Die tatsächlichen Projektaufwände sind tagesgenau zu erfassen • 25.05.2006: Abgabetermin für die drei Dateien BP1-Team_x.mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc

14. Aufgabe 3: Projektplanung I (3) Strukturierungsvorschlag für die Präsentationsdatei Plan1-Team_x.ppt • Projektsteckbrief • Projektstrukturpläne • Objektorientierter PSP • Funktionsorientierter PSP • Ablauforientierter PSP • Gemischter PSP • Arbeitspakete • Basisplan in MS Project (Screenshot) • Erfahrungen • Projektarbeit • MS Project 2003 Präsentationen der PL der Teams 2, 3 und 5 in der nächsten Vorlesung

15. Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: • Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 € / h für jedes Teammitglied) • Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu • Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen • Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! • Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“ Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit • wöchentlichem „jour fixe“-Protokoll sowie • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten

16. Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter • Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt • Gemischtorientierter Projektstrukturplan • Ressourcenplan (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) • Kostenpläne • Stand der Umsetzung der Projektarbeiten zum 7.6.2006 (1 Folie) • Erfahrungen • Projektarbeit • MS Project 2003 • Erstellung desJour fixe-Protokolls 2 : P2-Team_x.doc • Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Spätester Abgabetermin für die Dateien: 08.06.2006 (an Dozenten und Assistenten schicken)

17. Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 ist eine Projektüberwachung durchzuführen: • Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin eine Projektüber-wachung mit MS Project durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp • Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen sind jeweils zu kommentieren. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

18. Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (2) Aufgabe der Projektleiter • Erstellung einer Präsentation PD-Team_x.ppt • PSP und Basisplan • PSP (gemischt-orientierter) • Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan (MS Project) • Aktueller Umsetzungsstand • Meilensteintrendanalyse (MTA) • Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) • Aktueller Status • Projekterfahrungen • Projektdurchführung mit MS Project • Projektarbeit • Erstellung der Jour fixe-Protokolle 4 und 5: P3-Team_x.doc, P4-Team_x.doc • Erstellung der MS-Project-Datei: PD-Team_x.mpp Abgabetermin für die Dateien: 22.06.2006 (an Dozenten und Assistenten schicken)

19. Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (3) Besondere Aufgabe für die BWL-er im Team • Erstellung einer aussagekräftigen Projektkurzbeschreibung für Ihr Projekt (nach Muster Projektkurzbeschreibungen.doc) • Abgabe mit den anderen Dateien spätestens zum 22.06.2006 • Hinweis: Die Projektkurzbeschreibungen werden zusammengeführt und gehen an die Pressestelle der Universität Würzburg

20. Jour fixe-Protokolle • Wöchentlich ab 22.05.2006 • Wesentliche Inhalte (Muster auf der Website) • Protokollführer • Teilnehmer • Tagesordnung • Statusberichte der Teammitglieder • Gesamtstatus • Besprechungsergebnisse • To-do-Liste • Erstellung des Protokolls „P_n-Team_x.doc“ durch den jeweils aktuellen Projektleiter

21. Anforderungen an die Präsentationen • 1. Folie • Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r • Ort, Datum der Präsentation • 2. Folie: Agenda-Folie („Fahrplan“) • Folienset • Fußzeile mit Titel und Seitenzahlen • Tipps zur Folienerstellung (Vorlesung 2) beachten, insb. Lesbarkeit • Vortrag • Probevortrag (dry run) im Team • Freier Vortrag Blickkontakt zu den Zuhörern, Lautstärke, Gestik • Eigenbewertung (Fragebogen direkt nach dem Vortrag selbst ausfüllen) • Teambewertung (Fragebogen direkt nach dem Vortrag durchs Team ausfüllen)

22. Dokumente: Standards & Hilfen • Für die Erstellung der Aufgaben sind folgende Tools verbindlich zu verwenden: • Dokumentationen: MS Word 2000 • Präsentationen: MS Powerpoint 2000 • Zeittabellen: MS Excel 2000 • Projektmanagement: MS Office Project 2003 • Mailadressen • Dr. Harald Wehnes: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de • Sebastian Bardt: bardt@informatik.uni-wuerzburg.de