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此線上模組分為 5 個部分，能在 30-45 分鐘完成的課程，或可分數個系列課程來完成。

歡迎參加分會幹部訓練. 此線上模組分為 5 個部分，能在 30-45 分鐘完成的課程，或可分數個系列課程來完成。. 若須額外的協助，請聯繫貴分會資訊科技主席或獅子會學習中心：llc@lionsclubs.org. 此線上模組包括一個工作簿來增強您的學習體驗。 它組織成 5 個相應的部分，提供機會做筆記並獲得額外的資訊來補充在此線上模組所談及的概念。. 如果您在繼續之前需要取得或列印您的工作簿，請按一下 此處 。. 請注意：. 分會秘書的職責依據地區性的實務及分會所建立的程序而異。. 當某些圖示出現時，您可以導向線上模組中的各個部分。

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此線上模組分為 5 個部分，能在 30-45 分鐘完成的課程，或可分數個系列課程來完成。

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Presentation Transcript

  1. 歡迎參加分會幹部訓練 此線上模組分為 5 個部分，能在 30-45 分鐘完成的課程，或可分數個系列課程來完成。 若須額外的協助，請聯繫貴分會資訊科技主席或獅子會學習中心：llc@lionsclubs.org 分會秘書訓練

  2. 此線上模組包括一個工作簿來增強您的學習體驗。 它組織成 5 個相應的部分，提供機會做筆記並獲得額外的資訊來補充在此線上模組所談及的概念。 如果您在繼續之前需要取得或列印您的工作簿，請按一下此處。 分會秘書訓練

  3. 請注意： 分會秘書的職責依據地區性的實務及分會所建立的程序而異。 分會秘書訓練

  4. 當某些圖示出現時，您可以導向線上模組中的各個部分。 每張投影片透過定時的程式進行。一旦完成後，當您準備好時，在右下角的箭頭 將指示您可以按一下到下一張投影片。 指示一個到 LCI 網站或出版物上的資源之連結。當您點擊這個圖示時，您將被導向到該資源。在此線上模組的資源部分也可連結。 按一下 返回到目錄投影片，如果您要複習或跳轉到特定的部份。 分會秘書訓練

  5. 恭賀 您被選為分會 秘書的職位 分會秘書訓練

  6. 本課程將為您提供的基本資訊及準備您的新職位所需的資源。 • 在完成本課程之後，您將能夠: • 認識到獅子會之目的並其國際獅子會的結構內職位之定位。 • 摘要分會秘書的職責 • 取得所需的額外資源 分會秘書訓練

  7. 點擊下面的連結以導航到特定的部份，或按一下箭頭以繼續第 1 部分。 • 第1部份:序言 • 第2部份:您的分會領導團隊 • 第3部份:分會秘書的職責 • 第4部份:規劃您的任期 • 第5部份:資源 分會秘書訓練

  8. 歡迎到第1部分： 序言 請翻到您的工作簿第1頁。 分會秘書訓練

  9. 做為秘書，您是領導團隊整體的必要部分，努力工作支持會長，當他或她帶領您的分會，幫助支持您的當地社區和周邊地區的服務活動。 • 然而，記住您是更大的組織之一部分也是重要的。 分會秘書訓練

  10. 國際獅子會是由獅友的大型連絡網所組成，以分會為中心。國際獅子會是由獅友的大型連絡網所組成，以分會為中心。 • 這種結構有利於溝通並促進地方、地區和全球規模的服務。 • 分會 1 分會秘書訓練

  11. 分會 下一張投影片將幫助您完成工作簿的第 1 頁。 請花點時間來完成此一部分。 1 分會秘書訓練

  12. 憲章區 • 複合區 • 區 • 一個分會最少由20名會員組成 • 一個分區由4-8個分會組成 • 一個專區由10-16個分會組成* • 一個區是由至少35個分會與 1250名正會員組成 • 某一地理區域中的幾個區組成一個複合區 • 每個獅子會位於七個憲章區之一，各憲章區至少由一位國際理事代表 • *非硬性規定 • 專區* • 分區 • 分會 分會秘書訓練

  13. 憲章區 • 複合區 • 區 • 專區* 個別的分會和他們的會員是國際獅子總會的核心。 沒有他們在當地服務他人的承諾，我們不可能維護我們全球服務的傳統。 • 分區 • 分會 分會秘書訓練

  14. 做為更大的國際獅子會中的一個分會，您的任務是：做為更大的國際獅子會中的一個分會，您的任務是： 透過獅子會，賦予志願者有能力服務於他們的社區，滿足人道主義的需求， 鼓勵和平並促進國際間之理解。 分會秘書訓練

  15. 為了實現我們的任務，我們的分會需要服務很多目的。為了實現我們的任務，我們的分會需要服務很多目的。 Are you ready? 讓我們快速檢查標準分會憲章及附則，看看您是否瞭解獅子會所有的目的。 You will see a series of statements. Select “Yes” if the statement reflects one of the stated purposes of Lions Clubs International or select “No” if it is not a stated purpose of Lions Clubs International. 分會秘書訓練

  16. 您將看到一系列的陳述。 如果該陳述反映了獅子會的上述目的之一，請選擇"是"，或者如果它不是所述之獅子會的目的，選擇"否"。 分會秘書訓練

  17. 獅子會的目的是...... 這是第一個陳述。 加强會際交流，鞏固獅子友誼。 按一下是或否 是 這是所述之獅子會的目的之一 否 是 是 分會秘書訓練

  18. 獅子會的目的是...... 這是下一個陳述。 不求個人利益，提升工商水準。 按一下是或否 是 這是所述之獅子會的目的之一 是 是 否 分會秘書訓練

  19. 獅子會的目的是...... 您是準備好另一個了嗎？ 關懷社會福祉，恪守道德規範。 按一下是或否 是 這是所述之獅子會的目的之一 是 是 否 分會秘書訓練

  20. 哪一個以下之陳述，不是所述之獅子會的目的? 好的，那些是有點簡單。 讓我們試試更有難度的。 按一下您的答案。 • 增進國際了解，促進世界大同。 • 宏揚仁政理論，培育優秀公民。 • 宣傳支持獅子會的目的之政治領袖。 • 宣傳支持獅子會的目的之政治領袖。 • 熱心討論公益，勿涉政教紛爭。 您可以查看標準分會憲章第二條所有 6項目的之陳述 Standard Club Constitution 分會秘書訓練

  21. 您可以如何幫助促進獅子會的任務和目的？ 在您的工作簿第 2 頁寫下您的答案。 分會秘書訓練

  22. 歡迎到第2部分： 您的分會領導團隊 請翻到您的工作簿第3頁。 分會秘書訓練

  23. 每個分會由一個支持分會各項活動的領導人團隊所組成。 下一張投影片將幫助您完成工作簿第 3 頁的分會組織圖。 分會秘書訓練

  24.  分會會員 理事會  讓我們查看分會的組織圖 會長 秘書 財務 第一副會長 第二副會長 前任會長 分會秘書訓練

  25.  分會會員 理事會  • 做為秘書，您是分會的會務管理者。 • 您是分會與您的區，以及與國際總會之間的聯絡人。 • 您將受到會長和理事會的監督。 Let’s take a look at the Club Organizational Chart 會長 秘書 財務 第一副會長 第二副會長 前任會長 分會秘書訓練

  26. 理事會成員包括： • 會長 • 前任會長 • 副會長 • 秘書 • 財務 • 總管(非必要職務) • 連絡(非必要職務) • 會員發展主席 • 任何其他當選的理事 每個角色的敘述可以在分會幹部團隊手冊第 7 頁找到。 分會秘書訓練

  27. 現在，讓我們快速查看您們的共同職責。 • 按一下拼圖以揭示共同的職責 • 與理事會成員應一起.... 授權所有開支，並不應造成分會的任何債務。 在提出給分會會員核准之前考慮及塑造所有分會的新會務和政策。 有權修改、否決、或廢除任何分會幹部所提出之方案。 可依財務委員會之建議來決定分會的存款銀行。 決定分會任何幹部之保證金保額及保人。 每年稽核分會的帳冊、 帳戶和運作。 將有關新會務或新政策的所有事項提交各常設委員會或特別委員會研究並提出建議。 依一般公認之會計實務管理，至少設立兩(2)個分開基金。 從公眾籌募的任何淨資金不得批准為行政目的之開支。 分會秘書訓練

  28. 您做為分會秘書可以做些什麼事情以幫助分會領導團隊好好一起工作？您做為分會秘書可以做些什麼事情以幫助分會領導團隊好好一起工作？ • Click once on the puzzle to reveal your shared responsibilities. • 在您的工作簿第4頁記錄您的答案。 分會秘書訓練

  29. 獅子會學習中心提供免費的線上課程以協助會員的領導發展。 其他資源 • 考慮以下的線上課程： • 介紹獅子會的領導 • 有效的傾聽 • 有效的團隊 • 關於獅子會學習中心更多的資訊可以在以下找到： 分會秘書訓練

  30. 歡迎到第3部分： 分會秘書的職責 請翻到您的工作簿第5頁。 分會秘書訓練

  31. 做為分會的會務管理者和理事會的成員，您的主要職責包括......做為分會的會務管理者和理事會的成員，您的主要職責包括...... • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成和提報所有的分會報告給國際總會。 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  32. 您將需要出席多少會議？ • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成和提報所有的分會報告給國際總會。 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成和提報所有的分會報告給國際總會。 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  33. 以下的時程表是常見的： 會議的類型 • 每月 • 理事會例會 • 分會例會 • 根據需要 • 理事會特別會議（當由 3位或更多的理事會成員請求） • 分會特別會議 （要求至少提前10 天） • 年度 • 幹部交接會議 • 授證周年慶 分會秘書訓練

  34. 您的大部分責任與籌備會議有關連。 讓我們仔細查看一下。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  35. 您的會議職責包括三個階段。 會議前 會議中 會議後 花點時間回答您的工作簿 第5及6頁的問題。 分會秘書訓練

  36. 第一階段 - 會議前 • 提供會員會議日期和時間的預先通知 • 與會長一起擬訂會議議程 • 整理任何給適當的主席或會員之通信訊息 • 如果有必要，準備獎項或新會員資料袋 • 準備分會名冊以考勤出席 分會秘書訓練

  37. 第二階段 - 會議中 • 考勤出席 • 記錄會議紀要 • 記錄任何演講嘉賓、 非獅友訪客和訪問的獅友 • 收會費及記錄並交給會員收據 • 從各委員會主席收集活動資訊 • 讓新會員填寫適當的表格 分會秘書訓練

  38. 第三階段 - 會議後 • 記錄出席者 • 記錄頒發的獎項 • 驗證收到的金錢及記錄支付上級會費 • 存款或將收集的錢交給財務並取得收據 • 在批准後存檔/分發一份會議記錄副本 • 後續跟進任何會議中懸而未決的問題 分會秘書訓練

  39. 秘書也負責籌備理事會會議。請參閱工作簿中第6頁更多的細節。秘書也負責籌備理事會會議。請參閱工作簿中第6頁更多的細節。 重要的是要記得分會秘書的職責依據地區性的實務及分會所建立的程序而異。 您應該調整此模組中的建議，以適合您的分會之需要。 分會秘書訓練

  40. 現在讓我們看看做會議記錄。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  41. 花一些時間與即將離任的秘書檢討當前做紀錄的方法。 通常情況下，將記錄...... • 會議的類型（例會、特別或理事會） • 會議的日期和地點 • 會議主持人的姓名 • 上次會議紀錄是否經過批准 • 所有動議和提案人，不論動議議案是否持續或捨棄 • 所有程序和訴求的要點，不論是否持續或捨棄 • 開始開會及閉會的時間 分會秘書訓練

  42. 會議記錄是用來記錄分會做什麼，不是 會員說的話。 因此，辯論被認為是非正式而不列入記錄。 應使用正確的術語是重要的。 請參閱您的工作簿第7頁更多的細節。 分會秘書訓練

  43. 下一步，我們將查看保存分會記錄。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  44. 分會檔案應包括： • 分會授證書 • 憲章及附則 • 分會的歷史 • 所有分會和理事會會議的記錄 • 分會幹部和各委員會的年度報告 • 活動報告 • 分會的會員名冊 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 管理分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 如果您的分會並沒有保留記錄的機制，包括考勤和繳納會費，現在就須開始。 花點時間回答您的工作簿第8頁的問題。 分會秘書訓練

  45. 下一步，我們將查看通信訊息。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  46. 分會秘書從 LCI 和其他單位收到有關訓練、 活動和會議的大量訊息。 通信訊息可能以電子方式或透過郵寄並涉及會長、財務、委員會及/或方案主席。 所有的通信訊息要打開、讀取和及時分發是重要的。 在您的工作簿第 9 頁做筆記。 分會秘書訓練

  47. 強烈建議分會秘書和會長在任期開始時會晤，討論將如何回答通信訊息、保管和報告。 有些分會，秘書負責分會的新聞信並整合進入分會的共關係。 如果您不負責這些職責，重要的是您要與那些人保持密切聯繫。這可確保所有分會的重要新聞已發佈。 分會秘書訓練

  48. 完成並提交分會報告是分會秘書的另一主要職責。完成並提交分會報告是分會秘書的另一主要職責。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 • 出席所有的分會和理事會會議。 • 籌備分會及理事會會議 • 做會議記錄 • 保存分會記錄 • 接收和回應分會的通信訊息 • 完成及歸檔所有的分會報告 • 合作成為分區總監顧問委員會的積極成員。 分會秘書訓練

  49. 提交準確和及時的報告對您的分會努力爭取傑出分會獎 是重要的。 • 您還將負責的一些報告和表格包括： • 會員月報表 • 分會服務活動月報表 • 分會幹部報告 • 分會用品訂購表格 分會秘書訓練

  50. MyLCI 是世界各地許多獅子會使用來報告網站。它透過 LCI 網站取得所有所需的表格並在這裡提交* * 並不是所有區都使用 MyLCI。如果您尚不會，請與您現任的秘書查核如何為您的分會做報告。 分會秘書訓練

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