Sesión

1. Sesión 209 marzo 17 de 2004

2. Sesión 209Miércoles 17 de marzo de 2004 14:30 horasSala de Ex RectoresORDEN DEL DÍA • Lista de presentes y verificación del quórum. • Lectura y en su caso, aprobación del orden del día. • Aprobación del acta de acuerdos de la sesión anterior. • Informe sobre el estado de comprobaciones de recursos de las entidades de la Red Universitaria. Lic. Andrés López Díaz y Mtra. Martha de la Mora Gómez. • Presentación de elementos esenciales del Presupuesto Ampliado 2004. Lic. José Trinidad Padilla López y Lic. Andrés López Díaz. • Presentación de lineamientos para la preparación de la Entrega-Recepción de las entidades y dependencias de la Red Universitaria, Abril, Mayo 2004. Lic. José Trinidad Padilla López y LAE y CP. Ma. Asunción Torres Mercado.

3. Informe y agenda de visitas de los CIEES a los Centros Universitarios. Q.F.B. Ruth Padilla Muñóz y Mtra. Ana Rosa Castellanos. • Informe sobre Políticas de Ingreso y Prueba de Aptitud Académica. Mtro. I. Tonatiuh Bravo Padilla. • Próxima apertura de Oferta Académica en Puerto Vallarta de la Universidad de Especialidades y la Universidad LAMAR, incorporadas a la UdeG. Mtro. Jeffry Fernández Rodríguez. • Maximización del talento humano. Biól. Jesús Espinosa Arias. • Asuntos Varios.

4. LISTA DE PARTICIPANTES LIC. JOSÉ TRINIDAD PADILLA LÓPEZ RECTOR GENERAL MTRO. I. TONATIUH BRAVO PADILLA VICERRECTOR EJECUTIVO MTRO. CARLOS JORGE BRISEÑO TORRES SECRETARIO GENERAL ARQ. CARLOS CORREA CESEÑA RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE ARTE, ARQUITECTURA Y DISEÑO MTRO. SALVADOR MENA MUNGUÍA RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y AGROPECUARIAS DR. EVERARDO PARTIDA GRANADOS RECTOR SUSTITUTO DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS

5. MTRO. HÉCTOR ENRIQUE SALGADO RODRÍGUEZ RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS EXACTAS E INGENIERÍAS DR. RAÚL VARGAS LÓPEZ RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS DE LA SALUD DR. JUAN MANUEL DURÁN JUÁREZ RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANIDADES. CD. ARMANDO MACÍAS MARTÍNEZ. RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE LOS ALTOS MTRO. GABRIEL TORRES ESPINOZASECRETARIO ACADÉMICO DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE LA CIÉNEGA, EN REPRESENTACIÓN DEL RECTOR, MTRO. PEDRO JAVIER GUERRERO MEDINA. MTRO. ANTONIO PONCE ROJO SECRETARIO ACADÉMICO DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE LA COSTA, EN REPRESENTACIÓN DEL RECTOR, MTRO. JEFFRY S. FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ.

6. DR. JUAN JOSÉ PALACIOS LARA RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE LA COSTA SUR . LIC. JESÚS ALBERTO ESPINOSA ARIAS RECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DEL SUR. LIC. JOSE ALFREDO PEÑA RAMOS DIRECTOR GENERAL DEL SEMS

7. Informe sobre el estado de comprobaciones de recursos de las entidades de la Red Universitaria. Dirección de Finanzas 4

8. GASTOS POR COMPROBAR CENTROS Y SEMS

9. GASTOS POR COMPROBAR ADMON. GRAL.

10. GASTOS POR COMPROBAR MONTO TOTAL

11. GASTOS POR COMPROBAR EX-FUNCIONARIOS T O T A L 24,622,241.28

12. FUNCIONARIOS SIN GASTOS POR COMPROBARCENTROS UNIVERSITARIOS Y SEMS

13. FUNCIONARIOS SIN GASTOS POR COMPROBARADMINISTRACIÓN GENERAL

14. Seguimiento Financiero del Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI) Unidad de Desarrollo Institucional 4

15. RECURSOS DEL PIFI 1.0 Nota: Movimientos al 16 de marzo de 2004 Fuente: Unidad de Desarrollo Institucional

16. RECURSOS DEL PIFI 2.0 Nota: Movimientos al 16 de marzo de 2004 Fuente: Unidad de Desarrollo Institucional

17. PIFI 3.0 Autorizado: $ 56’091,060.00 Seis Centros Universitarios y dos dependencias de la Administración General tienen proyectos aprobados por el PIFI 3.0. A la fecha ninguna de estas entidades han solicitado recursos.

18. Propuesta de Presupuesto Ampliado de Ingresos y Egresos 2004 Dirección de Finanzas 5

19. Ingresos por Subsidio Público Ordinario

20. Aplicación de Recursos de Subsidio Ordinario • Corresponde al Fondo de Estímulos Académicos • Incremento de la aportación Estatal al Departamento de Madera, Celulosa y Papel

21. Aplicación de Recursos de Subsidio OrdinarioServicios Personales Nota: 1. Monto notificado por la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica (SESIC)

22. Recursos disponibles por distribuir en el Presupuesto Ampliado 2004 Total Disponible: $ 122,199,073.56

23. Distribución de Recursos Disponibles

24. Distribución de Recursos Disponibles Desagregado de Fondos Participables de la CGAC, fondeados con recursos disponibles del Presupuesto Ampliado N: Fondo de reciente creación.

25. Fondos Institucionales Participables por Eje Estratégico, contenidos en la propuesta de Presupuesto Ampliado 2004Resumen

26. Fondos Institucionales Participables por Eje Estratégico Innovación Educativa Primera parte

27. Fondos Institucionales Participables por Eje Estratégico Innovación Educativa Conclusión

28. Fondos Institucionales Participables por Eje Estratégico Investigación

29. Fondos Institucionales Participables por Eje Estratégico Internacionalización Gestión N: Fondo de reciente creación.

30. Fondos Institucionales Participables (Presupuesto Inicial-Ampliado) Primera Parte

31. Fondos Institucionales Participables (Presupuesto Inicial-Ampliado) Segunda Parte

32. Fondos Institucionales Participables (Presupuesto Inicial-Ampliado) Conclusión N: Fondo de reciente creación.

33. Previsiones y Fondos de reserva (Presupuesto Inicial-Ampliado) Primera Parte

34. Previsiones y Fondos de reserva (Presupuesto Inicial-Ampliado) Conclusión

35. Recursos destinados a Infraestructura Física en la Red Universitaria en la Propuesta de Presupuesto Ampliado 2004 Notas: 1. Incluye 24 millones considerados en el Presupuesto Inicial. 2. Saldo al 31 de diciembre del 2003 descontando los $ 34’169,320.00 reasignados.

36. Distribución del Fondo de Aportaciones Múltiples 20041(FAM) 1 Asignados por la H. Cámara de Diputados con evaluación de la SESIC en el marco del PIFI 3.0.

37. Recursos del Presupuesto Ampliado Destinados al SEMS1 • Nota: • 1. Sin Incluir los recursos considerados en el FIFRU, ni los montos de los demás Fondos Institucionales Participables. • 2. El monto total de este programa asciende a $ 13,598,000, de los cuales $ 5’500,000 corresponden a Centros Universitarios y $ 8’098,000 al SEMS. Según estimación de la Coordinación General Académica.

38. ENTREGA - RECEPCION Principales aspectos a considerar Contraloría General 6

39. ANTECEDENTES • En el año de 1994 la Contraloría General, elaboró la Guía para la entrega –recepción, con objeto de intervenir en la entrega –recepción por cambio de Administración Rectoral del período 1989 – 1995. (No estaba en la norma, Oficio S/N de fecha 20 de Octubre de 1994, expedido por el entonces Rector General Lic. Raúl Padilla López) • Desde marzo de 1995 a la fecha se ha continuado interviniendo en los actos de entrega recepción por cambio de Administración Rectoral, de Centros Universitarios, S.E.M.S., Campi, así como en las entregas intermedias de las Dependencias de la Red Universitaria. • El 15 de septiembre de 2000, la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario, expidió el Acuerdo 11/2000/1088, a través del cual establece la obligación de integrar un expediente de entrega recepción en cada uno de los casos en que exista cambio de Titular de alguna Dependencia Universitaria. (formalizando el hecho mediante acta circunstanciada del evento, con base en los lineamientos que la Contraloría General establezca) • El 18 de febrero de 2004 la Contraloría General emite acuerdo No. 01/2004 en el que se establecen los Lineamientos para la entrega – recepción que deberán observar los funcionarios en la Universidad de Guadalajara, de conformidad con el Reglamento del Sistema de Fiscalización.

40. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCIONEMITIDO POR LA CONTRALORIA GENERAL LOS LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA - RECEPCION EN LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA ESTAN DIVIDIDOS EN 5 PUNTOS: • DISPOSICIONES GENERALES (LINEAMIENTOS DEL PRIMERO AL QUINTO) • INTEGRACION DEL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCION (LINEAMIENTOS DEL SEXTO AL DECIMO) • ACTO DE ENTREGA-RECEPCION (LINEAMIENTOS DECIMO PRIMERO AL DECIMO SEGUNDO) • DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS (LINEAMIENTOS DECIMO TERCERO AL VIGESIMO) • DISPOSICIONES TRANSITORIAS (LINEAMIENTOS VIGESIMO PRIMERO AL VIGESIMO TERCERO)

41. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “DISPOSICIONES GENERALES”(LINEAMIENTOS DEL PRIMERO AL QUINTO) OBJETO.- Establecer los lineamientos que deberán observar los funcionarios de la Universidad de Guadalajara para la entrega-recepción de dependencias. ACCIONES: CONTRALORIA GENERAL: • Emite las guías y formatos, • resuelve dudas y solicitudes justificadas de ampliación de plazo de revisión de expedientes, • designa al personal que intervendrá en la entrega-recepción (en el caso de los Centros Universitarios y el Sistema de Educación Media Superior, intervendrá el Contralor correspondiente), • notifica al funcionario saliente y al entrante, de la obligación de presentar la declaración de situación patrimonial • notifica a la Comisión de Hacienda correspondiente, cuando exista negativa para acatar los lineamientos en materia de entrega-recepción. CONTRALOR DE CENTRO O AUDITORES COMISIONADOS: • Entrega los formatos, asesora, revisa en forma selectiva el adecuado llenado de los formatos y en forma detallada los datos financieros • verifica el respaldo documental, • informa el número de ejemplares impresos y en dispositivos magnéticos del expediente que deberá integrar al funcionario saliente, • levanta el acta circunstanciada de la entrega-recepción, y entrega un ejemplar con sus anexos, al funcionario saliente y a la persona que recibe.

42. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “DISPOSICIONES GENERALES” OBLIGACIONES: FUNCIONARIO SALIENTE: • Comparecer a entregar el día y hora establecidos. • Integrar el expediente, que deberá estar concluido un día antes de la fecha en que deje el cargo. • Asegurarse que el expediente contenga toda la información y esté actualizada al día que se entrega. • Comprobar la totalidad de los recursos financieros recibidos, o bien efectuar la devolución de los recursos no ejercidos. • Exhibir estado de cuenta con el que acredite que el saldo registrado en el formato denominado “Partidas Pendientes de Comprobar”, está debidamente conciliado. • Cancelar las cuentas bancarias institucionales con las que venía operando, entregando el documento de cancelación. • Entregar las chequeras que tenga a su cargo, debidamente canceladas, acompañadas de los estados de cuenta. • Entregar las conciliaciones bancarias y demás documentos relacionados con las cuentas bancarias. • Precisar los asuntos en trámite. • Señalar con exactitud cuáles asuntos requieren de atención inmediata. • Identificar con precisión los bienes que tenía asignados en forma directa. • Realizar las aclaraciones que se le soliciten posteriores a la entrega.

43. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “DISPOSICIONES GENERALES” OBLIGACIONES: PERSONA QUE RECIBE O FUNCIONARIO ENTRANTE: • Recibir los recursos, documentos y bienes los cuales quedarán a su cargo y bajo su resguardo. • Dar seguimiento a los asuntos en trámite, dando prioridad a aquellos que requieran de atención inmediata. • Solicitar apertura de cuentas bancarias institucionales. • Verificar dentro de los 30 días hábiles posteriores, la información contenida en el expediente (el plazo podrá ser ampliado por Contraloría General previa solicitud debidamente justificada). • Solicitar por escrito al funcionario saliente las aclaraciones necesarias • Informar a la Contraloría General cuando no reciba respuesta a las solicitudes o ésta se considere insuficiente. • Notificar a la Contraloría General las irregularidades que detecte en la verificación que realice de la información contenida en el expediente, que pudieran ser constitutivas de una infracción administrativa o un delito.

44. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “INTEGRACION DEL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCION” (LINEAMIENTOS DEL SEXTO AL DECIMO) INTEGRACION DEL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCION: • La información será estructurada de conformidad con los niveles de organización establecidos en la normatividad universitaria, • incluyendo las figuras análogas que operativamente existan, • el expediente de entrega- recepción se integrará: • del nivel inferior al superior de la dependencia correspondiente. • El expediente se integrará con los formatos debidamente llenados, • la integración deberá realizarla el funcionario saliente, • quien podrá designar a una persona que coordine las acciones de planeación, organización e integración, el expediente • El expediente deberá estar concluido al menos un día antes de la fecha determinada para la entrega-recepción, • cuando no sea posible que el funcionario saliente integre el expediente, • el superior jerárquico deberá designar a la persona que se encargue de integrarlo, • con la supervisión de la Contraloría General.

45. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “ACTO DE ENTREGA-RECEPCION” (LINEAMIENTOS DEL DECIMO PRIMERO AL DECIMO SEGUNDO) • El contralor de centro o auditor comisionado deberá levantar el acta de entrega-recepción • El acta deberá levantarse el día en que deje el cargo el funcionario saliente y lo recibe el entrante. • Deberán participar en su levantamiento los funcionarios involucrados y los testigos de asistencia; • cuando por alguna circunstancia no se pueda concluir el acto de entrega-recepción el día fijado para éste, • deberá especificarse tal hecho en el acta y continuarse el día siguiente

46. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS” (LINEAMIENTOS DEL DECIMO TERCERO AL VIGESIMO) • La Dirección de Finanzas en la Administración General, las Coordinaciones de Finanzas de los Centros Universitarios, la Dirección de Tesorería del Sistema de Educación Media Superior y las áreas análogas de los Campi Universitarios y del Corporativo de Empresas, deberán proporcionar a los titulares de las dependencias, en forma impresa y/o en medios magnéticos, la información relativa a los avances financieros del presupuesto autorizado y ejercido por la dependencia sujeta al proceso de entrega-recepción, así como de la comprobación del ejercicio del gasto. • La revisión que la Contraloría General realice no implica la validación de la exactitud de los datos asentados, ésta es responsabilidad del funcionario correspondiente; asimismo el acto de entrega-recepción no libera al funcionario saliente de las obligaciones y responsabilidades que surjan con motivo de un acto de fiscalización. • Los lineamientos de entrega recepción, serán aplicables a las demás personas de la Universidad, que desempeñen funciones análogas a los funcionarios universitarios, que por cualquier motivo dejen su cargo o comisión, son aplicables a los casos de extinción, fusión de dependencias y transferencia parcial de funciones o recursos. • El contralor de centro o auditor comisionado, vigilará que los participantes se cercioren del contenido del acta, que la información esté correctamente integrada y ordenada y firmará el el acta junto con los demás participantes en cada una de las fojas del acta.

47. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS” (LINEAMIENTOS DEL DECIMO TERCERO AL VIGESIMO) • Cuando un funcionario deje su cargo antes del término establecido para el cambio de administración de conformidad con la normatividad universitaria, sujetará su entrega a los lineamientos establecidos en el presente acuerdo, en este caso el superior jerárquico deberá solicitar la intervención de la Contraloría General, con una anticipación de cuando menos 10 días hábiles previos a la fecha del acto, salvo casos de extrema urgencia o por causa de fuerza mayor. • Tratándose de unidades, áreas o cualquier figura análoga que se encuentre al interior de las dependencias que NO MANEJEN RECURSOS FINANCIEROS, el acta podrá ser presidida por el superior jerárquico. (optativa la intervención de la Contraloría) • Los funcionarios universitarios, para facilitar el proceso de entrega-recepción, deberán mantener ordenados y permanentemente actualizados sus planes, programas, estudios, proyectos, informes, registros, archivos y controles de los recursos humanos, materiales, financieros, escolares y administrativos de que disponen, así como toda la demás información y documentación que le requiera la Contraloría General para dar cumplimiento a estos lineamientos.

48. ACUERDO No. 1 LINEAMIENTOS ENTREGA RECEPCION “DISPOSICIONES TRANSITORIAS” (LINEAMIENTOS DEL VIGESIMO PRIMERO AL VIGESIMO TERCERO) • Este acuerdo entró en vigor el 18 de febrero de 2004. • Se notificó a todos los funcionarios de la Universidad de Guadalajara. • Los formatos e instructivo para su llenado, se entregaron en CD al Secretario Administrativo de cada Centro, Sistema y Campus. • Para mayor difusión se publicó en: • la Gaceta Universitaria el 23-Feb-2004 y en la página Web de la Universidad de Guadalajara, a partir del19-Feb-2004

49. FORMATOS QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCION LOS FORMATOS ESTAN CLASIFICADOS EN 5 RUBROS: • RECURSOS HUMANOS (1.1 a 1.4) • RECURSOS FINACIEROS (2.1 a 2.9) • RECURSOS MATERIALES (3.1 a 3.6) • CONTROL ESCOLAR (4.1 a 4.7) • OTROS ASUNTOS ADMINISTRATIVOS (5.1 a 5.4)

50. FORMATOS QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCION • “RECURSOS HUMANOS” El rubro de los recursos humanos comprende toda la información y documentación de la plantilla de personal de la Entidad, Dependencia, Unidad, Área o Proyecto, el proceso de pago de las nóminas, de los expedientes de archivo del personal y de nóminas y de los asuntos pendientes o en trámite del personal. • La información se proporcionará a través de los siguientes formatos: 1.1 ASUNTOS PENDIENTES O EN TRAMITE EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS. 1.2 RELACION DE PERSONAL 1.3 CHEQUES DE NOMINA PENDIENTES DE PAGO Y VALES DE DESPENSA PENDIENTES DE ENTREGAR. 1.4 EXPEDIENTES DE ARCHIVO DEL PERSONAL Y DE NOMINAS..