ORGANISER des Journées Scientifiques A LA SFA

1. ORGANISER des Journées Scientifiques A LA SFA Organisation via le secrétariat de la SFA : Evelyne Dewayse s’occupe du site web la création du formulaire d’inscription et la communication en général Catherine Chaillou s’occupe de l’aspect comptable et financier après inscriptions Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

2. ORGANISER DES MANIFESTATIONS A LA SFA Site WEB (deux possibilités) Un volontaire du groupe impliqué s’occupe du site web Le secrétariat de la SFA créé le site web Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

3. Formulaire d’inscription Permettra de Insérer le lien du formulaire d’inscription sur les pages web Tenir la liste d’inscrits à jour en temps réel Editer les factures (Catherine Chaillou) Vérifier les paiements (Catherine Chaillou) Envoyer un mail à tous les participants (Evelyne Dewayse) Editer les badges (Evelyne Dewayse) Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

4. Formulaire d’inscription Se fait via le serveur de la SFA Le Responsable Financier du groupe impliqué peut accéder à la base des inscriptions via sa fiche personnelle Le secrétariat de la SFA suit les inscriptions (à chaque inscription un mail est envoyé aux responsables – à définir dans les paramétrages) - En cas de manifestation transversale, un des groupes organise. - En cas de manifestation avec l’extérieur, une convention sera établie avec la SFA (parrainage voir avec C. Lavandier) Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

5. SITE WEB sur serveur SFA https://intranet.sfa.asso.fr/archives/JN0Formulaire-NomManifAnnée https://intranet.sfa.asso.fr/archives/J74-JAAN2013/ SITE WEB peut être hébergé ailleurs · Menus habituels (descriptif— programme - plan etc.) · Lien sur FORMULAIRE INSCRIPTION · Lien sur FORMULAIRE SOUMISSIONS SERVEUR SFA Base de données où les champs du formulaire vont s’incrémenter pour facturation serveur SFA (accessible aux responsables qui ont accès via leur fiche perso d’adhérent 3 maxi) Base de données spécifique pour les chargements d’abstracts et gestion des auteurs sur autre serveur SFA (ouverture à demander au secrétariat) Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

6. Formulaire d’inscription Paramétrage qui ne pourra pas être modifiable à partir de la date d’inscription A définir Dates, lieu et type de la manifestation Options de tarif Membres SFA, non Membres, Retraités etc… Options supplémentaires (repas, visite etc…) Qui aura accès à la base (droit donnés via le numéro adhérent) Sur quel compte sera versé le montant des inscriptions Qui recevra les infos d’inscriptions (3 adresses mails maxi) La date limite d’inscriptions (prévoir un délai pour la confection des badges et la validation du nombre de repas….) Il est possible pour des manifestations importantes d’augmenter le tarif après une deadline définie dans les paramètres Le paramétrage est fait par E. Dewayse ou Didier Cassereau Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

7. Formulaire d’inscription Du point de vue du Participant Les informations seront sur le site web et envoyées via Echos Hebdo (à envoyer avant le jeudi midi ) les deadlines sont rappelées par tweet et sur la page facebook de la SFA. Le participant s’inscrit comme non membre SFA il suffit de valider le formulaire Le participant s’inscrit comme membre SFA via son numéro d’adhérent (cela lui permet de ne pas ressaisir ses coordonnées s’afficheront via la base des adhérents) Il recevra automatiquement par e-mail une confirmation de « pré-inscription » et un reçu dès son paiement validé.(automatique si paiement par carte bancaire) Il devra faire suivre son mail de confirmation au service comptable de son labo en cas de paiement par bon de commande. Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

8. Formulaire d’inscription Du point de vue de l’organisation Les paiements peuvent se faire par divers moyens (selon les choix de paramétrage des organisateurs) - Chèques - Virements - Cartes Bancaires - Bons de commande Toujours à définir dans les paramétrages du formulaire d’inscription. Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

9. Inscriptions sur la BASE Du point de vue de l’organisateur via sa fiche individuelle ( https://intranet.sfa.asso.fr/SFA/) « informations comptables) Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

10. Inscriptions sur la BASE Du point de vue de l’organisateur via sa fiche individuelle ( https://intranet.sfa.asso.fr/SFA/) rubrique « informations comptables ») Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

11. Inscriptions sur la BASE Du point de vue de l’organisateur via sa fiche individuelle ( https://intranet.sfa.asso.fr/SFA/) rubrique « informations comptables ») Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

12. BADGES simples à partir du formulaire d’inscription (d’autres possibilités peuvent être étudiées pour des badges spécifiques à partir d’une base de données) Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations

13. Ie power point sera sur le site web de la sfa ainsi que le formulaire à remplir dès que l’on a un projet (onglet GS/SR – manifestations) Evelyne Dewayse pour l’aspect communication (site web – informations) Catherine Chaillou pour l’aspect comptable et bancaire Au même numéro : 01 48 88 90 59 À la même adresse : sfa4@wanadoo.fr SFA : 23 avenue Brunetière 75017 PARIS Les bureaux sont ouverts : du lundi au Jeudi : 8 h 30  à 12 h 30 -  14 h à 18 h vendredi  8 h 30 à 12 h 30 - 14 h à 16 h. Pour tous renseignements Fonctionnement administratif pour l’organisation de manifestations