第五章 管理信息系统的系统分析

1. 第五章 管理信息系统的系统分析 • 第一节 可行性分析和详细调查概述 • 第二节 管理业务调查 • 第三节 数据流程调查 • 第四节 数据字典 • 第五节 描述处理逻辑的工具 • 第六节 系统化分析 • 第七节 研究和确定管理模型 • 第八节 提出新系统的逻辑方案

2. 第一节 可行性分析和详细调查概述 • 可行性分析的任务是明确开发应用项目的必要性、可能性以及有益性。这三者是相辅相成，缺一不可的。 • 例如，某个单位的领导对现行系统感到满意，对计算机辅助管理并不感兴趣，那么，即使新系统的开发在该单位是有益和可能的，但由于领导认为没有必要性，所以，最终也是不可行的。 • 因此，这就要求系统分析人员针对用户提出的各种问题和初始要求，对问题进行识别，通过可行性分析确定开发系统的必要性。

3. 一、可行性分析的任务和内容 • 可行性分析的任务是明确开发应用项目的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。 • 可行性分析的内容包括： • 1、管理上的可行性； • 2、技术上的可行性； • 3、经济上的可行性。

4. 1、管理上的可行性 • 这里的管理既包括管理人员也包括管理方法、技术以及制度。概括起来说，管理上的可行性主要考虑当前企业的管理方法是否科学，制度改革的时机是否成熟，规章制度是否齐全，原始数据是否完整正确；此外，最重要的是主管领导是否支持，中层干部是否配合，基层员工是否有抵触情绪。如果这些条件还不成熟，就有必要等一等，积极做工作，创造条件。

5. 2、技术上的可行性 • 即分析企业当前的软、硬件设施以及开发人员能否满足新系统开发的要求。 • 硬件方面主要考虑计算机的存储能力、功能、联网能力、安全保护措施、以及输入、输出设备等。 • 软件方面主要考虑操作系统、数据库管理系统、汉字处理系统等。 • 开发人员方面主要考虑的是企业当前人员的技术水平，以及近期内可以培养和发展的水平。

6. 3、经济上的可行性 • 这是最主要的问题，系统立案最基本的依据还是经济效益的依据，再好的项目、再先进的技术、再完美的解决方案，但若不能给企业带来利益，企业是不会实施的。 • 项目需要分析的经济指标： • 投资：一次性投资（软、硬件费用）；非一次性投资（维护费用）； • 收益：可定量的收益（如加快流动资金周转；节省人力等）；不可定量的收益（如提高取得信息的速度；提高数据处理的及时性和准确性等）；

7. 二、可行性分析报告的编写形式 • 系统简述：包括编写目的、项目背景以及对现有系统的分析。 • 项目的目标：①新系统对业务流程的改进之处；②系统投入运行以后产生的影响；③技术条件方面的可行性。 • 所需的资源、预算和期望效益：即投资收益分析。 • 对项目可行性的结论：可以立即开发；目前不可行，或者需推迟到某些条件具备以后再进行。

8. 三、详细调查的目的、原则 • 开发新系统之前，要对现行系统进行详细调查，目的在于完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计作好准备。 • 详细调查主要针对的是管理业务调查和数据流程调查两部分，调查应遵循用户参与的原则，在调查的过程中应尽量使用图表工具。 • 通常用组织结构图来描述组织的结构，用管理业务流程图和表格分配图描述管理业务状况，用数据流程图描述和分析数据、 数据流程及各项功能，用判定树和决策表描述处理功能和决策模型。

9. 第二节　管理业务调查 • 管理业务调查是详细调查的其中一部分内容，目的就是要弄清楚现行信息系统所处的管理环境，具体包括： • 组织结构； • 管理功能； • 管理业务流程。

10. 一、组织结构调查 • 组织结构调查的内容包括： • 组织的构成及其构成部分的关系（可用组织结构图表示）：直线制、职能制、直线职能制、直线职能参谋制、事业部制、矩阵制。 • 各级组织的职能，有关人员的工作职责、决策内容。 • 现行组织结构存在的问题以及对新系统的要求。如：组织结构形式的转变。

11. 二、管理功能调查 • 对于一个新生的企业或者处于变革时期的企业，组织结构具有不稳定性，如果信息系统的设计以功能为准绳，那么系统将会对组织结构的变化有一定的独立性，将会获得较强的生命力。所以在进行管理业务调查时，除了分析组织结构外，还应该画出其功能层次图。 • 这样做可以使我们在了解组织结构的同时，对于依附于组织结构的各项业务功能也有一个概貌性的了解，也可以对于各项交叉管理、交叉部分各层次的深度以及各种不合理的现象有一个总体的了解。

12. 三、管理业务流程的调查 • 在对系统的组织结构和功能进行分析时，需从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。 • 管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理的流向。

13. 管理业务流程图的符号 系统外实体 系统内实体 信息传递过程 表格/报表

14. 管理业务流程图的描述 某企业物资管理业务流程图

15. 处理流程描述：每张入库单或出 库单都由两位核对员分别作合法 性检查，如入、出库单有误，则 给出出错信息，否则将合法的入 、出库单记入入、出库单文件。 然后将核对后的入、出库单移交 登记员，并由登记员实时更新库 存文件。采购员周期性根据库存 文件依次检查库中的每一种物品 ，当某物品的库存小于该物品的 最低库存量时，制定采购计划， 输出订购单。操作员周期性地将 当月入、出库文件合并成月入、 出库文件，并根据统计的要求对 其进行排序。然后将月入、出文 件移交统计员，并由统计员进行 统计，产生月报表，并把该月合 并后的月入出库文件添加到月入 出库后备文件中，以备日后查找。 库存管理系统业务流程图

16. 某企业业务流程描述：客户填写“订货单”后，将“订货单”交企业的业务经理。业务经理在“价格表”中查找相应商品的单价，填写“出货单”交仓库保管员。仓库保管员查阅“库存台帐”，如果有货则向客户发出“发货单”并更新库存台帐；如缺货，则发“缺货通知单”通知生产计划科安排计划生产。某企业业务流程描述：客户填写“订货单”后，将“订货单”交企业的业务经理。业务经理在“价格表”中查找相应商品的单价，填写“出货单”交仓库保管员。仓库保管员查阅“库存台帐”，如果有货则向客户发出“发货单”并更新库存台帐；如缺货，则发“缺货通知单”通知生产计划科安排计划生产。

17. 第三节 数据流程调查 • 数据流程调查，分为如下四个步骤： 1、数据汇总 2、数据分析 3、数据流程分析及绘制数据流程图 • 通过数据流程调查可以绘制出原系统的数据流程图。数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。

18. 1、数据汇总 • 数据汇总通常分为如下几步： • ①收集原系统输入的数据类（如入库单、收据、凭证）、产生的数据类（主要指系统运行时产生的各类报表，如月销售统计报表、人事考勤记录）、存储的数据类（如帐本、清单、记录文件）。 • ②将收集到的数据资料，按处理过程的顺序排放在一起。 • ③将所有原始数据和最终输出数据分类整理出来。原始数据是以后确定关系数据库基本表的主要内容，而最终输出数据则是反映管理业务所需求的主要数据指标。

19. 2、数据分析 • 数据汇总只是从某项业务的角度对数据进行了分类整理，还不能确定收集数据的具体形式以及整理数据的完备程度、一致程度和无冗余的程度。因此还需对这些数据作进一步的分析。分析的步骤如下： • ⑴建立U/C矩阵 • ⑵进行数据正确性分析。（即数据守恒原理） • ⑶数据项特征分析： ①数据的类型以及精度和字长（这是建库所必 需的） ②合理取值范围（这是输入、校对和审核所必 需的） ③数据量（即单位时间内的业务量，这是确定 设备存储容量的基础）

20. 3、数据流程分析及绘制数据流程图 • 数据流程调查的最后一步就是对数据流程的分析。现有的数据流程分析多是通过分层的数据流程图（DFD）来实现的。数据流程图由四种符号表示： 数据存储（F） 数据流（D） 外部实体（S） 处理（P）

21. 1、外部实体：用来表示与本系统有消息传递关系的系统外的人或单位。1、外部实体：用来表示与本系统有消息传递关系的系统外的人或单位。 • 2、数据流：用来表示一项或一组流动着的数据，也可用来表示对数据文件的存储操作。通常在数据流符号的上方标明数据流的名称。 • 3、处理（功能、操作）：用来表示一个处理逻辑，图形下部填写处理的名字，上部填写唯一标识该处理的标志（编码）。 • 4、数据存储：指通过数据文件、文件夹或帐本等存储数据，图形右部填写存储的数据和数据集的名字，左边填入该数据存储的标志（编号）。

22. 绘制数据流程图 • （1）绘制数据流程图时，应避免的几种情况 • （2）数据流程图的约定 • （3）实例解析

23. （1）绘制数据流程图时，应避免的几种情况 • ①数据流的绘制应避免的情况 • ②数据存储的绘制应避免的情况 • ③外部实体的绘制应避免的情况

24. ①数据流的绘制应避免的情况 没有输入数据流“自发生成” 没有输出数据流“黑洞” 输入数据不足以产生输出 数据“灰洞”

25. ②数据存储的绘制应避免的情况 “两个数据存储不可相连，需在二者之间加入一个处理”

26. ③外部实体的绘制应避免的情况 外部实体必须通过一个数据流和一个处理连接在一起

27. （2）数据流程图的约定 • ①一个顶层图要将系统所涉及到的所有外部实体罗列出来。 • ②顶层图中的处理名称应该是子系统的名称。 • ③每层的处理不多于9个，如果多于9个，应该重新分析系统。 • ④为每个处理符号使用唯一的编号。

28. （3）实例解析 • 数据流程是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。首先画出顶层数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。顶层数据流程图高度抽象，过于粗糙，在实际应用中无法使用，但是，数据流程图的绘制工作却是从此开始。

29. “成绩子系统”顶层图

30. 成绩子系统的第二层数据流程图

31. 导 图书馆管理信息系统采购业务子系统顶层图

32. 采购业务子系统第二层数据流程图

33. 数据流程图分多少层次应视实际情况而定，一般是细分到所有的处理都只实现一个功能，对于一个复杂的大系统，有时可分至少七八层之多。数据流程图分多少层次应视实际情况而定，一般是细分到所有的处理都只实现一个功能，对于一个复杂的大系统，有时可分至少七八层之多。 • 为了提高规范化程度，有必要对图中各个元素加以编号。通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素，可以用P表示处理，D表示数据流，F表示数据存储，S表示外部实体。 • 例如：P03-2.3表示第三子系统第二层图的第三个处理；D03-02表示第三个子系统中的第二个数据流。

34. 4．某制造企业的物料出入库管理的工作流程分别叙述如下：4．某制造企业的物料出入库管理的工作流程分别叙述如下： • (1)出库工作流程 • ①领料人提交领料单。 • ②系统根据领料计划单检验该领料单是否有效。 • ③若经检验没有相应的领料计划，则通知领料人该领料单无效。 • ④若领料单有效，系统接着根据物料主文件检查是否有足够的库存。 • ⑤若没有足够的库存,系统向领料人发缺货单。 • ⑥若有足够的库存，系统根据有效领料单修改物料主文件中的现有库存量；将待出库的物料清单打印出来，交领料人。 • (2)入库工作流程 • ①采购员提交入库单。 • ②系统根据采购计划单验收入库单。 • ③若验收发现没有相应的采购计划，则系统向采购员发无效入库单。 • ④若验收合格，则系统根据供货方档案进行物料检验；并根据检验结果填写物料检验单。 • ⑤如果物料或供货方不合格，则向采购员发出退货单。 • ⑥如果检验合格，则由系统根据物料检验单修改物料主文件中的现有库存量。

35. 根据工作流程的描述，找出数据流程图的错误（共有三处，全是数据流有误），并修改。根据工作流程的描述，找出数据流程图的错误（共有三处，全是数据流有误），并修改。 名称：“缺货单” 起点：领料单检验 终点：领料人 名称：“退货单” 起点：物料检验 终点：采购员 名称：“物料主文件” 起点：中心数据库 终点：领料单检验

36. 第四节 数据字典 • 数据字典是在新系统数据流程图基础上，进一步定义和描述所有数据项的工具。 • 数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体六个方面进行具体的定义。 • 数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。

37. 一、数据项的定义 • 数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅对数据的静态特性作了定义，具体包括： • （1）数据项的名称、编号、别名和简述； • （2）数据项的长度； • （3）数据项的取值范围。

38. 数据项的一些基本要求 • 数据项中的值通常有离散型和连续型两种：离散型是指某些不连续的值，如姓名、品种、规格等；连续型是指在一定范围内可以连续变动的值，如职工年龄的取值可从16-70岁。 • 一般情况下，数据元素可以有两种类型——字符数据，数值数据。

39. 数据项卡片的格式 数据项卡片 编号：I02-01 名称：顾客号 别名：顾客编号 简述：本公司的顾客编号 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0001”—“9999”

40. 二、数据结构的定义 • 数据结构代表数据流或数据存储的逻辑组成，描述了某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成。 • 数据字典中对数据结构的定义包括以下内容： • （1）数据结构的名称和编号； • （2）简述； • （3）数据结构的组成。

41. 数据结构卡片的格式 数据结构卡片 编号：DS03-01 名称：用户订货单 简述：用户填写用户情况及订货要求等信息 数据结构组成：DS03-02+DS03-03 +DS03-04 有关的数据流/数据存储：D1， D2，D3

42. 三、数据流的定义 • 数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。

43. 数据流卡片的格式 数据流卡片 编号：D03-08 名称：领料单 简述：车间开出的领料单 数据流来源：车间（外部实体） 数据流去向：发料处理（处理模块） 数据流组成：材料编号+材料名称 数据流量：10份/时 +日期+ 领用数量+领用单位 高峰流量：20份/时（上午9：00- 11：00）

44. 四、处理逻辑的定义 • 处理逻辑的定义仅对数据流程图中最低层的处理逻辑加以说明。 处理逻辑卡片的格式 处理功能卡片 编号：P02-03 名称：计算电费 简述：本公司的顾客编号 处理频率：对每个用户每月处理一次 输入的数据流 处 理 输出的数据流 自然语言表达； 写入数据流编号 或用判断树，判断表，结构英语表达 写入数据流编号

45. 五、数据存储卡片的格式 数据存储卡片 编号：F02-01 名称：库存帐 简述：存放配件的库存量和单价 数据存储组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注 关键字：配件编号 输入数据流： 相关联的处理：P2.1 输出数据流： 相关货物库存文件 更新库存帐 文件

46. 六、外部实体卡片的格式 外部实体卡片 编号：S03-01 名称：用户 简述：购置本单位配件的用户 输入数据流：D03-06，D03-08 输出数据流：D03-01

47. 练习： • 编制出P114，图6.8的数据流程图的数据字典。

48. 处理逻辑卡片 处理功能卡片 编号：P02-2.1 名称：判定订货处理方式 简述：根据情况确定订货方式 处理频率：每次订货事件发生 输入的数据流 处 理 输出的数据流 更新库存帐文件； 更新信用手册文 件；订货单（三 类） 订货单，相关库 存文件，用户信 用情况

49. 处理功能卡片 编号：P02-2.2 名称：开发货票 简述：根据订货单D1开出发货票，并送交相关部门 处理频率：当有D1数据流产生 输入的数据流 处 理 输出的数据流 发货票（四份） D1订货单 当有D1订货单输入，即根据订货单 产生四份发货票，三份送交仓库、 用户、财务科，一份留档 处理功能卡片 编号：P02-2.3 名称：开付款通知单 简述：开出付款通知单要求用户付款，并将用户的订货单留档 处理频率：当有D3数据流产生 输入的数据流 处 理 输出的数据流 订货单D3 付款通知单 D3订货单 当有D3订货单输入，即根据订货单 中的金额产生付款通知单通知用户 付款，并将用户的订货单留档

50. 数据存储卡片 数据存储卡片 编号：F02-01 名称：库存帐 简述：存放配件的库存量和单价 数据存储组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注 关键字：配件编号 输入数据流： 相关联的处理：P2.1 输出数据流： 相关客户库存文件 更新库存帐 文件