主讲：刘世伟 Liu Shiwei

商务交际英语(1) English & Communication for Colleges 主讲：刘世伟 Liu Shiwei 前程无限远程　教育

商务交际英语(1) English & Communication For Colleges Chapter 3 Writing with Style 第三章写作技巧 English & Communication for College

商务交际英语（1） Tutorial for Chapter 3 商务交际英语（1）第三章辅导教学目的教学内容案例介绍教学重点作业布置作业答案 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1) Purpose • After learning this chapter, the learners are required to grasp the following five aspects: • Planning and Organizing Messages • Choosing Words • Creating Vigorous Sentences • Building Strong Paragraphs • Editing and Proofreading Messages English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Chapter Contents • 第三章的教学内容第三章是写作技巧（Writing with Style）。 • 主要内容包括： 1）对信息进行计划和组织； 2）选词； 3）写出强有力的句子； 4）建造强有力的段落； 5）编辑、修改和校对。　 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Introduction for Case 3 • 简要说明： • 本章主要讲解了在商务交流中，信函的几种写作方法：直接法；间接法和直接法+间接法。在商务交往中，信函首要的是要表达良好的愿望，所以商务信函的用词都要有礼貌，准确，友好，有效，还要与时俱进。 • 商务信函中使用的简洁的句子也能帮助读者理解信函。段落需要有开始句，中间句和结尾句。完整的商务信函有起始段落（提出主题），中间段落（支撑信息）和结尾段落（小结）。在各个段落中，连接词语能很好地起到让全文连贯的作用。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Introduction for Case 3 • 本章案例：发送有效的书面信息 (Sending Written Messages That Work) 选用了一份有错误的备忘录，旨在让同学们了解一份正确的备忘录应该具备些什么特点。 • 参考译文： • Atlee Corporation 是一家咨询公司，其办公室遍布于美国各主要城市。这是一家老公司，被认为是一家保守公司，在某种程度上还算一家有实力的公司。公司董事会最终屈服于压力，同意为雇员们设立休闲着装日。董事会发布了以下备忘录：上页 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1） Introduction for Case 3 • 收信人：爱特力公司所有员工 • 发送人：爱特力公司董事会 • 日期： • 主题：休闲着装日的实行 • 经过慎重考虑，我们董事会成员，同意实施休闲着装日，因为这样做，既不会冲击业务，也不会损害我们的声誉。所以，雇员们可以在每个月的第一和第三个周五穿较休闲的服装。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Introduction for Case 3 • 如果任何人违反了此处标明的规矩，那么将会采取相应的纪律行动。首先，如果在休闲着装日那天已经与公司客户有了预约，那么，在任何情况下，不能穿休闲装。女士不能穿被认为是袒露的服装。此外，超短裙、短裤、背心、紧身裤和任何象泳装的服装皆被认为是不允许穿的。男性雇员可以穿舒服的便裤和衬衣或套衫，取决于季节。 • 如果对此备忘录有任何问题或建议，请直接与旧金山办公室的苏珊女士（电话转237）或波士顿办公室的艾拉扎尔先生（电话转526）联络。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 第三章的要点有：策划信息。策划信息包括四个步骤： 1) 确定目的 2) 决定主旨 3) 选择支持信息 4) 根据收信人调整信息 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 其中，第一条是总括性的，不管具体目的是什么，都要做到这一条。 • 下一步是确定主旨。主旨就是主题或是中心思想。 • 支持信息包括能帮助对方理解并对他们有好处的，对中心思想进行解释、加强或提供根据的重要事实。要确保对方有为对你的意图做出反应所需要的全部信息。 • 在对信息内容作调整的时候，设身处地为对方着想。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Introduction for Case 3 • 写作可能有5种不同的目的： 1) 增进良好的关系; 2) 告知，也就是传递信息； 3) 提出要求； 4)记录在案; 5) 说服对方。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 在确定写作内容之后，下一个步骤是确定信息的安排次序，商务信函的安排次序大体说来有三种：直接法、间接法、和直接+间接法。 1) 直接法就是先给出中心意思，然后再给出支持信息，这有利于一开始就确立一种积极的口气。 2) 间接法就是先给出支持信息，然后再给出中心意思，带有负面信息的信函多采用这种方式。 3) 直接+间接法多用在既有正面信息又有负面信息的信函中，它是先用直接法给出正面信息，然后再用间接法给出负面信息。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 选词强调两点，那就是客气和恰当。客气的词语要做到积极、周到和不带偏见。恰当的词语包括准确、入时和简明。　　 • 写出强有力的句子强调两点：简明和具体。 • 建造强有力的段落强调两点：完整和清晰。 • 商务交际信函可以只有一个段落，但通常都有起始、中间和结束段。起始段点出主题，它通常很短，占两到五行字。发展段提供各种信息支持中心思想，每段通常有4-8行，它的信息包括具体的事实和细节，理由，步骤或阶段，以及例证。结束段归纳中心思想，表达谢意，它与起始段一样，通常也很短。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 完整的商务信函要包括必须的信息，就是所谓的五个W, 也就是： • who人物 • which事件 • where地点 • when时间 • why原因 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Chapter Focus • 句式和段落要有变化，避免单调一律，简单句和复合句最好交错使用。 • 运用过渡词语使句与句之间、段与段之间的关系合乎逻辑。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 教材第90页给出了有效校对的六种方法： • 一是在电脑屏幕上逐行往下校对； • 二是大声朗读； • 三是核对草稿； • 四是校对打印文件； • 五是逐行往后校对； • 六是两位校对员交叉核对。上页 English & Communication for Colleges

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商务交际英语（1) Assignment for Chapter 3 • I. Answer the following questions • 1. What are the four steps to planning a message? • 2. What are the three ways to organize written communications? • 3. What are the five Ws in a complete message? English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Assignment for Chapter 3 • II. Translation • 1. Courteous words are positive, considerate, and bias-free. Courteous business communications address receivers by their proper titles, capture the receivers’ attention, and encourage a positive response. • 2. Good business communications use concise words. Concise means brief, to the point, or short. Concise words, nonetheless, are comprehensive; they carry the writer’s full meaning. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Assignment for Chapter 3 • 3. Complete business message often include five Ws: who, what, where, when, and why. Many business messages require several paragraphs to cover the five Ws. Adjust the message for your receiver. In some cases, the receiver may not need all five pieces of information. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Assignment for Chapter 3 • III. Writing • Write a short essay on the following topic “Adjusting the Message for the Receiver”. 上页 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1) Key to Assignment • I. Answer the following questions • 1. What are the four steps to planning a message? • The four steps are to 1) identify the objective; 2) determine the main idea; 3) choose supporting information; 4) adjust the message for the receiver. • 2. What are the three ways to organize written communications? • The three ways to organize written communications are 1) direct order; 2) indirect order; 3) direct-indirect order. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Key to Assignment • 3. What are the five Ws in a complete message? • The five Ws in a complete message are who, what, where, when and why. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Key to Assignment • II. Translation • 1. Courteous words are positive, considerate, and bias-free. Courteous business communications address receivers by their proper titles, capture the receivers’ attention, and encourage a positive response. • 礼貌用语是正面的、善解人意的并且是没有偏见的。礼貌地进行商务交流要求用适当的头衔称呼对方，引起对方的关注，并使对方积极地回复。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Key to Assignment • 2. Good business communications use concise words. Concise means brief, to the point, or short. Concise words, nonetheless, are comprehensive; they carry the writer’s full meaning. • 好的商务交流，要使用简洁的语言。简洁的意思是简短扼要。但是简洁的词语也是意思完整的，并表达了作者的全部意图。上页 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1) Key to Assignment • 3. Complete business message often include five Ws: who, what, where, when, and why. Many business messages require several paragraphs to cover the five Ws. Adjust the message for your receiver. In some cases, the receiver may not need all five pieces of information. • 完整地商务信息包含五个W: who (人) ，what (事物) ，where (地点) ，when (时间) ，以及why (原因)。许多商务信息需要数个段落来阐明这五个W。要根据对方的情况调整你的信函，在有些情况下，对方也许不需要全部五个方面的信息。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Key to Assignment • III. Writing • Sample: Adjusting the Message for the Receiver When writing business messages, it is very important for you to adjust the message for the receiver. Receivers are more willing to accept the content of a polite, positive message than they are the content of one that does not contain courtesy or signs of respect. Writers can maintain a positive tone by being professional, respectful, and by keeping in mind the reader’s point of view. If a message is negative, don’t blurt it out in the first line. Express goodwill and make statements to prepare the receiver for the negative message. In conclusion, If the receiver can’t understand a message because he has been offended by a message, the sender has not communicated effectively. English & Communication for Colleges 上页

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商务交际英语（1） Thank you for your attention! 谢谢大家！ English & Communication for Colleges

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