Iratkezelési ismeretek

1. Iratkezelési ismeretek Dr. Hollósi Gábor Ph.D. főlevéltáros Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Főosztály

2. A küldemény átvétele A küldemény felbontása A küldemény érkeztetése Iktatás Szignálás Kiadmányozás Expediálás Átmeneti irattárazás Központi irattárazás Selejtezés Levéltárba adás Levéltári szempontból különösen fontos A küldemény érkeztetése Iktatás Átmeneti irattárazás Központi irattárazás Selejtezés Levéltárba adás Az iratkezelés folyamata

3. A küldemény érkeztetése Főszabály • Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Kivétel • Nem kell érkeztetni, ha a szerv valamennyi (!!!) beérkező küldeménytpapír alapú iktatókönyvben iktat. • Erről az iratkezelési szabályzatnak kell rendelkeznie. Az érkeztetési nyilvántartás tartalma • küldő neve • beérkezés időpontja • könyvelt postai küldeménynél a postai azonosító (ragszám) • a szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító Megjegyzés • Küldemény: tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.

4. Az iktatás alóli kivételek Zöld = az érkeztetés mellőzése esetén sem kell iktatni, mert nem küldemény Fehér = érkeztetés esetén nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani • könyveket, tananyagokat; (sajtótermék) • reklámanyagokat, tájékoztatókat; (reklámanyag) • meghívókat; • nem szigorú számadású bizonylatokat; • bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; • nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; • munkaügyi nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény) • anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény) • közlönyöket, sajtótermékeket; (sajtótermék) • visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

5. Az iktatókönyv megnyitása és lezárása Megnyitás • Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. „A [intézmény neve] … évi iktatókönyvét az 1-es számmal megnyitom” Körbélyegző, dátum, intézményvezető aláírása Lezárás • Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. • Az utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és szerv bélyegzőjével kell hitelesíteni. • Ezt követően a lezárt iktatókönyvben tilos iktatást végezni! Tipikus hibák • Az iktatókönyv megnyitásának és lezárásának elmaradása!

6. Az iktatókönyv bal oldala

7. Az iktatókönyv jobb oldala

8. Az iktatókönyv kitöltésének másik módja Iratváltások egy (al)számra történő iktatása

9. Az iktatókönyv bal oldala

10. Az iktatókönyv jobb oldala

11. Érkeztetés Érkezetőszám • Évente 1-gyel újrakezdődő folyamatos sorszám. Az érkeztetés időpontja • Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – ha pedig nem iratkezelésre jogosult személy veszi át, az érkezést követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell. Érkeztetési adatok feltüntetése • Az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján fel kell tüntetni. Tipikus hibák • Érkeztetés jogosulatlan mellőzése. • Iratoknak csak érkeztető-bélyegzése. • Érkezető szám küldeményre való rávezetésének elmaradása.

12. Főszám és alszám Főszám • Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. • Évente 1-gyel újrakezdődő főszámokon kell iktatni. Alszám • Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden iratváltást. • Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett utóiratokat a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Iktatólapok • Az alszámrovatok betelte esetén iktatókönyv tartalmával megegyező iktatólapot kell használni. • Az iktatólapok számát fel kell tüntetni az iktatókönyvben is.

13. Tipikus hibák • Az ügyben keletkezett legelső irat nemcsak főszámot, hanem alszámot is kap. • Az első alszámos irat „2”-es alszámot kap, az „1”-es alszám felhasználását mellőzve. • Gyűjtőív használata. A jogszabály a beiktatott irat további ügyiratdarabjait az irat alszámára rendeli beiktatni, tehát nem engedi ezeknek az iktatás alóli kivonását. • Az adott főszámhoz tartozó alszámrovatok beteltét követően ugyanabban az évben, ugyanabban az ügyben keletkező irat új főszámra iktatása.

14. Az iktatás időpontja és az ügyirat tárgya Az iktatás időpontja • Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. • Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „sürgős” jelzésű iratokat. Az ügyirat tárgya • Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. • A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha azlényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Tipikus hiba • Pontatlan az irat tárgymegjelölése, ebből következően hibás a tételszámozása.

15. Az irattári tételszám Mi az? • Az iratkezelési szabályzat irattári terv mellékletében szereplő iratcsoporthoz (irattári tételhez) tartozó kód. Például: 112 Pályázatok S 10 Kinek és mikor kell feltüntetni? • Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén az iratra kell rávezetnie) az irattári tételszámot. Egy ügyirat egy tételszám elve • Az ügyirat csak egy tételszám alá sorolható be, az alszámok nem kaphatnak külön tételszámot. Tipikus hiba • Ügyintéző általi tételszámozás elmaradása.

16. Előirat és utóirat Előirat • Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. • Ha korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát. Utóirat • Ha egy korábbi évben keletkezett ügyiratnak folytatása van, akkor azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és abban az iktatókönyvben kell rögzíteni az utóirat iktatószámát, amelyben a korábbi évben keletkezett ügyiratot iktatták. Tipikus hibák • A szerelés iktatókönyvben való rögzítésének elmaradása. • Az összetartozó iratok szerelésének elmaradása. Megjegyzés • Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása.

17. Iktatási adatok javítása Téves iktatás • A bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. • A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. Tilos! • iktatókönyvbe ceruzával beírni • sorszámot üresen hagyni • a felhasznált lapokat összeragasztani • adatokat kiradírozni, vagy más módon olvashatatlanná tenni. A javítás helyes módja • A téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. • A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

18. Főnyilvántartó könyv

19. Név- és tárgymutató könyv

20. Határidők nyilvántartása

21. Belső átadókönyv „kézbesítőkönyv”

22. „Átfutó akták könyve”

23. „Átadott akták könyve”

24. Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 2.§ 1. Az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik. Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 60.§ Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat selejtezi vagy átadja a szervezet központi irattárának. Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 2.§ 21. A közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár. Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 60.§ A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról. Átmeneti irattár – központi irattár I.

25. Irattárazás I. Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§ • Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról. • Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot. • Az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését. • Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját. • A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

26. Irattárazás II. Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§ A központi irattárba kell leadni • A lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit. Irattári rend • Az ügyiratokat szerv iratkezelési szabályzatában meghatározott rendben kell tárolni. • A levéltár javasolja az évkörök, azon belül a tételszámok szerinti rendet! Iratkölcsönzés • Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet az átvevő aláír. • Az aláírt ügyiratpótló lapot az ügyirat helyén kell tárolni. • Az ügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a szerv elektronikus nyilvántartást vezet.

27. Irattárak állapota • Berendezése • Klimatikai viszonyok • Fényviszonyok • Tisztaság • Víz elleni védelem • Kizárólag irattár • Tűzbiztos • Zárható • Befogadóképesség (polcfolyóméter) Noha a Magyar Országos Levéltár Állományvédelmi Ajánlása új levéltári raktárak kialakítására vonatkozik, annak raktári viszonyokra vonatkozó részeit célszerű az új irattárak létrehozásakor is figyelembe venni.

28. Az irattár klimatikai viszonyai • Ideális értékek Légnedvesség: 45-55% (napi megengedett ingadozás: ±5%) Hőmérséklet: 18-20 ºC (24 ºC-ig elfogadható, napi megengedett ingadozás ±1 ºC) Legfontosabb a stabil klimatikus környezet! • Az irattár klímájának fenntartása Kellő légáramlás biztosítása (géppel vagy közvetett szellőztetéssel) Levegőszárítók működtetése (pl. beázás megszüntetésének idejére) Túlzott szárazság ellen a fűtés csökkentése (párologtató edények használata nem ajánlott)

29. Az irattár fényviszonyai Az irattári anyagot érő fény mennyisége csökkenthető: • Elsötétítők alkalmazásával az ablakokon • Fényszűrő fóliák és bevonatok segítségével • Dobozos, szekrényes tárolással • Kis teljesítményű világítótestek szakaszos, csak a munkavégzés helyére korlátozódó alkalmazásával (150-200 lux)

30. Az irattár berendezése és a raktárhigiénia • Berendezés Polcok anyaga: fém Alsó polc min. 15 cm-re legyen a padlótól Legyen a polcnak teteje (porosodás és fény ellen) • Takarítás „Elárasztásos” felmosást alkalmazni nem szabad! Dobozok tisztítása: porszívóval Polcok tisztítása: élelmiszeriparban engedélyezett fertőtlenítőszerrel, de csak éppen nedves ronggyal. Iratok eltávolítása kötelező, csak száraz polcra kerülhetnek vissza.

31. Az iratkezelés során tiltott anyagok • öntapadó ragasztószalag • spárga az iratot vágja, helyette pamutszalag ajánlott • fémkapocs idővel az iratba belerozsdásodik • műanyag borító műanyagban lévő lágyító feloldja az íróanyagot és a papírt is savasítja. • javító folyadék • cigarettafüst

32. Iratselejtezés Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 64.§ • Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. • Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás utánaz illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. • A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. • Az őrzési időt az ügyirat lezárását követő évtől kell számítani az irattári tételbe soroláskor érvényes irattári terv szerint.

33. Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése I. Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 9.§ A közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során • megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz; • abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége támad a selejtezés szabályszerűségét vagy szakszerűségét illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.

34. Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése II. A közlevéltár a selejtezési jegyzőkönyv egyik példányát magánál tartja, a másikat a szervnek visszaküldi: • ha a selejtezés szabályszerűségét megállapította záradékolva, • ha a hiányosságok egyes (iratcsoportok) irattári tételek visszatartásával kiküszöbölhetők, a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szüksé- gesnek tartja, s a jegyzőkönyvet záradékolja, • ha a hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, a jegyzőkönyvben **-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyeket újból selejtezés alá kell vonni. • ha a hiányosságok a fenti eljárásokkal nem szüntethetők meg, a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem a szerv vezetőjét a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel.

35. A selejtezési jegyzőkönyv tartalma • A jegyzőkönyv elkészítésének helye (irattár címe) és időpontja • A jegyzőkönyv tárgya (mely szervnek az iratai és az iratok összefoglaló jellegű leírása) • A selejtezési bizottság tagjai, minimum 3 fő • A selejtezés alá vont iratok terjedelme iratfolyóméterben • A selejtezés alá vont iratok évköre • A jogszabályi alap és az alkalmazott irattári tervek • Mellékelt iratjegyzékek száma • Bizottság nyilatkozata a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról (az iratok keletkezésekor hatályos irattári terveket alkalmazták) • Pecsét és a selejtezési bizottság tagjainak az aláírása • Mellékletben a selejtezendő iratok jegyzéke tételszám – tárgy – évkör – terjedelem (iratfolyóméterben)

36. A köziratok levéltárba adása I. Jogalap: 1995. évi LXVI. törvény 12.§ • A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait – kivéve, ha államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmaznak – a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. • Az átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. • A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető.

37. A köziratok levéltárba adása II. Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 65.§ A levéltár számára átadandó ügyiratokat • az ügyviteli segédletekkel együtt • nem fertőzött állapotban • levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban • az átadó költségére • az irattári terv szerint • átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében • annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt • teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.

38. A köziratok levéltárba adása III. Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 12.§ (3) A közlevéltár a maradandó értékű irattári anyagot csak • irattári rendben, • ügyviteli segédleteivel, • levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben), • a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni. • Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni.

39. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalma • A jegyzőkönyv felvételének helye (Magyar Országos Levéltár) és a jegyzőkönyv felvételének időpontja • Jelenlévők (átadó és átvevő neve, beosztása) • Az átadás alá vont iratok megnevezése • Az átadandó iratok évköre • Az átadandó iratok terjedelme (folyóméterben és dobozok vagy kötetek számában) • Jogszabályi alap és alkalmazott irattári tervek • Mellékelt iratjegyzékek száma • A levéltár pecsétje, átadó és átvevő aláírása • Mellékletben az átadandó iratok jegyzéke raktári egység száma (dobozszám) – tételszám – iratok tárgya – évkör

40. Iratátadás a gyakorlatban • Vagy a szerv kezdeményezi vagy a levéltár, ha az iratkezelés-ellenőrzés során észleli, hogy lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratanyag van a szerv birtokában. • A szerv hivatalos levélben felajánlja az iratanyagot átadásra, legalább tételszintű iratjegyzék-melléklettel. • Belső elbírálás a levéltárban: egyeztetés az irattári tervvel, továbbá a jegyzék bemutatása az illetékes iratőrző osztálynak, szükség esetén konzultáció az állományvédelmi osztállyal. • Az átadandó iratok helyszíni megtekintése, meggyőződés azok maradandó értékéről, nem fertőzött (penészes) állapotáról, a savmentes dobozolásról és a megfelelő jegyzékelésről. • A levéltár hivatalos levélben nyilatkozik, hogy az iratanyagot átveszi, vagy mely részét kívánja átvenni. • Nem hivatalos (telefonos) egyeztetés az átvétel időpontjáról. • A szerv a végleges iratjegyzéket elektronikus formában is elküldi a levéltárnak. • Átvételkor a levéltárban megtörténik az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírása, melyet az iratátadó szerv képviselője hoz magával 3 példányban.