Download
1 / 76
2.9k likes | 5.9k Views
بسم الله الرحمن الرحيم. التنظيم الإداري وبناء الهياكل التنظيمية. إعــــــــــداد أ. د. سوارالدهب أحمد عيسي. عميد كلية الاقتصاد والعلوم الإدارية والسياسية جامعة أفريقيا العالمية. المــقـــدمـــة.
E N D
بسم الله الرحمن الرحيم التنظيم الإداري وبناء الهياكل التنظيمية إعــــــــــداد أ. د. سوارالدهب أحمد عيسي عميد كلية الاقتصاد والعلوم الإدارية والسياسية جامعة أفريقيا العالمية
انت مديراً و انك تقوم بعملك من خلال تنظيم لمؤسستك . قيامك بهذا العمل يتطلب منك التخطيط والتنسيق والتفويض و اتخاذ القرارات ... الخ . وكل ذلك يرتبط بآخرين معك في المؤسسة . لذلك لابد من تفهمك للتنظيم الإداري لمؤسستك لتكون مديراً فعالاً .
لكلمة التنظيم مفهوم عام فهى تعنى وضع الشئ في مكانه مرتبطاً مع الجزئيات التى تكون الوحدة المتكاملة . • عرف التنظيم الإداري بالإطار الذي تتعاون بداخله الجهود البشرية لتحقيق هدف عام. • عرف أيضاً بالنظام الذي تتداخل فيه علاقات مجموعة من الافراد المكونين للتنظيم .
مهما تعددت تعريفات التنظيم فان هناك عناصـر رئيسية لابد من توافرها في التنظيم وهـي : - وجـود هـدف محـدد ومتفق عليه . - وجـود نشاط وعـمل يؤدي (يوصل) إلى الهـدف . - وجـود أفـراد تقـوم بينهم علاقات ويشتركون في استخدام الإمكانيات المادية للوصـول إلى الهـدف .
الفـرد الواحد لا يستطيع أن يقوم بكثير من الأعمال بمفرده . • كل نشاط انتاجى يتكون من ثلاثة مكونات (موارد بشرية / مادية / بيئة يحدث فيها النشاط ) – لذلك تتطلب إطاراً يجمعها بطريقة متكاملة.
ازدياد حجم المؤسسات إلى درجة كبيرة ادي بالضرورة بأن توضع مكونات النشاط الإنسانى في إطار واحد يجمعها. • تجميع مكونات (عناصر) النشاط الانتاجي في إطار واحد يتم على أساس من الفهم الصحيح لخصائص كل منهما حتى تثمر الجهود .
هنالك ثلاث فئات رئيسية لنظريات التنظيم تتمثل في : • النظريات الكلاسيكية . • النظريات المعـدلة . • النظريات الحديثة .
النظريات الكلاسيكية • تضم هذه الفئة النظريات التى تركز على عنصر العـمل وعنصر الهيكل التنظيمي وما يترتب على ذلك من تحديد السلطة والمسئولية ونطاق الاشراف والرقابة ... الخ .
من تلك النظريات : • نظرية الإدارة العلمية F.TAYLOR • نظرية البيروقراطية M.WEBER • نظرية التقسيم الإداري(مدرسة الإدارة العامة) H.FAYOL . • هـذه النظريات تتصف بتركيز السلطة في يد الرئيس وتطلب من المرؤوسين الخضوع لها ( المؤسسات العسكرية / الدينية ... الخ ) .
نظرية البيروقراطية تتميز بالخصائص التالية : • تحديد مجالات التخصص الوظيفي. • توزيع الاعمال علي اعضاء التنظيم باعتبارها واجبات وظيفية. • توزيع السلطة لتنفيذ الواجبات . • تحـديد طـرق وأسـاليب العـمل . • تقسيم التنظيم إلى مستويات تتخذ شكلاً هرمياً .
نظرية التقسيم الإداري تسعى إلى تحقيق الكفاءة عن طريق التركيز على عملية تقسيم التنظيم إلى إدارات متخصصة . متبعة وحـدة الامر وتحـديد نطاق الاشراف وتكافؤ السلطة والمسئولية وتقـوم تلك النظرية على : • مبدأ التنسيق. • مبدأ التدرج . • مبدأ الوظيفة والتخصص.
نظريات التنظيم المعـدله • النظريات الكلاسيكية ارتكزت على عنصر العمل وعلى عنصر الهيكل التنظيمي بينما هذه النظريات ترتكز على الفرد بإعتباره المتغير الأساسى في التنظيم.
ابرزت نظريات التنظيم المعـدله اهمية الروح المعنوية للإفراد كعامل رئيسي تحـدد رغبتهم في العـمل والانتاج وبالتالي تؤثر على الكفاءة الإنتاجية .
نظريات التنظيم الحـديثة • السلبيات ونقاط الضعف في النظريات التقليدية حفزت الباحثين لتطوير النظريات ولتعديل الفلسفات السابقة وتوجيه أنظارهم الي زيادة كفاءة وفاعلية التنظيم بإدخال أساليب جديدة كالأساليب التالية :
الإدارة بالأهـداف . • المشـاركة في الإدارة . • التوفيق بين أهـداف الفـرد والمؤسـسة . • إعتبار مؤثرات البيئة علي التنظيم . • دراسـة الدوافـع وأثـرها علي العـمل . • 000 الخ .
1/ تعريف الهيكل التنظيمي : • هـو الإطار الذي تمارس الإدارة بداخله وظائفها . • هـو الوعـاء الذي يربط نشاط الوظائف المتعددة التي تقوم بها أجـزاء التنظيم المختلفة .
هنالك عـدة مفاهيم ترتبط بالهيكل التنظيمي منها : 1 – مفهـوم التـدرج : • هـو مفهـوم عام ينطبق علي هيكل كل تنظيم ، وبخاصة الكبير منها .
مفهـوم التمركز وأصل السلطة : • يرتبط بمفهوم التدرج . • الأعلي والأصلي له سلطة السيادة علي الأدني والفرعـي . • للأول الحق في أن يأمر ويسود وعلي الثاني أن يطبق ويتبع الأول .
مفهـوم نطاق الإشراف : • ناتج من مفهوم سلطة الأصل علي التوابع وقدرته علي ممارستها . • نطاق الإشراف : عـدد المرؤوسين الذين يمكن للرئيس أن يشرف عليهم بفاعلية ويكون مسئولاً عنهم . • كلما كان مدي الإشراف ضيقاً ومحدداً كلما كان فاعلاً .
مفهـوم السببية : • الهيكل ليس غاية في ذاته ولكنه وسيلة يخدم تحقيق الأهـداف . • لذا فإن السؤال الذي يُطرح ويجب الإجابة عليه هـو : ماهي الأهـداف التي يسعي إليها نشاطنا ؟ . • الإجابة علي هـذا السؤال تقود الي أي نوع من العـمل نحن بصدده لا الي أي هيكل نريده.
الهيكل التنظيمي يوضح بالخرائط ويصمم بالطريقة التي تجعل في الإمكان التوصل عن طريقه الي الأهـداف التي يسعي إليها نشاطنا . • ومن الأهـداف الأساسية للهيكل التنظيمي :
تكـامـل مكوناته : • الأساس فيه أن الفرد لايستطيع أن يقـوم بكل الأعـمال بمفـرده. • لـذا تقـوم علاقات الأفـراد فيه علي التعاون مع غيرهم .
تحديد المسئوليات الوظيفية : يحددها تحديدا واضحا : • يضمن سلامة العلاقات التنظيمية . • يضمن سلامة علاقات الفرد بالآخرين . • يربط الفرد برباط يفرض عليه الواجبات بالقـدر الذي يكفل له حقوقه .
تحقيق التنسيق بين جهـود الأفـراد ، والإسـتفادة القصـوي من الإمكانيات المتاحة . تحديد الصلاحيات المخولة للإدارة والأقسام تحديدا واضحا.
تقليل الصـراع : • إبعاد الوحـدات الإستشارية من التورط في العملية التنفيذية. • الصـراع عامـل أسـاسـي في هـدم التنظيـم .
4 - المبادئ التي يقوم عليها الهيكل التنظيمي
عند بناء الهيكل التنظيمى أو إعـادة بنائه هنالك عـدة مبادئ أساسية تؤخـذ في الإعـتبار وهـي : 1 – مبـدأ وحـدة الهـدف : • حيث أن لكـل تنظيم هـدف يسـعي إلـيه .
مبـدأ تقسيم العـمل : • جـعل كل فـرد مسئولاً عن جزء من العـمل. • مبـدأ وحـدة الرئاسة : • لكـل عـامل رئيس واحـد يتلقـي منه الأوامـر والتعليمات والتوجيهات . • ( رئيسين غرقـوا المركب )
مبـدأ تسـاوي المسئولية مع السـلطة : • كـل مسئولية وظيفية تتبعها سلطة تمكن من أدائها . • مبـدأ الوظيفة : • التنظيم الإداري علي أساس الوظائف ونوع العـمل المطلوب وليس علي أساس الشخص .
مبـدأ قصـر خط السـلطة : • تزداد الفعالية الإدارية كلما قلت المستويات الإدارية . • مبـدأ المـرونة : • قابلية التنظيم للتكيف ومقابلة التغيرات الداخلية والخارجية في وقتٍ وجيز دون الحاجة الي إحـداث تعديلات جوهرية به.
هنالك عـدة طـرق لبناء الهيكل التنظيمي ، ولكن الطريقتان الرئيسيتان هـما : • طريقة تحليل الإهـداف . • طريقة تجميع الأنشطة .
طريقة تحليل الأهـداف • تعرف بطريقة البناء من أعلي إلي أسفل . • تطبق عند إنشاء المنظمات الجـديدة و أحـيانا في حالات إعـادة التنظيم .
وبموجب هـذه الطـريقة تمر عملية البناء بسلسلة من الخطـوات التالية : • تحـليل الأهـداف الرئيسـية . • تحـويلها الي أهـداف ونشاطات فـرعية . • إنشاء وحـدات إدارية .
طريقة تجـميع الأنشطة • تعرف بطريقة البناء من أسفل إلي أعلي. • تأخـذ بها في الغالـب المنظمات الجـديدة .
بموجب هـذه الطـريقة يتم تجميع الأنشطة والأعمـال من القاعـدة ويتجه بها الي أعلـي ، وترتكـز علـي عنصـرين هما : • حصر العمليات والأعـمال الحـالية والمسـتقبلية . • تجميع الأعـمال التفصـيلية في مجموعات متجانسة في شكل وظائف يقوم بها الأفــراد .
بعـد تحـديد أوجه النشاط يتم تحـديد أفضـل الطرق لتكوين الوحـدات الإدارية المكونة للهيكل التنظيمي المناسب . • هنالك عدة طرق وعدة إعتبارات تلاحظ عند تكوين الوحدات الإدارية . • يطلق علي تلك الطـرق طـرق التنظيم و إحياناً أنواع التنظيم .
الإعتبـارات الأساسية تتمثل في : • الحصـول علي التنسيق المناسب . • تخفيض التكلفة . • الإسـتفادة من التخصـص . • تسـهيل الرقابة . • وهي الإعتبارات التي يجب مراعاتها عند تجميع الأنشطة في وحـدات إدارية حتي نستطيع أن نصل الي التنظيم الملائم .
بعد تكوين الوحـدات الإدارية يكمل التنظيم بتحـديد العلاقات بين تلك الوحدات الإدارية : • تنقسم الوحدات الإدارية من حيث طبيعة العمل الي ثلاث وحـدات هي :
1 – وحـدات تنفيذية : • تقوم بالنشاط والمهام الرئيسية للمنظمات التي قامت من أجلها . 2 – وحـدات مساعـدة : • تقدم خـدمات مساعـدة عامة للوحـدات التنفيذية لتمكنها من التفـرغ لأعمالها الأساسية .
3 – وحـدات إستشارية : • تقـدم خـدمات إستشارية من شأنها أن تساعـد الوحـدات التنفيذية من القيام بأعمالها الأساسية بصورة سليمة .
