เอกสารประกอบการบรรยาย 14.45-16.00 น. แนวทางในการควบคุมและประเมินผลทางกลยุทธ์

1. เอกสารประกอบการบรรยาย 14.45-16.00น. แนวทางในการควบคุมและประเมินผลทางกลยุทธ์ การฝึกอบรม เรื่องการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Planning) สำหรับบุคลากรของเขตการศึกษาภูเก็ต 23 มีนาคม 2550

2. การติดตามผลการดำเนินโครงการการติดตามผลการดำเนินโครงการ

3. ทำไมต้อง ติดตามผล ทำไมต้อง รายงานผล

4. การควบคุมกำกับติดตาม (Monitoring) และประเมินผลขณะดำเนินการ (Ongoing Evaluation) โดยพื้นฐานแล้วเป็นการเปรียบเทียบดูว่า ผลงานที่ทำได้ในปัจจุบันได้ผลตามที่กำหนดไว้ในแผนหรือที่คาดว่าควรจะได้ตามแผนที่กำหนดไว้หรือไม่

5. หากผลงานที่ทำได้ต่ำกว่าเป้าหมายตามแผน ผู้บริหารก็จะต้องถามต่อไปว่าทำไมถึงไม่ได้ตามแผน

6. ในการหาคำตอบผู้บริหารจะต้องเปรียบเทียบดูว่า กระบวนการหรือกิจกรรมต่างๆที่ทำนั้นสอดคล้องกับที่ได้กำหนดไว้ในแผนหรือไม่ และต้องสามารถวิเคราะห์หรือประเมินได้ว่า ถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลงกิจกรรม หรือปรับกลยุทธ์การดำเนินการจะทำให้งานบรรลุตามวัตถุประสงค์และตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้หรือไม่

7. นอกจากจะประเมินจากกระบวนการทำงานแล้ว ผู้บริหารยังต้องสามารถประเมินได้อีกว่าปัจจัยนำเข้า อันได้แก่ คน งบประมาณ และวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ได้มีการใช้ไปอย่างเหมาะสมหรือไม่ มีการรั่วไหลหรือไม่ ได้รับการสนับสนุนตามที่ควรจะได้รับหรือไม่

8. การนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ(Strategy Implementation) การจัดทำกลยุทธ์(Strategy Formulation) การควบคุมกลยุทธ์(Strategic Control) กำกับติดตามและประเมินผล การดำเนินงาน การทบทวนสถานการณ์เพื่อปรับยุทธศาสตร์ วิสัยทัศน์ ประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด/ค่าเป้าหมาย กลยุทธ์ แผนที่ทางกลยุทธ์ (Strategy Map) แผนปฏิบัติการ • การปรับแต่ง • กระบวนงาน • โครงสร้าง • เทคโนโลยี • คน กระบวนการบริหารเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management Process)

9. ขั้นตอนในการนำยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติขั้นตอนในการนำยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ เตรียมการ พัฒนาองค์การ ดำเนินการ ปรับเปลี่ยนองค์การและการจัดการ -โครงสร้าง -กระบวนงาน -ระบบสารสนเทศ -บุคลากรและวัฒนธรรมองค์กร -ระบบการเงินและงบประมาณ • วิเคราะห์ ยุทธศาสตร์ • วิเคราะห์องค์การ • จัดทำแผน ปฏิบัติการ ดำเนินการ - การขับเคลื่อน - การรายงานความก้าวหน้า - การกำกับ ติดตาม และสนับสนุน

10. กระบวนการบริหารเชิงกลยุทธกระบวนการบริหารเชิงกลยุทธ การทบทวนทิศทางกลยุทธ์ (Strategic Direction) การปรับทิศทางเชิงกลยุทธ์ (Adjustment of Strategic Direction) ขั้นตอนที่ 1 การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม ของพื้นที่และองค์กร (Environmental analysis of area and organization) การประเมินสถานภาพ ของพื้นที่และองค์กร (Reassessment of area and organization environment) ขั้นตอนที่ 2 การประเมินกระบวนการ (process evaluation) การประเมินผลโครงการ(post-project evaluation) การประเมินผลกระทบ(impact evaluation) กำหนดกลยุทธ์ 3 ระดับ และตัวชี้วัด (Strategic formulation and indicators) ขั้นตอนที่ 3 การปฏิบัติงาน (Implementation) การติดตามผลการปฏิบัติงาน (Monitoring) ขั้นตอนที่ 4 การควบคุมกลยุทธ์ (Strategic Control) ขั้นตอนที่ 5

11. ขั้นตอนที่ 5 การควบคุมเชิงกลยุทธ ที่เนนการติดตามผลการปฏิบัติงาน การประเมินผลการปฏิบัติงานของงาน/ โครงการ และการประเมินผลสําเร็จขององคกร

12. ปัจจัยสำคัญที่จะส่งผลถึงการแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติให้ประสบผลสำเร็จปัจจัยสำคัญที่จะส่งผลถึงการแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติให้ประสบผลสำเร็จ บทบาทของผู้นำ (Leadership) ความเชื่อมโยงระหว่างยุทธศาสตร์กับโครงการและงบประมาณ (Linkage to project and budget) ทั้งองค์กรมุ่งเน้นที่ยุทธศาสตร์ (Org. must focus on strategy) วัฒนธรรมองค์กรที่เหมาะสม (Right Culture) การสื่อสารและถ่ายทอดยุทธศาสตร์ (Translate and communicate) กระบวนการและกิจกรรมที่เหมาะสม (Right Processes) ทั้งองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน (Alignment) บุคลากรที่เหมาะสม (Right People) ทุกคนมีส่วนร่วมและรับผิดชอบต่อยุทธศาสตร์ (Accountability of strategic performance at all levels) ระบบการจูงใจที่เหมาะสม (Motivation)

13. การแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติการแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ พิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่ต้องคำนึงถึงในการแปลงยุทธศาสตร์สู่การ ปฏิบัติ อาทิ บุคลากร ระบบ ข้อมูล วัฒนธรรม โครงการ การแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ ความเชื่อมโยงระหว่างยุทธศาสตร์และโครงการ การทำให้ยุทธศาสตร์สัมฤทธิผลผ่านทางโครงการต่างๆ การจัดทำข้อเสนอโครงการ เพื่อให้การคิดโครงการต่างๆ เป็นไปอย่างละเอียด ถี่ถ้วน รอบคอบ การคัดเลือกโครงการ (Proj. Screening) เพื่อคัดเลือกโครงการที่ส่งผลกระทบต่อยุทธศาสตร์โดยตรง การติดตามโครงการ (Proj. Monitoring) เพื่อติดตามความคืบหน้าในการดำเนินตามโครงการ เพื่อให้สามารถ ปรับตัวและแก้ไขปัญหาได้ทันต่อเหตุการณ์ การประเมินผลโครงการ (Proj. Evaluation) เพื่อประเมินว่าโครงการนำไปสู่ Output / Outcome ที่ต้องการและบรรลุผลตามยุทธศาสตร์หรือไม่

14. ปัญหาที่มักพบเกี่ยวกับการบริหารโครงการปัญหาที่มักพบเกี่ยวกับการบริหารโครงการ • โครงการไม่เชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์ • โครงการและยุทธศาสตร์ยังเป็นชิ้นเป็นส่วน (ขนมชั้น) ขาดการบูรณาการซึ่งกันและกัน และระหว่างโครงการด้วยกัน • ไม่ได้คิดโครงการอย่างรอบคอบ ถี่ถ้วน ในทุกมุมมอง (คิดให้ทะลุ) • ขาดระบบในการติดตามการดำเนินโครงการที่ดี • ขาดความเอาใจใส่จากผู้บริหารระดับสูง อย่างต่อเนื่อง • การดำเนินโครงการไม่ได้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล

15. ผู้ติดตามและประเมิน จะต้องเข้าใจ องคประกอบของโครงการ (1) จุดมุงหมายของแผนงาน หมายถึง เปาประสงคการพัฒนาขององคกรโดยภาพรวม หรือ ผลกระทบ ที่โครงการมีสวนทําใหเกิดขึ้น

16. ผู้ติดตามและประเมิน จะต้องเข้าใจ องคประกอบของโครงการ (2) วัตถุประสงคของโครงการ หมายถึง ผลที่โครงการ ตองการใหบรรลุความสําเร็จตามวัตถุประสงค หรือที่เรียกวา ผลลัพธ

17. ผู้ติดตามและประเมิน จะต้องเข้าใจ องคประกอบของโครงการ (3) ผลผลิต หมายถึง ผลที่คาดหมายใหเกิดขึ้นจากการจัดทํากิจกรรมตางๆ ของโครงการ หรือที่เรียกวา ผลผลิต

18. ผู้ติดตามและประเมิน จะต้องเข้าใจ องคประกอบของโครงการ (4) กิจกรรม หมายถึง กิจกรรมสําคัญที่ตองกระทําเพื่อใหเกิดผลงานของโครงการจากการใชทรัพยากรโครงการ

19. เครื่องมือในการวิเคราะห์โครงการเครื่องมือในการวิเคราะห์โครงการ 1.การวิเคราะห์ขอบเขตกระบวนการในการดำเนินโครงการ (Project Flow) 2.การวิเคราะห์ผลผลิต ผลลัพธ์ และตัวชี้วัดของโครงการ 3.การวิเคราะห์ความสัมพันธ์และเชื่อมโยงระหว่างโครงการกับยุทธศาสตร์ในระดับต่างๆ 4.การวิเคราะห์ผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ (Stakeholder Analysis) 5.การวิเคราะห์ประโยชน์ที่จะได้รับ (Cost / Benefit Analysis) 6.การวิเคราะห์ความสัมพันธ์กับโครงการอื่น 7.การวิเคราะห์ความเสี่ยงที่สำคัญ (Risk Analysis)

20. เป้าประสงค์/วัตถุประสงค์แบบมุ่งผลสัมฤทธิ์เป้าประสงค์/วัตถุประสงค์แบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ เป้าประสงค์/วัตถุประสงค์ จะใช้อะไร ทรัพยากร จะทำอะไร กิจกรรม ผลลัพธ์ ผลงาน/ผลสัมฤทธิ์ ผลผลิต ผลประโยชน์/คุณค่าที่เกิดขึ้น ต่อกลุ่มเป้าหมาย สิ่งของที่ผลิตขึ้น/บริการที่จะให้

21. ข้อมูลพื้นฐานที่ควรจัดเก็บและนำเสนอข้อมูลพื้นฐานที่ควรจัดเก็บและนำเสนอ โครงการ....................................................................

22. การติดตามผลการปฏิบัติงาน (monitoring) การติดตามผลการปฏิบัติงานเปน "การควบคุมแผนปฏิบัติการ" ในขั้นตอน การปฏิบัติงานมีหลักการที่สําคัญ 3 ประการประกอบดวย 1.การกําหนดกิจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม (work breakdown structure) 2.การกําหนดตารางเวลาเริ่มตนและสิ้นสุดการจัดทํากิจกรรม (barchart and milestone)และ 3.การจัดทําระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโครงการ (project management information system -PMIS)

23. 1.การกําหนดกิจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม (work breakdown structure) 1.การจําแนกแผนงานโดยยึดเปาประสงคของแผนงาน (program objective) เปนหลักแลวจําแนกออกเปนโครงการ (projects) 2.การจําแนกกิจกรรมโดยยึดวัตถุประสงคยอยของโครงการ (family tree sub-division) เปนหลักแลวจําแนกออกเปนผลผลิต (outputs) 3.การจําแนกกิจกรรมโดยยึดผลผลิตสุดทายที่เกิดจากขั้นตอนในกระบวนการผลิต (end product) เปนหลักแลวจําแนกออกเปนกิจกรรม (activities)

24. 2.การกําหนดตารางเวลาเริ่มตนและสิ้นสุดการจัดทํากิจกรรม (barchart and milestone) การกําหนดกิจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม (WBS) ทําใหไดลําดับชั้นของตารางเวลาเริ่มตนและสิ้นสุดการจัดทํากิจกรรม (barchart and milestone) ซึ่งเรียกวา taskbar หรือ GANTT chart หรือ activity chart ซึ่งเปนพื้นฐานในการกําหนดแผนการปฏิบัติการและนํามาใชเปนเครื่องมือในการติดตามผลการปฏิบัติงานเพื่อใหทราบวาการดําเนินงานสามารถจัดทํากิจกรรมไดครบถวนตามที่กําหนดหรือไมและการจัดทํากิจกรรมสามารถดําเนินไปตามเวลาที่กําหนดหรือไมซึ่งจะนําไปเปนสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจทบทวนและปรับแผนการปฏิบัติงาน

25. 3.การจัดทําระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโครงการ (project management information system -PMIS) การจัดทําระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโครงการเพื่อเปนขอมูลการดําเนินงานของโครงการทั้งในระดับกิจกรรมและระดับผลผลิตของโครงการซึ่งจะนําไปเปนสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจทบทวนและปรับแผนการปฏิบัติงาน

26. ระบบสารสนเทศที่จําเปนประกอบดวยระบบสารสนเทศที่จําเปนประกอบดวย 1.ขอมูลดานการปฏิบัติงาน (performance indicators) 2.ขอมูลประมาณการคาใชจายและรายจายจริง(planned and actual expenditure) 3.ขอมูลรายงานปญหาอุปสรรคในกระบวนการปฏิบัติงาน

27. ผู้ติดตามและรายงานผล จะต้องเข้าใจ วัตถุประสงค์ของโครงการ กระบวนการขั้นตอนของโครงการ

28. เทคนิคการติดตาม การดำเนินงานของโครงการ 1.ศึกษารายละเอียดของโครงการ 2.การเก็บข้อมูล การดำเนินงาน 2.1การสังเกตแบบมีส่วนร่วม 2.2 สัมภาษณ์ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง 2.3 ใช้แบบสอบถาม

29. เทคนิคการติดตาม การดำเนินงานของโครงการ 3.ใช้ข้อมูลจากการรายงานผล การปฏิบัติงาน 4.ข้อมูลภาคสนาม 5.ศึกษาและวิเคราะห์ขั้นตอน การปฏิบัติงาน 6.ได้ทรัพยากร ตามที่ต้องการ หรือไม่

30. เทคนิคการติดตาม การดำเนินงานของโครงการ 7.เริ่มงานตามเวลาที่กำหนด หรือไม่ 8.งาน เป็นไปตามกระบวนการ หรือไม่ 9.มีปัญหา อุปสรรค ในแต่ละกระบวนการ หรือไม่ ปัญหาอะไรบ้าง ได้แก้ปัญหาอย่างไร 10.การมีส่วนร่วม ของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

31. การรายงานผล ต้องประเมินว่า สัมฤทธิผล หรือไม่ - มีประสิทธิภาพ - มีประสิทธิผล - คุ้มค่า ในเชิงนโยบาย - มีทางเลือกอื่น ที่ดีกว่านี้ หรือไม่ - ควรยุติ หรือ ดำเนินการ ต่อไป

32. การรายงานสถานภาพโครงการ (Project Status Report) • รายงานที่ผู้บริหารโครงการจัดทำขึ้นเพื่อรายงานความคืบหน้าของโครงการ ต่อ Project Sponsor หรือ ผู้รับระดับสูง หรือ คณะกรรมการที่ดูแล • รายงานความคืบหน้าของโครงการ ควรจะประกอบไปด้วย • สถานะของโครงการ (Status of the Project)– ที่รายงานความคืบหน้าในการดำเนินงาน ผลกระทบของโครงการ และสิ่งที่จะต้องดำเนินการต่อไป • รายงานงบประมาณ (Budget Report)– เปรียบเทียบการใช้จ่ายงบประมาณเทียบกับแผนที่วางไว้ • รายงานความเสี่ยง (Risk Management Report)– รายงานการเปลี่ยนแปลงของความเสี่ยงสำคัญที่ได้ระบุไว้ในตอนต้น และการปรับเปลี่ยนแนวทางในการบริหารความเสี่ยงดังกล่าว ถ้าจำเป็น • รายงานประเด็นสำคัญ (Issue Report)– รายงานประเด็นที่ควรจะสนใจ กังวล ปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้น พร้อมทั้งแนวทางหรือการตัดสินใจที่ควรจะดำเนินการ

33. องค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้าองค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้า • Project Summary:

34. องค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้าองค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้า 2. ความคืบหน้าของโครงการ เปรียบเทียบกับกำหนดการ ที่ได้ตั้งไว้

35. องค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้าองค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้า 3. ระยะเวลาและกำหนดการของกิจกรรมที่จะดำเนินงาน ต่อไป มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่? โดยเมื่อเทียบกับแผนที่วาง ไว้ตอนต้นและจะส่งผลกระทบใดต่อโครงการหรือไม่?

36. องค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้าองค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้า 4. งบประมาณ

37. องค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้าองค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้า 5. ความเสี่ยงของโครงการ ให้ระบุการเปลี่ยนแปลงในสถานะความเสี่ยง เทียบกับรายงานแรก

38. องค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้าองค์ประกอบของรายงานความก้าวหน้า 6. ข้อเสนอแนะอื่นๆ