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Le dépôt légal des publications électroniques la préservation du patrimoine documentaire

Le dépôt légal des publications électroniques la préservation du patrimoine documentaire publié au Québec sur le Web. WebÉducation le 10 mai 2001. 1. QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ?. 2. QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ?.

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Le dépôt légal des publications électroniques la préservation du patrimoine documentaire

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  1. Le dépôt légal des publications électroniques la préservation du patrimoine documentaire publié au Québec sur le Web WebÉducation le 10 mai 2001

  2. 1.QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ? 2.QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ? 3.LE DÉPÔT LÉGAL DES PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES : OÙ EN SOMMES-NOUS ? 4.EN QUOI LES WEBMESTRES SONT-ILS CONCERNÉS ? 5.LES PERSPECTIVES ?

  3. 1.QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ? DIFFUSER CONSERVER EXHAUSTIVITÉ faire connaître, aujourd’hui un témoignage, pour les générations futures

  4. Obligation légale du « producteur » L’un des plus anciens mécanismes pour constituer une collection nationale exhaustive(France - 1537) Disponibilité universelle des publications Accès du public à l’information publiée sur son territoire(de source gouvernementale ou privée) Signalement des documents publiés Bibliographie nationale, catalogue des collections de la Bibliothèque, outils de recherche spécialisés, etc. Perspective patrimoniale Préservation à long terme du patrimoine documentaire publié

  5. 2.QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ?  Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (1er janvier 1968 - ) Lois refondues du Québec, c. B-2.1  Règlement sur le dépôt des documents publiés (révisé 1992) Décret 359-92, 18 mars 1992 • Accessibles sur le site des Publications du Québec • http://publicationsduquebec.gouv.qc.ca/ • Rubrique « Lois et règlements » • Recherche par sujet - bibliothèque

  6.  La Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec • “ Un • qui • un document • doit, à chaque édition, • dans les • de sa publication, • en déposer gratuitement • auprès de la Bibliothèque. ” (article 36) éditeur publie 7 jours 2exemplaires

  7. QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT PUBLIÉ ? L’expression « document publié » s’applique à tout document :  mis en circulation par un « éditeur » (individu ou organisme) reproduit en plusieurs exemplaires (ou destiné à l’être) vendu ou distribué gratuitement destiné au public (limité ou non à un groupe de lecteurs) ISBN / ISSN : non obligatoire, norme recommandée pas essentiel pour qu’un document soit touché par le dépôt légal

  8. POURQUOI 2 EXEMPLAIRES ? DIFFUSER CONSERVER   EXEMPLAIRE DE DIFFUSION EXEMPLAIRE DE CONSERVATION

  9.  Le Règlement sur le dépôt des documents publiés Exceptions • Prix de détail : • entre 250$ et 5000$  1 seul exemplaire requis • 5000$ + parution signalée par l’éditeur Renseignements à transmettre  Formulaire de déclaration de dépôt légal La mention de dépôt légal Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2001

  10. UNE EXTENSION PROGRESSIVE DEPUIS 1968... • 1992 • affiches • cartes postales • enregistrements sonores • estampes • microformes • reproductions d’œuvres d’art • 1968 • livres + livres d’artistes • périodiques • partitions musicales • documents électroniques • 1982 • cartes géographiques • plans

  11. DES RÉSULTATS PROBANTS ! Collections de la BNQ acquises principalement par dépôt légal(au 31 mars 2000) nombre de titres Livres et brochures imprimés (secteur privé) 187 933 Partitions musicales 96 142 Cartes géographiques 47 546 Publications en série (journaux, revues, annuels) 34 098 Documents iconographiques 22 511 Enregistrements sonores 14 030 Microformes 9 146 […………………...] TOTAL 619 355 Monographies gouvernementales québécoises 56 466 • gouvernementales québécoises : env. 9 000

  12. 3.LE DÉPÔT LÉGAL DES PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES : OÙ EN SOMMES-NOUS ? En 1992, implantation du dépôt légal des publications électroniques sur support (disquette, cédérom) en partenariat avec SDM (Services documentaires multimédia), producteur du répertoire Logibase

  13. Le dépôt légal des documents électroniques sur support Au total : 1 453 titres depuis 1992 titres 300 200 100 0 282 268 248 194 161 143 81 76 93 94 95 96 97 98 99 00 01

  14. Pendant ce temps... ÇA BOUGE DU CÔTÉ DE L’ÉDITION ÉLECTRONIQUE certains producteurs/éditeurs délaissent l’édition sur support tangible des données disparaissent du Web les ressources à caractère dynamique se multiplient LA VALEUR PATRIMONIALE DES INFORMATIONS DIFFUSÉES SUR LE WEB l’obsolescence technologique LA PRÉSERVATION À LONG TERME DU PATRIMOINE PUBLIÉ

  15. UNE EXTENSION PROGRESSIVE DEPUIS 1968... • 1992 • affiches • cartes postales • documents électroniques • enregistrements sonores • estampes • microformes • reproductions d’œuvres d’art • 1968 • livres +livres d ’artistes • périodiques • partitions musicales • 2001 • publications diffusées sur Internet • 1982 • cartes géographiques • plans

  16. 1996-2000 : PRÉLIMINAIRES • participation aux travaux duChantier en ingénierie documentairedu gouvernement du Québec • établissement d’unGroupe de travail sur les publications électroniques (GTPe)de la BNQ • discussions avec l’équipe de laBibliothèque nationale du Canada, les Archives nationales du Québec (ANQ), etc. • élaboration desprincipeset d’uncadre de procédures • recherchesconcernant les projets amorcés par les bibliothèques nationales et autres intervenants - enquête été 2000

  17. élaboration desprincipeset d’uncadre de procédures 5 PRINCIPES FONDAMENTAUX: 1.Les publications en réseau sont aussi importantes que les publications traditionnelles. 2.Le programme développé doit êtrecohérent par rapport au programme de dépôt légalqui s’applique déjà aux publications traditionnelles. 3.La Bibliothèque aura recours à des critères de sélection qui seront élargis au fil du temps. 4.Comme les publications traditionnelles, les publications en réseau seront déposées au début de leur “vie active”. 5.La préservation du contenu informationneldevra être assurée.

  18. enquête auprès des bibliothèques nationales (été 2000) • CONSTATATION #1 : • la diversité des approches retenues pour constituer une collection électronique nationale  LA CUEILLETTE INTÉGRALE PAR ROBOT  LE DÉPÔT VOLONTAIRE PAR L’ÉDITEUR  LE DÉPÔT OBLIGATOIRE PAR L’ÉDITEUR

  19. CONSTATATION #2 : • le degré variable d’implantation des programmes d’acquisition

  20. CONSTATATION #3 : • l’absence • de programme de conservation opérationnel •  EXPERTISE À DÉVELOPPER EN COLLABORATION AVEC LES INSTITUTIONS DU SECTEUR • (bibliothèques, services d’archives, universités, etc.)

  21. été 2000 - hiver 2001: MISE EN ŒUVRE DU PROJET D’IMPLANTATION • entente de partenariatavec le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration (MRCI) • évaluation des ressources nécessaires à la réalisation du projet • élaboration des outils et procédures de travail

  22. Développements prévus en 2001-2002 Au total : plus de 50,000 titres de monographies et de publications en série Phase I[ février 2001 ]1000 titres Dépôt des titres signalés dans la Banque des publications gouvernementales diffusées sur Internet (MRCI) Transfert par FTP Formulaire de dépôt légal électronique • Phase II[ août 2001 ]2700 titres • Dépôt des publications de 4 ministères invités : • Culture et Communications • Éducation • Finances • Ressources naturelles Phase III[ juin 2002 ] Extension à l’ensemble des m/o du gouvernement du Québec

  23. Phase I • 1047 titres : • 54 % monographies +46 % publications en série • 74 % PDF +20 % HTML +6 % autres formats(Mac ou PC : • Word, WordPerfect, PowerPoint, etc.) • 7 vagues successives : • impliquant 22 m/o • échelonnées entre février et juin 2001

  24. Phase I Nombre de titres reçus (au 7 mai 2001) Surtout en format PDF pour l’instant

  25. Phase I Temps requis - enregistrement et traitement d’une publication (en minutes)

  26. Hyperliens fournis dans Iris vers... • publication courante gratuite : • collection électronique de la BNQ+publication sur son site d’origine • publication courante tarifée : • publication sur son site d’origine + consultation gratuite dans les locauxde la BNQ • publication retirée du site par l’éditeur • (gratuite ou tarifée) : • collection électronique de la BNQ

  27. CRITÈRES DE SÉLECTION: OUI NON • Internet • extranet (??) • intranet • « publications ouvertes » • « documents personnalisés » • publications autonomes et cohérentes • monographies • publications en série • documents traditionnellement exclus du dépôt légal • sites web considérés comme un tout • messages courriel • etc.

  28. Le dépôt légal sera progressivement élargi à d’autres types de publications diffusées sur Internet : • bases de données • cartes et plans • documents audiovisuels • enregistrements sonores • productions multimédia interactives • etc.

  29. OUI NON • publication statique • tous les états d’une publication dynamique • toute nouvelle édition d’une publication statique • les versions successives d’une publication dynamique (selon un calendrier pré-établi)

  30. Pour l’instant, on retient tous les formats disponibles retenus par les m/o pour la diffusion d’une publication Suite aux travaux relatifs à la conservation à long terme de la collection électronique, on arrêtera une liste de « formats privilégiés » pour les fins de dépôt légal.

  31. 4.EN QUOI LES WEBMESTRES SONT-ILS CONCERNÉS ? Responsable du dépôt légal « traditionnel » : rattaché au service des communications ou au service de documentation (bibliothèque/centre de documentation)  Interlocuteur choisi pour le dépôt légal « électronique » : webmestre / édimestre

  32. A.Quels avantages présente le dépôt légal des publications diffusées sur Internet pour les m/o ? QUESTIONS PRATIQUES: Un appui à votre prestation de service aux citoyens  Consultation sur place par le public et les chercheurs • Signalement rapide sur Internet : • Iris www.biblinat.gouv.qc.ca • Liste mensuelle des publications gouvernementales Signalement dans la Bibliographie du Québec La préservation à long terme de vos publications

  33. B.Dois-je continuer à alimenter la Banque des publications gouvernementales diffusées sur Internet du MRCI ? • OUI ! • La Banque du MRCI reçoit toujours le signalement de vos nouvelles publications. • Les 3 phases du projet mis en branle par la BNQ constituent une « phase de rattrapage ». • Vous serez informés en temps opportun du moment où la BNQ prendra entièrement le relais de la Banque.

  34. C.Le dépôt légal d’une version électronique d’une publication a-t-il une incidence sur le dépôt de la version papier ? • NON ! • Le dépôt de la version produite sur tout support (y compris la version papier) s’applique également lorsque le m/o diffuse également une publication dans ce format. NOTE : La « publication à la demande » (production d’une version papier sur demande) est touchée par le dépôt légal : même s’il n’y a pas de tirage établi au moment de la publication, il s’agit tout de même d’une version éditée d’une publication qui doit être déposée.

  35. D.Y a-t-il des règles éditoriales à respecter pour répondre aux normes bibliographiques ? • OUI ! • Cohérence avec la politique d’édition de votre Direction des communications • Autonomie de la publication • Données bibliographiques claires(titre, éditeur, etc.) -indiquer toute variante (extrait, résumé, etc.) • Données bibliographiques similaires pour les versions imprimées et électroniques

  36. Monographie(rapport, brochure, etc.) • Au moment de diffuser une publication qui fera l’objet d’un dépôt légal, assurez-vous de fournir : • un titre aisément identifiable • une date de publication • une mention du nom de l’éditeur • Publication en série(bulletin de nouvelles, revue, etc.) • titre identique d’un numéro à l’autre • cohérence de la numérotation • identification avec le numéro ISSN

  37. Version PDF d’un document imprimé • Assurez-vous que les versions imprimée et électronique sont identiques (contenu + mise en page). • Prenez soin d’inclure : • la page couverture • la page de titre • le verso de la page de titre

  38. E. Puis-je me préparer dès maintenant aux phases 2 et 3 du projet ? OUI ! Bien que les modalités de transfert des publications et les critères définitifs ne soient pas encore tout à fait arrêtés pour les phases subséquentes du projet... 1) Assurez-vous que vos publications répondent aux « bonnes pratiques » sur le plan éditorial ou technique Par ex. : Noms de fichiers sans espace et sans caractère de soulignement 2) Commencez à planifier les ressources requises pour amorcer le dépôt légal de vos publications diffusées sur Internet

  39. F.Peut-on attribuer un ISBN à une publication diffusée sur Internet ? PAS ENCORE:implantation plausible d’ici 1 an ou 2 pour le secteur gouvernemental • Publication imprimée convertie au format électronique : • Référence bibliographique de l’édition originale sur papier : • Gouvernement du Québec • Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 3e trimestre 2001 • ISBN 2-550-19965-0

  40. G.Peut-on attribuer un ISSN à une publication diffusée sur Internet ? • OUI ! • Adressez-vous à l’Agence ISSN • à la Bibliothèque nationale du Canada : • téléphone : (819) 994-6895 • sans frais : 1 877 896-9481 • courriel : issn@nlc-bnc.ca • sur le Web : http://www.nlc-bnc.ca/6/13/index-f.html

  41. H.Est-ce que je peux également verser ma publication en dépôt légal auprès de la Bibliothèque nationale du Canada ? OUI ! Depuis 1994 : projet-pilote, puis programme de dépôt volontaire (non obligatoire) Personne-contact : Louise Tousignant Chef, Unité de l ’acquisition des publications électroniques Bibliothèque nationale du Canada téléphone : (819) 953-3997 courriel : louise.tousignant@nlc-bnc.ca Collection électronique de la BNC : http://collection.nlc-bnc.ca/e-coll-e/index-f.htm

  42. 5.LES PERSPECTIVES ? • À COURT TERME • Interface d’interrogation pour la collection électronique • d’ici là : lien(docbnq) dans Iris sur le web • Formulaire de dépôt légal électronique (août 2001) • Critères de sélection pour monographies et publications en série • À MOYEN TERME • Attribution de numéros ISBN • À + LONG TERME • Formats privilégiés pour la conservation • Extension à d’autres types de document • Extension au secteur privé

  43. VOS PERSONNES-RESSOURCES À LA BNQ Danielle Léger Coordonnatrice de la Section du dépôt légal Geneviève Proulx Assistante pour le projet de dépôt légal des publications diffusées sur Internet par téléphone (514) 873-1100 ou 1 800 363-9028 Danielle : poste 311 Geneviève: poste 399 par courriel d_leger@biblinat.gouv.qc.ca g_proulx@biblinat.gouv.qc.ca

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