IX ENCONTRO NACIONAL DE ACERVOS RAROS Rio de Janeiro, 10 de dezembro de 2010

1. RELATO DE UMA EXPERIÊNCIA EXITOSA DE IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICA DE SEGURANÇA E ACESSO AO ACERVO BIBLIOGRÁFICO RARO DA FIOCRUZ Jeorgina Gentil Rodrigues Claudionor da Silva Lima Edna Sônia Monteiro Faro Marcio Costa Nunes IX ENCONTRO NACIONAL DE ACERVOS RAROS Rio de Janeiro, 10 de dezembro de 2010 Instituto de Comunicação e Informação Científica e Tecnológica em Saúde

2. Este trabalho apresenta os procedimentos de segurança adotados pela Fiocruz que norteiam a consulta e o acesso ao acervo bibliográfico raro da Seção de Obras Raras A. Overmeer da Biblioteca de Ciências Biomédicas do Icict, unidade técnico-científica da Instituição. Esta iniciativa resulta do inventário realizado pela equipe da Seção de Obras Raras na oportunidade em que foi constatado o desaparecimento de unidades do acervo como livros e estampas raras. Detalhe do Salão de Leitura da Seção de Obras Raras A. Overmeer da Biblioteca de Ciências Biomédicas – 3ª andar Pav. Mourisco - Acervo Icict

3. A Seção de Obras Raras A. Overmeer, parte integrante da Biblioteca de Ciências Biomédicas, conta com um acervo que remonta ao século 17, cobrindo várias áreas do conhecimento científico, com destaque para Ciências Biológicas, Medicina e História Natural. Este acervo reúne cerca de 40 mil exemplares assim distribuídos:

4. Nesse universo, somente 30% do acervo encontra-se tratado e disponibilizado na base de dados bibliográfica do Icict. Para consulta do material bibliográfico não tratado, faz-se necessário agendamento prévio da visita o que limita o seu acesso. Fonte: Imagem Google

5. SEGURANÇA FÍSICA DA SEÇÃO DE OBRAS RARAS A segurança é trabalhada em três perspectivas: controle de acesso, circuito fechado de TV, prevenção de furto. O controle de acesso à biblioteca decorre a partir da identificação dos usuários. O acesso, a circulação e a permanência de usuários e visitantes nas dependências da Seção de Obras Raras A. Overmeer somente são permitidos no horário normal de expediente.

6. PROCESSO DE SEGURANÇA ANÁLISE DE RISCO POLÍTICA DE SEGURANÇA O processo teve início ao serem analisadas as vulnerabilidades existentes e elaboraram-se procedimentos visando o processo de segurança do acervo.

7. Estabelecimento de regulamento interno PROCESSO DE SEGURANÇA Segurança do Acervo Segurança do prédio e das instalações Criação de uma espécie de “sala-cofre” Controle da circulação dos usuários e visitantes Utilização de guarda-volumes

8. Segurança do prédio e das instalações • As tecnologias de segurança foram consideradas como complemento ao sistema de vigilância: instalação de circuito fechado de TV com câmeras em número suficiente para permitir o monitoramento das áreas de armazenamento e leitura e a instalação de sistemas eletrônicos antifurto. Na seleção de equipamentos foi considerada a funcionalidade requerida e suas prioridades locais. O alarme é conectado tanto ao Setor de Segurança do campus Fiocruz quanto ao sistema telefônico que será automaticamente acionado às pessoas previamente estabelecidas.

9. Controle da circulação dos usuários e visitantes A consulta é permitida à comunidade técnico-científica e acadêmicos, em nível de graduação e pós-graduação e realizada no Salão de Leitura a partir de consulta ao catálogo on-line disponível para o usuário. Para o cadastramento do usuário foi instalado um sistema eletrônico de controle de acesso na recepção. O usuário deverá apresentar um documento de identidade original e ambos serão fotografados.

10. Criação de uma espécie de “sala-cofre” O espaço destinado a armazenar as obras raras deve constituir-se em uma espécie de sala-cofre salvaguardando essas obras sem prejudicar os interesses dos pesquisadores. Utilização de guarda-volumes Os objetos pessoais tais como, bolsas, pastas, mochilas, guarda-chuvas, casacos volumosos devem permanecer guardados.

11. CONSULTA AO ACERVO A consulta é permitida à comunidade técnico-científica e acadêmicos, em nível de graduação e pós-graduação e realizada no Salão de Leitura a partir de pesquisa ao catálogo on-line disponível para o usuário. É importante que as consultas sejam registradas em formulário específico de forma correta e objetiva e que se mantenham preservadas, por um longo período, para que possam estar recuperáveis com precisão, quando necessário.

12. CONSULTA AO ACERVO Esta atitude permite que, no caso de algum dano ao acervo ou alguma perda, possa ser identificado o usuário e quando utilizou o acervo. Para que a consulta à obra seja segura, deverá ser feita mediante a supervisão dos funcionários da Seção de Obras Raras. É permitido ao usuário/pesquisador consultar até três publicações por vez, considerando-se o estado de conservação do exemplar.

13. CONSULTA AO ACERVO Devido à raridade e a fragilidade do material a ser pesquisado, o usuário/pesquisador deverá ser orientado a usar lápis para anotações e colocar luvas ao manusear as obras.  REPRODUÇÃO DO ACERVO A reprodução do acervo, sob a guarda da Seção de Obras Raras, será permitida somente para fins de pesquisa, com limite de cópias, e poderá ser feita em meio digital, sem utilização de flash, mediante autorização prévia da curadoria de acervo.

14. REPRODUÇÃO DO ACERVO É permitida a reprodução de obras que estejam em domínio público ou daquelas que, embora protegidas pela Lei de Direito Autoral (Lei 9610/98), tenham autorização expressa de reprodução por seus autores/titulares. É vedada a reprodução de obras cujo suporte apresente fragilidade com risco a sua integridade. Fotocópias não são permitidas.

15. EMPRÉSTIMO/EXPOSIÇÃO No caso de empréstimo para exposição, o material poderá ser emprestado a instituições sem fins comerciais e lucrativos, de caráter científico e cultural, nacionais ou estrangeiras, públicas ou privadas. Os itens do acervo, a serem emprestados, somente serão retirados da Biblioteca mediante entrega da apólice de seguro realizado pela instituição solicitante, devendo cobrir todo o prazo do empréstimo.

16. EMPRÉSTIMO/EXPOSIÇÃO O período de empréstimo de itens do acervo será de no máximo 90 (noventa) dias, contados a partir da saída da Biblioteca. Em caso de exposições no exterior, o processo de autorização de saída do país ficará sob a responsabilidade da instituição solicitante, devendo a documentação referente ao processo ser entregue até o momento da retirada do acervo, ficando igualmente responsável pelos custos de transporte, embalagem e seguro.

17. REGULAMENTO INTERNO O Regulamento Interno da Seção de Obras Raras A. Overmeer, da Biblioteca de Ciências Biomédicas, do Instituto de Comunicação e Informação Científica e Tecnológica da Fiocruz,  tem por objetivo normalizar  a utilização do  Salão de  Leitura, observados os preceitos ali estabelecidos.

18. PROJETOS Diante do direcionamento assumido pela Fiocruz em relação à segurança patrimonial, a instituição desenvolve projetos visando tanto o tratamento do acervo quanto a utilização de tecnologia digital para garantir a preservação da “substância intelectual contida nos objetos informacionais” (SAYÃO, p. 62).

19. Contatos: jeorgina@icict.fiocruz.br efaro@icict.fiocruz.br