ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ И РЕКОМЕНДАЦИИ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ И РЕКОМЕНДАЦИИ ДРОКОВ Сергей Владимирович – к.и.н., Образовательный центр

2. Основные принципы и цели Основные принципы организации работы с документами – совокупность единых требований к документированию и организации работы с документами. Основные цели организации работы: • Упорядочение документооборота, • Сокращение количества документов, • Повышение качества документов, • Создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий: • сбор информации, • обработка информации, • анализ информации, • совершенствование работы аппарата управления.

3. Основные циклы организации работы с документами Учет, согласование, утверждение, регистрация Классификация Защита и порядок доступа Экспертиза ценности Порядок хранения, внесения изменений, уничтожения Хранение в архиве организации Передача на государственное хранение Передача на хранение в архив организации

4. Законодательное регулирование • Федеральные законы Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред.); • Указ Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 г. № 511 «О классификации правовых актов» (в ред.); • Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.); • Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; • Федеральный закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.) и т.д. В действующем законодательстве Российской Федерации содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций

5. Нормативно-методическое регулирование • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения; • ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документацией. Общие требования; • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009 Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1и т.д.

6. Регулирующая среда организации работы

7. Характеристики документных систем • Надежность • Целостность • Соответствие • Комплексность • Системность

8. Системы документации

9. Состав регистрационных данных Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009: «Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов, как физических, так и аналоговых и цифровых». «Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных… Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохранять до тех пор, пока существует оригинал документа.»

10. Реквизиты и формуляр образец (пример формуляра образца банковской документации)

11. Опыт стран Европы: обследование, анализ и идентификация требований Шаг первый: Предварительное обследование • Сбор и систематизация информации; • Составление обзора видового состава электронных документов и их автоматизированных систем. Шаг второй: Анализ деятельности организации, и ее структурных подразделений • Структуризация базы для классификации электронных документов. Шаг третий: Идентификация требований к электронным документам • Установление видов электронных документов, подлежащих учету и сохранности; • Установление причин обеспечения сохранности электронных документов; • Определение сроков оперативного хранения электронных документов; • Выявление иных существенных характеристик электронных документов, влияющих на принципы их учета и обеспечения сохранности.

12. Опыт стран Европы: экспертиза и оценка Шаг четвертый: экспертиза ценности • Выявление электронных документов, подлежащих долгосрочному хранению (то есть сроком, превышающим срок эксплуатации автоматизированной системы, в которой они были созданы). Шаг пятый: Оценка эксплуатирующихся АИС • проведение анкетных опросов ответственных руководителей структурных подразделений организации (топ-менеджеров); • составление списков о АИС организации с использованием административных регламентов или иных формальных процедур по согласованию требований к автоматизированным системам; • использование практического опыта: установление ожидаемого состава имеющихся и планирующихся АИС.

13. Опыт стран Европы: стратегия обеспечения сохранности Шаг шестой: Стратегия должна содержать: • Всестороннюю политику, определяющую главные цели оперативного документирования и последующего архивирования в процессе регламентных процедур; • Задачи и цели организации, утвержденные ее руководством. В некоторых организациях должен быть решен вопрос, на каком этапе оперативное документирование ведется только в электронном виде, а на каком на бумажных носителях; • Планирование информационного ресурса оперативного документирования. Для этого следует: • локализовать в единый процесс взаимодействие структурных подразделений по основным направлениям деятельности организации, с учетом ее целей и задач; • присвоить практическим аспектам оперативного документирования и архивирования высочайший приоритет. Поставить во главу угла удобство для пользователей.

14. Опыт стран Европы: хранение и безопасность Шаг седьмой: Обеспечение хранения • Учет изменений в процессе обслуживания (модификации) АИС, образующей электронные документы • Информационная безопасность • Предупреждение чрезвычайной ситуации • Обеспечение сохранности электронных документов, вышедших из эксплуатации АИС: • миграция в состав архивной автоматизированной системы, предназначенной для долгосрочного сохранения электронных документов; или • поддержка и сопровождение выведенной из эксплуатации автоматизированной системы на время востребованности электронных документов.

15. Практический опыт организации работы с документами Анализ требований Обследование Идентификация требований Экспертиза ценности Оценка эксплуатирующихся АИС Стратегии обеспечения сохранности Хранение и управление

16. Спасибо за внимание 127083, МоскваПетровско–Разумовская аллея, 12а Тел.:+7 (495) 792–31–31,факс: +7 (495) 251–36–03 www.elar.ruE–mail: SDrokov@elar.ru 16