Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ-Документооборот

2. Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ-Документооборот • Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом • Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения • Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу • Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов • Поиск документов по содержанию и реквизитам • Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине • Обеспечение безопасности работы

3. Для кого предназначена система? • Делопроизводитель (персональное рабочее место) • Малые и средние компании • Подразделения крупных государственных или коммерческих организаций • Территориально распределенные организации и подразделения • Базовое (прототип) решение для крупных государственных или коммерческих компаний

4. Регистрация документа • Поддержка принятой в организации номенклатуры дел • Автоматизация заполнения РКК: • автоматическая генерация номеров; • подстановка текущей даты, календарь; • использование технологий drag&drop и drag&recog; • настраиваемые словари и справочники • Контроль заполнения обязательных полей • Присоединение файлов документов: • любого типа; • в любом количестве; • встроенное сканирование; • встроенный вьюер; • экспорт во внешнее приложение; • печать • Перекрестные ссылки между документами

5. Рассылка документов и отправка сообщений по внутренней почте Встроенная настраиваемая адресная книга пользователей и списки рассылки Рассылка документов и сообщений

6. Контрольные задания, согласование и утверждение • Назначение контролера по документу • Назначение срока исполнения документа и отдельных задач • Назначение ответственных исполнителей и соисполнителей поручений, а также согласующих по документу • Задание маршрута исполнения поручений или согласований: • последовательные задания; • параллельные задания; • подпоручения • Автоматическая генерация и рассылка участникам бизнес-процесса уведомлений и напоминаний • Согласование с использованием ЭЦП

7. Создание маршрута движения документа или маршрутасогласования Графический редактор для создания типовых маршрутов • В узлах маршрута задаются: • исполнители; • задачи; • срок выполнения; • условия дальнейшего движения документа

8. Создание маршрута движения документа или маршрута согласования Свободное задание маршрута Задание маршрута осуществляется на рабочем месте пользователя

9. АРМ Пользователя Папка, в которую поступают поручения для пользователя Папка, в которую поступают контролируемые пользователем поручения Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты Текст соответствующего поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчета

10. Поиск документов по полям регистрационной карточки документа Общий поиск по всем документам Поиск документов

11. Расширенный поиск документов Возможность гибкого задания условий для поиска по всему объему накопленных документов

12. Поиск контрольныхпоручений и документов Задание условий поиска контрольных поручений и документов

13. Отчеты и журналы Формирование отчетов и журналов как по всей базе документов так и по отдельной выборке

14. Безопасность и надежность • Парольная идентификация каждого пользователя • Распределение прав доступа пользователей • Гибкие настройки прав доступа: роли, временные права • Протоколирование действий пользователей • Передача данных в зашифрованном виде • Использование сертифицированных средств криптозащиты и ЭЦП • Хранение всех данных на сервере • Средства резервного копирования и восстановления баз

15. «Тонкий» клиент • Защищенный режим доступа к БД документооборота через Интернет • Поиск и просмотр: • документов; • сообщений; • напоминаний и уведомлений

16. Архивариус • Сопровождение процессов работы с архивными документами: • списание; • хранение; • сопровождение; • уничтожение; • Поддержка принятой в организации номенклатуры дел • Связь с оперативными документами

17. Дизайнер форм • Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками • Редактирование заложенных в базовой поставке регистрационных карточек • Логическое описание типов и свойств реквизитов

18. Менеджер журналов и отчетов • Создание новых шаблонов отчетов • Редактирование заложенных в базовой поставке шаблонов отчетов • Логическое описание шаблонов • Единое хранилище шаблонов

19. ЕВФРАТ-Документооборот v.12Новые возможности

20. Поддержка территориально распределенных организаций • Организация взаимодействия удаленных серверов ЕВФРАТ-Документооборот: • обмен адресными книгами пользователей между серверами • автоматическая установка соединения между серверами • Единое пространство управления территориально-распределенной организацией: • отправка сообщений и документов в филиалы • выдача заданий филиалам и сквозной контроль за исполнением заданий • получение отчетов от филиалов Центральный офис Офис 1 Офис 2 Офис 3

21. Интеграция с электронной почтой Регистрация письма из электронной почты • Загрузка писем из папки «Входящие» внешнего почтового клиента: • MS Outlook Express • MS Outlook • The Bat! • Загрузка писем с почтового сервера • Просмотр текста письма и присоединенных файлов • Выбор писем для регистрации • Регистрация каждого письма как отдельного документа с присоединенными файлами: • тело письма в формате *.txt • присоединенные файлы в исходных форматах

22. Использование адресных книг: • MS Outlook Express • MS Outlook • The Bat! • Отправка писем напрямую через почтовый сервер Интеграция с электронной почтой Отправка документа по электронной почте • Выбор информации для отправки: • регистрационная информация • контрольная информация • файлы документов

23. Автоматическая проверка наличия дублей документов • пользовательские настройки критериев проверки • «Клонирование» документов • только карточка или с присоединенными файлами • Поддержка потокового сканирования Регистрация документов

24. Повышение эффективностиконтроля исполнения • Расширение списка напоминаний для контролирующего напоминаниями о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания • Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему • Расширение возможностей построения отчетов по исполнительской дисциплине: • построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений • возможность использования при построении отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения

25. Новые возможностиадминистрирования • Иерархические словари • Запуск Сервера ЕВФРАТ-Документооборот как сервиса при перезагрузке сервера пользователя • Организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию • Экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов • Новый генератор отчетов: • возможность построения в отчетах диаграмм • возможность экспорта отчетов в: • MS Word • MS Excel • MS Internet Explorer

26. Новые инструментыдля разработчиков • Расширение возможностей ЕВФРАТ-Документооборот API для организации экспорта/импорта информации • Автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML)

27. Пользователи системыЕВФРАТ-Документооборот Среди пользователей системы Сегодня система успешно работает более чем в 650организациях Каждый месяц пользователями системы становитсяоколо 30новых организаций • Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики • Департамент консульской службы МИД РФ • ТФОМС по Тюменской обл. • Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр. • МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска» • Центральный банк РФ • Центросоюз РФ • ОАО «РГС-Столица» • ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога» • Курская АЭС • ЗАО «Дикая Орхидея» • ЗАО «Юниверсал-Мьюзик» • ОАО «ДЕКРА-Групп» • ОАО «Ижевский подшипниковый завод» • ОАО «Лебединский ГОК» • ОАО «Центрсибнефтепровод» • ОАО «Уральский электрохимический комбинат» • Челябинский юридический институт МВД России • МГИМО-Университет • и многие другие…

28. Преимущества системыПростота внедрения ЕВФРАТ-Документооборот • Наличие развитого инструментария позволяет осуществлять настройку и внедрение системы без привлечения специалистов разработчика: • Дизайнер форм; • Генератор отчетов; • ЕВФРАТ-Документооборот API Иные системы электронного документооборота • Настройки и внедрение чаще всего осуществляются разработчиком систем

29. Преимущества системыНезависимость ЕВФРАТ-Документооборот • Независимость от программных продуктов других разработчиков. Все, что необходимо для работы и внедрения системы, включая СУБД, входит в комплект поставки Иные системы электронного документооборота • Практически всегда требуется какой-либо сторонний программный продукт, например, MS SQL, MS Exchange, Oracle, Lotus Notes, OCR и др.

30. Преимущества системыИспользование собственныхразработок ЕВФРАТ-Документооборот • Все технологические и функциональные компоненты собственной разработки: • СУБД НИКА; • Сканирование и распознавание; • Drag&Recog; • Полнотекстовая индексация; • Морфологический анализ текста; • Поиск; • Встроенный вьюер; • Встроенная почтовая служба; • Средства разработки и анализа; • Средства администрирования Иные системы электронного документооборота • Ограничены возможностями базового ПО разработки или дополнительных модулей, поставляемых сторонними разработчиками

31. Преимущества системыПолнота базовой поставки ЕВФРАТ-Документооборот • Все компоненты системы входят в комплект поставки Иные системы электронного документооборота • Практически всегда базовая поставка систем имеет ограничения по функциональным возможностям. Для их расширения необходимо приобрести дополнительные модули

32. Преимущества системыПривлекательная стоимость внедрения ЕВФРАТ-Документооборот • Использование только собственных технологий позволило существенно сократить стоимость конечного продукта при обеспечении высокого качества Иные системы электронного документооборота • Стоимость складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО сторонних разработчиков, услуг по внедрению

33. Если у Вас есть вопросы посистеме • Заказать демонстрационную версию • michael@cognitive.ru • Заказать бесплатную презентацию в Москве • vera_ch@cognitive.ru • Уточнить стоимость проекта по внедрению • michael@cognitive.ru • Обновить старую версию системы • support@cognitive.ru • Задать технические вопросы в процессе тестирования • support@cognitve.ru Или по телефонам (495) 956-9006, 135-5510

34. Cognitive Technologies Ltd. Офис компании Cognitive Technologies Москва, проспект 60-летия Октября, 9 тел. (495) 956-9006, 135-5510 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ www.cognitive.ru www.evfrat.ru