Power

1. Power Formation RH

2. Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Saisie des activités Rapports Conclusion

3. Introduction Pourquoi ce projet ? Professionnaliser notre système de gestion en nous dotant d’un ERP intégrant toutes les dimensions de la gestion des projets Disposer d’un outil qui nous permette d’avoir une bonne visibilité de notre activité et de nos performances Mieux suivre et gérer nos projets  Améliorer nos délais de facturation et de recouvrement. Cela passe par le remplacement des outils jusqu’à présent développés en interne (Timesheet, BD_GEST, fiche projet, congé, feuille de notes de frais,…)

4. Introduction Le SI B&D cible Paye(SAGE) Compta(SAGE) • Infos RH collaborateur : • Coordonnées • Salaire • Export des écritures comptables : • Facturation client • Notes de frais • Factures fournisseurs (Achat) • … Export : Périodes de congés POWER

5. Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Saisie des activités Rapports Conclusion

6. Fiches collaborateurs Le référentiel collaborateur L’ensemble de l’effectif B&D France existe dans le référentiel Collaborateurs de POWER, exceptés à ce jour les collaborateurs de Eolas et Feedback. Pour chaque collaborateur, il existe une fiche contenant toutes les informations nécessaires pour son affectation et pour son suivi, accessible par un clic à partir de la liste des ressources. Un mode opératoire détaillé décrit les différentes actions possibles sur les ressources dans POWER. Fiche d’utilisation de POWER : Modifier / Consulter une fiche ressource interne

7. Fiches collaborateurs Consultation des fiches collaborateur • La gestion de la fiche des collaborateurs internes relève de la RH • Création • Mise à jour • Certaines mises à jour seront cependant à réaliser par un Resp BU. En particulier : • Le Rôle dans POWER, qui détermine les droits de chaque utilisateur • Le Responsable Hiérarchique qui aura un rôle de valideur pour certains circuits de validation (comme congés ou CRA) Interface avec Sage

8. Ergonomie des écrans Présentation de la page d’accueil Personnalisation générale de l’application Personnalisation de la page d’accueil Widget d’accès rapides aux fonctions, validations,…

9. Ergonomie des écrans Présentation d’un écran « standard » Menu d’accès aux fonctionnalités de l’application Boutons d’actions liés à la fonctionnalité choisie Zone personnalisée de l’application Onglet de navigation des éléments composant la fonctionnalité choisie

10. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche Collaborateur Partie haute : Onglets contenant les informations du collaborateur Partie basse : Onglets contenant les éléments rattachés au collaborateur

11. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche CollaborateurPartie haute • Onglet Général • Toutes les informations proviennent de SAGE PAIE par interface, hormis les zones : • Entité op. secondaire  détermine le périmètre opérationnel du collaborateur, défini par les BU, mis à jour manuellement par l’administrateur fonctionnel de POWER • Entité financière secondaire •  détermine le périmètre financier du collaborateur, défini et mis à jour par l’administrateur fonctionnel • Responsable  défini par les BU et mis à jour par les BU (référent POWER ou correspondant CSD) • Le responsable valide en premier les demandes de congés • Le responsable valide en dernier les CRA. Prénom2 Civilité Prénom Nom Service Date d’embauche Information mise à jour manuellement après la création de la fiche par interface Information déduite depuis d’autres informations de la fiche collaborateur SAGE Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

12. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche Collaborateurpartie haute Onglet Gestion Nature de contrat ETP Qualification Calcul = base annuelle brute + Éléments variables contenus dans les zones de saisie libre dédiées Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE Information calculée par le système Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

13. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche Collaborateur Partie haute Onglet ASA email Information mise à jour manuellement après la création de la fiche par interface Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut) Le nom d’utilisateur ASA est son login. Il s’agit de son identifiant LDAP présent dans le champ Email de la fiche SAGE.

14. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche CollaborateurPartie haute Onglet Administratif Date de naissance Emploi occupé Code postal Ville Email Service Matricule Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

15. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche CollaborateurPartie haute Onglet Historique

16. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche CollaborateurPartie basse Onglet Feuilles de temps Liste des feuilles de temps du collaborateur avec le statut de validation Onglet Activités réalisées Activités réalisées par le collaborateur

17. Ergonomie des écrans Présentation de la fiche CollaborateurPartie basse Onglet Ordres de frais Liste des ordres de frais du collaborateur avec le statut de validation. Il est possible d’accéder à l’écran d’ajout d’un ordre de frais depuis cet onglet en cliquant sur

18. Gestion des projets Exercice : Consultation d’une fiche collab Consulter une fiche collaborateur Visualiser les zones d’actions possibles Environnement de test : https:// 81.255.212.177

19. Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Saisie des activités Rapports Conclusion

20. Saisie des activités Les CRA sont pré-alimentés Le processus de gestion des congés Une demande de congés peut être modifiée. Cependant, si elle a déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification Les demande de congés à valider sont notifiées sur la page d’accueil

21. Saisie des activités Exercice : Gérer des demandes de congés Saisir une demande de congés Valider la demande de congés

22. Saisie des activités Le processus de gestion des CRA Les temps saisis alimentent le CEP Réalisé Les temps saisis alimentent le CEP Engagé Un CRA peut être modifié tant que la clôture mensuelle n’est pas réalisée. Cependant, s’il a déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

23. Saisie des activités La saisie d’un CRA • Chaque semaine tous les collaborateurs auront à saisir leur CRA • Dans le CRA de chaque collaborateur : • Les projets sur lesquels un collaborateur est missionné sont proposés (via un menu déroulant en tête de ligne) • Les congés sont positionnés (quel que soit le statut de validation de la demande) • Les jours fériés pré-positionnés Si un collaborateur ne retrouve pas son projet, il est probable que les lignes du CEP sur lequel il doit imputer son temps n’aient pas été démarrés

24. Saisie des activités La validation d’un CRA • Une fois saisi, le CRA du collaborateur subit une double validation : • Par le(s) CP(s) des projets concernés • Si plusieurs CP sont concernés par un CRA, chacun valide sa partie (cf : exemple ci-dessous) • Par le Responsable du collaborateur Exemple de validation de CRA en cas de multi CP : CP 1 CP 2

25. Saisie des activités La validation d’un CRA Les CRA à valider sont notifiés sur la page d’accueil • Une fois la clôture mensuelle réalisée, les CRA ne sont plus modifiables Astuce : utilisez la barre de navigation pour passer au collaborateur suivant si plusieurs feuille de temps sont à valider En cas d’erreur, il est nécessaire de dévalider le CRA pour pouvoir le modifier. Le cycle de validation reprend ensuite

26. Saisie des activités Exercice : Gestion des CRA Saisir un CRA Valider le CRA

27. Saisie des activités Le processus de gestion des frais Les frais saisis alimentent le CEP Réalisé Les frais saisis alimentent le CEP Engagé Le frais peuvent être modifiés tant que la clôture mensuelle n’est pas réalisée. Cependant, s’ils ont déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

28. Saisie des activités La saisie d’un ODF • L’Ordre De Frais est un préalable nécessaire à la saisie de tout frais rattaché à un projet • Un ODF est défini : • Pour un collaborateur • Pour un projet • Pour une période Pour pouvoir créer un ODF, le collaborateur doit préalablement être missionné sur le projet concerné

29. Saisie des activités La saisie d’un ODF

30. Saisie des activités La gestion des frais • A tout moment, un collaborateur pourra ajouter une ligne de frais sur sa note de frais mensuelle • 2 méthodes de saisie de frais sont possibles : • Via la feuille de temps • Via le menu spécifique de saisie des frais Ne pas oublier d’imprimer la feuille de frais et de la joindre aux justificatifs Les frais non imputables à un projet client seront rattachés à un projet interne fictif , l’ordre de mission n’étant alors pas obligatoire

31. Saisie des activités Exercice : Gestion des Frais Saisir des frais au réel Valider les frais

32. Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Saisie des activités Rapports Conclusion

33. Rapports Quelques rapports parmi les plus significatifs • Les rapports sont disponibles à plusieurs endroits de POWER : • Dans le menu Ressources • Temps de travail • Disponibilités • Dans le menu Projets de l’application / Planning général • Dans le menu Rapport spécifiquement

34. Rapports Rapports du menu Ressources • Temps de travail • Disponibilités

35. Rapports Rapport du menu Projets • Les rapports sont disponibles à plusieurs endroits de POWER : • Dans le menu Projets de l’application / Planning général Le code des couleurs est expliqué dans une légende qui s’ouvre en cliquant sur le bouton mire

36. Rapports Fonctionnement des rapports prédéfinis du menu Rapports • La liste des rapports est proposée en liste : • La loupe en bout de ligne permet d’accéder aux écrans de paramétrage du rapport. • L’accès peut également se faire en double-cliquant sur la ligne. • Chaque rapport fait l’objet d’un paramétrage via un ou plusieurs écrans. En fonction des rapports, tout ou partie de ces écrans est proposée. • Etape 1 : sélection des niveaux de regroupement • ce que l’on affiche en lignes • Etape 2 : Données affichées •  ce que l’on affiche en colonnes • Etape 3 : Filtres •  Possibilité de filtrer les lignes affichées en fonction de valeurs indiquées dans cet écran Une fois, les écrans de paramétrage renseignés, il est possible de générer au choix un rapport ou un graphique ou de revenir sur les critères de sélection.

37. Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Saisie des activités Rapports Conclusion

38. Conclusion Le déploiement du projet Le démarrage : Zoom prévisionnel sur janvier 2012 04/01 26/01 20/01 S4 Fermeture définitive de Timesheet Reprise des projets Missionnement des collabspour saisie des CRA Saisie des CRA dans POWER S1 / S2 / S3

39. Conclusion L’accompagnement sur le projet La documentation disponible en ligne Les supports de formation Les modes opératoires : fiches décrivant pas à pas, l’utilisation des fonctionnalités, accessibles en ligne Les référents POWER : un référent par BU, à joindre en premier. Lui seul est habilité à contacter le support de niveau 2 (SPI).