Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin

1. Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem 1

2. Tagesordnung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche - was ist neu - Login-Seite - Einstieg - allgemeine Funktionen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung - Antrag - Änderungsantrag - Abrechnung TOP 3 Modul Monitoring und Controlling 2

3. Was ist neu ? 3

4. Was ist neu ? 4

5. Was ist neu ? 5

6. Was ist neu ? 6

7. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login Login Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“ Login in das IT-Begleitsystem EurekaPlus Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Wenn das Passwort vergessen wurde 7

8. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung Registrierung • die Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als INSTITUTION in EurekaPlus • Alle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen • Die Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird 8

9. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg Einstieg Login-Bereich Versionsnummer Module und Teilmodule Seiteninhalte des gewählten Moduls NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite 9

10. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Dashboard • Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem • zeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten • für die eingeloggte Person an • Anzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat • Nachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig z.B. zur Wartung oder E-Mail-Service • können archiviert und damit abgelegt werden • bei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem • Mailsystem in das Dashboard nach • einmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard • angezeigt werden, nur noch über das Mailsystem 10

11. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Mailsystem im Login-Bereich Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv Mails können aufwärts oder abwärts nach <Priorität>, <Absender>, <Betreff>, <erhalten> und <gelesen/ungelesen> sortiert werden 11

12. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Mailsystem 12

13. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten 13

14. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten • Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein • Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten • Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: • Mindestens 8 Zeichen • ein Buchstabe • eine Zahl und • ein Sonderzeichen, z.B. *oder # • Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten • Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden • Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann 14

15. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung • Die Nutzerverwaltung obliegt allein den Begünstigten bzw. deren Administratoren, jedem in der Nutzerverwaltung erfassten Nutzer können Administratoren-Rechte vergeben werden • Es können Rechte getrennt vergeben werden für : • Antrag/Änderungsantrag • TRS • URS • Belegliste • Bericht • Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: • Keine Rechte • Lesen • Bearbeiten • NEU: Weiterleiten (Statuswechsel vornehmen) • NEU: Stornieren 15

16. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung 16

17. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung 17

18. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Modul Projektdaten und Verwaltung 18

19. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Möglichkeit A Möglichkeit B XXXXXXXXXXX 19

20. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Suchmöglichkeiten Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens Blätterfunktion 20

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22. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten (hier Status 50A bewilligt) 22

23. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projekthistorie Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt: 23

24. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen NEU: Projektdokumentenakte • In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet • Dokumente müssen im -.pdf- oder .jpg-Format gespeichert werden • Es wird in drei Rubriken unterschieden, denen Dokumente zugeordnet werden können: • Antragstellung und Bewilligung (Unterlagen zum Antrag, Bescheide der Kofinanzierung, Dokumente der Trägermappe u.ä.) • Änderung der Förderzusage (formlose Anträge auf Änderungsbescheid, Excel-Tabellen, Erläuterungen) • Berichterstattung (Erläuterungen zur abgerechneten Kosten, Belegkopien, Sachberichte) 24

25. TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen NEU: Projektdokumentenakte 25

26. Antrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus 26

27. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2 ehemalig: Status 8 NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH ! 27

28. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen Antrag Zustand 10 (in Bearbeitung beim Begünstigten Status 01) Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt =Fehler-check =Lese-modus =Status-wechsel =Bearbeiten 28

29. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde 29

30. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen Kalkulationshilfen 30

31. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden 31

32. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: Querschnittsziele (ehem. Scoring) wird jetzt vom Begünstigten selbst auf drei Masken ausgefüllt 32

33. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen xxxxxxx 33

34. Änderungsantrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus 34

35. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Allgemeines • Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden • Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden • Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn: • eine Aufstockung • eine Umwidmung • eine Reduzierung der Fördermittel • die Änderung der Projektlaufzeit • eine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung • beantragt werden soll 35

36. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde 36

37. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden 37

38. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU:Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt 38

39. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag Im Rahmen eines Änderungsantrages sind keine Kalkulationshilfen auszufüllen Erläuterungen zum Änderungsantrag sind in den Anlagen einzufügen Bitte bedenken Sie, dass der Änderungsantrag nach Bewilligung an Stelle des bisherigen Antrages unter der gleichen Projektnummer in EurekaPlus weiterläuft. Der ungültig gewordene Erst- bzw. Vorantrag kann jederzeit wieder über die Projekthistorie eingesehen werden 39

40. Abrechnung (ehem. Berichterstattung) mit EurekaPlus 40

41. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung Allgemeines Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst Daraus ergeben sich: • Zwischenbericht quartalsweise • Jahresbericht • Endbericht Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet 41

42. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Bericht per31.03. Einnahmen Ausgaben Jahres-bericht Jahr 1 Bericht per 30.06. Endbericht Jahr 1 + Jahr 2 Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) Bericht per 30.09. Bericht per 31.12. Bericht per 31.03. TRS/ URS Jahres-bericht Jahr 2 Berichtper 30.06. Berichtper 30.09. Berichtper 31.12. 42

43. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung TRS 43

44. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung TRS 44

45. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) 45

46. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) • Es werden folgende Belegarten unterschieden: • Einnahmebeleg • Ausgabebeleg • Korrekturbeleg • NEU: Prüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz) • Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde • Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden • Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet 46

47. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Eingabe erfolgt je Kostenposition 47

48. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Liste der erfassten Belege pro Kostenposition 48

49. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste - neuer Ausgabebeleg 49

50. TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt 50