STRATEGIES DE COLLECTE, DE CONTROLE ET DE VERIFICATION DES DONNEES

1. STRATEGIES DE COLLECTE, DE CONTROLE ET DE VERIFICATION DES DONNEES MODULE 8

2. Objectifs d’apprentissage • Objectif général du module: Guider les participants dans leur méthodologie de collecte, de contrôle et de vérification des données sanitaires fournies par les prestataires des soins dans un contexte de financement basé sur la performance • Objectifs spécifiques : A la fin de la présentation les participants pourront: • Mesurer les résultats quantitatifs et qualitatifs au sein des structures de santé contractantes • Organiser des enquêtes de vérification communautaire ou des contre-vérification avec des organisations à base communautaire dans les aires de santé du projet • Prendre les mesures conséquentes à l’endroit des prestataires en cas de fraudes ou de fausses déclarations

3. Considérations générales • Dans la mise en œuvre du FBR, il est impératif que les résultats atteints par les prestataires soient vérifiés et validés. • Les prestataires en transmettant la preuve des performances atteintes peuvent sur-déclarer ou tricher en alignant des cas fictifs; désir de gagner plus (effets pervers). • Le FBR implique donc des enjeux financiers importants.

4. RESULTATS RESULTATS QUANTITATIFS QUALITATIFS Chaque centre de santé envoie au SG Du rapport sur sa production quantitative MESURE DES Les données sur la qualité sont collectées à travers des check-lists détaillées (observations des registres, des locaux, examen des dossiers médicaux, disponibilité des médicaments et équipements…): - par les EEZS et contrôleurs de zone pour les FS - par les contrôleurs de zone et les pairs (autres hôpitaux et DH) pour les hôpitaux. RESULTATS A la fin de la 1ère semaine après M+3 Une équipe composée de l’EEZS et du “contrôleur RBF de Zone” inspecte - les registres des centres de santé pour vérifier la cohérence entre les données et la production reportée. CONTRÔLE DES A la fin de la 3ème semaine après RESULTATS M+3 Les organisations communautaires Pendant M+3 (sous-contractées par l’agence tierce) recherchent les patients à domicile (ils sont aléatoirement sélectionnés des registres des centres de santé) A la fin de la 3ème semaine après M+3 SG determine et Décaisse les Le paiements FBR en fonction A la fin de M+4 Contre-vérification de la qualité par les contrôleurs de zone et OCB par enquêtes surprise sur un échantillon aléatoire de FS : interrogations des patients sortants et analyse des registres et stocks Pendant M+6 CONTRE-VERIFICATION QUALITE

5. Mesure des résultats quantitatifs • Elle se fait par chaque structure de santé à partir de rapports mensuels • Elle se fait durant tout un trimestre • A la fin du trimestre, la structure transmet son rapport trimestriel à l’UCP avec copie à l’EEZS

6. Contrôle des résultats quantitatifs • Contrôle de la cohérence des résultats rapportés avec les registres des établissements sanitaires • Réalisé mensuellement par: l’EEZS et les contrôleurs de zone • Transmission du rapport à l’UCP • Contre vérification des résultats par les organisations communautaires • Enquêtes trimestrielles à domicile des patients • Transmission du rapport à l’UCP

7. Mesure des résultats qualitatifs A l’aide d’une check list (grille d’évaluation) Elle est trimestrielle Pour les CS : EEZS et « contrôleurs de zone » et pour les hôpitaux : revue par les pairs et « contrôleurs de zone » Transmission du rapport à l’UCP

8. Mesure des indicateurs quantitatifs Modèle de bordereau de prestations d’un CDS au Benin [1] Coût unitaire équivalent au coût de quatre CPN, dans la mesure où cet indicateur ne prend en compte que le nombre de CPN4. [2] Idem.

9. Mesure des indicateurs quantitatifs Modèle de bordereau de prestations d’un CDS au Benin [1] Coût unitaire équivalent au coût de quatre CPN, dans la mesure où cet indicateur ne prend en compte que le nombre de CPN4. [2] Idem.

10. Vérification administrative des FS Facture mensuelle pour les indicateurs du PMA REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE PROVINCE DE ………………………………………… DISTRICT DE ………………………………………….. TYPE DE FS …………………………………… NOM DE LA FS …………………………………… FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20….

11. Le Titulaire du CDS………………………………………. Pour Approbation Nom et Prénom Le vérificateur du CPVV Signature Nom et Prénom Signature

12. Facture mensuelle pour les indicateurs du PCA REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE PROVINCE DE ………………………………………… DISTRICT DE ………………………………………….. TYPE DE FS …………………………………… NOM DE LA FS …………………………………… FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20….

13. Le Directeur de l’Hôpital ………………………………………. Pour Approbation Nom et Prénom Le vérificateur du CPVV Signature Nom et Prénom Signature

14. Contrôle des résultats qualitatifs Il est semestriel réalisé sur base d’une enquête surprise avec un échantillonnage aléatoire Contre-vérification par les organisations à base communautaire et les contrôleurs de zone Transmission du rapport à l’UCP

15. Vérification communautaire Ou encore contre-vérification • Permet de s’assurer que les données reprises dans les registres d’utilisation des services de la FS sont réelles et n’ont pas été falsifiées délibérément par les prestataires; • Permet de recueillir les appréciations des usagers des services de santé sur la qualité des soins de santé offerts par la FS et la tarification des actes réalisés. • Part d’un échantillonnage aléatoire des patients figurants dans les registres d’utilisation des services. Des enquêteurs sont ensuite envoyés directement au domicile de ces patients (après recueil de leur adresse) afin de vérifier leur existence et recueillir leur satisfaction sur les services rendus. • Les enquêteurs seront regroupés au sein d’une agence ou ONG indépendante ou encore d’une association locale ayant contracté avec le payeur.

16. Vérification communautaire • La structure de vérification doit jouir d’une reconnaissance officielle au niveau des autorités politico-administratives et ne devra pas avoir de liens directs avec la FS et ses responsables; et disposer d’une assise dans son aire d’intervention serait un atout majeur • Elle disposera d’assez d’enquêteurs à déployer dans l’aire d’intervention, et possédant toutes les qualifications pour leur tâche • Ces enquêteurs devront bénéficier d’une petite formation sur les techniques de communication

17. Vérification communautaire • Avant le déploiement des enquêteurs, les vérificateurs fourniront aux enquêteurs des détails sur l’identification du patient (noms, coordonnées du lieu d’habitation, etc.) mais ils garderont certaines informations que les enquêteurs ne pourront pas connaitre sans ce rendre au domicile du patient (services fournis, analyses réalisées, durée d’hospitalisation, etc.). Ceci permet de détecter les enquêteurs qui remplissent leur fiche d’enquête sans rencontrer le patient ou un membre de son ménage. • Les enquêteurs bénéficieront d’une prime en fonction de la qualité des données fournies

18. Pénalités • Avec le FBR, les risques de fraudes sont très grands: tendance des prestataires à gonfler leurs résultats afin de maximiser le montant à recevoir. • Le contrôle et la vérification indépendants + la contre-vérification qualitative permettent de prévenir ce risque et de mesurer les écarts entre déclarations et réalité. • D’où l’attention particulière pour les détecter: -trimestriellement (avant versement du crédit FBR) : lors du contrôle des résultats quantitatifs par les contrôleurs de zone, EEZS et OBC. -semestriellement (après versement des crédits) : lors des contre-vérifications qualitatives par les contrôleurs de zone et OBC.

19. Pénalités Catégories de fraudes possibles : déclarer des résultats qui ne correspondent pas aux registres de la formation sanitaire; réaliser des prestations partielles et donc non-conformes aux indicateurs du FBR; inscrire dans les registres des patients ou actes « fictifs » ; entraver les contrôles ou tenter de corrompre les contrôleurs. NB: on parlera de fraude si: Taux d’erreur >2% entre les résultats déclarés et les registres de la FS. Dès le 1er cas de patient ou acte médical « fictif »,

20. Pénalités Les sanctions à appliquer (après soustraction des sommes qui auraient pu ou ont été perçue de façon frauduleuse) : 1ère fois qu’une fraude est constatée : 25% du crédit FBR retenu. 2ème cas de fraude pour une FS : 50% du crédit FBR soustrait. 3ème cas de fraude pour une FS : la totalité du crédit FBR est retenue et la FS peut être définitivement exclue de l’expérience FBR Chaque cas de FS ayant fraudé 3 fois est soumis au Comité de Pilotage du FBR pour examen et décision d’exclusion

21. Pénalités Les Modalités d’application des pénalités varieront en fonction du moment dans le cycle du FBR (avant ou après le paiement du crédit) où la fraude est détectée: Avant le versement du crédit (contrôle quantitatif trimestriel) : pénalité sur le crédit à verser et le montant est donc soustrait. Après le versement du crédit (contre-vérification qualitative semestrielle) : les crédits FBR ont déjà été versés, la pénalité (ainsi que le remboursement du trop perçu) sera prélevée du prochain versement de crédit FBR.

22. Pénalités • Les cas (patients) non identifiés ne peuvent pas permettre aux vérificateurs de conclure à une fraude; car des patients peuvent aussi donner de fausses adresses, voyager ou encore, dans certains villages sans règle d’urbanisation, les avenues peuvent ne pas exister. les EEZS, les OBC et les contrôleurs de zone seront donc très attentifs • L’EEZS devra informer la population des motifs ayant conduit à la résiliation du contrat de leur FS • Tous les cas de fraudes et de sanctions prises devront être bien notifiés et ensuite transmises à l’autorité hiérarchique, en l’occurrence l’UCP.