Funkcionális szervezetben futó projektek hogyan hatnak vissza a szervezetre?

1. Funkcionális szervezetben futó projektek hogyan hatnak vissza a szervezetre? Kovács Endre Nemzeti Hírközlési Hatóság www.nhh.hu PM Fórum, 2010. április 8. kovacs.endre@nhh.hu

2. Projektmenedzsment Tartalomjegyzék • Néhány szó a Nemzeti Hírközlési Hatóságról (NHH) • NHH külső környezete, belső szervezete • Funkcionális és Projekt feladatok • A projektek (vissza)hatása a szervezetre • Visszahatás dimenziói I. - III. • Továbblépési lehetőségek

3. Projektmenedzsment Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) Az NHH modern szabályozó hatóságként elősegíti a hírközlési piacok fejlődését, serkenti a piaci versenyt, felügyeli a piacok működését annak érdekében, hogy Magyarországon mindenki könnyen, gyorsan és elérhető áron juthasson hozzá a legkorszerűbb hírközlési szolgáltatásokhoz. Híd szerep a Hírközlési szektor és az Államigazgatás között

4. Projektmenedzsment A FOGYASZTÓI ÉRDEKEKET A HATÉKONY VERSENY BIZTOSÍTJA, MELYNEK PILLÉRE A FEJLŐDŐ IPARÁG Fogyasztói érdekek ár, érték , választék Penetráció/használat Magyarországon egyetlen reális biztosítéka a fogyasztói érdekek meg-valósulásának a verseny Hatékony verseny A verseny csak fejlődő és stabil iparággal "fenntartható" és hatékony Pénzügyistabilitás Innováció Beruházások Össziparági érdek A proaktív piacalakítási tevékenység - szükségessé tette a stratégiát. Nyilvános NHH stratégia 2006-tól kezdve

5. Projektmenedzsment NHH külső környezete, belső szervezete • NHH külső környezete: sokszereplős, rendszerint eltérő érdekekkel (Államigazgatási, EU, Nemzetközi és hazai érdekvédelmi szervezetek (pl. ERG),ügyfelek (fogyasztók), szolgáltatók, befektetők, gyártók • Gyorsan változó külső környezet: technológiai, jogi, gazdasági • NHH stabil funkcionális (belső) szervezet • Stratégiai alapon működő szervezet • Feladatok illeszkedése a szervezethez • Az alapfeladatok kezelése – stabil belső (ügy alapú) folyamatok • A komplex stratégiai feladatok kezelése a szervezetben: projektekben Komplex feladatok megoldása: a projekt az alkalmas eszköz

6. Projektmenedzsment A funkcionális szervezet feladatai Vállalati funkciók Feladatok: Stratégiai terület stratégia, nemzetközi, média infrastruktúra szab. Jogi terület hírközlés, joganyagok elkészítése, perek Közgazdasági terület módszertan, elemzés, szabályozás Műszaki terület frekvenciagazdálkodás, mérésügy, műszaki szabályozás Közigazgatás és Felügyeleti terület alap szolgáltatások, ügyfélszolgálat, ellenőrzések Működéstámogatás IT, beszerzés, tudásmenedzsment Stabil szervezetekre épülő folyamatok Funkcionális szervezetben megoldott komplex feladatok kezdeti tapasztalatai A szakértők a vezetőkön keresztül tárgyaltak A funkcionális vezetők túlterheltek „egykapus” működés Lassú, sok iterációs megoldások (szakértői anyag - véleményezés) Soros feladat megoldás, nehezebben tervezhető Optimalizált folyamatok

7. Projektmenedzsment Projektekbenkezeltfeladatok Projekt típusok: Feladatok: Szakmai projektek Piacelemzés, Frekvenciaspektrum, Digitális átállás Kapcsolatmenedzsment projektek Fogyasztói tudatosság fejlesztés, Nemzetközi projekt munkák Működéstámogatási projektek IT fejlesztések, Intézményi folyamatok fejlesztése, Honlap fejlesztés, Funkcionális szervezetekre épülő virtuális szervezetek (projektek) A komplex feladatok: Célkijelölések, tervezhetőség, (idő, költség, létszám, minőség, kommunikáció) Érintettek kezelése, kontrollálhatóság, változáskezelés Feladatokhoz illesztett virtuális szervezetek

8. Projektmenedzsment A projektek (vissza)hatása a szervezetre Feladatok Funkcionális szervezet Alap feladatok Projektek Komplex f. Szervezet Szakmaitudás Szervezési, menedzsment tudás A projektben dolgozó kollégák a PM tudást visszaviszik a funkcionális szervezetbe. Pl. Tervezés, párhuzamos feladatok, belső határidők alkalmazása, kapcsolatok stb. A visszahatás szelektív – csak a bizonyított jó gyakorlatok kerülnek át a funkcionális szervezetbe

9. Projektmenedzsment Visszahatás dimenziói I. Eredmények: A Projektek szakmai eredményei beépülnek a funkcionális szervezetek működésébe. Súlypont eltolódásokat okoz. Pl.: jogszabály előkészítési feladat végeredménye visszahat a szervezet alaptevékenységeire. Pl.: Piacelemzési Határozatok elkészítése Projektmag: Kis létszámú funkcionális szervezet A jogi, közgazdasági, műszaki, nemzetközi kompetenciák projekt keretében működik. Projekt termék: Piacelemzési Határozat (indoklással) EU-s szinten kiemelkedő teljesítmény a piacszabályozásban I. kör – EU „ezüstérmes” II. kör – EU „aranyérmes” A visszahatás megjelenik az eredményeken keresztül is.

10. Projektmenedzsment Visszahatás dimenziói II. Menedzsment módszerek: Célkijelölés (indítási feltétel) – Szervezeti célok egyre konkrétabbak, mérhetőbbek, átláthatóbbak Tervezés – A projekttervek és funkcionális szervezet terveinek összehangolása (tartalom, időzítés, kapacitás), PM elemek használata Előre becsülhető a végtermék (idő, erőforrás igény) pl.: Éves munkaterv (megvalósítás elsősorban projektekben, de tartalmaz feladatokat a funkcionális szervezetek számára is) – külső weblapon Ütemezés (párhuzamos feladatok, egymásra épülő mérföldkövek) Kollégák (szakértők, vezetők) – erőforrás kezelés Vezető utánpótlás: jellemzően aszakmai vezetők kapnak projektvezetői feladatokat, ezért erősödő szempont a Projektmenedzsment tudás a vezető kiválasztásoknál. (a projekttudással rendelkező vezetőkön keresztül bekerül a projektszemlélet) A visszahatás eredményesebb működést jelent

11. Projektmenedzsment Visszahatás dimenziói III. Érdekeltségi rendszer: Több éve működik teljesítménymenedzsment rendszer az NHH-ban. Az értékelés a projektvezető és a funkcionális vezető együttes feladata. Tudás: A legjobb gyakorlat visszakerül a szervezetbe. Megbeszélések hatékonysága (előkészítő anyag, napirend, világos célmeghatározás) Dokumentumok, emlékeztetők (rövid, ábrás riportok) Dokumentum tárolás: rendszerezett, visszakereshető IT és Infocom. eszközök alkalmazása (pl. videokonferencia Brüsszel - Bp.) Kommunikáció: nélkülözhetetlen, hatékony (aktívan kezelt - push) Szervezeti kultúra (szervezetek közötti verseny helyett - együttműködés) Csapatépítés, a Projekt termék közös siker A visszahatás eredményesebb működést jelent

12. Projektmenedzsment Továbblépési lehetőségek • A Projekt kezelési folyamat szabályozása és illesztése az intézményi folyamatokkal. • Minőségmenedzsment fejlesztése (a minőségnyomás ma is erős, de a menedzsment rész fejleszthető). • Projekt értékelési fázis beillesztése a projektkezelési folyamatba. • Team-munka / projektmunka optimális egyensúlyának megteremtése. A fejlődésre a belső igény is magas a szervezetben

13. ProjektmenedzsmentÖsszefoglalás • Minden szervezetben vannak olyan feladatok, amelyeket projektben optimális megoldani (komplex feladatok). • Ezeket a feladatokat elsősorban a külső kényszerek hozzák. • Az NHH a gyorsan változó hírközlési piacokat szabályozza / ellenőrzi, befolyásolja, amiket dinamikusan fejlődő szolgáltatások és technológiák jellemeznek. • Egy államigazgatási szervezet számára is egyre több lehetőség és alkalom nyílik projektek keretében megoldani feladatokat. • A projektek visszahatása: a funkcionális szervezet eredményesebb működése. • A Feladatok megoldásában alkalmazott projektmódszertan elfogadott és preferált.

14. Köszönöm a figyelmet Kontaktadatok: Kovács Endre Nemzeti Hírközlési Hatóság Email: kovacs.endre@nhh.hu www.nhh.hu