Projektek pénzügyi elszámolása

1. Projektek pénzügyi elszámolása

2. Határidőre benyújtott PEJ • Megfelelően rendszerezett, átlátható beszámoló: • Szakmai beszámoló • Pénzügyi beszámoló • Csatolt bizonylatok, számlák, szerződések, dokumentumok • Meghatározott formai és tartalmi elemek • A támogatási szerződésben rögzített ütemezésben, háromhavonta • A projekt végén zárójelentés

3. Pénzügyi beszámoló • A pénzügyi beszámoló részei: • Támogatásigénylő • Számlaösszesítő • Csatolt számlák, szerződések, bizonylatok, teljesítésigazolások • Előírt formanyomtatványok használata

4. Támogatásigénylő • Teljesítés időpontja: • Előleg: 2009. szeptember 22. • Közbenső kifizetés: a beszámolási időszak utolsó napja • Bizonylat kelte: kitöltés dátuma • Bizonylat sorszáma: 1, 2, 3 • Csak az adott időszakban felmerült költségeit tartalmazza • Beküldött ÁFA-nyilatkozat figyelembevételével • ÁFA –törvény változása miatt 2 lehetőség elszámoláskor • Pályázatban beadott ütemezéssel összhangban (TSZ módosítás) • Nem lehet új költségvetési sorokat betervezni • Számszaki hibák (összeadás, betű≠szám) • Nem megfelelő vagy hiányzó aláírás

5. Elszámolható költségek • Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: • A Projekt megvalósítási időszakon belül merülnek fel, kifizetésük megtörtént • A költségek felmerülése igazolható • A projekt megvalósítása érdekében merültek fel

6. Számlaösszesítő • Aláírt eredeti példány + 2 másolat • Sorszámozott számlák (eredeti számláról készített hitelesített másolatot /az eredeti) • Záradékolás • Eredeti bizonylaton, elszámolni kívánt összeg + pályázati reg. Szám • Hitelesítés • Záradékolt, eredeti bizonylat fénymásolatára • Pecséttel vagy kék tollal • Dátum + aláírás (szervezet képviselője) • Hiányosan kitöltött, olvashatatlan, nem szabályos aláírással benyújtott bizonylat másolat nem elfogadható

7. Számlák • Tartalmilag és formailag feleljen meg az ÁFA törvény előírásainak • Számszakilag megfelelően legyen • Támogatott nevére és címére kiállítva • Ha nem a székhelyre szól a számla → igazolni kell a kapcsolatot ( pl. bérleti szerződés) • A bizonylat tartalma kapcsolódjon a pályázati célhoz • Pályázati reg. szám feltüntetése a számlán, megrendelőn • Minden tételhez pénzügyi kifizetést igazoló bizonylatis (hitelesített másolatban) • Ha nem jelzi egyértelműen melyik bizonylathoz kapcsolódik a fizetés, ráírni a szlaszámát, összegét

8. Szerződések - Teljesítésigazolások • Szerződések • Több beszámolási időszak/több számlához kapcsolódó • Munkaszerződés (benne hivatkozás a projektre) • Részmunkaidő/Munkaköri leírás/Munkaidő nyilvántart. • Megbízási szerződés (benne hivatkozás a projektre) • Bérleti szerződés • Eszközbeszerzés →Szállítói szerződés/Megrendelő • Teljesítésigazolások • Szállítólevél • Átadás-átvételi jegyzőkönyv • Személyi jellegű költségek esetén bérjegyzék • A feladat eredményeként elkészült produktum

9. Külföldi számlák • Fordítás szükséges (kedvezményezett által hitelesítve): • számla sorszáma, • kiállításának időpontja, a teljesítés időpontja, • a vásárolt termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, egységára • értéke a kiállító ország pénznemében • értéke Forintban • Átszámításnál alkalmazott árfolyam: • számla kifizetésének napján jegyzett MNB középárfolyam (fordításon) • váltási jegyzéken szereplő árfolyam (csatolni kell) • Záradékolás, hitelesítés

10. Közbeszerzési eljárás • Nettó 8 millió és 53 millió forint között általános egyszerű közbeszerzési eljárás • 2003. évi CXXIX törvény a közbeszerzésekről • Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén, amennyiben a beszerzés értéke meghaladja az 500.000 forintot: • Legalább 3 árajánlat (elszámoláskor) • Tartalmukban azonosak, összehasonlíthatóak

11. A Támogatási szerződés módosítása • A TSZ-ben rögzített bármely költségvetési sor ….%-ot meghaladó mértékben változik • A ±….%-on belüli eltérések a sorok/fősorok között a TSZ módosítása nélkül átcsoportosíthatóak • Projekt összköltség nő → kedvezményezett saját forrásból • Projekt összköltség csökken → támogatás összegét arányosan csökkenteni • Csak olyan tartalommal, amely a projekt eredeti célkitűzését nem változtatja meg • Csak a szerződés lejártát megelőzően • A támogatási összeg folyósítása a kérelem elbírálásáig felfüggesztésre kerülhet

12. Praktikus tanácsok • Olvassa el újra a Pályázatát és a benyújtott ÁFA-nyilatkozatot! • Nézze át a TSZ-ben jóváhagyott költségvetést! • Költségvetésből kiindulva → pénzügyi elszámolás • A költségvetési alsorok alapján kezdje összeválogatni a számlákat • Túllépés lehetőségével kell-e élni? • A támogatás összege nem növelhető • Ha a számlák még nem teljesen adják ki a 100%-ot → folytassa a feltöltést! (A számlák az adott időszak költségeit kell, hogy igazolják).

13. Praktikus tanácsok • A feltöltést addig végezze, amíg az igényelt támogatás összegét kiadja a számlák elszámolni kívánt értéke. • Egy számlán szereplő tételek eltérő költségvetési sorokon? • A számlán szereplő záradékban az elszámolt teljes összeg szerepeljen • Számlaösszesítőben részletezze, hogy melyik sorra mennyit számol el a számla értékéből

14. Praktikus tanácsok • Ha megvan az összes számla → hozzátársítani a kifizetést igazoló bizonylatokat • Bankszámlakivonat, kiadási pénztárbizonylat • Minden költség kifizetését igazolja! • Bizonylatonként ellenőrizni! • 1 bankszámla több számla kifizetését igazol → bankszámlakivonat hiteles másolatát elég egyszer benyújtani (1 eredeti+2 másolat), de bejelölni, mely tételek kifizetését igazolja! • Ha megvan az összes számla + teljesítési bizonylat → számlaösszesítő kitöltése (alá kell írni!)

15. Praktikus tanácsok • Számlaösszesítő elkészítése után ZÁRADÉKOLÁS • Minden költséget igazoló dokumentumot • Eredeti számlára rávezetni a számlából elszámolni kívánt összeget • Mozgó záradék = támogatás nem szerződés szerinti felhasználása • A számlán feltüntetett záradék összege = a számlaösszesítőben szereplő összeggel

16. Praktikus tanácsok • Záradékolás után HITELESÍTÉS • Minden dokumentumot (számlák, bankkivonatok, szerződések, stb.) • Oka: nem az eredeti dokumentumokat kell beküldeni • A záradékolt, eredeti bizonylatokat kell lemásolni • Szervezet hivatalos képviselője hitelesíti (dátum, aláírás, kék tollal vagy pecséttel) • Aláírás egyezzen a szerződéshez benyújtott aláírási címpéldánnyal! • Az aláírt komplett beszámolót (szakmai, pénzügyi + bizonylatok) aláírni, beküldeni