Système de gestion des connaissances

1. Système de gestion des connaissances Système d’imagerie documentaire Benjamin Barthelet Pierre-Philippe Paquette GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

2. Plan • Introduction • La gestion des connaissances • Définition • Cycle de vie de la connaissance • Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur le Web • Gestion électronique des documents (GED) • Objectifs poursuivis par l’imagerie documentaire • Avantages • Inconvénients • Étapes de mise en œuvre • Facteurs de succès • Solutions offertes sur le marché • Étude de cas • Conclusion GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

3. Introduction • Selon certains théoriciens, la connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers. • La connaissance rend l’entreprise plus concurrentielle • Le succès de l’entreprise dépend de sa capacité à recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirs • Nécessité de tirer profit de ces ressources grâce à une gestion des connaissances efficace GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

4. La gestion des connaissances GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

5. Définition • « Processus actif de gestion et d’optimisation systématique des bases de connaissances d’une organisation. » (Laudon & Laudon) • La gestion des connaissances est le procédé par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres employés et d’autres compagnies plutôt que de réinventer la roue à chaque fois. GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

6. Définition • Valorisation de la compétence de l’organisation, par la capitalisation des connaissances en s’appuyant sur les NTIC et sur des méthodes de travail en groupe • 3 types de connaissance • Connaissance interne structurée (savoir) • Connaissance extérieure • Connaissance interne informelle (tacite, savoir-faire) GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

7. Cycle de vie de la connaissance • 4 étapes • Création des connaissances • Mobilisation et codification des connaissances • Mise en commun des connaissances • Diffusion des connaissances GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

8. Cycle de vie de la connaissance % qui a accès à la connaissance GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

9. Gestion électronique des documents • GED ou ECM (Enterprise Content Management) • Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documents • La GED apporte • un accès sélectif, • la capacité de décentraliser les traitements, • la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la circulation de l’original…), • des économies importantes : temps de recherche, • un nouveau potentiel : l’enrichissement des compétences de l’organisation. GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

10. Gestion électronique des documents GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

11. Système d’imagerie documentaire • « Système qui convertit les documents et les images en forme numérique, qu’on peut stocker en mémoire. » (Laudon & Laudon) • Système qui récupère, traite, et stocke l’image numérisée d’un document • Suppression de la version papier, qui représente 85% de l’information d’une entreprise GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

12. Système d’imagerie documentaire GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

13. Témoignage • Le président de Walters Gardens, Inc nous parle du système d’imagerie documentaire implanté dans sa société depuis 3 ans par Document Imaging Solutions, Inc GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

14. Objectifs de l’imagerie documentaire • Recueillir l’information sous forme numérique • Garder au sein de l’organisation son savoir-faire et ses connaissances • Pouvoir les diffuser aux personnes concernées GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

15. Avantages • Économie de temps • Meilleur contrôle sur les documents et sur leurs modifications • Réduction des coûts GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

16. Avantages • Augmentation de l’efficience organisationnelle • Possibilité de partager l’information entre les départements • Possibilité de partager l’information à travers Internet • Augmentation du niveau de service à la clientèle GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

17. Avantages • Mais surtout : Conservation des connaissances aussi bien tacites qu’explicites au sein de l’organisation GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

18. Inconvénients • Peut coûter très cher • Difficulté d’implantation • Difficulté à lire et à modifier les documents • Dépendance envers le système d’imagerie documentaire • Possible problème de sécurité GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

19. Étapes de mise en œuvre • Analyse et planification • Acceptation du projet • Achat des systèmes et des outils informatiques • Implantation du système d’imagerie documentaire GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

20. Implantation du système • Installation • Faire des tests du système individuel avec les autres systèmes de l’entreprise • Former les utilisateurs • Mettre à jour la documentation • Convertir les fichiers GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

21. Implantation du système • Modifier les procédures existantes • Passer de l’ancien système au nouveau système • Maintenance du système • Mise à jour fréquente des « backup » GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

22. Facteurs clés de succès • Être certain d’avoir besoin du système d’imagerie documentaire • Les gestionnaires et les employés • Avoir la bonne équipe • Implication de tous et support approprié • Bonne communication GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

23. Facteurs clés de succès • Changement organisationnel • reconfiguration des processus organisationnels • Intégration de l’imagerie documentaire • Support technique GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

24. Solutions offertes sur le marché • Le marché de l’imagerie documentaire • Document Imaging Solutions • DocImage • Docubase • Kodak • … • Peu de sociétés spécialisées • Les solutions d’imagerie documentaire sont offertes par les sociétés spécialisées dans la GED GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

25. Solutions offertes sur le marché • Les systèmes d’imagerie documentaire sont indissociable des systèmes de GED • Le marché de la GED Source Wintergreen Research GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

26. Étude du cas Bouygues Télécom • Parmi les premiers opérateurs mondiaux : • couverture internationale étendue à plus de 180 pays • Bilan 2003 • 7 millions de clients • 7 000 collaborateurs • 3 283millions d'euros de chiffre d'affaires • 16,3% de part de marché en France GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

27. Étude du cas Bouygues Télécom • Objectif • Accéder à l’information en temps réel • La facturation : principal support client • En 2002 • Mise en place de Docubase Systems • Gestion et consultation de l’ensemble des factures • 10 millions de pages entrent chaque mois dans le système • 3 000 utilisateurs déclarés • 500 accès simultanés • 15 000 consultations par jour GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

28. Résultats • Amélioration de la relation client • Identification rapide de son profil de consommation • Un des outils informatique adopté pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de développement durable • 750 000 feuilles de papier économisées GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

29. Conclusion GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

30. Merci de votre attention Questions ? GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

31. Bibliographie • Sites web utilisés • http://solutions.journaldunet.com/dossiers/webcontent/sommaire.shtml • http://solutions.journaldunet.com/0210/021014_panorama_portails.shtml • http://www.docubase.com • http://www.lentreprise.bouyguestelecom.fr • http://www.developpementdurable.bouyguestelecom.fr • Les systèmes d’information de gestion (Laudon & Laudon) GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

32. Difficulté de lecture GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications