Résolution de problèmes

Résolution de problèmes Groupe Recherche : Delphine Haye Carine Passe-Coutrin David Cohen-Solal Benoît Phuez

Le contexte ? • Labogena, un laboratoire d’analyses génétiques animales • 60 personnes (40 blouses blanches / 20 cols blancs) • 3.000 clients (éleveurs, organismes professionnel, institutions publiques, organismes de recherche…) dont 300 majeurs • 1,5 M € de Chiffre d’affaire • Leader français • Des échantillons biologiques doivent être stockés à –20°C • ~ 17.000 échantillons / an

Le problème ? • Il n’y a plus de place en chambre froide, il n’est plus possible d’y stocker des échantillons

La méthode ? La méthode 4x4 Identifier le problème Analyser le problème Rechercher les solutions Préciser la mise en œuvre Récolter Relevé de données Brainstorming Créativité Brainstorming Classer QQOQC Diagramme Ishikawa Type de solutions Diagramme de Gantt Choisir Vote pondéré Tableau de critères Plan d’action retenu Diagramme Pareto Valider Validation hiérarchique Validation hiérarchique Présentation du projet / suivi Consensus « Sortie » Traiter ce problème en 1er Agir sur cette cause Retenir cette solution Savoir comment s’y prendre

Etape 1 / 1 Identifier le problème / Récolter • Inventaire des échantillons stockés • Relevé géométrique de la pièce • Identification des personnes ayant accès à la chambre froide Outil : Relevé des données

Plan de la chambre froide Etagères mobiles Etagère fixe Etagère fixe -20°C +20°C +4°C

Etape 1 / 2 Identifier le problème / Classer • Quoi : Stockage des échantillons biologiques (sang, tissus d’animaux) • Qui : Techniciens avec autorisation d’accès (badges électroniques) • Où : Pièce externe au laboratoire maintenue à -20°C • Quand : Le problème se pose depuis 2 mois • Combien : 130.000 échantillons Outil : QQOQC

Etape 1 / 3 Identifier le problème / Choisir Outil : Vote pondéré • Chaque membre du Groupe de Travail donne : • 2 points à son 1er choix • 1 point à son 2ème choix

Etape 1 / 4 Identifier le problème / Valider Compte rendu de réunion Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche Le problème a été abordé en comité de direction et les axes de travail proposés ont été validés. Axes de travail : • Règles de stockage • Adaptation des locaux Outil : Validation hiérarchique

Etape 2 / 1 Analyser les causes / Récolter Outil : Brainstorming Règles de stockage Organisation des locaux Pas de formation Pas de sensibilisation à l’importance du rangement Manque de règles Vétusté des équipements Mauvaise accessibilité (pas d’escabeau, cartons entassés dans les couloirs…) Pas de plan d’affectation des locaux Trop pénibles Pas d’agrandissement de la chambre froide planifié Pas connues Pas d’étiquetage Pas de règle d’élimination Vêtements de protection non adaptés Pas d’inventaire Etagères mal réparties Optimisation de la salle Pas de veille réglementaire Non validées par la direction Pas d’externalisation du stockage Problèmes d’éclairage Contenants pas adaptés Manque de documentation Pas de normes ISO Pas de Responsable de la pièce Stockage pour des tiers non récupéré Manque de référent

Main d’œuvre Matériel Milieu Pas connues Pas de formation Mauvaise accessibilité (pas d’escabeau, cartons entassés dans les couloirs…) Contenants pas adaptés Pas de plan d’affectation des locaux Pas d’agrandissement de la chambre froide planifié Trop pénibles Pas de sensibilisation à l’importance du rangement Optimisation de la salle Pas d’étiquetage Problèmes d’éclairage Vêtements de protection non adaptés Etagères mal réparties Problème de Stockage Vétusté des équipements Pas de Responsable de la pièce Pas de règle d’élimination Manque de documentation Pas de normes ISO Manque de règles Non validées par la direction Stockage pour des tiers non récupéré Manque de référent Pas de veille réglementaire Pas d’externalisation du stockage Pas d’inventaire Moyens Méthode Etape 2 / 2 Analyser les causes / Trier Outil : Diagramme d’Ishikawa Règles de stockage Organisation des locaux

Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer • Au niveau des règles: Les méthodes sont principalement mises en cause  Pour identifier un axe prioritaire un Audit interne est déclenché • Au niveau organisation des locaux: Le matériel est principalement mis en cause  Pour identifier un axe prioritaire, un inventaire des différents échantillons a été réalisé en fonction de leur provenance et de leur nature. Outil : Audit interne, Diagramme de Pareto

Analyse Bovins Envoi des résultats au client Equins Porcins Caprins Ovins Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer • Logigramme processus Envoi des échantillons par le client Réception Préparation Validation des résultats Stockage

Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Audit interne Conclusions : • Manque de cohérence des règles applicables à chaque unité • Mauvaise sensibilisation du personnel • Manque d’implication de la direction

Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Au niveau des espèces : • Il n’y a pas d’espèce réellement dominante.

Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Au niveau du type d’échantillon : • Les échantillons à traiter en priorité sont les sangs (80%).

Etape 2 / 4 Analyser les causes / Valider Compte rendu de réunion • Présents : Groupe de travail Recherche • Le groupe de travail retient les causes suivantes • Causes principales : • Manque de cohérence des règles de stockage • Moyens de stockage des échantillons de sang (toutes espèces) Outil : Consensus du groupe de travail

Recherche bibliographique Demandes auprès des clients sur leurs exigences Recherche normative Planification de réunions Harmonisation entre les responsables d’unités Sensibilisation du personnel technique Communication interne par la direction Etude de marché sur Consommables de rangement Consommables de laboratoires Eclairage Moyens d’accessibilité Protections individuelles contre le froid Moyens d’identification Optimisation de l’espacement des étagères Etape 3 / 1 Rechercher les solutions / Récolter Outil : Créativité

La suite de l’exposé sera axée uniquement sur l’organisation des locaux et plus particulièrement le rangement des échantillons de sang

Etape 3 / 2 Rechercher les solutions / Classer Outil : Tableau de critères -- : Point Négatif / ++ : Point Positif

Etape 3 / 3 Rechercher les solutions / Choisir Outil : Tableau de critères Critère critique : Adaptabilité puis tri par gain de place

Etape 3 / 4 Rechercher les solutions / Valider Outil : Validation hiérarchique Compte rendu de réunion Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche Le groupe de travail présente ses résultats de recherche, et démontre que le fournisseur « Fisher » est en mesure d’augmenter la capacité de stockage des échantillons de sang de +25%. Le comité de direction valide le fait que le cout n’est pas un critère déterminant et cette solution est choisie. Le groupe de travail est chargé de planifier la mise en œuvre de cette solution.

Etape 4 / 1 Mettre en œuvre les solutions / Récolter Outil : Brainstorming Déterminer la date Réception des consommables Location camion frigorifique Vider la CF Attribution des tâches Inventorier Communication interne Transférer dans le camion Transférer les échantillons Réaménagement des étagères Rendre le camion Transvaser dans le camion Transférer dans la chambre froide Féliciter le personnel

Etape 4 / 2 Mettre en œuvre les solutions / Classer Outil : Diagramme de Gantt

Etape 4 / 3 Mettre en œuvre les solutions / Choisir Outil : Plan d’action Compte rendu Journée de réorganisation de la chambre froide • Durée : 1 journée • Personnel : 30 • Coût matériel : 7.500 € • Coût personnel : 3.000 € • Coût total : 10.500 € • Pilote : Groupe de travail • Période de réalisation idéale : un lundi en janvier

Etape 4 / 4 Mettre en œuvre les solutions / Valider • Rappel de la problématique : Il n’y a plus de place en chambre froide, il n’est plus possible d’y stocker des échantillons • Gain de 40 % soit 52.000 échantillons (~3 ans de stockage) • Perspectives : • Etendre aux autres types d’échantillons • Limites : • Solution non pérenne (Cf. définition des règles) • La même démarche a été appliquée pour la définition des règles de stockages Outil : Présentation du projet Suivi des résultats

Processus de réalisation

Retour d’expérience

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