Microsoft ® Lync ™ 2010 Sprache und Videos – Schulung

1. Microsoft® Lync™ 2010Sprache und Videos – Schulung

2. Lernziele Dieser Kurs befasst sich mit den folgenden Sprach- und Videofunktionen des Lync 2010-Clients: • Tätigen eines Anrufs • Annehmen eines Anrufs • Verwalten der Einstellungen • Weiterleiten eines Anrufs • Nachverfolgen von verpassten Anrufen und Voicemail • Teilnehmen an einer Telefonkonferenz • Teilnehmen an einem Videoanruf • Annehmen eines Videoanrufs

3. Zielsetzungen – Video Sprache In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen behandelt: • Tätigen eines Anrufs • Annehmen eines Anrufs • Verwalten der Einstellungen für Unterhaltungen und Geräte • Weiterleiten von Anrufen • Nachverfolgen von verpassten Anrufen und Voicemail • Teilnehmen an einer Telefonkonferenz Zurück zu „Zielsetzungen“

4. Tätigen eines Telefonanrufs unabhängig vom Standort Der Microsoft Lync 2010-Client arbeitet mit Microsoft Lync Server zusammen, sodass der Benutzer Zugriff auf eine softwareunterstützte Telefonumgebung hat. Die Benutzer können jede Person innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens kontaktieren. Die Kommunikation ist so komfortabel wie mit Ihrem alten Telefon, es stehen jedoch wesentlich mehr ausgefeilte Funktionen zur Verfügung. Lync unterstützt die folgenden Anruftypen: • Computer zu Computer • Computer zu Telefon • Telefon zu Computer • Computer zu Audiokonferenz • Videoanrufe und Telefonkonferenzen Die Nutzung von Lync 2010 bedeutet, dass den Benutzern alle wichtigen Kommunikationsmethoden zur Verfügung stehen – Sprache, E-Mail, Sofortnachrichten und Telefonkonferenzen – integriert auf ihren Computern. Zurück zu „Zielsetzungen“

5. Tätigen eines Anrufs Wenn Sie ein Telefongespräch führen möchten, können Sie die Person mithilfe der Suchleiste finden oder einen Bildlauf durchführen, um die Person in der Kontaktliste zu suchen. • Öffnen Sie Microsoft Lync. • Geben Sie den Namen der Person oder deren Rufnummer in der Suchleiste ein. • Zeigen Sie auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anrufen. Wenn Sie auf Anrufen klicken, wird standardmäßig die geschäftliche Telefonnummer des Kontakts gewählt. • Klicken Sie auf den Pfeil Anrufmenü, um eine andere Telefonnummer des Kontakts auszuwählen. Weitere Informationen zum Feature Anruf per Mausklick finden Sie auf der nächsten Folie. Suchen Anrufmenü für weitere Optionen Zurück zu „Zielsetzungen“

6. Anruf per Mausklick Lync 2010 bietet das Feature Anruf per Mausklick. Wenn Sie auf das in der Abbildung gezeigte Symbol klicken, wählt Lync automatisch die Nummer für Sie. Die Verbindung wird über Ihr Lync Phone Edition-Gerät hergestellt. Die Verbindung wird über den Lync-Client hergestellt, wenn kein solches Gerät zur Verfügung steht. Anruf per Mausklick Zurück zu „Zielsetzungen“

7. Anrufen über die Wähltastatur Klicken Sie auf das Symbol Telefon, um die Wähltastatur aufzurufen. Über die Wähltastatur können Sie die zu wählende Nummer manuell eingeben. So können Sie beispielsweise eine 0800er Nummer eingeben. • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf das Symbol Telefon. • Klicken Sie auf die Zahlen, oder geben Sie sie ein. • Klicken Sie auf Anrufen, um die Nummer zu wählen. Die Wähltastatur reagiert auf Mausklicks und Tastatureingaben. Klicken Sie auf Anrufen, oder drücken Sie die EINGABETASTE, um die Nummer zu wählen. Zurück zu „Zielsetzungen“

8. Annehmen eines Anrufs Je nachdem, welches Gerät eingerichtet ist, wird ein eingehender Anruf mit einer der folgenden Methoden angenommen: Verbunden mit einem Lync Phone Edition-Gerät: Der Anruf wird über die Freisprecheinrichtung oder das Headset angenommen. Lync ohne angeschlossenes Gerät: Die Audioausgabe erfolgt über die Computerlautsprecher. Annehmen des Anrufs: • Klicken Sie in das Benachrichtigungsfenster des eingehenden Anrufs. • Das Unterhaltungsfenster wird angezeigt, und der Anruf beginnt. Umleiten oder Ablehnen des Anrufs: • Klicken Sie auf Umleiten, um den Anruf auf eine andere Rufnummer wie die Ihres Mobiltelefons umzuleiten. • Klicken Sie auf Ablehnen, um den Anrufer auf Voicemail (sofern konfiguriert) umzuleiten oder um die Verbindung zu trennen. Klicken Sie in dasBenachrichtigungsfenster, um den Anruf anzunehmen. Nach dem Annehmen des Anrufs wird das Unterhaltungsfenster angezeigt. Zurück zu „Zielsetzungen“

9. Annehmen eines Anrufs während einer Unterhaltung Während einer Unterhaltung können Sie im Unterhaltungsfenster einen Anruf beginnen. Annehmen eines Anrufs während einer Sofortnachrichtenunterhaltung Auf der Registerkarte Telefon der Unterhaltung werden Optionen zum Annehmen des Anrufs angezeigt. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen: • Anruf annehmen – der Anruf wird angenommen, und Sie können mit der Unterhaltung beginnen. • Umleiten – der Anruf wird auf Ihr Mobiltelefon oder eine andere Rufnummer umgeleitet. • Ablehnen – der eingehende Anruf wird abgelehnt, und der Anrufer wird, sofern konfiguriert, auf Voicemail umgeleitet; andernfalls wird die Verbindung getrennt. Klicken Sie auf Telefon, um mit dem Anruf zu beginnen. Klicken Sie auf Annehmen, Umleiten oder Ablehnen. Zurück zu „Zielsetzungen“

10. Verwalten der Einstellungen Während eines Anrufs können Sie das Audiogerät wechseln, den Anruf halten oder den Anruf an eine andere Rufnummer durchstellen. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die folgenden Optionen: • Klicken Sie auf Audiogerät, um zwischen Headset, Telefonhörer oder Computeraudio zu wählen. • Klicken Sie auf Halten, um den Anruf zu halten. • Stellen Sie den Anruf an eine andere Nummer durch. Verwenden Sie die Optionen im Menü Durchstellen, um die Telefonkonferenz fortführen zu können, auch wenn Sie das Büro verlassen müssen. Das Menü Durchstellen verwenden, um den Anruf an eine andere Rufnummer durchzustellen Während eines Anrufs das Audiogerät wechseln Zurück zu „Zielsetzungen“

11. Bei Bedarf immer erreichbar sein Mit Lync 2010 können Sie Anrufe auf Ihr Mobiltelefon umleiten oder dafür sorgen, dass Anrufe sowohl im Büro als auch zu Hause eingehen. • Schnell die Einstellungen für die Anrufweiterleitung aufrufen und ändern • Sofort sehen, wenn Anrufe weitergeleitet werden • Erweiterte Anrufweiterleitungseinstellungen einfach konfigurieren • Bei Bedarf immer telefonisch erreichbar sein Einstellungen für die Anrufweiterleitung Benachrichtigung, dass Anrufe weitergeleitet werden Zurück zu „Zielsetzungen“

12. Weiterleiten eines Anrufs Sie können Anrufe direkt an Voicemail oder an eine andere Person weiterleiten, die während Ihrer Abwesenheit Ihre Anrufe annehmen soll. Die Regeln für die Anrufweiterleitung können ganz einfach auf der Registerkarte Anrufweiterleitung eingerichtet werden. • Klicken Sie auf Anrufweiterleitung. • Klicken Sie auf Einstellungen für die Anrufweiterleitung. • Geben Sie auf der Registerkarte Anrufweiterleitung unter Optionen die gewünschten Rufnummern an. • Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen für die Anrufweiterleitung zu aktualisieren. • Klicken Sie auf Anrufweiterleitung. • Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: • Anrufweiterleitung deaktivieren • Meine Anrufe weiterleiten an: Voicemail, Mobiltelefon oder andere Rufnummer • Gleichzeitig anrufen Zurück zu „Zielsetzungen“

13. Nachverfolgen von verpassten Anrufen Mit Visual Voice Mail steht eine dedizierte Übersicht über Voicemail bereit, und die Wiedergabe kann mit einem Klick gestartet werden. Verwalten Sie telefonisch hinterlassene Nachrichten mit Lync 2010. • Auf den ersten Blick sehen, dass Sie Anrufe verpasst haben und dass Nachrichten hinterlassen wurden • Voicemail direkt von Lync aus wiedergeben • Voicemail per Chat oder telefonisch beantworten Abhören von Voicemail • Klicken Sie in Lync auf das Symbol Telefon. • Zeigen Sie auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf den grünen Pfeil, um die Nachricht abzuhören. • Wenn Sie die Person zurückrufen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Anrufen. Klicken Sie auf den grünen Pfeil, um die Nachricht abzuhören. Zurück zu „Zielsetzungen“

14. Teilnehmen an einer Telefonkonferenz Lync 2010 bietet zahlreiche Optionen für die Teilnahme an einer geplanten Telefonkonferenz. Bei Verwendung von Option A oder B wird die Verbindung standardmäßig über Ihr Lync Phone Edition-Gerät hergestellt. Wenn kein solches Gerät verfügbar ist, stellen Sie die Verbindung zur Konferenz über die Computerlautsprecher und das Mikrofon her. Option B Klicken Sie in der Einladung auf An Onlinebesprechung teilnehmen, um mit Lync 2010 die Verbindung zur Konferenz herzustellen. Option A Klicken Sie auf Online beitreten, um direkt von der Outlook-Erinnerung aus an der Telefonkonferenz teilzunehmen. Option C Wählen Sie die angegebene Nummer manuell mit einem Tischtelefon, einem Mobiltelefon oder mit dem Lync Phone Edition-Gerät. Zurück zu „Zielsetzungen“

15. Die Besprechungseinladung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Herstellung der Verbindung zu einer Lync-Onlinebesprechung. Über den Link An Onlinebesprechung teilnehmen stellen Sie die Verbindung zur Besprechung über Lync her. Damit hören Sie das Besprechungsaudio und sehen visuelle Inhalte, wie Übertragungen von einer Webcam oder Desktopfreigaben. Über den Link zur Besprechung wird die Verbindung über einen Internetbrowser hergestellt, falls sie über den Link An Onlinebesprechung teilnehmen nicht hergestellt werden kann oder wenn Lync nicht installiert ist. Mithilfe der Nummern unter Per Telefon teilnehmen können Sie die Verbindung zur Konferenz über Ihre privates Telefon oder Ihr Mobiltelefon herstellen. Die Verbindung wird über Lync hergestellt, wenn Sie ein Lync Phone Edition-Gerät oder die Lync-Wähltastatur verwenden. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, müssen Sie Ihre Konferenzkennung eingeben. Sie werden nicht dazu aufgefordert, wenn Sie An Onlinebesprechung teilnehmen oder den Link zur Besprechung verwenden. Einladung zu einer Onlinebesprechung Zurück zu „Zielsetzungen“

16. Übung 1 In dieser Übung wird gezeigt, wie Lync-Benutzer per Telefon an Onlinebesprechungen teilnehmen können. Führen Sie diese Übung im Rahmen einer kleinen oder informellen Teambesprechung durch. In diesem Szenario wird eine Konferenzraumeinstellung mit einem Konferenztelefon als primärer Audioquelle verwendet. Planen einer Onlinebesprechung • Öffnen Sie Outlook 2010, klicken Sie auf Neue Elemente und dann auf Onlinebesprechung. • Füllen Sie die Einladungsfelder aus, und versenden Sie die Einladung. • An: Empfänger • Betreff • Ort • Beginnt und Endet Teilnehmen an der Besprechung • Öffnen Sie die Einladung, und klicken Sie dann auf An Onlinebesprechung teilnehmen. • Klicken Sie im Dialogfeld Audiodaten der Konferenz verwenden auf Folgendes verwenden. • Klicken Sie auf das Dropdownmenü, und geben Sie die Telefonnummer des Konferenzraums ein. • Klicken Sie auf OK. Zurück zu „Zielsetzungen“

17. Übung 2 Machen Sie sich mit der Verwendung der Lync-Tonwahlbefehle während eines Anrufs vertraut. Tonwahlbefehle, auch als DTMF-Befehle (Dual Tone Multi-frequency, Zweitonmehrfrequenzwahl) bezeichnet, helfen Ihnen, die Telefonkonferenz zu steuern. Hiermit können Sie Teilnehmer zulassen oder stumm schalten und Ankündigungen deaktivieren. • Nehmen Sie an einer Onlinebesprechung teil, und stellen Sie die Verbindung zur Telefonkonferenz über ein Tischtelefon her. • Drücken Sie auf der Wähltastatur des Tischtelefons einen der folgenden Tonwahlbefehle, und hören Sie sich die Beschreibung an. *6 – Eigenes Telefon stumm schalten oder Stummschaltung aufheben *4 – Alle andere Teilnehmer stumm schalten oder Stummschaltung aufheben *7 – Die Telefonkonferenz sperren oder entsperren *9 – Die Zugangs- und Abgangsankündigung aktivieren oder deaktivieren *3 – Die Anwesenheitsliste der Telefonkonferenz privat wiedergeben *8 – Alle aktuell im Wartebereich wartenden Teilnehmer zulassen *1 – Eine Beschreibung der verfügbaren Tonwahlbefehle wiedergeben Zurück zu „Zielsetzungen“

18. Lösungen in letzter Minute Bei den meisten Benutzern sind während einer Konferenzsitzung schon einmal unerwartete Ereignisse eingetreten. Im Folgenden finden Sie Tipps zur Lösung von Problemen, die bei einer Onlinebesprechung in letzter Minute auftreten können. Problem: Die Einwahl in die Onlinebesprechung ist mit dem Telefon im Konferenzraum oder seitens eines Besprechungsteilnehmers nicht möglich. Lösung: Verwenden Sie Telefonisch einladen, um den Teilnehmer anzurufen oder die Verbindung zum Telefon im Konferenzraum herzustellen. Öffnen Sie das Menü Personen, und klicken Sie dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen. Geben Sie die Nummer des Tisch- oder Mobiltelefons des Teilnehmers oder die Rufnummer des Telefons im Konferenzraum ein, und klicken Sie dann auf Anrufen. Problem: Die Stimme eines Teilnehmers verursacht einen Echoeffekt während des Anrufs. Lösung: Dies tritt auf, wenn der Teilnehmer mit mehreren Geräte mit der Onlinebesprechung verbunden ist, wie mit Computeraudio und mit seinem Mobiltelefon. Das Problem kann auch in großen Konferenzräumen auftreten, wenn die Besprechung auf einem Podium stattfindet und ein Panorama-Videogerät mit Audioausgabe verwendet wird. Der Teilnehmer sollte die Computerlautsprecher und das Computermikrofon stumm schalten. Schalten Sie das Tischtelefon stumm, und vergewissern Sie sich, dass der Echoeffekt nicht mehr auftritt. Heben Sie die Stummschaltung des primären Geräts für die Onlinebesprechung auf. Zurück zu „Zielsetzungen“

19. Zielsetzungen – Video Video In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen behandelt: • Teilnehmen an einem Videoanruf • Annehmen eines Videoanrufs Zurück zu „Zielsetzungen“

20. Übersicht über Video Wenn Sie einem Gespräch unter vier Augen möglichst nah kommen wollen, schließen Sie eine Webcam an Ihren Computer an. • Bei Verwendung einer Webcam in Lync 2010 können die anderen Teilnehmer Sie während der Konferenz sehen. • Zertifizierte UPnP-Webcams werden von Lync unter Windows XP, Vista und Windows 7 automatisch erkannt. • Es muss keine Webcam installiert sein, um die Videoaufnahmen anderer Teilnehmer in einer Onlinebesprechung anzuzeigen. Sie konfigurieren die Webcameinstellungen in den Lync-Optionen unter Videogerät. • Klicken Sie auf Extras, und klicken Sie dann auf Optionen. • Konfigurieren Sie die Webcameinstellungen unter Videogerät. Wenn Sie eine USB-Webcam anschließen, sucht Windows automatisch nach der Treibersoftware. Zurück zu „Zielsetzungen“

21. Teilnehmen an einem Videoanruf Wenn Sie eine Webcam eingerichtet haben, können Sie dem Kontakt gestatten, Sie bei der Unterhaltung zu sehen. Wenn Sie den eingehenden Videoanruf einer Person annehmen, kann diese Person Sie erst sehen, nachdem Sie der Unterhaltung Ihrerseits die Videoübertragung hinzugeschaltet haben. Teilnehmen an einem Videoanruf • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Video, um die Webcam zu starten und die Videounterhaltung zu beginnen. Klicken Sie auf Video, um die Webcam zu starten. Im Videobild wird auch ein Bild von Ihnen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um Optionen festzulegen oder das Bild auszublenden. Zurück zu „Zielsetzungen“

22. Annehmen eines Videoanrufs Sie benötigen keine Webcam, um einen Videoanruf von einem anderen Microsoft Office Lync 2010-Benutzer anzunehmen. Wenn Sie nicht über eine Webcam verfügen, können Sie den Videofeed des Anrufers anzeigen, wohingegen der Anrufer in Ihrem Feed ein Video-Platzhaltersymbol sieht. Der Anrufer selbst kann Sie zudem erst sehen, nachdem Sie der Unterhaltung Ihren eigenen Videofeed hinzugefügt haben. Annehmen eines Videoanrufs • Ein anderer Teilnehmer an der Onlinebesprechung startet ein Video. • Lync zeigt das Video des Teilnehmers automatisch im Unterhaltungsfenster an. • Klicken Sie auf Mein Video starten, damit die Übertragung Ihrer Webcam für die anderen Teilnehmer angezeigt wird. • Klicken Sie auf Anzeigen, um das Vorschaufenster anzuzeigen oder die Webcameinstellungen zu ändern. Klicken Sie auf Anzeigen, um das Vorschaufenster anzuzeigen oder die Webcameinstellungen zu ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vollbild, um das Videofenster zu maximieren. Zurück zu „Zielsetzungen“

23. Zusammenfassung In diesem Kurs wurden die folgenden Sprach- und Videofeatures des Lync 2010-Clients erörtert: • Tätigen eines Anrufs • Annehmen eines Anrufs • Verwalten der Einstellungen • Weiterleiten eines Anrufs • Nachverfolgen von verpassten Anrufen und Voicemail • Teilnehmen an einer Telefonkonferenz • Teilnehmen an einem Videoanruf • Annehmen eines Videoanrufs Zurück zu „Zielsetzungen“

24. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server und andere Produktnamen sind möglicherweise eingetragene Marken oder Marken in den USA und/oder anderen Ländern/Regionen. Diese Angaben dienen nur zu Informationszwecken und entsprechen dem aktuellen Sachstand der Microsoft Corporation zum Erstellungsdatum dieser Präsentation. Da Microsoft auf die sich ständig ändernden Marktanforderungen reagieren muss, sollten die Angaben nicht als Verpflichtung seitens Microsoft angesehen werden, und Microsoft übernimmt keine Garantie für die Genauigkeit der Angaben nach dem Datum dieser Präsentation. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIE INFORMATIONEN IN DIESER PRÄSENTATION JEDE GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH, KONKLUDENT ODER GESETZLICH VORGESCHRIEBEN. Zurück zu „Zielsetzungen“