www.bys.ibu.edu.tr

1. Bilgi Yönetim Sistemi www.bys.ibu.edu.tr Neden Değiştik ? • Enstitü öğrenci işlerinin otomasyon üzerinden takip edilememesi. • Tıp Fakültesi ve Diş Hekimliği Fakültelerinin otomasyona alınamaması. • Hazırlık öğrencilerinin otomasyon üzerinden takip edilememesi. • Yaz Okulu ders kayıtlarının otomasyon üzerinden yapılamaması. • Diğer kurumlarla online bilgi alışverişinde yaşanan teknik sıkıntılar. • Kullanılan yazılım alt yapısının çağın teknolojilerine ayak uyduracak yapının dışında kalması. Güncellenememesi. • Bologna uyum süreci gereği istenilen kriterleri sağlayamıyor olması. • 6111 Sayılı af yasası gereği tahsil edilmesi talep edilen kredi başına öğrenim ücreti oranlarını desteklemiyor olması.

2. Neler Yeni ? • Üniversitemiz Evrak Kayıt, Personel ve BAP modülleri aynı yazılım üzerinde çalışmakta ve alt yapı çalışmaları bitince birbirlerinden veri alışverişi yapabilecek durumda olacaklardır. • Öğretim görevlileri kendi şifrelerini kendileri oluşturabilecek ve istedikleri zamanda güncelleyebileceklerdir. • Danışmanlık görevi olan öğretim görevlilerimiz öğrencilerine sistem üzerinden bireysel mesajlar atabileceklerdir. • Sistem internet bağlantısı olan her makineden güncel bir internet tarayıcısıyla rahatlıkla kullanılabilir durumdadır. • Öğretim görevlilerimiz istedikleri takdirde arasınav (vize) notlarını sistem üzerinden girip duyurabilir; hatta gerekli veriler girildiği takdirde sınav takvimlerini öğrencilerin girecekleri sınav salonlarına ve gözetmen bilgilerine kadar sistem üzerinden yayınlayabilirler. • Ders izlenceleri (Syllabus) sistem üzerinden girip yayınlanabilir. • İstenilen her öğrencinin mezuniyet programına (müfredat) ulaşılabilinir. Almadığı veya tekrar yerine aldığı dersler transkript üzerinden rahatlıkla takip edilir durumdadır. • Sistemin öğrenci arayüzü, mezuniyeti için eksik derslerini görebileceği ve takip edebileceği şekildedir. Öğrenciler veri girişleri yapıldığı takdirde haftalık ders programlarını görebilirler ve ders çakışmalarında ilgili derslere kayıtlanmaları engellenebilir. • Ve Diğer……

3. Neler Yapıldı ve Hangi Süreçteyiz..? • Yazılım Kasım 2010 da alındı. • Ocak 2011 de ilk çalışmalar başladı. • Bütün Lisans Programlarından, Bologna uyumlu müfredatlar ve öğrenim çıktıları ile program çıktıları girecek öğretim elemanı bilgileri istendi. Dönen bilgiler doğrultusunda ilk müfredatlar oluşturuldu ve yetkilendirmeler yapıldı. • Enstitüler sorumlu kişileriyle hem Bologna hem de normal müfredatlarını sisteme tanıttılar. • Bütün işler için gerekli eğitim seminerleri yapıldı. Bologna süreci veri girişleri için ayrıca sorumlu akademik personel ile uygulamalı toplantılar düzenlendi. Öğrenim çıktıları girişleri başlatıldı. • Yaz okulunun sona ermesi ile birlikte eski sistemdeki tüm özlük ve not bilgileri yeni yazılıma taşındı. • Sistemde 700 civarında yeni mezuniyet programı (müfredat) tanımlandı. • Tanımlanan müfredatlar öğrenciler üzerine atanarak yeni transkriptler oluşturuldu. • Eski sistemden çıkartılan yaklaşık 17.000 transkript not ortalamaları tutturuluncaya kadar kontrol edildi. Bologna kriterleri gereği transkriptlerde oluşan eksik ve hatalar tespit edilerek ilgili okullar ile yazışmalar başlatıldı. • Okullardaki kullanıcılar ile zaman zaman eğitim seminerleri yapılarak görev dağılımları belirlendi ve yeni kayıt devresine hazırlanıldı. • Okullardan yeni dönem okutulacak derslerin belirlenmesinde yaşanan gecikmeden dolayı; kayıtları toplu halde başlatmada bütünlük sağlanamadı. Sadece 3 fakülte hariç bütün üniversite Lisan ve Önlisans programlarının 2011 yılı müfredatlarını değiştirmesi ve intibak yapmasına rağmen, kayıtlar bir haftalık gecikmeyle başlatıldı. • Yeni Dönemde 2011 Kayıtlı bütün Lisans/Önlisans öğrencilerimiz (Eğitim Fakültesi ve BESYO Hariç) Bologna Uyumlu 240/120 ECTS tabanlı müfredatlarda ders kaydı yapabilmektedirler. • Yeni Senatodan geçen müfredatlar için, eksik ders içerikleri sorumlu öğretim elemanları tarafından bu dönem tamamlanacak ve takiben global site Bologna Etiketi için yayına başlayacaktır.

4. Yeni Terimler • BYS ……: Bilgi Yönetim Sistemi • Müfredat.: Öğrencinin mezun olabilmesi için başarılı olarak tamamlaması gereken dersler listesi. • ECTS…: Bir dersin başarıyla tamamlanabilmesi için, öğrencinin yapması gereken çalışmaların tümünü (teorik kısım, uygulama, seminer, bireysel çalışma, sınavlar, ödevler, v.b) ifade eden bir değerdir. Bu değer, her dersin, bir yükseköğretim kurumunda, bir akademik yılın, tam zamanlı olarak tamamlaması için gereken toplam çalışma yükünün ne kadarlık bir bölümünü kapsadığının göstergesidir. • Tamamlanan Kredi..: Öğrencinin kayıtlandığı ve not aldığı birbirinden farklı dersler içinden başarılı olanlarının toplamı. • Alınan Kredi.....: Öğrencinin akademik hayatı boyunca başarı durumuna bakılmaksızın aldığı, birbirinden farklı tüm derslerin kredi toplamı. • Bologna Süreci…: 2010 yılına kadar Avrupa Yükseköğretim Alanı yaratmayı hedefleyen bir reform sürecidir

5. 6111 Sayılı Af Yasası ile müfredat arasındaki bağlantı..? • Bu kanun gereğince azami öğrenim süresini aşmış öğrencilerden kaydoldukları her ders için kredi başına, öngörülen orandan borçlandırma yapılacaktır. • Kredi Başına Öngörülen Oran: Sabit dönemlik öğrenim harcının öğrencinin dönem yüküne oranıdır. Bu oran şu şekilde hesaplanır; • M= Müfredattaki toplam mezuniyet kredisi 240 ECTS olsun • B= Dönemlik Harç Tutarı 240 TL olsun • K= Kredi Başına Ücret • D= Dönem Yükü (M/ 8) • K= B/ D • K= 8 TL • Üniversitemizde hala müfredatlarda yerel kredi parametresi kullanılmaktadır. Bu bağlamda öğrenci üzerindeki müfredatlarda aynı sınıftaki öğrenciler için farklı mezuniyet kredilerinin olması istenmeyen bir durumdur. Dolayısıyla müfredat harici alınan derslerin mezuniyete sayılması ücretlendirme açısından 6111 Sayılı Yasaya uygun düşmemektedir. Bu bakımdan intibak kapsamındaki öğrencilerin programları hazırlanırken aktif müfredatlar üzerinden denklik sağlanmalıdır.

6. Danışman Onayı Nasıl Yapılacak..? • Ekrandaki dersler kontrol edilir. Öğrencinin sağ üst köşedeki “Alınabilecek Max kredi” değeri dikkate alınarak kredi aşımı yoksa ve öğrencinin seçtiği dersler uygunsa; sağ üst köşede kayıtlanma aşaması “danışman incelemede” yazıyorsa, danışman “toplu onay” butonuna basarak öğrencinin kaydını tamamlar. • Öğrencinin eklediği derslerden başka danışman öğrenciye ders ekleyecekse açılan dersler kısmından dersi bulup ekler. Sonra “danışman onayına gönder” butonuyla, “danışman incelemede aşaması” na getirir. • Danışman öğrencinin eklediği derslerden herhangi birini çıkarmak istediğinde “sil” butonunu kullanır. • Kayıtla ilgili bütün ekleme ve çıkarma işlemlerinden emin olunduktan sonra “toplu onay” butonunu kullanmayı unutmayınız. • Kayıt tamamlandığında sağ üst köşedeki kayıtlanma aşamasında “danışman onay” yazdığından emin olunuz.

7. KAYIT YENİLEME İŞLEMLERİ • Silme : Danışman öğrencinin eklediği bir dersi silebilir.Silme işleminde öğrencinin kayıtlanmak üzere seçtiği derse ait ögrenci ders kaydı silinir. • Bırak : Danışman daha önceden onay verdiği bir dersten verdiği onayı bırak işlemi ile geri alabilir. Bırak işleminden sonra bırak işlemi onaylanmalıdır. • Reddet : Danışman öğrencinin ekleme üzere seçtiği bir dersi reddedebilir. Reddetme işleminde sadece ders reddetme olarak düşünülmemelidir. Reddetme işlemi ders üzerinde yapılan bırak işlemleri içinde geçerlidir. Yani bir ders bırakma işlemi ile bırakıldıktan sonra reddedilirse bırakma işlemi iptal edilir. • Onay : Danışman öğrencinin eklemek için seçtiği dersi onaylayabilir.Onay işlemi sadece ders onay olarak algılanmamalıdır.Onay işlemi ders üzerinde yapılan bırak işlemleri içinde geçerlidir.Yani bir ders bırakma işlemi ile bırakıldıktan sonra onay işlemi yapılmadan ders bırakma işlemi gerçekleştirilmez. • Kesin Kayıt : Danışman bu işlem ile ders seçimini kesinleştirir.Bu işlemden sonra danışman veya öğrenci ders listesi üzerinde herhangi bir işlem yapamaz.(Bu işlem bu döneme mahsus danışmanlar tarafından kullanılmayacak)