Возможности «1С:Документооборот 8» для управления предприятием

1. Конгресс «Родниковый край». 22-23апреля, Ижевск Возможности «1С:Документооборот 8» для управления предприятием Меркурьева Надежда Руководитель направления по продвижению «1С:Документооборот»

2. Документооборот организации Документооборот современной организации включает десятки видов документов: • Входящая, исходящая корреспонденция • Организационно-распорядительные документы • Нормативные документы • Финансовые документы • Договорные документы • Документы системы менеджмента качества • Отчетная документация • и т.д.

3. Когда нужна система электронного документооборота? • В связи с увеличением объема информации в компаниях становится актуальной необходимость в автоматизации основных процессов документооборота.  • Сбор, хранение и анализ информации, структурирование информационных потоков, их распределение и другие операции с разнородными типами данных невозможны без применения компьютерных технологий. 

4. Когда нужна система электронного документооборота? • Слишком много времени тратится на поиск документов. • Значительная часть распоряжений руководителей не выполняется вовремя. • Документы передаются между сотрудниками очень долго. • Исполнителям нужно постоянно напоминать о необходимости исполнения документа. • Руководители и исполнители часто расходятся в понимании поставленных задач. • Сотрудники хранят много документов на «всякий случай» или «авось пригодится». • Сотрудники получают доступ к документам, которые они видеть не должны. • Увольнение сотрудника приводит к проблемам утери документов, контактов, знаний, договоренностей. • Руководители не могут получить доступ к документам в отсутствие на рабочем месте. • Содержание документов не контролируется. • Время согласования документов слишком велико. • Качество внешних и внутренних документов неудовлетворительное. • Сотрудники выполняют одну и ту же работу несколько раз.

5. Как изменить ситуацию? Основная цель программного продукта «1С:Документооборот 8» - повышение эффективности работы с документами организации, автоматизация основных операций делопроизводства. «1С:Документооборот 8» позволяет осуществлять следующие функции:  • Учет входящих, исходящих и внутренних документов; • Работа с обращениями граждан и организаций; • Ведение договорной деятельности; • Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; • Контроль исполнительской дисциплины; • Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; • Разграничение прав доступа по видам документов и ролям; • Возможность работы с электронной цифровой подписью; • Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; • Ведение архива организации; • Полнотекстовый поиск любых данных; • Ведение статистической отчетности; • Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

6. 1С:Документооборот КОРП.Новая версия – новая функциональность • Печать регистрационных данных документов • Встроенное нагрузочное тестирование • Штрихкодирование документов • Потоковое сканирование • Связи между документами • Переадресация входящих документов • Контроль переданных документов • Сканирование и распознавание • Веб-сервис работы с файлами • Категоризация данных • Другие изменения Учет обращений граждан Управление договорами Принятие задач к исполнению Иерархия бизнес-процессов Остановка бизнес-процессов Использование времени в сроках бизнес-процессов Периодические бизнес-процессы Условия маршрутизации бизнес-процессов Сложное согласование документов Шаблоны документови файлов Календарные графики работы

7. Методологические основы в соответствии с ГОСТ • Принципы учета документов, заложенные в продукт, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике: • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; • Федеральный закон Российской Федерации от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; • Требования ГСДОУ • и другие.

8. Жизненный цикл документа Согласование/ утверждение Создание документа Регистрация Исполнение Хранение Аналитика

9. Жизненный цикл документа • Регистрация– регистрация документа делопроизводителем или секретарем. • Рассмотрение– рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. • Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. • Исполнение– исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. • Поручение – выдача поручения одному сотруднику. • Согласование– циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное или последовательное, так и смешанное. • Утверждение– утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

10. Работа с обращениями граждан Работа с обращениями граждан и организаций • Работа в соответствии с 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» • Рабочее место специалиста по работе с обращениями граждан • Учет дубликатов и повторных обращений • Отслеживание сроков исполнения • История переписки по обращению • Учет поступления из сторонних организаций • Контроль исполнения обращений граждан • Подготовка ответов на обращения • Переадресация обращений граждан в сторонние организации

11. Процессы договорной работы Автоматизация полного цикла работы с договорными документами • Подготовка проекта договора • Ведение регистрационной карточки • Согласование договора • Передача на подпись контрагенту • Контроль наличия сопроводительных документов • Планирование исполнения договора • Учет суммы и валюты договора • Контроль и продление срока действия договора • Расторжение договора • Исполнение обязательств по договору • Контроль возврата переданного экземпляра • Прочие процессы

12. Архивное делопроизводство Создание и хранение номенклатуры дел организации Формирование дел Сдача дел в архив на хранение Предусмотрены все необходимые печатные формы

13. Категоризация документов • Опыт эксплуатации показывает, что пользователям нужны разные классификационные схемы. • Например служба ДОУ хочет работать с документами в иерархии номенклатуры дел • Руководству удобнее иерархия по направлениям деятельности • И даже отдельным сотрудникам нужна возможность организовать документы по своему видению • Категории могут быть общими и персональными • Назначение категорий документа • Автоматически при создании карточки • Вручную

14. Учет рабочего времени • Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет при выполнении задач • Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени • Хронометраж времени работы над каждой задачей • Учет затрат времени по видам работ

15. Разграничение прав доступа • Права доступа к входящим и исходящим документам • Права доступа к внутренним документам • Права доступа к папкам файлов • Права на задачи и бизнес-процессы • Права на формирование и просмотр отчетов • Права доступа к другим данным

16. Персональное рабочее место пользователя Уведомление о новых задачах по электронной почте Помещение задач на рабочем столе

17. Полнотекстовый поиск • Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. • Команда Поиск или Ctrl+Shift+F в каждом разделе. • С учетом морфологии: • Русской, английской и украинской. • Поиск похожих слов. • Выполняется моментально. • Ищет по всем данным: • Входящие, исходящие, ОРД,файлы, задачи, бизнес-процессы,еженедельные отчеты и т. д. • Всегда под рукой:

18. Ведение статистической отчетности • Состав отчетов: • Справка об объеме документооборота • Справка об исполнительской дисциплине • Документооборот по корреспондентам • Сводка по видам документов • И другие…

19. Функции штрихкодированияв системе Вставка штрихкода в файлы Вставка регистрационного штампа в файлы, прикрепленные к документам. Поддерживается MS Word и OO Writer Печать штрихкода На листе На наклейке с использованием специального принтера Печать регистрационного штампа Поиск по штрихкоду Добавление штрихкода к документу или файлу Идентификация документов при потоковом сканировании

20. Потоковое сканирование • Загрузка документов со сканера • Загрузка документов из каталога сканирования • Распознавание штрихкода с автоматическим присоединением документа к карточке • Экономия времени в разы!

21. Пример схемы работы

22. Использование ЭЦП • Подписание документа ЭЦП • Шифрование Структура Электронного Документа Общая часть Содержание документа Особенная часть Одна или несколько ЭЦП

23. Интеграция с другими продуктами 1С • Комплексная автоматизация 1.0 Документооборот 8 Управление производственным Документооборот 8 предприятием 1.2 Зарплата и управление персоналом 2.5 Документооборот 8 Бухгалтерия предприятия КОРП 2.0 Документооборот 8 Управление торговлей 10 Документооборот 8

24. Построение системы интегрированных приложений • Работа под управлением различных операционных систем • Сервер • OC Windows • ОС Linux • Клиент • OC Windows • ОС Linux (веб-клиент) • OC Mac OS (веб-клиент) • Работа с лидирующими промышленными СУБД • Microsoft SQL Server • IBM DB2 • Oracle Database • Другие СУБД XML SOA DBF ActiveX HTTP COM Средства интеграции POP3 FTP Внешние компоненты HTML Automation client/server SMTP

25. Преимущества внедрения Руководитель организации • Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины • Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования задач • Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами Финансовый директор • Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов • Эффективность возврата инвестиций ИТ-директор • Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими системами организации • Обеспечение информационной безопасности организации • Возможность доработки функциональных возможностей под специфику организации и легкая масштабируемость системы

26. Преимущества внедрения Руководитель канцелярии • Сокращение объема документооборота • Контроль сроков и результатов исполнения • Оперативное составление отчетности и поиск документов Исполнитель • Сокращение сроков рассмотрения обращений, документов, запросов и принятия решений со стороны руководства • Прозрачность процесса рассмотрения документов и принятия по ним решений • Понятность процедур и требований по работе с документами за счет регламентированности • Групповая работа с документами • Сокращение времени на поиск документов

27. Поддержкапользователей • Очный курс обучения по продукту «1С:Документооборот 8» Подробнее: http://www.1c.ru/rus/partners/training/courses.jsp?type=48 • Проведение обучения в Учебном центре 1С • Возможность проведения очного курса на выезде на базе дистрибьютора • Возможность дистанционного прослушивания курса • Электронный курс обучения по продукту «1С:Документооборот 8» на базе 1С:Электронное обучение Готовится к выпуску • На платформе 1С:Предприятие 8.2 • Возможность веб-доступа и дистанционного обучения • Возможность адаптации курса, добавления материалов, текстов, файлов, тестов

28. Преимущества работы с фирмой 1С Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать финансовые риски. Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и технологически сложных проектов. Прямое участие специалистов фирмы 1С: • Клиент Партнер 1С • Методики, технологии • Помощь в разборе проблем

29. Ген дир. 33% ИТ дир. 32% HR дир. 2% 4-я Международная конференция «Решения 1С для корпоративных клиентов»11-18 июня. Турция • Приглашаются: • Генеральные и Исполнительные Директора • Финансовые директора • Руководители бухгалтерской службы • Директора ИТ • Совместно с партнерами: • 1С:Консалтинг, центрами компетенций • Консалтинговыми компаниями • Клубами (финансовых, ИТ директоров) Планируется в 2011 г. Фин дир. 34% • Практический формат: • Круглые столы для целевых групп: • Генеральных директоров • Финансовых директоров • Директоров ИТ • Отраслевые круглые столы, • Совместные обсуждения, кейсы, мастер-классы Предыдущая конференция

30. 4-я Международная конференция «Решения 1С для корпоративных клиентов»11-18 июня. Турция Отель: SILENCE BEACH RESORT 5* • Расположение: 85 км от аэропорта г. Анталья, в 13 км от г. Манавгат, на берегу моря. • Бизнес-центр: • 10 конференц-залов (на 12–1100 чел.), • беспроводной Интернет (б/п на всей территории) • Питание:UAl, 6 ресторанов a la carte, 11 баров • Отдых: • Пляж собственный, песчаный, пирс, бар на пляже. • Футбол, б.теннис, боулинг, баскетбол, волейбол • SPA-центр, Thalasso-центр • 7 открытых бассейнов, 1 закрытый, 8 водных горок Прием заявок до 16 мая Актуальная информация о Конференции на сайте 1С:Консалтинг: http://consulting.1c.ru/corporate-conference-2011 Вопросы:corp@1c.ru

31. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! doc@1c.ru +7 (985) 681-37-63 www.v8.1c.ru www.v8.1c.ru/doc8/demo/ - Онлайн демонстрация