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ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Sistema de documentación. La documentación contribuye a: Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad Proveer la formación apropiada (capacitación, inducción) La repetibilidad y trazabilidad

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ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Presentation Transcript

  1. ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

  2. Sistema de documentación • La documentación contribuye a: • Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad • Proveer la formación apropiada (capacitación, inducción) • La repetibilidad y trazabilidad • Proporcionar evidencias objetivas • Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema.

  3. Manual de procedimientos • Referencia: norma ISO (INT-ISO 10013:95) • Está conformado por cada uno de los procedimientos de trabajo de los diferentes procesos de cada Unidad Organizacional. • Deben presentarse de forma estándar. • Debe contar con una hoja de control. • Cada procedimiento debe llevar una portada.

  4. Partes fundamentales de un manual • Las partes de un manual son las siguientes: • Encabezado • Introducción • Objetivo • Alcance • Definiciones • Referencias • Autoridades y responsables • Procedimiento • Diagrama de flujo

  5. PROCEDIMIENTO: MINISTERIO DE SALUD  Dirección Código: Revisión Fecha de revisión: Elaborado por: Manual de Procedimientos Página ENCABEZADO • El encabezado es utilizado para identificar cada procedimiento.

  6. INTRODUCCIÓN • Brinda información general del procedimiento que permite resumir el contenido y la naturaleza del mismo.

  7. OBJETIVO • Muestra el propósito del procedimiento en cuestión.

  8. ALCANCE • Define las instancias, unidades y/o departamentos a los que será aplicable el procedimiento.

  9. DEFINICIONES • En este apartado se incluye un glosario con la definición de aquellos términos que requieran de una explicación para su fácil comprensión.

  10. REFERENCIAS • Son utilizadas en el caso que se requiera mencionar algún documento o persona específicos sobre el cual se respalde el procedimiento.

  11. AUTORIDADES Y RESPONSABLES • Se hace mención de las personas sobre las cuales recae la responsabilidad de velar por el cumplimiento adecuado del procedimiento.

  12. Descripción del Procedimiento • Descripción sistemática de actividades que se documenta para ser realizada cada vez que se requiera. • Redacción simple • En tiempo presente • Cada actividad descrita enumerada • Se debe describir el responsable de cada actividad • Palabras en inglés entre comillas (ej: “software”) • Letra arial 12, espacio doble ó 1,5 • El título en negrita, la descripción no

  13. DIAGRAMA DE FLUJO • Se incluye el diagrama que describe en forma gráfica el procedimiento

  14. Control y administración de los manuales de procedimientos

  15. 8 Pasos importantes... • Para manejar y aprobar los manuales, la norma ISO:9000 establece las siguientes actividades: • Solicitud, elaboración y modificación del documento • Aprobación de la solicitud • Elaboración del borrador del documento • Revisión y aprobación del documento • Registro del documento en el sistema • Distribución de copias controladas • Entrenamiento de los usuarios • Auditoría de implementación y eficacia

  16. 8 pasos importantes... • Solicitud, elaboración y modificación del documento • Definición de: Formatos Formalidades • Aprobación de la solicitud • Autoridad superior • Comité o proceso

  17. 8 Pasos importantes... • Elaboración del borrador del documento Realizar todos los pasos que hemos efectuado hasta ahora • Recopilar información • Diagramas • Discusión de los procedimientos • Borrador • Revisión y aprobación del documento • Autoridad superior designada • Taller de validación – Equipointerdisciplinario

  18. 8 pasos importantes... • Registro del documento en el sistema • Incluir información en la lista maestra de documentos

  19. 8 pasos importantes... • Distribución de copias controladas • Debe existir lista de a quién se le da qué y cuándo • Conveniente la existencia de un registro • Registros electrónicos – Códigos de acceso • Entrenamiento de los usuarios • Simulación, explicación del nuevo proceso • Registro de asistencia obligatoria

  20. 8 pasos importantes... • Auditoría de implementación y eficacia • Verificación periódica del manejo del manual y aplicación del nuevo procedimiento • Revisión de resultados obtenidos • Mejoramiento continuo • Cualquier nueva necesidad se vuelve a aplicar el proceso

  21. Hoja de control

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