מפגש 2 - פורטלים

1. מפגש 2 - פורטלים קורס ניהול ידע www.kmrom.com 2know.kmrom.com

2. אז מה יהיה לנו היום? יוצאים לדרך 1. חזון 2. ייעוד ומטרות 3. יעדים לטווח ארוך 4. יעדים לטווח קצר פורטל ארגוני ופורטל מקצועי 1. השוואה בין פורטל ארגוני לפורטל מקצועי 2. הפורטל המקצועי: מאתר ידע, לקהילה ועד לשולחן עבודה מקצועי 2 1 סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. ניהול שינוי, שיווק פנים ארגוני 5. אפקט ההוצאות האבודות 6. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2011 - סקירה סוגיות בתכנון ועיצוב פורטל 1. Winner Applications 2. משולש הזהב של התכנים 3. ארגון חיצוני של תכנים (עץ תכנים) 4. ארגון פנימי של תכנים (תבניות) 5. דף הבית 6. נקודות למחשבה 4 3

3. רגע לפני שמתחילים... מהו פורטל? יישום Web-י • מכיל מנגנוני הנגשה: עצים/ תפריטים, מנוע חיפוש, קישורים • מורכב מחלוניות • משקף מידע/ נתונים/ ידע • מאפשר ניהול הרשאות/ משתמשים

4. יוצאים לדרך – חזון,ייעוד, מטרות ויעדים קורס ניהול ידע

5. חזון,ייעוד, מטרות ויעדים חזון ייעוד ומטרות יעדים לטווח ארוך יעדים לטווח קצר

6. חזון "If you don't know where you're going, any road will get you there" "Would you tell me, please, which way I ought to go from here?""That depends a good deal on where you want to get to," said the Cat."I don’t much care where--" said Alice."Then it doesn’t matter which way you go," said the Cat."--so long as I get SOMEWHERE," Alice added as an explanation."Oh, you’re sure to do that," said the Cat, "if you only walk long enough."(Alice's Adventures in Wonderland, Chapter 6)

7. ייעוד, מטרות ויעדים ייעוד איך? מטרות מה יהיה מחר יותר טוב בזכות קיומו של האתר/פורטל? • נגזרות מהחזון • בעלות ערך עסקי לארגון (ROI, VOI) • משקפות ערכי ליבה של הארגון • תומכות ביעדים העסקיים של הארגון למי? מה? • יעדים • איך נשיג את המטרות? • יעדים לטווח ארוך (3-5 שנים) • יעדים לטווח קצר (עד שנה) • ממוקדים ומוגדרים בזמן • KSF, מדדי בקרה

8. פורטל ארגוני פורטל מקצועי קורס ניהול ידע

9. השוואה בין פורטל ארגוני לפורטל מקצועי 1 פורטל ארגוני • משקף את המתרחש בארגון • משותף לכלל עובדי הארגון* • מכיל תכנים מסוג: • רווחה (מבצעים, מידע על שכר, חדר האוכל וכיו"ב) • נהלים וטפסים • ידיעות חדשותיות • מסרים מההנהלה פורטל מקצועי • Job Related Portal or Workspace Portal • ספציפי לקבוצת עובדים מסוימת הממלאים תפקיד זהה או שייכים לאותה יחידה ארגונית • מכיל תכנים המסייעים לעובד למלא את תפקידו בארגון: • מידע מקצועי • נהלים וטפסים • תהליכי עבודה העובד בארגון העובד בתפקיד

10. הפורטל המקצועי: גלרייה של פתרונות 2 אתר פרויקט קהילת ידע אתר ידע שולחן עבודה מקצועי חדר צוות

11. פרק בהסטוריה – מגמות בפורטלים קורס ניהול ידע

12. השנים הראשונות – הכל התחיל מהרשת • אתרים שיווקיים שטוחים המשמשים כ"כרטיס ביקור" • דף הבית: התפריטים מכילים קישורים לאתרים קשורים

13. שנות ה-90 המאוחרות • אתרי האינטרנט שימשו כ: • נקודת גישה למנועי חיפוש (וואלה, yahoo, וכיו"ב) • פלטפורמה לפרסום חדשות Online • פלטפורמה שיווקית • דף הבית: שילוב של חלונית חיפוש, חדשות וקישורים • אתרים אלה הועתקו על ידי ארגונים והפכו מודלים לפורטלים ארגוניים

14. שנות ה-2000 • הפורטלים הארגוניים מהווים פתרון להעברת מידע בנושאי HR שאינם ממוחשבים • פלטפורמה לאתרים מקצועיים • כלים ממוחשבים, תהליכי עבודה (Workflows) • דגש על שימושיות, קווי מתאר אחידים, תבניות וניווט קונסיסטנטי, נראות • שאיפה למראה ומבנה אחידים

15. http://www.archive.org/web/web.php מכונת הזמן – אז והיום 3

16. סוגיות בתכנון ועיצוב פורטל קורס ניהול ידע

17. Winner Applications 1 מדוע אנשים נכנסים לפורטל? • ספר טלפונים • תפריט חדר האוכל • פנייה ל HD • טפסים • מבזקי חדשות (במידה ואין גישה לאינטרנט) זהו את ה-Winner Applications של קהל היעד שלכם

18. משולש הזהב של התכנים 2 תומך מטרה תומך מצאי Winner Application

19. 4 שיטות עיקריות לניווט באתר 3 ניווט ישיר: מנוע חיפוש ניווט אסוציאטיבי: Hyperlinks • Push/Promotion ניווט היררכי: עץ תכנים

20. ארגון חיצוני של תכנים: עץ תכנים 3 • מאפשר למשתמשים לראות מידע בתוך הקשר • קל להבנה מכיוון שמבוסס על שיטות עבודה מוכרות • מספק חלופה למשתשמשים שלא אוהבים להשתמש במנוע חיפוש

21. עץ תכנים - דוגמה 3

23. בנקאות ישירה משכנתאות הלוואות ייעוץ פנסיוני שוק ההון ומט"ח פקדונות וחסכונות כרטיסי אשראי חשבונות פרטיים עמוד הבית חשבון משכורת פותחים חשבון משכורת בקלות חשבון הפוך גדול חשבון הפוך סוגי חשבונות אגוד פרימיום

24. א רמה ראשונה רמה ראשונה רמה ראשונה רמה ראשונה רמה ראשונה רמה ראשונה רמה ראשונה רמה ראשונה רמה שנייה רמה שלישית רמה שלישית רמה שלישית רמה שנייה רמה שנייה

25. לא תמיד זה נראה אותו דבר....

26. לא תמיד זה נראה אותו דבר....

27. 7 כללים לבניית עץ תכנים 3 1. נקודת המבט של המשתמשים: חשבו תמיד מנקודת מבטו של המשתמשים • כיצד יעדיפו לחפש מידע? • כיצד ארגון המידע יתאים בצורה המיטבית לצורכיהם? 2. ארגון התכנים בהתאם להקשר/ לנושא: המידע צריך להיות מאורגן לפי נושאים או תהליכי העבודה ולא לפי היחידות הארגוניות שמספקות את המידע או פורמט התוכן (במקרים מסוימים עשויה להיות חפיפה בין היחידה לבין הנושא – לדוגמה, משאבי אנוש)

28. 7 כללים לבניית עץ תכנים 3 3. עומק העץ: לא יותר מ 3-4 רמות

29. 7 כללים לבניית עץ תכנים 3 4. רוחב העץ: 2+ 7 קטגוריות בכל רמה 9 8 7 6 5 4 3 2 1

30. 7 כללים לבניית עץ תכנים 3 5. איזון: בין עומק העץ ורוחב העץ 6. איזון: בין הענפים השונים על העץ 7. מיקום אחד: יש לשאוף למקם כל פריט במקום אחד בלבד,תחת קטגוריה שאינה משתמעת לשני פנים זיכרו: ההבדל בין 3 הקלקות ל- 5 הקלקות הוא ההבדל שבין use ו-non use

31. ארגון פנימי של תכנים: תבניות 4 המטרה: אחידות בהצגת דפי מידע (תוכן, מיקום, צורה) למה תבניות? • מקלות על כתיבת התכנים באתר • מקלות על הבנת הלוגיקה בארגון התכנים • מקלות על איתור מידע ממוקד בעמוד • משפרות יכולות חיפוש • משפרות יכולות שימוש נוסף בחלקי מידע

32. לא משנה לאן ננווט, זה תמיד ייראה אותו דבר 4

33. לא משנה לאן ננווט, זה תמיד ייראה אותו דבר 4

34. לא משנה לאן ננווט, זה תמיד ייראה אותו דבר 4

35. אתגרים בבניית תבניות 4 • איתור מבנים החוזרים על עצמם (ללא קשר לתוכן) • מה חשוב לראות ראשון? מה יש להדגיש? • מה ייחשב ל"הרחבת התבנית" לעומת תבנית חדשה? • אילו סוגי מידע נכנסים ליותר מתבנית אחת או אילו סוגי מידע לא נכנסים לתבנית? • האם התבנית אינטואיטיבית למשתמש?

36. מה מיוחד בדף הבית? 5 העמוד הנצפה ביותר ולכן: • משמש מקום מרכזי להעברת מסרים ולקידום תכנים בעומק האתר • מהווה שער לתכנים, מידע, תהליכים וקישורים • מבחינה שיווקית: מזמין את המשתמשים לחזור לאתר

38. 3

42. דף הבית - דגשים 5 • "הנדל"ן היקר ביותר בעיר" • תכנים: תומכי מטרה, Winner Applications • דינאמיות: עדכון תכנים, חלוניות בתנועה • אזור תפעולי • עומס

43. נקודות למחשבה... 6 • Benchmark • התאמה לצורך (מחקרי שוק) • התאמה לקהל היעד • קשר של לקוח – נותן שירות • תקציב ולו"ז • שיקולים ארגוניים • אפקט WOW או אכזבה • ממשק עם אתר האינטרנט החיצוני של הארגון • ערוצים חלופיים

44. ועוד נקודה למחשבה.. 6 Keep It Simple (S)

45. סוגיות בניהול פורטל מצליח קורס ניהול ידע

46. מנהלת הפורטל ספקי תוכן ספקי תוכן מומחי תוכן מומחי תוכן 1 שיווק, הדרכה וניהול שינוי מנהל הפורטל טכנולוגיה

47. מנהל הפורטל 1 תמצית ההגדרהמשמש כ"אב" הפורטל, האחראי לתפקוד השוטף, עמידה ביעדים, הצעדת הפורטל קדימה, ולהפיכתו לגוף חי ותוסס תפיסת התפקיד על מנהל הפורטל להיות בעל התכונות הבאות: • מודעות: ההכרה וההבנה שהפורטל משול לייצור חי ונושם, אם לא יטופח, יתנוון וימות • ערנות: חידוד חושים ועמידה על המשמר • יוזמה: ביצוע צעדים פעילים לאיתור פערי ידע, תקלות ונושאים דורשי התייחסות • אסרטיביות: יכולת ניהול אינטראקציות עם בעלי תפקידים ודרגות שונות והנעתם לפעולה

48. מנהל הפורטל 1 תוכן • לוודא כי בכל עת, התכנים הקיימים בפורטל וחשובים לצפיית המשתמשים הם תקינים, עדכניים, מדויקים ומשקפים את המציאות בארגון • לאתר תכנים נוספים שיש/ניתן להוסיפם לפורטל • לפקח על תקינות התכנים בהיבטי ויזואליות, רלוונטיות תוכנית והגהה • לתחזק את עץ התכנים • לעדכן את דף הבית כך שיהיה מעודכן ופרזנטטיבי בכל עת ויחצין את הנושאים העיקריים הנכונים לנקודת הזמן הספציפית בהתאם לאסטרטגיה הארגונית ולסדר היום הארגוני

49. מנהל הפורטל 1 תהליכי עבודה • מיסוד פורמאלי של הארגון לשימוש/עדכון בפורטל • זיהוי פעילויות ועוגנים בתהליכי העבודה אותם ניתן לשלב בפורטל • גיבוי תהליכי העברת המידע והידע המבוצעים בארגון באמצעות הפורטל • מעקב קבוע ורציף אחר רמות שימוש בפורטל באמצעות דוחות ובאמצעותם לאתר ולפתור בעיות • ניהול הרשאות צפייה ועדכון תכנים בפורטל • פיתוח, עדכון ושיפור • תמיכה במומחי התוכן

50. מנהל הפורטל 1 תרבות • אבחון המאפיינים התרבותיים העיקריים המעכבים/ מעודדים שימוש בפורטל • מתן תגמולים "רכים" למשתמשים בפורטל: "מילה טובה", מוניטין, הערכה והכרה או SLA • ביצוע פעילויות שיווקיות ופעילויות מתוקשרות להעלאת המודעות לפורטל כגון הפעלת "קו החם" או תחרויות • מתן דוגמא אישית • עידוד פעילות מומחי תוכן