Leverandørmøde

1. Leverandørmøde Leverandørmøde D. 5. december 2012

2. Velkomst og præsentation • Indkøbsfællesskabet Sjælland • Et fællesskab bestående af 15 erhvervsskoler • Selandia CEU - værtsinstitution • EUC Nordvestsjælland • TEC • Københavns Tekniske Skole • Erhvervsskolen Nordsjælland • Roskilde Slagteriskole • Hotel- og Restaurantskolen • CELF • Campus Bornholm • CPHWest • Køge Handelsskole • SOSU Sjælland • SOSU Nykøbing Falster • SOSU C • SOPU • Ansatte i fællesskabet • Karina With, Indkøbschef, cand.jur. • Camilla Larsen, udbudsjurist, cand.jur. • Troels Skovsfeldt, udbudskonsulent pr. 2. januar 2013 • Stinnah Langholm, udbudskonsulent (Barsel)

3. Indledning • Indkøbsfællesskabets første leverandørmøde på auto • Målsætning for indkøbsfællesskabet Sjælland • Målet er at modtage input til udarbejdelse af endeligt udbudsmateriale. • Sikre en kravspecifikation med en konstruktion, som reelt er attraktiv at byde ind på • Vi vil gerne have Jeres faglige input • Sikrer seriøst udbudsmateriale • = seriøse tilbud • = godt resultat

4. Hvordan konstruktivt samarbejde? • Vores kompetencer • Udbudsprocessen • Fagligt kompetente medarbejdere på skolerne med forskellige interesser - deltager via brugergruppemøder • De kender behovene! • Jeres kompetencer • Faglighed omkring autoreservedele og tilbehør • I kender markedet og Jeres produkter! • Tilsammen har vi det bedste resultat!

5. Udbudsprocessen • Spørgsmål og svar periode • Vi betragter Jeres spørgsmål som ny viden, som er med til at sikre Jeres seriøse bud • Modsat holdning • Irritation over, at vi evt. skal ændre de krav, der er fastlagt

6. Markedet for autoreservedele og tilbehør • Vi er meget interesserede i at høre, hvordan markedet for autoreservedele og tilbehør bevæger sig? • Eks. kender alle markedet for benzin • Den er afhængig af dollaren, oprør i Mellemøsten etc. • Hvordan er markedet for autoreservedele og tilbehør? • Bevægeligt? • Forudsigeligt? • Afhængigt af priserne på andre markeder? • Skatter og afgifter • Prisregulering?

7. Udfordringer • Hvordan bliver I skarpest på prisen? • Hvad har I behov for? • Dokumenter? • Forsikring?

8. God pris på autoreservedele og tilbehør • Hvilke behov har I som leverandører for at kunne blive skarpest? • God pris = nøjagtig mængde • God pris samme kunde(r) over årrække • Hvad tæller?

9. Offentligt EU-udbud på autoreservedele og tilbehør • Forventes opdelt på 2 delaftaler: • Autoreservedele • Tilbehør • Udbuddet vil ske i form af rammeaftaler • Dvs. alle kontraktuelle forhold, herunder leveringsbetingelser vil være kendt og givet på forhånd. • Det forventes, at der bliver valgt én leverandør pr. delaftale. • Det forventes, at aftalerne bliver 2 årige med optioner på 2 x 1 års forlængelse • Tildelingskriteriet på delaftale 1 bliver forventeligt økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterier som pris og sortiments dybde og bredde. • Tildelingskriteriet på delaftale 2 bliver forventeligt laveste pris.

10. Kravspecifikation og tilbudsskema • Opdeling af kravspecifikation og tilbudsskema for aftalerne • Delaftale 1 – autoreservedele • Opdelt i mærker, hvor hvert mærke har sit eget dokument indeholdende det pågældende mærkes modeller og årgange • Delaftale 2 - tilbehør

11. Tidsplan • Udbuddet publiceres på www.mercell.dk • Forventelig tidsplan • 31. januar 2013 forventes udsendelse af udbudsmateriale • Spørgefrist udløber d. 19. april 2013 (forventelig) • Tilbudsfrist d. 3. maj 2013 (forventelig) • Tildeling d. 17. maj 2013 (forventelig) og derefter stand still periode • Kontrakttildeling d. 28-31. maj 2013 (forventelig) • Kontrakt ikrafttræden 1. juni 2013 (forventelig)

12. Dialog omkring tekniske beskrivelser • Hvad skal der til, før I kan byde seriøst på vores kravspecifikation? • Hvordan sikrer vi, at varerne bliver de bedste, billigste og størst udvalg? • Hvilke ting har I erfaret • Virker? • Virker ikke?

13. Beskrivelse af autoreservedele –delaftale 1 • Noget særligt, vi skal være opmærksomme på? • Bestillingsprocedure - vi forestiller os: • Levering 2 gange dagligt (morgen, formiddag) • Elektronisk bestilling (webside)/telefonisk/mail • Særlig lovgivning • Erstatningsvarer?

14. Beskrivelse af tilbehør – delaftale 2 • Noget særligt, vi skal være opmærksomme på? • Bestillingsprocedure - vi forestiller os: • Levering 2 gange dagligt (morgen, formiddag) • Elektronisk bestilling (webside)/telefonisk/mail • Erstatningsvarer? • Særlig lovgivning

15. Beskrivelse af tilbehør – delaftale 2 • Konsignationslager for nogle af varerne. • Hvilke oplysninger har I brug for at kunne byde ind med en skarp pris på produkterne • Vi forestiller os, at prisen som udgangspunkt vil skulle indregnes i produkternes pris. • Leverandøren skal foretage opfyldningen af produkterne: • Interval • Mængder • Optælling • Forsikring af varelager (hos Ordregiver) • Varemodtagelse

16. Levering – begge delaftaler • Distribution • Aflæsning • Faste kontaktpersoner • Levering? • Mangler (herunder glemte varer) eller fejl i levering – 3 tim. omleveringsmargin? • Fri levering? Betydning for prissætning af varer?

17. Kvalitet • Hvordan beskriver vi god kvalitet? • Hvordan sikrer I kvalitetsstyring? • Er der generelle beskrivelser, som sikrer, at I alle er stillet ens? • ISO Certificering?

18. Miljø • Generelle miljøkrav, som I generelt overholder? • Findes der generelle standarder? • Findes der branchebestemte standarder?

19. Spørgsmål • Har I nogle spørgsmål til os?