Rahoitustietojen varmentaminen hallintoviranomaiselle ja täsmäytykset

1. Rakennerahastojen tietojärjestelmien tuottamien raporttien hyötykäyttö omassa työssä Oulu 2.6., Kuopio 8.6., Tampere 10.6., Helsinki 16.6. Rahoitustietojen varmentaminen hallintoviranomaiselle ja täsmäytykset TEM/AKY ylitarkastaja Kaisa Saarinen

2. Työ- ja elinkeinoministeriön organisaatio 1.1.2010 TYÖMINISTERIAnni Sinnemäki ELINKEINOMINISTERIMauri Pekkarinen VALTIOSIHTEERIRiina Nevamäki VALTIOSIHTEERIKatariina Poskiparta KANSLIAPÄÄLLIKKÖErkki Virtanen TYÖLLISYYS-JA YRITTÄJYYS-OSASTOTuija Oivo TYÖELÄMÄ-JA MARKKINA-OSASTO Raimo Luoma ENERGIA-OSASTO Taisto Turunen INNOVAATIO- OSASTOPetri Peltonen Strategia ja ennakointi Markku Wallin VIESTINTÄ Mervi Liukkonen EU- JA KV-ASIOIDENKOORDINAATIOSirkka Potila AS • KonsernistrategiaAntti Joensuu • Strategiset hankkeetJussi Toppila • Tutkimus ja ennakointiHeikki Räisänen AS MP • Yrittäjyyden kehittäminen ja yritystuetHeikki Vesa • Työmarkkinoiden kohtaanto ja työvoiman saatavuus Teija Felt • Työvoima- ja yrityspalvelutJarmo Palm • Välityömarkkinat ja työllistyvyyden tukeminen Päivi Kerminen • Työympäristön sääntelyTarja Kröger • Työelämän laatu Pirjo Harjunen • Kilpailupolitiikka Elise Pekkala • Sisämarkkina- ja kuluttaja- politiikkaAntti Riivari • Yritysoikeus Marja-Leena Rinkineva • Säädösvalmiste- lun kehittäminen • Pasi Järvinen • Energia- markkinatArto Lepistö • Energia- tehokkuus ja teknologia Sirkka Vilkamo • Uusiutuva energiaPetteri Kuuva • Energian perustuotantoRiku Huttunen • Osaamis- innovaatiotPaula Nybergh • Kysyntä- innovaatiot Petri Lehto • Innovaatio- ympäristöt Antti Valle • Kasvuyritykset Janne Känkänen • Yritysten kansainvälisty- minen ja vientiMerja Paavola • Mineraali- politiikka Alpo Kuparinen HENKILÖSTÖ JA OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Mikko Salmenoja HALLINTO Hannes Aulu MP MP MP KonserniohjausKalle J. Korhonen TALOUS Eero Murto TARKASTUS Jukka Lumenko MP • Hallinnonalan ohjaus ja rakenteet • Sirpa Alitalo • ELY-keskusten ohjaus / Marja-Riitta Pihlman • Tietohallinnon ohjaus ja johtaminen • Raimo Porttikivi • Elinkeinopolitiikan koordinointi • ja erityisrahoitus/Risto Paaermaa MP MP Alueiden kehittäminenHeikki Aurasmaa MP KEHITTÄMISYKSIKKÖ Anssi Paasivirta • Aluestrategia / Veijo Kavonius • Ohjelma/ Janne Antikainen • RakennerahastopolitiikkaJussi Yli-Lahti • Rakennerahastojen hallinnointiEeva-Liisa Koivuneva MP VALTAKUNNANSOVIT- TELIJAN TOIMISTO Esa Lonka MP MP AS AS TEM-konsernin virastot, laitokset ja yhteisöt AS • Energiamarkkinavirasto • Finnvera Oyj • Finpro ry • GTK • Huoltovarmuuskeskus • Invest in Finland • Kilpailuvirasto • Kuluttajatutkimuskeskus • Kuluttajavirasto • MEK • MIKES • PRH • Tekes • ELY-keskukset • Tesi Oy • TUKES • Työ- ja elinkeinotoimistot • VTT • Ydinjätehuoltorahasto • Muut MP = Elinkeinoministeri, Mauri PekkarinenAS = Työministeri, Anni Sinnemäki

3. HVO ja TOVI • Alueiden kehittämisyksikkö on hallintoviranomainen (HVO), RAPO ja RAHA-ryhmät hoitavat rakennerahastotehtäviä • RR-varojen budjetointi ja varojen jakaminen • RR-lainsäädännön valmistelu ja ohjeistaminen • Hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuuden valvonta ja vastuu järjestelmän toimivuudesta • Todentamisviranomainen (TOVI) on osa talousyksikköä • Rakennerahastovarojen menojen tukikelpoisuuden todentaminen • Maksupyynnöt komissiolle • Sääntöjenvastaisuuksien raportointi

4. Esityksen sisältö • Rahoitustietojen varmentaminen hallintoviranomaiselle: Varmentamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä kirjanpidon ja tietojärjestelmien välisten tietojen vertailua, ei projektin maksatusten tarkastusta tai varmennusta esim. paikan päällä Rahoitustiedoilla tarkoitetaan rahatietoja, eli varaukset, sidonnat ja maksatukset ovat ajantasaiset tietojärjestelmissä • Yleistä rahatiedoista (varaukset, sidonnat, maksut) EURAssa ja Valtterissa • EURA 2007 -järjestelmän raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti, käyttö ja ominaisuudet • Täsmäytykset käytännössä

5. Lähtökohta – raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti • ”Tällä varmenneraportilla vakuutetaan, että EURA 2007 –järjestelmän rahoitustietojen oikeellisuus on tarkastettu ja tiedot ovat ajantasaiset ja että hallintoviranomaisen ohjeistamat valtuuksien ja maksatustietojen hallinta- ja täsmäytystoimenpiteet on suoritettu”

6. Lähtökohta – säädökset ja ohjeistus • Rakennerahastolaki (1401/2006) 65 §: RR-tietojärjestelmissä ylläpidettävään seurantarekisteriin merkittyjen tietojen virheettömyydestä vastaa se viranomainen tai toimielin, joka on tehnyt merkinnät. • Laki valtion talousarviosta (423/1988) muutoksineen (viim. 1096/2009), asetus valtion talousarviosta (1243/1992) muutoksineen • Varojen käytön ehdot (a ix): tietojärjestelmiä käytettävä • Ohjeet ja kirjeet: - Välittävien toimielinten rahoitustietojen ajantasaisuuden ja täsmäävyyden raportointi hallintoviranomaiselle 30.9.2009 TEM/1861/572/2009 - Tietojen ylläpitäminen RR-tietojärjestelmissä 10.2.2010 TEM/216/10.10.02/2010 - Hallintoviranomaisen ohjepaketti (mm. maksatushakemukset) - Tietojärjestelmien käyttöohjeet

7. Rahatiedot järjestelmissä • Kirjanpito on lähtökohta, järjestelmät on tehty avustamaan toimintaa ja niiden perusteella raportoidaan komissiolle • Valtion talousarviotalous, vahditaan budjetin toteutumista • Jos hallintojärjestelmä toimii oikein, ei eroja tietojärjestelmien ja kirjanpidon välille synny • Raportilla nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti vahditaan hallintojärjestelmän toimivuutta

8. Rahatietojen siirtyminen järjestelmissä • Varojen käytön ehdot kohta b.iv: Valtteri-järjestelmästä hankkeiden varaus-, sidonta- ja maksatustiedot siirtyvät EURA 2007 -järjestelmään • EURAn raporteilla myös Tuki 2000 –järjestelmän EAKR-projekteista suunnitelma-, sidonta- ja maksatustiedot • Finnveran tiedot EURAan

9. Rahatiedot järjestelmissä - varaukset • Varaukset EURAssa ja Valtterissa, projektin rahoitussuunnitelma EURAssa - > varaustieto Valtterissa • EURAssa suunnitelmatietoja voi katsoa myös Tuki 2000 –projekteista (raportti nro 3 suunniteltu tai 4 varattu ja sidottu rahoitus projekteittain), eivät vastaa Valtterin varaustietoja • Varausten ajantasaisella hallinnoinnilla pystytään varautumaan käynnissä olevien hankkeiden tulevien vuosien rahoitustarpeisiin • Varausten avulla suunnitellaan käytössä olevan valtuuden käyttöä ja mahdollisuuksia tehdä uusia rahoituspäätöksiä • Erityisen tärkeää pitkäkestoisissa ESR-hankkeissa toiminnan luonteen vuoksi • Valtterin varaukset päivitettävä sidontoja vastaaviksi, ohjeet annettu kirjeessä 10.2.2010 tietojärjestelmien tietojen ylläpitämisestä

10. Rahatiedot järjestelmissä - sidonnat • Valtteri on valtuuksien hallintajärjestelmä • Sidonta tietojärjestelmissä on valtuuden käyttöä • Sidonta tehdään projektipäätöksellä tai rahoituksen myöntämispäätöksellä • Talousarvion tuoreutumislauseke: mikäli vuoden 2009 myöntämisvaltuutta on jäänyt käyttämättä (= sitomatta), saa käyttämättä jääneestä osasta tehdä myöntämispäätöksiä vuonna 2010. • Edellisen vuoden päätöksiä ei voi muuttaa sidonnan osalta • Aiemmilta vuosilta projekteilta maksamatta jääneitä sidontoja ei voi käyttää uudestaan ilman lisätalousarviokäsittelyä (LTA) • Sulkemistyökalujen avulla projekteissa maksamatta jääneet sidonnat vapautetaan LTA-käsittelyyn • HVO tekee kyselyn vapautuvista valtuuksista

11. Rahatiedot järjestelmissä - sidonnat • Arviomäärärahan käyttösuunnitelma tehtävä ja päivitettävä Valtterissa sidontojen yhteydessä – arvioidaan, miten sidonta toteutuu maksuksi, käytetään valtuusseurannassa tulevien vuosien arv-tarpeita arvioitaessa • Maakunnan liitoilla erityisen tärkeää arv-suunnitelmien tekeminen, jotta voidaan arvioida mahdollisimman tarkasti liittojen määrärahan tarvetta • Maakunnan liitot käyttävät ohjelmakehystä projekti- ja rahoituspäätöksiä tekemällä • Raportoinnilla seurataan ohjelmien etenemistä

12. Rahatiedot järjestelmissä - maksatukset • RR-momentin 32.50.64 määrärahojen (= arviomääräraha) kohdentamisperuste on maksuperuste, mikä tarkoittaa, että kaikki momenteille maksatuspäätösten perusteella kirjatut menot on oltava tosiasiallisesti maksettuja viraston pankkitililtä kalenterivuoden aikana • Kaikki talousarviovuoden puolella tehdyt maksatuspäätökset on hoidettava maksuun saakka sekä huolehdittava siitä, että tilityksen tosiasiallinen maksupäivä on kalenterivuoden aikana • Rakennerahastomomentilla ei saa olla muuta käyttöä kuin tukikelpoisuustarkastettujen tilitysten maksatuspäätöksistä aiheutuneita maksuja (bruttobudjetoitu momentti) • Vain työvoimapoliittisissa Euroopan sosiaalirahaston (ESR)-projekteissa on ELY-keskus-toteuttajalla oikeus kirjata työvoimapoliittisia siirtotaloudenmenoja suoraan RR-momenttien käytöksi omalle kirjaustasolleen ’tukikelpoisuustarkastamaton käyttö’ • Viraston tulee selvittää mahdollinen muu käyttö pois momenteilta viimeistään ennen tilinpäätöstä

13. Rahatiedot järjestelmissä - maksatukset • Maksatuspäätöspäivä ja maksupäivä • Tietojärjestelmissä raportteja ajettaessa oltava tarkkana • Monilla raporteilla valittavissa, esim. raportti nro 12 maksatustiedot projekteittain • Vuoden lopussa maksatuspäätöspäivä = maksupäivä • ELYissä automaattinen siirto, muissa huolehdittava yhteistyössä talousyksikön kanssa maksupäivätiedon tallennuksesta • Valtteriin on tallennettava maksupäivä seuraavan kuukauden 16. päivään mennessä • Viraston itse toteuttama hanke: Valtterin tositelaji pääkirjatosite, ulkopuolisilla reskontratosite (ELYissä tärkeää)

14. 2007-2013 Rakennerahastotietojärjestelmien täsmäävyyden hallintaperiaatteet EURA 2007 Tuki 2000 Projekteittain, kuukausittain WS-Tiedonsiirto (Tuki2000 ylläpito) Projekteittain,Kuukausittain WS-Tiedonsiirto (Valtteri Ylläpito) Wepa 2007 Valtteri Tuki 2000 WS-Tiedonsiirto (Valtteri ja Tuki2000 Ylläpito) WS-Tiedonsiirto (Valtteri ja Tuki2000 Ylläpito) TÄSMÄÄVYYS NETRA (HVO) Momentin kirjaustasolla Valtteri täsmäytysraportti Valtteri pääkirjatosite- ja reskontratositelajit Välittävä elin / virasto ELY; RD:stä Tuki2000 projektikoodit Tuki2000 täsmäytysraportti Tuki2000 tositelajit Välittävä elin / virasto Kirjanpitojärjestelmä

15. Jäljitysketju • Rakennerahastojen hallinnointi on toteutettu pääsääntöisesti tietojärjestelmäavusteisesti. Jäljitysketju todennetaan projektikoodin ja projektikooditililuokan avulla sekä yksittäisissä rekisteröintitapahtumissa tietojärjestelmiin ja kirjanpitoon että hankkeen asiakirjojen dokumentoinnissa.

16. Rahoitustietojen varmenneraportti - yleistä • EURA 2007 –järjestelmän raportti nro 11 • Ohje 30.9.2009 TEM/1861/572/2009 • Vuodenvaihdeohjeessa pyydetty 1.1.-31.12.2009 • Seuraava 1.1.-30.4.2010, toukokuun loppuun mennessä • Kuluva vuosi raportoidaan • Aina 1.1.kuluva vuosi alkaen • Huhtikuun, elokuun ja joulukuun lopun tilanteista • Ei erillistä kirjettä, pysyväisohje annettu • Toimitetaan TEM:n kirjaamoon, osoitetaan HVO:lle, viittaus kirjeen diaarinumeroon

17. Rahoitustietojen varmenneraportti käytännössä • Kirjanpito kohtaan kirjoitetaan käsin vastaava luku kirjanpidosta ko. ta-tililtä, myös ero-sarakkeeseen kirjoitetaan luku tai nolla (0), jos eroa ei ole • Erot selvitetään erillisellä liitteellä • Raportti tulostetaan vain pyydetyltä jaksolta, ei ohjelmakauden alusta • Raportin ideana on seurata kirjanpidon ja järjestelmien välistä täsmäävyyttä, kirjanpidon mukaan eletään yksi vuosi kerrallaan, tilivuosittain • Järjestelmien ja kirjanpidon väliset erot on korjattava vuoden kuluessa, sen vuoksi kuukausittainen täsmäytys on tärkeää

18. Rahoitustietojen varmenneraportti

21. Rahoitustietojen varmenneraportti - yleistä • Raportilla maksut maksupäivän mukaan • Valtterissa ja kirjanpidossa maksupäivä samalle kuukaudelle • Kuukauden vaihtuessa oltava tarkkana, jotta menee oikein • Ensimmäisellä raporttikierroksella tästä eniten eroja • Erittäin tärkeää: maksupäivä oltava Valtterissa ja kirjanpidossa samana vuonna, myös maksatuspäätöspäivä • Momentin maksuperusteisuus ja valtuusseuranta • Valtterissa valtuusseuranta • EURA 2007 komission maksupyyntö • Laillisuusmuistutus VTV:ltä

22. Rahoitustietojen varmenneraportti – ELY-keskukset • ELY-keskusten kirjanpidossa Finnveran osuutta vielä v. 2010 • Finnvera raportoi omalta osaltaan • Kirjanpidon ja EURAn välisestä erosta ei tältä osin tarvitse raportoida HVO:lle • Riittää, että ELY-keskuksessa todettu, että ero johtuu Finnverasta • Työvoimapoliittisten siirtomenojen osuus (tukikelpoisuustarkastamattomat) kirjattava raporttiin, ei tule EURAsta, käsin täydennettävä raportille • Raportilla kentät ESR- ja valtio-osuuksille erikseen, yksi luku yhden momentin mallin myötä

24. Rahoitustietojen varmenneraportti – menojen vahvistaminen • Kaksi prosessia • Rahoitustietojen varmentaminen: HVO, raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti, maksupäivän mukaiset tiedot, jakso alkaa vuoden alusta, pysyväisohje annettu, raportointi kolmesti vuodessa (huhtikuu, elokuu, joulukuu), vertailtavissa kirjanpitoon • Menojen vahvistaminen: todentamisviranomainen, raportti nro 10 menojen vahvistamisraportti, maksatuspäätöspäivän mukaan (maksupäivän mukaan Tuki 2000 EAKR), jakso alkaa 1.1.2007 (kumulatiivisesti), raportointi kirjeiden mukaan, sisältää kaikki julkisen rahoituksen erät

25. Rahoitustietojen varmentaminen – HVJ-kuvaukset • Hallinto- ja valvontajärjestelmien kuvausten (HVJ-kuvaukset) kohta B12 • Kuvattava todentamisviranomaiselle esitettävät varainkäytön todentamiseen liittyvät tiedot • Hyvä, jos myös täsmäytykset ja HVO-raportointi kuvattuna • Eri prosessien erot

26. Täsmäytykset – Valtteri ja EURA 2007 • Täsmäytysohjeella 30.9.2009 tarkoitetaan: Kerran kuukaudessa täsmäytettävä Valtteri-järjestelmän ja Tuki 2000 –järjestelmän sekä kirjanpitojärjestelmän väliset tiedot • Esim. tulostetaan Valtterin viraston arviomäärärahankäyttö –raportti kuluvan vuoden alusta ko. kuukauden loppuun, maakunnan liitot raportin maakuntaliiton maksatukset, Tuki 2000 täsmäytysraportti TA-tileittäin • Tulostetaan kirjanpitojärjestelmästä sopiva raportti (Raindancesta esim. raportti VSV) • Verrataan Valtterin ja kirjanpitojärjestelmän väliset tiedot projekteittain ja valtuusvuosittain • Tulostetaan EURAsta raportti nro 11 samalta ajalta ja kirjoitetaan kirjanpidon luku raportille • Kuitataan täsmäytykset omin allekirjoituksin ja päivämäärin ja säilötään mappiin

27. Täsmäytykset • Lisäksi EURA-raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti lähetetään kolme kertaa vuodessa TEM:n hallintoviranomaiselle • Viraston omat käytännöt • Siiri-täsmäytykset ovat itse toteutettavien projektien toteuttajien vastuulla, viraston ja Siiri-projektin ohjeistus

28. Täsmäytykset 2009 – Netra-EURA

29. Täsmäytykset 2009 – raportti nro 11

30. Täsmäytykset 2009 – raportti nro 11

31. Lisätietoja: Kaisa Saarinen kaisa.saarinen@tem.fi Puh. 010 60 47001 GSM 050-396 3417