Электронный архив и электронный документооборот

1. Электронный архив и электронный документооборот Кулешова Ксения, зам. руководителя отдела сопровождения пользователей программ «1С» по методическим вопросам

2. Использование современных технологий в работе – возможность упростить себе жизнь • Электронный архив • Электронный документооборот

3. Электронные архивы Электронные архивы незаменимы для нормального функционирования крупных предприятий и учреждений. Они включают в себя копии всех бумажных документов, имеющих отношение к деятельности организации

4. Плюсы электронного архива • Экономия времени • Сохранность данных • Надежное распределение прав доступа • Возможность одновременной работы с одним документом несколькими сотрудниками • Все документы будут оцифрованы • Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления • Экономия офисных площадей

5. Создание электронного архива можно разделить на три этапа: • Создание электронных копий документов • Обработка данных и ввод данных в базу электронного архива. • Индексация документов.

6. Программы «1С» предоставляют все возможности для использования их в качестве электронного архива: К каждому документу «1С» может быть прикреплен электронный документ в отсканированном виде

7. Для того, чтобы использовать программу «1С» для электронного архива, необходимо: • Устройство для сканирования(с возможностью потокового сканирования) • Программа для извлечения данных из отсканированного документа • Соответствующая настройка программы «1С»

8. Две возможности для обработки документов • ABBYY FlexiCapture • Разработка ГК Гэндальф

9. ABBYY FlexiCapture • Позволяет автоматически обрабатывать различные формы и документы любой структуры и сложности • Результат обработки — данные из полей документов разных типов классифицируются, сортируются и экспортируются в различные системы. 

12. Разработка ГК Гэндальф • Получение реквизитов документа из штрихкода из отсканированной копии документа • Поиск документа в «1С» по извлеченным реквизитам • Прикрепление к найденному документу скана изображения

13. Преимущества решений для обработки данных • Повышение скорости обработки документов: увеличение скорости ввода данных в информационные системы в 3-10 раз. • Снижение затрат на обработку документов: сокращение суммарных расходов на обработку документов более чем на 50%. • Повышение удобства и качества работы с данными:высокий уровень безопасности конфиденциальных данных, сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.

14. Обработка первичной документации Эффективное решение для автоматизации процесса обработки первичной финансовой документации позволяет обеспечить: • увеличение скорости ввода счетов-фактур в 5 раз • сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов • сокращение суммарных расходов на обработку счетов-фактур более чем на 50% • своевременную отчетность по НДС • снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов, благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур • создание архива электронных образов счетов-фактур, что позволит быстро находить и распечатывать нужные документы

15. Электронный документооборот Электронный документооборот – еще одна возможность значительно повысить эффективность организации Преимущества электронного документооборота • Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно. • Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему. • Снижение количества ошибок при вводе. • Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах. • Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

16. Электронный документооборот • В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. • Многие предприятия и организации начинают переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. • Пользователи программ "1С:Предприятия 8" имеют возможность получить дополнительные преимущества при использовании решения для обмена электронными документами "1С-Такском"

17. Общая схема обмена электронными документами Обмен электронными документами между пользователями "1С:Предприятие 8" в решении "1С-Такском" проще и удобнее

21. 1С:Такском • Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки – проще, чем бумажный документ. • Входящие документы в информационной базе "1С" формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести. • Подходит любой сертификат ЭЦП, который признает ФНС России(в том числе и полученный при подключении к 1С:Отчетности). • Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д. • Компания "Такском" гарантирует доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.

22. Для того, чтобы подключиться к 1С:Такском, необходимо • Иметь лицензионную программу «1С» • Иметь действующий договор 1С:ИТС • Получить ЭЦП • Внести изменения в учетную политику и заключить соглашения с контрагентами • Подписать договор на использование 1С:Такском • Заполнить заявку на подключение и выполнить несложную настройку программы

23. Стоимость • Подключение к 1С:Такском – бесплатное • Входящие документы не тарифицируются • Исходящие документы: 10 руб./пакет(один пакет – это 3 документа: счет-фактура и 2 других, например счет и акт) • Для пользователей 1С:ИТС ПРОФ льгота – 100 пакетов документов в месяц бесплатно • Для пользователей 1С:ИТС Техно льгота – 50 пакетов документов в месяц бесплатно

24. Экономия на: • Чернилах для принтера • Бумаге • Пересылке(конверт, марки, почтовые расходы)

25. Где найти информацию В ИС ИТС ПРОФ: • Раздел «Технологическая поддержка»->Методическая поддержка 1С:Предприятие 8 -> Прикладные решения для хозрасчетных организаций • Раздел «Юридическая поддержка» . Справочник «Правовое регулирование обмена электронными документами» • 1С:Лекторий

26. Техподдержка 1С:Такском • Единый федеральный номер горячей линии 8-800-555-57-55.

27. По всем вопросам Вы можете • Обратиться к специалистам в Холле. Будет проведена демонстрация • Обратиться в ГК Гэндальф по тел. (863)300-10-07, 300-10-06

28. Спасибо за внимание!