Download
1 / 49
530 likes | 889 Views
Inkoopmanagement . Prof.dr. J. (Jan) Telgen. Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009. Even voorstellen. Prof.dr. J. (Jan) Telgen Hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement Universiteit Twente Faculteit Management en Bestuur Sinds 1987 Focus op publieke sector
E N D
Inkoopmanagement Prof.dr. J. (Jan) Telgen Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009
Even voorstellen • Prof.dr. J. (Jan) Telgen • Hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement • Universiteit Twente • Faculteit Management en Bestuur • Sinds 1987 • Focus op publieke sector • Non-executive partner Significant • Adviesbureau • Verzelfstandigd uit PwC (2003) • 50 consultants • Marktleider inzake inkoopadvies in publieke sector
Agenda • Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk? • Waar sta je met inkoop? • Samenwerken in inkoop Eventueel: • (Europees) aanbesteden: feiten en ficties
Wat is inkoop? • Waarbij onderscheid gemaakt kan worden in: Alles waar eenexterne factuurtegenover staatis inkoop! Primaire inkoop Facilitaire inkoop Producten Vakliteratuur Kantoorartikelen, Diensten Kopiëren readers Schoonmaak, catering, repro Werken Collegezalen Parkeerplaatsen
‘Het inkoopproces’ Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg • Orders plaatsen • Onderhandelen • (mantel) • contracten afsluiten • Claims afhandelen • meer-/minder- werk • contractherziening opstarten • Leveranciers-selectie • offertes aan-vragen • offertes beoordelen • Marktonderzoek uitvoeren • programma vaneisen opstellen • inkoopstromenanalyseren, acties initiëren • Contract bewaken • individuele bestelling bewaken • facturering verifiëren Inkoopfunctie = inkoopafdeling
Invloed op ‘het inkoopproces’ Mate waarin specificaties vastliggen Besparingsmogelijkheden Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg
Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Organisatiebeleid Inkoopbeleid Organisatie & Personeel Methoden & Procedures Klanten Leveranciers Informatie- voorziening Prestatie indicatoren
Waar sta je met inkoop? • Altijd doen: • Spend analyse: waar geven we het geld aan uit en hoe? • Kwantitatieve doorlichting • Is veel werk • Heel concreet • Kun je hele jaar door als basis gebruiken • MSU+ doorlichting: hoe hebben we het geregeld? • Kwalitatieve doorlichting • Niet veel werk • Redelijk abstract • Geeft eenmalig ontwikkelingsrichting aan
Doorvoeren van verbeteringen en benutten besparingen Get Identificeren van verbeter- mogelijkheden en besparingen Find Keep Vasthouden en bewaken van verbeteringen en besparingen Professionalisering in 3 stappen • GET is zinloos zonder KEEP • KEEP kost geld !!! • FIND: money in the air • GET: money on the table • KEEP: money in the pocket
…de crediteurenadministratie is de bron voor inzicht. Bedrag Factuurnr Naam Kostensoort Kostenplaats Eventueel € ....... 12345 Jansen BV Tuin- Kostenplaatsx Contractnr, onderhoud factuurdatum bestelinfo etc. Ontdubbelen namen Toewijzen aan inkooppakketten Indelen in afdelingen Controle op juistheid en volledigheid Inkoopgegevens simpel benaderbaar Inzicht verkrijgen in wat wordt ingekocht, bij welke leveranciers, voor wie, hoe vaak, en hoeveel geld daarbij wordt uitgegeven…
Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken • Hoeveel kopen we in • Hoeveel in welke pakketten • Bij welke leveranciers • Hoeveel facturen • Spreiding over leveranciers • Doen leveranciers zaken met meer afdelingen • Welke afdelingen hebben eigen leveranciers • Etc, etc. • (Ik leer nog iedere jaar nieuwe analyses) • De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken
Inkoopgegevens in principe bekend • Maar gebruiken we ze wel ….?? • Voor onderhandelingen met leveranciers • Voor intern management • Voor onderkennen verbeteringsmogelijkheden • Voor beperking werklast • Etc. • Managers die hier niet naar kijken managen hun inkoopfunctie niet ….
MSU+ model • Voor elk proces kan een 0 t/m een 10 worden gescoord aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst
Verschillende samenwerkingsmogelijkheden • Ervaringen, methodes en tips uitwisselen (www.pianodesk.info) • Pianodesk groep • Gezamenlijk inkoopvoorwaarden opstellen • Bestekken delen en opstellen • Gezamenlijk contracten (en leveranciers) delen en beheren • Leveringen afstemmen voor logistieke voordelen • Inkoopprofessionalisering, -advisering en benchmarking • Delen van inkoopmedewerkers • Etc. • Samenwerken bij inkoop hoeft niet alleen gezamenlijk inkopen/aanbesteden te zijn
Delen van informatie en hulpmiddelen Delen van volume Waar gaat het om bij samenwerken? Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg
Mogelijke samenwerkingsvormen Konvooi Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; Dimensies: weinig gemeenten; F1-team Trefwoorden: leren; standaardisatie; Dimensies: lange termijn; informeel; Carpool activiteiten steeds door 1 wisselende partij uitgevoerd; invloed van allen op de gezamenlijke activiteiten Meeliften Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften; Busrit Trefwoorden: Schaal-grootte; 3e partij Dimensies: veel contracten; formeel; aantal verschillende gezamenlijke activiteiten
Type activiteit Organisatieoverstijgend met een lage gevoelswaarde(bijv. kantoorartikelen, energie) Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde en direct verband met product (bijv. gezamenlijk inkoopprocessen professionaliseren) Organisatiespecifiek Te beslissen per pakket of activiteit Centraal (bijv. carpoolen / busrit / meeliften) Inkoopsamenwerking Gecoördineerd (eenvoudig) (bijv. F1-team / konvooi) Gecoördineerd (complex) (bijv. F1-team / konvooi) Decentraal (ieder voor zich)
10 succesfactoren uit een grootschalige enquête • Inkoopvolumedoorontwikkelen • goede communicatie (huidige + nieuwe projecten) • Borgen interne organisaties • alle leden tonen commitment • in totaal voldoende tijd in steken • alle leden hebben interne ondersteuning • Professionaliseren inkoopfuncties • alle leden dragen kennis bij • goede communicatie (huidige + nieuwe projecten) • Organisatie • vrijwillige deelname • alle leden hebben soortgelijke invloed • eerlijke verdeling van besparingen • alle leden hebben soortgelijke doelen
Bijzonderheden uit de enquête • Niet onderscheidende succesfactoren • (zijn wel van belang in opstartfase) • vertrouwen in de andere leden • formaliteit van samenwerkingsverband • Belangrijkste succesfactoren (p < 0.05) • vrijwillige deelname • voldoende tijd in steken • alle leden dragen kennis bij • alle leden tonen commitment • goede communicatie • eerlijke allocatie van besparingen
Besparing • Drie instanties kopen gezamenlijk laptops in
Verdeling Besparing: € 14.720,- Hoe te verdelen? • A Iedereen evenveel • B Proportioneel aan het ingekochte aantal • C Iedereen betaalt dezelfde prijs per stuk • D De compromiswaarde (uit de coöperatieve speltheorie) gebaseerd op de minimum- en maximumbedragen die elke partij redelijkerwijs kan claimen
Conclusie: Inkopen wordt niet makkelijker, maar wel steeds belangrijker
De basisprincipes van Europees aanbesteden • Richtlijnen hebben als doelstelling: • Totstandkoming van de interne markt • Stimulering concurrentie door bekendmaking opdrachten • Gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten • Besparingen op de uitgaven door een professioneel inkoopproces • Gebaseerd op de beginselen: • Non-discriminatie • Transparant proces • Objectieve selectie- en gunningscriteria • Actueel sinds begin jaren ’90 (Richtlijn Werken zelfs al eerder) • Voor aanbestedingsplichtige diensten geen ‘richtlijn’, maar een Europese regel die onverkort is overgenomen in de Nederlandse wetgeving… Kortom verplicht!
De basisprincipes van Europees aanbesteden • Een opdracht moet Europees worden aanbesteed als: • De opdrachtgever een aanbestedingsplichtige dienst is • De waarde van de opdracht boven een bepaalde drempelwaarde uitkomt • De drempelbedragen zijn: • Voor leveringen en diensten: > € 211.000 • Voor werken: > € 5,2 mio • Dan specifieke procedure volgen
De basisprincipes van Europees aanbesteden Het vaststellen van de drempelbedragen • Samenhangende zaken optellen • Per inkooppakket en niet per transactie of leverancier (splitsen mag niet) • Voor de gehele organisatie en niet per afdeling (idem) • Voor doorlopende zaken: omzet over 48 maanden • Dit alles om te bepalen of drempelbedragen overschreden worden • Inkopen mogen wel gesplitst worden uitgevoerd, maar dan ieder van de kleinere inkopen volgens de Europese regels aanbesteden
Wat betekenen de Europese aanbestedingsregels? • Voor de procedure is er vrije keuze uit: • Openbare procedure • Niet-openbare procedure • In specifieke gevallen (restrictief): Onderhandelingsprocedure of Prijsvraag • De procedure in hoofdlijnen: • Offerteaanvraag opstellen • Aanbestedingskalender / TED-database publicatie • Inschrijvers reageren • Krijgen offerteaanvraag/bestek • Inschrijvers offreren • Selectie en gunning • Gunningsresultaat melden aan inschrijvers • Publicatie Vrijwel hetzelfde als een professioneel inkoopproces; maar twee simpele stappen extra
Keuzevrijheid in gunningscriteria Gunning (kiezen van de uiteindelijke leverancier) mag op twee manieren • Laagste prijs • Economisch Meest Voordelige Aanbieding • Onder EMVA mogen allerlei criteria meetellen: • levertijd • garantietermijn • kwaliteit • etc. • Maar wel moet worden aangegeven (van te voren) hoe deze meetellen • En die criteria mogen niet discriminerend zijn
Gunningcriteria Bij de keuze van criteria onder de EMVA is men volledig vrij. Die ruimte kan nuttig gebruikt worden. • Welke criteria? • responstijd op storingen • lokale dingen zelf regelen • Hoe waarderen/scoren? • is 10% goedkoper 10 punten of 3 punten waard? • is 5 minuten minder aanrijdtijd bij storingen 3 of 10 punten waard? • kan aangepast worden aan eigen wensen
De situatie in het land Zijn wij roomser dan de paus? • Op veel plaatsen (!?!) is het beeld: • “wij” doen alles netjes • en “zij” rommelen maar wat aan ….. • en “zij” komen er ook nog mee weg • wat zijn wij toch stom! • Maar de feiten zijn: • “wij” doen niet alles netjes • “zij” doen ook dingen netjes • en als “ze” rommelen komen “ze” er niet altijd (en steeds minder) mee weg • en dat is pas stom!
Controle op naleving • Er is geen ‘politie’ die controleert • Benadeelden kunnen tegen aanbesteder kort geding procedure starten vanwege: • een opdracht had Europees moeten worden aanbesteed • tijdens de procedure worden fouten gemaakt • De rechter kan besluiten om: procedures te staken, overnieuw te starten, gunning nietig te verklaren of een schadeclaim toe te kennen • De EU kan het land een boete opleggen • Minister Remkes heeft recent al schriftelijk aangegeven dat een boete voor Nederland verhaald zal worden op de gemeenten • Politieke consequenties
Aanbesteden onder de drempels • Onder de drempels gelden niet de vormvereisten van de EU- aanbestedingsregels • Maar blijkens een recent arrest (Assen) moeten ook voor aanbestedingen onder de drempelwaarden de principes van de EU-aanbestedingsregels worden gehanteerd: • transparant • objectief • niet discriminerend • Dat impliceert dat beperkte uitnodiging (meervoudig onderhands) niet voldoende is!! • wordt ook opgenomen in nieuwe aanbestedingswet
